Управлять отделом и настраивать рабочие процессы ― обязанность руководителей. Но как держать все под контролем, следить за дедлайнами и отслеживать выполнение задач? Если вы обратите внимание на методологию Kanban, то с легкостью сможете управлять командой и бизнесом.
Kanban: доски, методология, принципы и возможности управления
-
Ирина Половинкина
Что такое Kanban
Канбан доска ― это гибкая методология контроля за выполнением рабочих обязанностей. В 50-х XX века годах этот стиль управления использовали в Японии на производственных предприятиях. Тогда работники, ответственные за разные участки на заводе, вешали отдельные карточки на общую доску kanban с заданиями, которые нужно выполнить. Сейчас метод чаще применяется в нишах IT и маркетинга. К примеру, в командах разработчиков или при планировании и публикации контента.
Как выглядит доска Kanban
Принципы метода kanban:
- Визуализация. На доске должны быть прикреплены карточки, которые передают этап выполнения поручения: «запланировано», «в работе», «готово».
- Разделение участков. Каждый менеджер специализируется на своем профиле и не вмешивается в работу коллег.
- Невыполненным задачам уделяется особое внимание. Если задача сложная или требует «несколько рук», руководитель привлекает других сотрудников, чтобы решить «зависшее» ТЗ.
- Поощрение всякой инициативы. Каждый в группе свободно может предложить более эффективные инструменты. Таким образом компания быстрее решит проблему.
В принципах частично заложены основы Agile management и Lean thinking. Здесь нет четких правил, но следовать принципам необходимо, чтобы грамотно выстроить работу внутри коллектива и с заказчиками.
Методику применяют для рутинных задач и организации непрерывного процесса «получил задание — выполнил». Ниже мы познакомимся поближе с инструментами канбана и нюансами внедрения системы на практике.
Цель Kanban
Главная цель этой методологии управления ― получить продукт вовремя. Для этого важно грамотно планировать работу и следить за нагрузкой персонала. Руководителю в этом поможет доска задач канбан.
Kanban доска нужна, чтобы:
- визуализировать процесс, чтобы сотрудники видели, как продвигается работа;
- управлять этапами и следить за исполнением поручений;
- помнить о дедлайнах и контролировать соблюдение договоренностей между заказчиком и исполнителем.
Главной цели нельзя достигнуть без инструментов. Принципы методологии предусматривают использование kanban доски физической или виртуальной. Она послужит средством для визуализации рабочих моментов. Но доска ― не единственный инструмент в современном канбане. Также в инструментарий входят:
- Временные рамки и пул задач.
- WIP (Work In Progress). То есть лимит на количество одновременно выполняемых заданий.
- Swimlane. Это блок-схема, которая показывает, как общая задача делится на отдельные фрагменты.
- График выполнения задач. Он позволяет визуализировать этапы работы. Обычно используют цветные области. По горизонтальной оси видно время на задание, а по вертикальной ― количество самих заданий. Цветные полосы на виртуальной доске помогают отслеживать, сколько поручений выполнено в конкретный момент времени, а также этапы, на которых находится работа у каждого подразделения.
- Карточки. Они перемещаются по списку задач по мере их появления и выполнения.
Это основные инструменты, которые используют в методологии канбан. В зависимости от направления и от ниши функционал может отличаться, но канбан доска онлайн, как и офлайн, будет работать по одному принципу.
Доски Kanban
Канбан-доска ― неотъемлемый элемент структуры. Общее рабочее пространство также есть и в методологии Scrum, но у них разные сроки действия. Scrum обеспечивает цепочку работ на протяжении 1-2 недель. А внедряя канбан можно сколько угодно добавлять задачи отделам, как только статус стикеров поменяется на «выполнено».
Для работы подойдет физическая доска, например, пробковая или магнитная, а также цифровая, к примеру приложение Trello. От вида инструмента визуализации эффективность системы не изменится.
Схематичное представление, как работает метод канбан
Канбан ― это гибкий подход к управлению, поэтому руководитель может добавлять в схему дополнительные колонки. К примеру, «на тестировании», «на утверждении у заказчика», «на оценке у начальника отдела».
Пример канбан-доски с более детальным процессом
Также можно каждый этап разбить на дополнительные столбцы: «в процессе» и «готово». В методике канбан можно выстраивать работу так, как привыкла организация. Доска нужна, только чтобы визуализировать процесс для всех участников команды.
Как устроен Kanban в проектах
Гибкое планирование как раз и заключается в том, что доску можно подстроить под нюансы компании и под требования конкретного проекта. Внедрение канбан начинается с анализа ниши и разделения доски на соответствующие столбцы. К примеру, для создания дизайна сайта очередность может быть такой.
Как выглядит организация этапов работы для IT-проекта по методике канбан
Названия столбцов не имеют значения, но они должны передавать главную суть: двигаться по доске нужно от первого этапа к последнему без «перескакивания» и пренебрежения каким-либо действием.
В работе обязательно соблюдение этапов
Карточки перемещаются по доске слева направо в строгом соблюдении порядка. Нельзя начать разработку дизайна без референсов точно так же, как нельзя послать продукт заказчику без проверки руководителем. Количество карточек зависит от масштаба проекта и состава подразделений, которые над ним работают. На стикере исполнители пишут название задачи и крепят в начало доски. Это может быть канбан доска онлайн, бесплатно скачанная в интернете или магнитная доска в кабинете начальника.
Структура доски и грамотная визуализация помогают вести несколько проектов одновременно. Для этого нужно, чтобы задачи совпадали по смыслу, а разделить их между собой можно разным цветом карточек.
Канбан помогает реализовывать несколько проектов одновременно
На доске каждый стикер показывает отдельный заказ клиента. Команда разработчиков и дизайнеров анализируют работу и следят за «узкими местами». При необходимости подключают дополнительных специалистов для устранения недостатков или для увеличения скорости выполнения заданий. Это называется регулирование потока задач.
Как внедрить Kanban
В любой методологии в приоритете стоит соблюдение принципов и правил системы. На этапе внедрения методики канбан необходимо сделать следующее:
- Определитесь, в каком формате удобнее работать вашей команде: онлайн или с физическими инструментами. Канбан доска бесплатно доступна для скачивания на компьютер и на смартфон, а реальную доску можно установить в любом месте, где к ней будет доступ у всех участников.
- Создайте доску. Визуальное представление работы ― это первый шаг. Вместе с коллегами нужно понять, какие есть постоянные задачи в процессе и составить колонки. Затем напишите на карточках информацию о заданиях и расклейте их в соответствующих столбцах. Стикеры можно использовать физические, если доска будет пробковая или магнитная.
- Поставьте ограничение на задания в статусе «в работе». К примеру, в графе «Разработка» может быть не больше 8 карточек. Это будет означать, что менеджер не сможет принять следующий заказ, пока в колонке будет 8 незакрытых карточек. Установка спринта позволяет сделать нагрузку более равномерной, а планирование гибким.
- Управляйте потоком, решая проблему «узких мест» в производстве. Чтобы справится с замедлением процесса, нужно вводить метрики для отслеживания скорости выполнения задач. Возможно, при разработке программного обеспечения на одном из IT-специалистов лежит слишком много работы, он не справляется, и это замедляет всю цепочку. Тогда нужно помочь ему, подключив еще одного эксперта или снизив количество ежемесячных заказов.
- Объясните команде правила работы с канбан. Каждый член группы должен знать, что такое поток задач, как перемещать карточки и какие лимиты на задачи установлены.
- Приветствуйте обратную связь. Организуйте еженедельные совещания, где исполнители будут высказывать свое мнение о том, насколько удобны инструменты в канбан, и что можно усовершенствовать, чтобы сделать процесс гибче.
Руководителю важно прислушиваться к советам работников и постоянно трудиться над улучшением методики. Вводите новые метрики, чтобы отследить скорость работы, «узкие места» и скрытый потенциал. Возможно, для того, чтобы повысить уровень продаж нужно расширить штат или ввести новую должность на задачи, которые сейчас никто не выполняет.
Где найти и скачать онлайн-канбан доски бесплатно на русском
Канбан-доска, приложение или веб-версия есть в бесплатном доступе в интернете. Если для работы вам подходит электронная доска, то выберите один из предложенных сервисов. У них есть платные функции, но протестировать инструменты и оценить преимущества можно бесплатно.
Линк Доски
МТС Линк ― это экосистема сервисов для онлайн-коммуникаций и совместной работы от российских разработчиков. В ней есть канбан-доска программа — отдельный продукт «Линк Доски». Если вы пользовались другими ресурсами для создания досок, то их можно легко перенести на сторонние платформы МТС Линк. Компаниям, которые применяют канбан, необходимо настроить единый доступ. Здесь его создают руководители проекта.
Совместная работа в МТС Линк
Удобный и понятный сайт полностью на русском, поэтому освоить доску сможет каждый сотрудник. Здесь пользователи строят связи, корректируют столбцы и задачи, следят за изменением показателей и планируют встречи. Кроме того, руководитель может создавать шаблоны задач и настраивать доступ с разными правами. Если вы хотите испытать функционал, на сайте можно оставить заявку и вам откроют бесплатный версию. Это один из наиболее комфортных и доступных сервисов на отечественном рынке.
Trello
В шаблонах Трелло есть канбан-доска онлайн на русском бесплатно. В России платными функциями сервиса воспользоваться не получится, так как нет возможности оплатить пакет с карты МИР. Бесплатные инструменты позволяют бесперебойно работать небольшой команде, но только с VPN. Изначально программа на английском, но Google-переводчик полностью переводит страницу при необходимости.
Рабочее пространство в Trello
Trello ― простая программа с интуитивно понятным личным кабинетом. Доска автоматически разделена на 7 столбцов. К ним можно прикреплять карточки и файлы разных цветов и оставлять комментарии. Также в отдельной вкладке есть таблица, где можно следить за статистикой выполнения заданий, и раздел с хронологией выполнения задач. Там можно отмечать дедлайны и анализировать, укладывается ли компания в сроки. У Trello недостаточно инструментов для сложного организационного процесса, в нем можно работать, если этапы однообразные и не требуют глубокой коррекции под специфику производства.
Jira
Эта платформа заточена под IT-проекты и большой бизнес, где штат состоит из нескольких отделов и десятков специалистов. Большинство функций платные, но бесплатно тут можно работать в команде с 10 пользователями и хранить до 2 ГБ информации.
Jira и Trello владеет одна компания ― Atlassian. Но Jira предлагает больше функций. В ней можно хранить документацию в облаке, отслеживать баги, приоритизировать задачи и внедрять свои метрики. Также сервис интегрируется с внутренними рабочими программами.
Kaiten
Kaiten ― российская канбан-доска, скачать которую можно на компьютер или смартфон. В программу можно перенести данные из Jira и Trello, если вы раньше там работали. Есть возможность бесплатно протестировать сервис с небольшой командой.
Платные тарифы начинаются от 450 руб. в месяц за пользователя. В стоимость входят два модуля, то есть две любые доски с полным функционалом. Доска канбан позволяет добавлять дополнительные столбцы, анализировать графики по скорости работы, регулировать пропускную скорость потока. Также там есть накопительная диаграмма потока. На доске можно выставлять лимиты и настраивать уведомления о застоявшихся карточках.
UpService
Здесь кроме бесплатного пользования и платных тарифов есть коробочное решение. С помощью on-premise версии вы сможете обезопасить личные данные и разместить информацию на серверах любой страны.
Бесплатно можно работать только в группе из 20 человек, и функционал будет ограничен. Снять лимиты можно за $9,99 в месяц. Помимо досок, у сервиса есть все инструменты для полного контроля рабочего процесса: планирование спринтов, трекер времени, анализ статистики, внутренний документооборот. Программу канбан доски можно скачать на смартфон и следить за изменениями из любого места.