Больше двух говорят вслух: почему обсуждение общих вопросов в личке вредит рабочей атмосфере

Как общение по личкам может сказаться на общей атмосфере в коллективе

Комментирует Инга Скерсь, СЕО платформы для дистанционного управления проектами, производством и командами WEEEK

Прозрачность коммуникации крайне важна для подвижности и масштабируемости бизнеса. И личка — это не то место, откуда руководитель или другой сотрудник может оценить загруженность члена команды. Но есть ситуации, когда общение в личке уместно и даже предпочтительно. Например, когда нужно покритиковать сотрудника. Причём и в случае ситуативного тет-а-тет (например, я нашла ошибку на сайте, поправьте), и когда речь идёт о развёрнутом фидбэке. «Хвалить на виду — критиковать наедине» — это незыблемое правило коллектива.

Общение в личках также допустимо, когда требуется обсудить конфиденциальные вопросы или когда речь идёт о некой чувствительной информации. Например, вопрос «Что с тобой такое в последнее время? Ты какая-то резкая» не должен задаваться в публичном чате. Вопросы здоровья, отношений с работой, с коллегами, конфликты должны обсуждаться только в личке (но вообще лучше даже не в чате, а с помощью звонка).

Обратная ситуация — когда в личке обсуждается вопрос, касающийся многих или многого. Если это вопрос по текущей задаче или процессу, то он должен обсуждаться только в коллективном чате (тот для этого и создан).

В противном случае создаётся закулисная беседа. Например, два дизайнера обсуждают в личке между собой изменения в макете. Обсудили, решили, зафиксировали изменения. Приходит третий дизайнер и спрашивает: «Почему так? Может, лучше вот так?» А ему отвечают: «Мы уже всё обсудили и порешали».

Эта ситуация снижает транспарентность. Исключённому из обсуждения сотруднику кажется, что от него что-то скрывают. И, что ещё хуже, — что его мнение неважно. Это подрывает вовлечённость и инициативу. Это одно из самого плохого, что может случиться с командой.

Кроме того, обсуждение рабочих процессов в личке ведёт к размыванию знаний. Участники, встретившиеся в личных сообщениях, узнают и придумывают больше, чем другие. Это, пусть и в далёкой перспективе, но губительно для здоровья коллектива.

Недопустимо решать в личке срочные рабочие вопросы. Как ни странно, но в личке человек может не заметить срочного сообщения, а в коллективном групповом рабочем чате ему могут напомнить об этом коллеги. Это особенно актуально, если создана папка с рабочими чатами. В рабочие часы человек по умолчанию больше времени и внимания посвящает ей. Другие сообщения приходят вне папки, вот и получается, что сотрудник может просто упустить сообщение.

Наконец, нельзя ставить через личку задачи. Для этих целей вообще желательно использовать специальный таск-менеджер, а не чаты, так как в них всё часто теряется и забывается. Остальные участники команды остаются не в курсе, у кого какие задачи в работе. Может случиться так, что руководитель поставил подчинённому в личке задачу, а через некоторое время к сотруднику обратился второй руководитель, думая, что под его задание тоже есть место. А оказывается, что сотрудник уже занят и не может решить оба вопроса сразу. Это негативно сказывается на продуктивности и общей атмосфере в коллективе. Складывается ощущение: кто успел первым дать задание, тот и более главный.