Привет! Меня зовут Екатерина Мешкова, я провожу стратегические сессии для бизнеса. Одно из последних мест работы — фасилитатор топ-команды Skyeng. В статье расскажу, как онлайн-доски помогают повысить качество регулярных встреч, чтобы участники лучше погружались в обсуждение и быстрее достигали общих целей.
Используйте айсбрейкеры прямо на доске, чтобы размяться перед встречей
Айсбрейкер — это упражнения для разогрева, чтобы участники настроились на совместную работу. Я называю этот этап сонастройкой: мы, как оркестр перед выступлением, сонастраиваемся и смотрим, кто и как звучит.
Формат и качество игр зависят от количества времени на проведение и вопросов, которые вы хотите решить на старте встречи. Если нужно провести быстро, а ваша задача — понять, в каком состоянии человек пришел на онлайн-встречу, то самый простой способ — предложить участникам выбрать настроение, с каким они пришли на встречу.
Другой вариант — это сыграть в игру «Какой коллега ты сегодня». Статусами могут быть любые мемные картинки или шаблон в сервисе МТС Линк Доски.
Другой вариант, если времени чуть больше и команда, например, нуждается еще в каком-то дополнительном знакомстве, — выбрать свое место на дереве из психологического теста Джона Ломпенома. Участникам нужно выбрать человека на дереве, чье настроение или действие характеризует их в данный момент, а потом и рассказать, почему они себя с ним ассоциируют. Отмечать выбор можно стикерами прямо на онлайн-доске.
Айсбрейкер помогает включаться в работу, а не только настроить команду, расслабиться и пошутить. Например, у вас ретро, на котором нужно понять, что было хорошо, а что плохо в работе команды за прошедшее время, а потом составить план работ по улучшению.
Используйте метафоры: задайте тему через визуальные ассоциации — соберите на виртуальной доске картинки по близкой компании или встрече тематике. Например, на ретро с командой, которая делает приложения для путешествий, можно взять тему кораблей, собрать 12–15 изображений с кораблями на разном (спокойном, бушующем, грозовом, рассветном) море. Затем просите участников ответить на вопрос, например: «Какая картинка наиболее ярко отражает для вас прошедший год?».
Участники опишут год через, например, шторм, круиз, штиль, ветер, погружение и другие ассоциации. Фасилитатор или руководитель могут интерпретировать эти ощущения команды в пункты для ретро — так айсбрейкер плавно превращается из разминки в практическую работу.
Визуализируйте структуру и цель встречи
Люди не готовы сразу впитывать информацию и начинать обсуждение — нужно дать время собраться, переключиться с прошлой встречи или работы над последней задачей. Как только участники подключатся, чуть поговорите с ними о том, как дела, дождитесь, пока все соберутся, и уже тогда покажите предполагаемую структуру встречи, заложенный тайминг и договоритесь о ключевых результатах, к которым вы хотите прийти в итоге.
Что можно сделать на доске?
Написать цель встречи
Например, «Согласовать новую концепцию tone of voice».
Расписать результаты встречи и конкретные шаги для их достижения
Например:
- решить, как будет встроен новый tone of voice в маркетинговые материалы и стратегию;
- договориться о том, как будет звучать новый tone of voice;
- понять, на каких процессах и материалах в компании отразятся эти изменения;
- обсудить риски и возможности, связанные с внедрением нового tone of voice;
- составить план внедрения с учетом рисков и возможностей для каждого участника встречи.
Оформить пространство на доске можно по-разному. Например, в свободной форме, когда вы обсуждаете несколько тем без привязки каждой ко времени.
Другой вариант — это последовательно расписать, как будет проходить онлайн-встреча, какой результат хотите получить и за сколько времени.
Четкая структура и согласованные командой результаты встречи или онлайн-совещания — это половина успеха. Я всегда возвращаюсь к согласованным целям и результатам, если обсуждение начинает уходить в сторону.
Обозначать цели и тайминг важно практически всегда, но особенно ценно, если это первая встреча по проекту, новый состав участников или непривычная тема. В конце встречи крайне полезно вернуться к целям и результатам, чтобы подвести итоги, и так закольцевать прошедшее событие.
Разберитесь с ролями и личным вкладом каждого участника на встрече
Цель и результат — это еще не всё. До начала обсуждения нужно понять, каким может быть вклад каждого участника для достижения поставленной цели и результатов, о которых вы договорились.
Проводя аудиты встреч в компаниях, я заметила, что непонимание участниками, зачем они здесь, — одна из самых частых проблем: не все понимают свою роль, задачи и цели участия во встрече. Иногда состав участников стоило бы сократить или расширить, чтобы общение было более эффективным. Нивелировать эту проблему поможет размышление каждого участника над собственной ролью на встрече, чтобы все могли включиться в обсуждения и обозначить свою сферу ответственности. И разумеется, учет организаторами встречи результатов этих размышлений.
Как сделать
- Подготовьте карточки для участников или отдельный фрейм с вопросами и стикерами для ответов.
- Попросите участников написать в карточках, в чем они видят свой вклад во встречу или какую задачу они решают в связи с теми результатами, которые вы приняли выше.
- Фасилитатор или руководитель просматривают карточки и при необходимости уточняют роли.
На этапе заполнения карточек становится понятно, есть ли вообще смысл человеку присутствовать на встрече. Например, вы обсуждаете дизайн сайта, а сотрудник из отдела маркетинга не понимает, зачем он нужен. Руководитель может его отпустить или объяснить, что его роль — согласовать воронку получения лидов.
Все персональные карточки с целями и вкладом хорошо поставить в раздел с план-таймингом.
Продолжайте взаимодействие с группой на доске
Какой бы по формату ни была групповая встреча, давайте возможность участникам не терять фокуса и принимать активное участие в обсуждении — не покидайте доску.
Если участники на «синхронизации», где, например, коллеги презентуют результаты работы своей команды за определенный период, попросите слушающих использовать стикеры. Например, человек описывает свою работу и задачи, а коллеги пишут вопросы и обратную связь на стикерах. По итогу встречи каждый участник сможет задать вопросы и высказать мнение о том, что показалось самым важным и что нужно учесть при будущей коммуникации.
Для описания границ ответственности можно использовать майнд карты. Зерно — это рабочая должность, а ветки — обязанности и KPI под каждую. Дальше по такой карте можно сверяться на каждой синхронизации.
В ретро можно отойти от стандартного заполнения таблицы и создать линию времени, которая охватит месяц, квартал или целый год. Линия разделена на периоды с информацией о проделанной работе — ее можно запросить у команды заранее или собрать прямо на встрече.
Дальше начинается рефлексия. Над линией — положительные события, под линией — провалы или сложные моменты. По итогам заполнения у нас появляется хорошая визуализация работы команды, ее взлетов и падений. Обсудите получившийся результат и узнайте, что было хорошо, что не очень, а что можно было сделать по-другому. Итоги такого ретро переносите на to-do-лист с задачами, сроками и ответственными.
Не бойтесь сложных ситуаций
Фасилитатор — это зеркало, которое всегда отражает видимую проблему. Если вы видите, что встреча идет не так, как планировалось, то не пускайте всё на самотек. Конечно, многое зависит от отношений между ведущим и командой и отношениями в самой команде. Но если вы видите, что что-то идет не так, постарайтесь всё же найти слова, чтобы сказать об этом, показать, что вы замечаете проблему и что для вас важно ее обозначить и решить.
Если спор затягивается и до решения далеко, то предложите взять тайм-аут на пару минут, чтобы участники подумали о решении и записали его. Соберитесь снова вместе и подумайте над решением.
Закольцовывайте встречи
На финальном этапе ведущий всегда спрашивает участников, удалось ли достичь целей встречи или нет. Онлайн-доска хранит всю проделанную работу: всегда можно вернуться не только к первому экрану, где был план встречи, но и к заполненным карточкам, где участники записывали свои роли и ожидания. Если пройтись по этим стикерам, то можно качественно подвести итоги. В конце важно услышать каждого.
Используйте вопросы, которые помогут участникам отрефлексировать встречу. Например:
- Как вы оцените по 10-балльной шкале, насколько нам удалось достичь поставленных целей?
- Что было для вас самым ценным на встрече?
- Что вам кажется важным сделать следующим шагом?
Попробуйте бесплатно МТС Линк Доски: заполняйте стикеры на синках, рисуйте схемы на ретро, разбирайтесь в сложных вопросах с помощью майнд карт совместно с участниками и проводите эффективные онлайн-встречи.