Ничего не найдено. Попробуйте еще
Приглашение, тайминг, саммари… Что ещё нужно учесть при организации групповых видеозвонков
-
АвторИрина СамаркинаВыучила наизусть правила групповых видеозвонков -
ЭкспертАрина ХромоваСооснователь сервиса помощи в поиске работы careerpace
Групповые видеозвонки давно стали нормой в рабочей среде, но до сих пор возникают проблемы. Кто-то из коллег опоздал на встречу, кто-то вообще не получил приглашения, а модератор забыл включить запись. Что нужно учесть для правильного проведения группового видеозвонка, что писать в приглашении и как готовиться, чтобы избежать проблем, рассказала специалист по карьерным консультациям Арина Хромова.
Арина Хромова — сооснователь сервиса карьерных констультаций careerspace.app. 10 лет опыта в HR и HRtech продуктах. Эксперт регулярно проводит видеовстречи с работодателями и соискателями
Подготовка к групповым видеозвонкам
Групповой видеозвонок подразумевает, что в нём участвует больше 3-4 человек. Предел не ограничен: всё зависит от возможностей платформы. К примеру, бесплатный тариф сервиса МТС Линк Встречи позволяет собрать в онлайне до 30 человек. На платных тарифах можно устроить видеозвонок на 200 человек. Но, независимо от того, какое количество участников присоединится к звонку, каждый из них должен понимать, что организатор действительно готовился к мероприятию, а не сделал ставку на импровизацию.
Начнём с подготовки. Если вы напишете в мессенджере каждому участнику «подключайся во вторник к видеозвонку — будет интересно», то в большинстве случаев сообщение будет проигнорировано, а информация о встрече вылетит из головы через пару минут. Чем серьёзнее подготовка, тем более ответственно отнесутся к встрече участники.
Так, Арина Хромова рекомендует отправлять календарные приглашения. В них должно быть указано время, ссылка на подключение, повестка дня и необходимые материалы. Также можно продублировать важную информацию в отдельном сообщении или email. К примеру, можно напомнить участнику, что ему отведена роль спикера и он должен не забыть подготовить доклад.
По мнению эксперта, текст приглашения должен представлять собой краткое саммари: что вы будете обсуждать, зачем и почему. Участники заранее должны знать, какие у вас ожидания от встречи. Так они будут понимать, что подготовить к видеозвонку, с какими идеями прийти, что прочитать и так далее.
«Если вы хотите, чтобы люди приходили подготовленными, объясните, как они должны подготовиться и к чему именно», — рассказала Арина Хромова.
Особенности проведения групповых видеозвонков
Уважение к своему и чужому рабочему времени — залог продуктивного общения. Важно соблюдать тайминг и уделять каждому вопросу столько времени, сколько было запланировано изначально. Если есть понимание, что какой-то вопрос требует более детального обсуждения, то для него лучше сделать групповой видеозвонок отдельно, через несколько часов или дней (в зависимости от срочности).
Арина Хромова отмечает, что когда в групповом звонке участвует более 4 человек, то к встрече обязательно нужно привлечь модератора. Он возьмёт на себя организационные моменты: установит очерёдность выступлений, поможет не отклоняться от тайминга, будет контролировать ход обсуждения. Модератор знает, что делать при возникновении длительных пауз. И наоборот, если участники начинают перебивать друг друга, то модератор вмешается и наведёт порядок. При необходимости он может использовать функции платформы (к примеру, отключит микрофоны).
Чтобы участники не теряли фокус внимания на протяжении всего группового видеозвонка, эксперт даёт несколько советов организаторам:
- старайтесь не делать встречи дольше 40 минут
- по ходу обсуждения задавайте вопросы всем участникам
- предупредите, что каждый в конце встречи должен будет озвучить свои самые важные мысли и решения.
По мнению эксперта, каждый участник должен проявить во время видеозвонка максимум сосредоточенности. Недопустимо отвлекаться на телефон, думать о посторонних вещах, терять нить обсуждения.
Базовые правила этикета во время созвонов
Эксперт напоминает правила цифрового этикета для участников и организаторов.
Выберите подходящее место
Чтобы создать групповой видеозвонок или присоединиться к встрече, продумайте, где вы будете находиться во время мероприятия. Недопустимо участвовать в созвоне, находясь дома в постели или, наоборот, в шумном кафе, где громко разговаривают люди и играет музыка.
Проверьте технику
Неважно, как вы будете принимать участие в групповом видеозвонке: с телефона, с ноутбука, с компьютера. Главное — убедитесь, что у вас нормально работает интернет. Проверьте заранее, как функционирует микрофон. Фразы вроде «простите, почему-то меня не слышно» вызовут только раздражение: никому не хочется тратить время, пока вы настраиваете технику.
Старайтесь всегда общаться с включённой камерой (если не оговорено обратное). Убедитесь, что у вас нормальный свет и ваше лицо хорошо видно.
Пользуйтесь наушниками. Отсутствие наушников допустимо только в помещении, где нет эха, и в идеальной тишине. Иначе ваши собеседники будут сидеть и мучиться.
Заранее проверьте, что ваше приложение обновлено и нормально работает. Убедитесь, что вы можете присоединиться к звонку.
Соблюдайте правила поведения
Недопустимо во время видеозвонка принимать пищу или пить напитки (стакан воды не в счёт). Если в данный момент не говорите, то лучше выключить микрофон. Не перебивайте, используйте функцию «поднять руку». Смотрите в камеру, а не на экран.
Участник слева поднял руку на созвоне в МТС Линк Встречах
Как подводить итоги группового видеозвонка
По мнению эксперта, в конце видеозвонка обязательно нужно резюмировать ключевые решения. Организатор или модератор должны зафиксировать, какие задачи были поставлены в ходе встречи и кто назначен ответственным за каждую из них. В течение 24 часов после созвона все участники должны получить саммари.
Всё, что было обсуждено устно, должно быть зафиксировано письменно.
Не обязательно привлекать секретаря или ассистента. Функция автоматического создания саммари может быть встроена в платформу для видео-конференц-связи. Так, в МТС Линк Встречах ИИ-помощник сделает саммари, подведёт итоги встречи и избавит от необходимости конспектировать всё вручную.
Саммари созвона в МТС Линк Встречах
Для удобства можно создать общий чат, где можно поговорить об итогах встречи и обсудить дальнейшую работу. Если кто-то из участников не хочет общаться в мессенджере, то ему достаточно выключить звук уведомлений и переписка остальных не будет его отвлекать от дел.
В МТС Линк Чатах можно не только отключить звук, но и воспользоваться функцией ИИ-помощника. Если вы не заходили в мессенджер несколько дней или недель, то не придётся тратить время на чтение всех переписок. Виртуальный ассистент подготовит саммари с основными тезисами: какие вопросы обсуждали, что решили. Бывает, что по ходу беседы участники понимают, что требуется дополнительная встреча для обсуждения. Никаких проблем: дождитесь, когда все нужные сотрудники будут онлайн и всего за пару кликов начните групповой видеозвонок из чата.
Подведём итоги
Групповой видеозвонок отличается отсинков один на один не только количеством участников. На групповые видеозвонки желательно приглашать модератора, а чтобы каждому участнику хватило времени на выступление, нужно строго соблюдать тайминг и очерёдность. Что касается правил этикета, то они одинаковые для всех типов видеозвонков: нужно опрятно выглядеть, разговаривать чётко, не отвлекаться на посторонние дела. Пижаму и громкую музыку на фоне нужно оставить для видеозвонков с друзьями. Когда речь идёт о работе, важно проявить максимум собранности и сосредоточенности.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту