Ничего не найдено. Попробуйте еще
Почему не работает тайм-менеджмент: 9 главных ошибок в управлении временем
-
АвторНэлли КиргинцеваРазложила свой день по полочкам -
ЭкспертАля ВасильеваКоуч для руководителей
Если тайм-менеджмент не работает, возможно, вы неправильно используете его принципы. Вместе c коучем для руководителей и сооснователем тренингового агентства «Лаборатория стратегических изменений 90/10» Алей Васильевой определили 9 основных ошибок, которые мешают эффективно управлять временем.
1. Нереалистичные ожидания
Существует мнение, что хороший тайм-менеджмент — это когда напротив каждой задачи в конце дня стоит done, независимо от количества пунктов в списке. Думая так, люди планируют дела из принципа «хочу успеть» или «надо успеть», без учёта реальных возможностей. В результате такого подхода любая методика планирования рано или поздно даёт сбой.
Что делать?
- Примите тот факт, что нельзя успеть всё задуманное: есть предел продуктивности, человеческий фактор и форс-мажоры.
- Отследите, сколько всего времени уходит на задачи, включая дорогу и коммуникации.
- Используйте полученные данные о затраченном времени в планировании графика.
- Учитывайте своё состояние и закладывайте в расписание возможные изменения в самочувствии.
- Берите время с запасом на случай форс-мажоров, например задержки транспорта.
2. Пренебрежение деталями
Каждый день мы автоматически выполняем рутинные задачи по работе и дому. Обычно они проходят мимо нашего внимания и поэтому оказываются вне планировщика. Но когда таких дел много, на них может уйти полдня. В результате человек не успевает за расписанием, и это приводит к стрессу.
Что делать?
- Зафиксируйте время, которое тратите на рутинные задачи, и включите его в план на неделю.
- Выпишите все регулярные небольшие задачи на несколько месяцев вперёд и распределите без ущерба ежедневным.
- Используйте напоминания в календаре или записывайте дела в ежедневник.
3. Отвлекающие факторы
Зайти в соцсети на две минуты, немного пообщаться с коллегами за кофе, а затем посмотреть уведомления в общем чате. Кажется, что такие действия занимают не больше получаса, но вот проходит полдня, а рабочие задачи остаются в прежнем статусе. Это одна из самых частых ошибок тайм-менеджмента.
Что делать?
- Настройте уведомления в мессенджере: оставьте звук только у важных чатов, выберите конкретное время для просмотра сообщений и ответов.
- Наведите порядок на рабочем столе: уберите лишние предметы и бумаги, которые не нужны сейчас.
- Установите контроль времени в соцсетях, если замечали, что забываетесь при просмотре ленты.
- Используйте технику помодоро для улучшения концентрации и структурирования рабочего времени.
Суть помодоро (ещё называют «техника помидора») в том, чтобы разбить время на 25-минутные рабочие интервалы с несколькими короткими и длинными перерывами на отдых. За счёт того что спринты короткие, человеку проще сконцентрироваться на делах. Таймер в конце каждого интервала помогает справиться с прокрастинацией.
4. Неподходящая система планирования
Существуют разные методики тайм-менеджмента, и каждая предназначена для конкретной задачи. Проблема возникает, когда человек пытается использовать сразу все методики или пробует одну, она не подходит, и на этом планирование времени заканчивается.
Что делать?
- Ответьте на вопрос, почему не получается сделать запланированное.
- Выберите одну технику для такой ситуации и следуйте ей несколько дней.
- Если она не помогает, приступайте к следующей и сравните с первой.
Приведём для примера четыре техники с разным назначением, которые можно использовать отдельно или комбинировать друг с другом.
Техника «съесть лягушку»
Подходит для решения мелких неприятных задач. Суть состоит в следующем:
- распределите по одному неприятному делу на каждый день так, чтобы время выполнения не превышало 20 минут;
- каждое утро начинайте с «поедания лягушки».
Техника работает, потому что утром у людей обычно больше сил и решимости, чем вечером. После «завтрака лягушкой» вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день. Избавитесь от стресса, связанного с неприятным делом.
Техника «1-3-5»
Помогает спланировать день, когда все задачи имеют примерно одинаковый приоритет.
Алгоритм:
- выпишите все задачи;
- сгруппируйте их по принципу: большие/сложные, средние, маленькие/простые;
- выберите на день одну большую/сложную, три средние и пять маленьких задач;
- выполнять можно в любом порядке, но лучше начать со сложной.
Техника «матрица Эйзенхауэра»
Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу для приоритизации большого количества задач. Задачи распределяют по квадратам: «срочное и важное», «несрочное и важное», «неважное и срочное» и «несрочное и неважное».
В первую очередь берут в работу срочные и важные задачи. Несрочные и важные откладывают. Неважные и срочные задачи рекомендуется делегировать. Неважные и несрочные, скорее всего, вообще не надо делать.
Техника «слон»
Эта техника помогает решать масштабные задачи. Суть в том, чтобы разделить задачу на небольшие подзадачи, распределить по важности и выполнять каждый день.
5. Отсутствие самодисциплины
Тайм-менеджмент бессилен, если человек выполняет запланированные действия время от времени. Так бывает по разным причинам, но в любом случае существует несколько лайфхаков, которые помогут «обмануть» мозг и стать более организованным.
Что делать?
Привяжите действия к ежедневной рутине
Например, вы хотите освоить новый навык для работы. Подумайте, есть ли у вас какой-то ежедневный рутинный процесс. Например, вы каждый день пьёте кофе в определённый интервал времени. Тогда нужно запланировать изучение новой информации сразу после кофе или в процессе. Дополнительно используйте техники из этой статьи.
Сделайте желаемое хотя бы один раз
Решиться на обязательную ежедневную зарядку до конца жизни сложно, поэтому лучше договориться с собой, что сделаете сегодня один раз. А завтра ещё раз. И так далее.
Начинайте с минимальных усилий
Например, если вы никогда не отжимались, внедряйте привычку понемногу. Начните с 3 отжиманий, а не с 20. Увеличивайте нагрузку постепенно.
6. Неправильная постановка целей
Например, вы поставили напоминание на вторник «Найти работу». Это слишком размытая цель. Лучше разделить её на этапы и распределить действия по дням недели.
Что делать?
- Подумайте, как вы поймёте, что достигли цели, и определите конечный результат.
- Выпишите на бумагу или онлайн все мысли по реализации идеи, которые придут в голову.
Опишите цель по SMART и раздробите на конкретные шаги с промежуточными результатами.
7. Отсутствие баланса work-life
Методики планирования не избавят от выгорания, если человек забывает отдыхать. Эффективный тайм-менеджмент требует внимания ко всем сферам жизни, поэтому важно определить критерии усталости. Иногда это бывает непросто.
Что делать?
- Понаблюдайте за собой в течение недели, чтобы поймать признаки усталости. Два или три раза в день задавайте себе вопросы: как я себя сейчас чувствую и что привело меня в текущее состояние? что изменит его в лучшую сторону, а что в худшую? Можно отвечать мысленно или записывать в дневник.
- На следующем этапе постарайтесь замечать усталость в моменте и сразу предпринимать меры. Старайтесь делать перерывы в течение рабочего дня на лёгкую разминку, прогулку или приятное общение. Не забывайте про обеденный перерыв и водный режим.
- Если сложно отслеживать состояние, задайте временные рамки. Заранее подумайте, как бы хотели распределить время между разными сферами, и изучайте активность по часам.
8. Планирование на долгий промежуток времени
Когда создаешь план действий на полгода или год, легко растеряться и допустить ошибки в списке дел на завтра. Кроме того, подробно рассматривать цели на долгую перспективу нет смысла, потому что обстоятельства меняются.
Что делать?
- Подробный список дел составляйте на ближайший день с вечера или на неделю.
- Задачи на будущее записывайте в виде общей идеи и детализируйте, когда придёт время.
- Храните такие идеи в отдельном списке и просматривайте каждые 2–4 недели для актуализации.
9. Неудобный способ фиксации дел
Иногда проблема кроется в том, что вести список задач долго и неприятно. Важно найти инструмент, который вы будете применять регулярно. Это может быть приложение, календарь или обычный ежедневник. Главный критерий — удобство.
Что делать?
- Найдите один или два инструмента без дублирования функциональности, например календарь и планировщик.
- Выбирайте простые сервисы, в которые можно ввести задачу или скорректировать список за несколько секунд.
- Используйте то, что привычнее вам, например, если привыкли писать от руки, то и задачи фиксируйте так же.
Списки дел удобно вести с помощью канбан-досок. Это таблицы с колонками, отображающими разные стадии работы над задачей: «Бэклог», «В работе», «Сделано». Шаблоны для канбан можно найти в МТС Линк Досках. Этот сервис подходит для индивидуального и командного планирования. После регистрации вы получаете три бесплатные онлайн-доски без ограничения по времени.
Заключение
Чаще всего тайм-менеджмент не даёт желаемых результатов из-за нереалистичных ожиданий и невнимания к деталям. Если вы хотите лучше структурировать время, детально изучите, как проходит ваш день. Включите в план рутинные дела и даже перерыв на кофе с коллегами, подберите правильные техники — и всё получится.