Ничего не найдено. Попробуйте еще
Матрица Эйзенхауэра: учимся расставлять приоритеты и всё успевать
-
АвторАлина НосковаТренирует навыки управления временем -
АвторПолина МельцерExecutive-коуч, мастер по личным стратегиям
Задач становится слишком много, и уже непонятно, как с ними справиться… Узнали себя и свой завал на работе? Матрица Эйзенхауэра позволяет правильно распределить дела, разобраться, куда утекает время, и вернуть контроль над ним.
Этот метод тайм-менеджмента завоевал популярность благодаря своей простоте. Его можно использовать как для работы, так и для личных дел — например, для организации обучения или важного мероприятия. Как построить матрицу, какие дела в неё вносить и какие сервисы в этом помогут, разобрались с executive-коучем, мастером по личным стратегиям Полиной Мельцер.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — один из самых эффективных инструментов тайм-менеджмента. Это не просто очередной список дел, а способ визуализировать свои мысли, сфокусироваться на важном и понять, вы управляете временем или оно управляет вами. Матрица Эйзенхауэра помогает правильно расставить приоритеты — выделить действительно важные дела среди бесполезных, — а также позволяет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не будет «плавать».
Появление данного инструмента связывают с 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Однажды во время своего выступления в 1954 году он рассказал, что распределяет свои задачи по двум типам: срочные и важные. При этом «срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Впоследствии эти слова легли в основу метода управления задачами, ставшего популярным благодаря бизнес-эксперту, консультанту по управлению, лидерству и развитию личности Стивену Кови. Он назвал его «матрица Эйзенхауэра».
У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные.
Из чего состоит: приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра
Матрица представляет собой таблицу из четырёх квадратов для разных задач: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра в МТС Линк Досках
Важные и срочные — «сделать»
Форс-мажоры, рабочие и личные задачи с горящими дедлайнами, экстренные ситуации — всё это примеры важных и срочных задач, которые требуют выполнения в первую очередь. Например, в течение одного дня вы должны были отправить потенциальному клиенту письмо с информацией о тарифах продукта. Невыполнение этого действия может повлиять на прибыль компании, а возможно, и на бизнес в целом. Поэтому задачу можно квалифицировать как важную и срочную.
По словам Полины Мельцер, если у вас много задач в этом квадрате, скорее всего, вы склонны откладывать всё на последний момент. И если постоянно фокусироваться только на таких делах, можно легко заработать хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Матрица Эйзенхауэра помогает выйти из этого состояния бесконечной гонки и формирует навык грамотного распределения сил и времени.
Важные и несрочные — «запланировать»
Этот раздел включает дела, не ограниченные временем. Они не имеют горящих дедлайнов, а значит, не выполняются в состоянии спешки и паники. Тем не менее такие задачи важны и их необходимо запланировать. Сюда можно отнести всё, что делает жизнь лучше: личностное развитие, здоровье, отношения, мечты.
Например, чтобы держать здоровье под контролем, важно регулярно делать чекап организма и сдавать анализы. Это очень важная задача, но не срочная, её не нужно выполнить прямо сейчас. А вот вылечить зуб с острой болью уже будет действием из раздела выше.
Через задачи из этого квадрата в основном происходят глубокие личностные изменения. Если вы смогли организовать своё время таким образом, что большинство дел находится именно в этом разделе, — это идеальный вариант. Вы на верном пути к достижению долгосрочных целей.
Неважные и срочные — «делегировать»
Такие дела, как правило, возможно делегировать. Например, участие в небольших рабочих встречах, рутинные административные задачи можно поручить членам своей команды. Делегирование помогает эффективно управлять рабочей нагрузкой, а также позволяет коллегам расширять свои навыки.
В эту категорию ещё часто относят чужие ожидания. Кто-то хочет, чтобы вы срочно перезвонили, забрали или решили проблему — задайте себе вопрос: важно ли это для меня сейчас?
Если делегирование таких задач невозможно, попробуйте минимизировать их влияние на своё расписание. Например, можно выключать уведомления мессенджеров на необходимое вам время, чётко обозначать другим, сколько вам нужно времени на ту или иную задачу. Кому-то, возможно, стоит даже сказать «нет», если таких дел становится слишком много. Кроме того, выполнять задачи из этого списка лучше тогда, когда все дела из первых двух квадратов уже завершены.
Многие «застревают» в первом и третьем квадратах. Из-за выполнения задач из списка чужих приоритетов, страха делегирования люди зачастую забывают про работу над собственными целями. Любой успешный человек всегда больше сфокусирован на важном, а не на срочном.
Неважные и несрочные — «можно удалить»
Помимо дел из трёх первых квадратов могут остаться ещё некоторые задачи. К ним относится сёрфинг в соцсетях, просмотр сериалов, пустые разговоры по телефону, переписка в мессенджерах. Их ещё называют «убийцы времени», так как в долгосрочной перспективе они могут мешать достижению важных целей. Считается, чем больше этих занятий в жизни, тем меньше энергии остаётся на важное. Но это не значит, что нужно полностью отказаться от социальных сетей или любимых фильмов. Добавляя дела в этот квадрат, мы можем структурировать процесс расстановки приоритетов и для себя выделить, какие задачи реально важны, а какие нет.
Как понять, какие задачи важные, а какие срочные?
Некоторые путают важные и срочные задачи, но при правильном составлении матрицы разница между ними становится очевидной.
Срочные
Срочные задачи требуют непосредственного, сиюминутного внимания. Это те вопросы, которые необходимо решить здесь и сейчас. Чем дольше вы откладываете их, тем больше стресса и негативных последствий они принесут вам в будущем.
Например, вы работаете над проектом. Клиент просит вас связаться с ним прямо сейчас, чтобы обсудить детали. Вы не можете это отложить, поэтому такая задача — срочная. Ответы на просьбы знакомых или на рутинные письма в электронной почте также можно отнести к категории срочных, но, вполне вероятно, неважных.
Важные
Важные задачи не всегда требуют срочного выполнения, но они нацелены на осуществление ваших долгосрочных планов, достижение глобальных целей.
К ним относится, например, составление бизнес-плана компании, обучение для карьерного роста в будущем. Также важно, но не срочно начать ходить в спортзал, прочитать полезную книгу, запланировать отпуск.
Как использовать матрицу
На первый взгляд, всё просто — достаточно сформировать список задач и ответить на два вопроса относительно каждой:
- Это важно?
- Это срочно?
Составить подробный список и ничего не упустить поможет простой способ. Поставьте таймер на 40 минут, в течение этого времени следует выписать все задачи, которые приходят на ум. Без фильтра и раздумий выписывайте все задачи — от «купить зубную щётку» до «стать миллионером». Получившийся список — ваша текущая реальность.
А теперь самая сложная часть: необходимо внести задачи в каждый из четырёх квадратов и попытаться найти баланс между всеми ячейками. Посмотрите, в каком блоке их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.
В первом квадрате — с важными и срочными задачами — старайтесь оставить как можно меньше дел. Проставьте дедлайны, сформируйте расписание. Для долгосрочных целей напишите пошаговый план. В конце каждой недели можно проверять, что удалось выполнить, какие результаты достигнуты, что из списка перенесётся на следующую.
Иногда задачи могут пересекаться по дедлайнам, также можно менять их статус и переносить из одного квадрата в другой. Например, если какая-либо задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в первый квадрат «важных и срочных». Также не стоит забывать про отдых: если вы чувствуете усталость и состояние, близкое к выгоранию, «отдых на 3 дня» стоит переместить из четвёртой ячейки в первую.
По словам Полины Мельцер, лучше выделить какое-то конкретное время в сутках, когда вы будете анализировать накопившиеся и выполненные задачи за день и планировать следующий. Идеально, если это всегда будет одно и то же время.
Где создавать: топ инструментов
Ежедневник или блокнот
Самый простой способ — построить матрицу на бумаге. Можно использовать уже разлинованные листы или выделить поля самостоятельно — важно, чтобы вы чётко осознавали границы между разделами.
МТС Линк Доски
Нарисовать матрицу можно на онлайн-доске. Интерактивный холст позволяет изображать любые схемы, рисовать, писать, строить таблицы и диаграммы. Виртуальная доска отлично подходит для структурирования и визуализации планов. Главное преимущество: к созданной таблице можно возвращаться в любое время, а если работаете над задачами вместе с коллегами, настройте общий доступ. В МТС Линк Досках для удобства также можно использовать готовые шаблоны.
Работа с таблицами в МТС Линк Доски
Excel
Для создания матрицы подойдёт и привычный Excel или различные электронные таблицы, например Google Sheets, Яндекс Документы. Чтобы сделать матрицу нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока. В электронных таблицах с матрицей также могут работать несколько человек, если настроить совместный доступ.
Приложения Todoist, Cerebro и другие
Ещё один способ создать матрицу, удобный в случае, когда нужен общий доступ. В приложениях также можно рисовать таблицы, расставлять задачи по уровням приоритетности и использовать уже готовые шаблоны.
Заключение
Главный эффект от применения матрицы Эйзенхауэра — уменьшается число «горящих» дел, уходит состояние паники, которому подвержены многие в режиме многозадачности; снижается уровень стресса, тревожности, отношение к процессу выполнения задач становится более осознанным, появляется время для действий на упреждение и, конечно, улучшается качество принятых решений.
Люди, расставляющие приоритеты по матрице Эйзенхауэра, не впадают в панику и не бегут немедленно решать внезапно свалившуюся задачу, а сначала смотрят, в каком квадрате она расположена.
*Фото Дуайта Эйзенхауэра, источник: Риа Новости/AP Photo/Henry Griffin
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту