Как внедрить вебинары в корпоративное обучение

Корпоративное обучение необходимо: без регулярного обучения и переподготовки персонала предприятие быстро теряет свои конкурентные преимущества. Однако рано или поздно обучению в вашей компании станет тесно в рамках очных тренингов и учебного портала. Понадобится инструмент для взаимодействия с удаленными сотрудниками, для сокращения затрат на приглашенных тренеров и интенсивного обучения в различных форматах. Одно из популярных и действенных решений — вебинары.

Любовь Полякова, руководитель группы дистанционного обучения в компании М.Видео и эксперт в сфере eLearning, рассказала, с чего начать процесс внедрения вебинаров, как избежать подводных камней и успешно перевести корпоративное обучение в дистанционный формат. Мы превратили ее советы в 9 практических шагов — своеобразный чек-лист для тех, кто собирается внедрять вебинары в своей компании.

1. Команда

Составьте команду из людей, которым интересен формат вебинаров и которые хорошо знают процесс подготовки и проведения онлайн-мероприятий. Если знаний все-таки недостаточно, посоветуйте им посетить несколько сторонних вебинаров или провести пробный вебинар самостоятельно — многие платформы предлагают тестовый доступ или демо-аккаунт.

Обычно такая команда создается на базе HR-подразделения: с одной стороны, HR-менеджеры озабочены повышением квалификации сотрудников компании, с другой стороны — обладают опытом организации обучения.

Количество сотрудников в вашей команде зависит от целей и ресурсов. Вебинарами в компании может заниматься и один человек, однако никто не мешает вам привлечь грамотного тренера, креативного дизайнера и талантливого копирайтера.

2. Техподдержка

При внедрении вебинаров вашей команде обязательно потребуется помощь сотрудников техподдержки и системного администратора.

IT-специалисты возьмут на себя решение технических вопросов — например, интегрируют вашу LMS с вебинарной платформой, обеспечат ее стабильную работу, выделят дополнительный канал связи для трансляции и т.д. Важно договориться об оперативной технической поддержке во время мероприятия: плохое качество связи, нестабильная работа системы и зависания могут испортить общее впечатление от обучения.

Кроме того, убедитесь, что работу вебинарной платформы также сопровождает надежная служба технической поддержки. Убедитесь, что техподдержка оказывает помощь не только ведущим, но и участникам вебинаров, иначе вам придется решать все технические проблемы самостоятельно.

Недавно специалисты МТС Линк составили пособие, в котором рассказали, на какой функционал стоит обратить внимание при выборе вебинарной платформы. Очень рекомендую прочитать раздел о технической поддержке.

3. Подготовка

На этом этапе вы должны определиться с целевой аудиторией и примерными темами ваших вебинаров. Необязательно составлять подробный список тем и участников: разделите темы по должностным уровням и сформируйте целевые группы. Например, составьте отдельный пул тем для линейного персонала, отдельный — для сотрудников среднего и высшего звена.

Определив аудиторию, для которой будет проводиться обучение, приступайте к его планированию — составьте расписание вебинаров с учетом процессов и событий, происходящих в компании. Если вы, к примеру, запланируете вебинар во время инвентаризации, то на него никто не придет. Планируйте корпоративное обучение заранее — минимум за два месяца! — и согласовывайте расписание с коллегами. Старайтесь не допускать изменений в расписании после его анонсирования участникам.

4. Спикер

Выберите спикера из сотрудников компании или воспользуйтесь услугами профессионального онлайн-тренера. Уделите внимание подробному инструктажу: убедитесь, что спикер знаком с вашей вебинарной платформой, при необходимости проведите репетиционный вебинар. Важно не только объяснить ему технические особенности платформы, но и «зарядить» его эмоционально. Также помогите ему в подготовке анонса, формулировке темы и приведении презентации к корпоративному формату.

У нас в компании был случай. На один из вебинаров мы пригласили внешнего спикера, который уже почти 15 лет «в теме». Она с интересом откликнулась на предложение провести вебинар, однако выяснилось, что такие вещи как «настройка Flash», «демонстрация экрана» или «всплывающее окно» ей не знакомы. Эксперт всю жизнь вела офлайн-тренинги и практически не обучала в онлайне. Было непросто, но после нескольких репетиций она провела замечательный вебинар.

5. Напоминания

Для того чтобы сотрудники пришли на вебинар, они должны не только узнать, но и помнить о нем: отправьте им накануне вебинара ненавязчивое напоминание. Здорово, если получится привлечь дизайнеров: качественная визуализация привлечет большее количество сотрудников.

Также важно отправлять напоминания в одно и то же время и не слишком часто. Например, в нашей компании вебинары проводятся по четвергам, а напоминания приходят в среду. Зачем это нужно? Когда напоминания падают вам на почту хаотично и по несколько раз в день, поток сообщений очень быстро перестает привлекать внимание и воспринимается как спам.

6. Вовлечение

Интерес к обучению часто сменяется скукой, поэтому важно научиться вовлекать сотрудников в работу на вебинаре. Сразу оговорюсь, мы не рассматриваем формат «всех заставить любить вебинары». Ничто не мешает вашим слушателям подключиться к вебинару и заниматься перед монитором своими делами.

Тогда каким образом вовлекать участников в работу? Например, сделайте ставку на корпоративную культуру компании — организуйте рейтинг или внутреннюю систему зачетов. Это обязательно должен быть рабочий, а не формальный инструмент.

Также рекомендую прочитать подробный обзор от специалистов МТС Линк, посвященный вовлечению участников на вебинаре.

7. Обратная связь

Обратная связь нужна всем: спикеру — для корректировки дальнейших вебинаров; организаторам — для понимания интересов аудитории. Грамотно настройте обратную связь: пусть ваши участники поймут, что их замечания слышат, а на их мнение реагируют. Сопричастность повысит ценность вебинара как инструмента обучения и сделает слушателей соорганизаторами учебного процесса.

Собрать обратную связь можно, запустив в конце вебинара небольшой опрос:

• что понравилось или не понравилось?
• что было полезно?
• какие темы вам интересны?

Изучив результаты опроса, дайте обратную связь спикерам. Здесь важен человеческий фактор: кто-то воспринимает критику легко, кому-то сложно ее слышать. Старайтесь подбирать нейтральные формулировки, но при этом указывайте на ошибки.

8. Статистика

Видите статистику посещений вебинаров и ежемесячно сравнивайте результаты. Выберите те параметры, которые имеют для вас наибольший интерес. Например, параметры, которые измеряются в нашей компании, — количество участников вебинара и средняя «оценка» обратной связи.

Подумайте, достаточно ли вам увидеть таблицу с общим количеством проведенных вебинаров и суммарное число всех участников? Или нужен детальный список сотрудников, посетивших вебинары? Нужна ли вам общая статистика или отдельный документ для каждого филиала компании?

9. Записи

Многие сотрудники хотят иметь доступ к записям вебинаров, чтобы в любое время освежить в памяти ключевые моменты из выступления спикера. Записи также полезны для тех, кто не смог посетить мероприятие, но не хочет упустить ничего важного.

Если вебинары в вашей компании проходят нечасто, можно разместить записи на корпоративном диске и отправить ссылку участникам. Не забудьте систематизировать записи на диске и определить срок их хранения. Однако если вы проводите больше 10 вебинаров в месяц, задача усложняется: каждую запись нужно сконвертировать и выкачать с платформы, а это отнимает кучу времени. Выбирая платформу, обратите внимание, можно ли смотреть записи без скачивания — например, в плеере на платформе: это позволит составить список ссылок и не беспокоиться о скачивании.