Хорошей команде необходимо регулярно рефлексировать пройденный путь и понимать, что было сделано хорошо, а что не очень. Рассказываем, как в этом помогают ретроспективы, и почему МТС Линк Доски идеально подходят для такого формата встреч.
Что такое ретроспектива
Ретроспектива (ретро) — это регулярная групповая встреча, на которой команда дает оценку проделанной работе и решает, как можно улучшить процессы. Ретро могут проводить любые команды и после любых проектов, но чаще всего подобные встречи проходят там, где работают по гибкой методологии Agile.
Пример: команда выпустила новую функцию «автоподбор билетов» в приложении для путешествий. Функция оказалась востребована у пользователей, но две недели разработки прошли не совсем гладко: реклама вышла поздно, а концепция сменялась несколько раз.
Зачем проводят ретроспективы
Конечная цель любого ретро — упорядочить работу, снизить риск появления повторных ошибок и сплотить команду. Все найденные проблемы или придуманные идеи по улучшению превращаются в задачи, которые в следующий рабочий период нужно будет поправить или учесть. А еще на ретро участники команды могут увидеть всю картину работы — многие занимались только небольшой частью и просто не могли оценить объем всего процесса.
Пример: после ретро команда решила, что рекламу будут согласовывать в момент создания макета, а концепции не будут попадать в разработку без утверждения всех участников.
Когда проводят ретроспективы
Ретроспектива — закрывающая встреча. Ее проводят в конце проекта или после завершения рабочего периода: спринта, квартала, года. Обычно с проведением ретро не затягивают, чтобы участники не выпадали из контекста.
Пример: команда завершила спринт в пятницу, 12 июня. Ретроспектива спринта проводится на следующей неделе.
Как организовать ретро
Для проведения ретро нужно выбрать место, модератора, состав участников, а потом спланировать удобную дату для всех.
Выбрать место проведения
Для проведения ретро в онлайне нужен сервис видеозвонков и место для фиксации идей и записей: онлайн-доска, документы, таск-трекер. В МТС Линк вы можете запускать доску прямо во время встречи — это поможет начать ретро быстро и пригласить на него всех участников звонка.
Назначить модератора
За проведение и подготовку отвечает модератор. Это может быть руководитель, менеджер, лидер направления или фасилитатор — специальный ведущий, который упрощает групповые коммуникации. Модератор нужен для того, чтобы управлять ходом встречи и давать возможность высказаться всем участникам мероприятия.
Определить состав участников
Перед началом встречи важно определить состав участников. Обычно на ретро принимает участие до 15 человек. Если команда большая, то ее стоит поделить на группы в соответствии с профессией или общими задачами. Если проводить ретро на 50 и более человек, то такое мероприятие может затянуться или, наоборот, пройти слишком поверхностно.
Запланировать встречу
Модератору нужно запланировать ретроспективную встречу и позвать на нее участников. Дату проведения нужно выбрать такую, чтобы на ретро пришли все или хотя бы основная часть команды. Нужно заранее продумать тайминг (в среднем на ретро уходит до двух часов) и назначить человека, который будет вести протокол.
Как провести ретро
Четких правил нет, каждая команда сама решает, как проводить свое ретро. Но если усреднить, то у каждого ретро есть общий порядок: сбор данных, анализ данных и составление плана работы.
Начать с разминки
Разминка — это включающее упражнение, которое помогает команде подготовиться к обсуждению. Его можно пропустить, но если это первое ретро или не все участники знакомы друг с другом, то лучше дать возможность немного расслабиться и познакомиться.
Командный радар
Помогает выявить настрой перед встречей. Предложите участникам выбрать эмоцию, с которой они пришли на ретро.
Помните, что ретроспективная встреча — это деликатное мероприятие, и она должна проходить комфортно для всех участников. Поэтому предлагайте анонимные голосования, когда можно не подписывать свой выбор, а обозначать его стикерами и эмодзи.
Кто я сегодня
Предложите участникам выбрать мем, который их характеризует сегодня.
Сочетания
Составьте набор мемов и забавных фраз, которые описывают работу. Предложите участникам соединить фразы и мемы. В финале проголосуйте анонимными стикерами за лучшие варианты сочетаний.
Приступить к сбору данных
Команда вспоминает, как прошла работа со всеми положительными и отрицательными моментами. Модератору стоит подготовить данные заранее: сколько задач было сделано, какие основные вехи развития прошли, сколько денег привлекли. Вот несколько техник, которые помогут оформить блок для сбора данных.
Линия времени
Создаете линию с основными этапами работы и просите участников прокомментировать стикерами, где красные — негативные события, серые — нейтральные, зеленые — положительные.
Метафоры
Предложите описать пройденный путь через метафоры. Например, соберите картинки с различной погодой и предложите участникам выбрать ту, которая наиболее точно характеризует рабочий процесс.
Провести брейнсторм
Модератор отбирает наиболее важные проблемы или вопросы для рестроспективы и предлагает участникам придумать решения. Если негативных моментов не было, то тогда идет размышление о том, как продолжать сохранять положительные процессы.
Для генерации идей подойдут любые техники брейнсторма. Например, классический брейнрайтинг, на котором каждый участник за пару минут пишет по три идеи решения. Стикеры можно заполнять сразу, а можно передавать по очереди друг другу, чтобы участники решали, что с ними делать: дополнять, менять или передавать дальше.
Отобрать идеи
Модератор сам отбирает идеи или предлагает команде провести голосование. Если идей много, то голосование лучше проводить в несколько этапов.
Экспертное голосование
Команда ставит стикеры или эмодзи за лучшие, на их взгляд, предложения.
Приоритизация
Модератор переносит идеи в таблицу, где команда выставляет положительную или отрицательную оценку по критериям сложности, ожидаемого эффекта, рисков, стоимости. Их может быть сразу четыре или всего два. Сами критерии выбирает команда или модератор.
Отбор лучших идей
Выбираются наиболее привлекательные идеи, которые лучше всех соответствуют поставленным критериям.
Составить план работ
Подводятся итоги встречи: какие идеи были выбраны и кто будет заниматься их внедрением дальше. Все идеи сразу выносятся в таск-трекер или записываются в митинг-репорт, который придет всем участникам встречи на почту.
Модератор или фасилитатор должен будет проследить за выполнением задач и на следующем ретро подготовить информацию о том, что удалось сделать, а что нет.
Какие упражнения для ретроспектив используют
Есть много разных вариантов проведения ретроспективный встреч, всё зависит от целей и задач команды. В сервисе МТС Линк Доски мы создали несколько шаблонов упражнений, которые помогут качественно провести такую встречу.
Быстрое ретро
Упражнение, на котором команда вспоминает прошедшую работу и решает, что помогало двигаться вперед, а что сдерживало, как можно было поступить по-другому и что предпринять в следующий раз.
Объемное ретро
Расширенная версия быстрого ретро, которое подразумевает более глубокую рефлексию. Вы определяете не только то, что помогало двигаться вперед и какие факторы сдерживали, но и то, как себя чувствовала команда и над какими рисками в будущем стоит подумать.
Mad, Sad, Glad
Ретро, которое направлено на выявление раздражения, разочарования и радости (или гордости) от прошедшей работы. Подойдет для определения общего эмоционального состояния команды. По итогу заполнения команду просят выявить неожиданные моменты и найти закономерности.
Start, Stop, Continue
Упражнение, которое позволяет понять команде, что стоит начать делать, прекратить и продолжить. Простая и наглядная техника, которая помогает всем вместе определить возможности, ограничения и удачные моменты в рабочих процессах.
4Х-ретро
Ретро, которое помогает команде оценить, что было хорошо, чего не хватило, какие уроки вынесли и что предпринять дальше. Также его называют методом четырех «Ч».
Главное о ретроспективных встречах
Ретро — это регулярная встреча для команды, где обсуждается проделанная работа. Ретро начинается с разминки, чтобы настроиться на совместную работу и рефлексию. Затем участники вспоминают все положительные, нейтральные и отрицательные моменты за прошедший период. После команда предлагает идеи, решения или варианты для поддержания положительного процесса, которые превращаются в задачи с конкретными исполнителями.
Провести ретро можно на видеовстрече, а заполнять стикеры и описывать работу — на онлайн-доске. В МТС Линк Досках вы найдете все нужные техники, инструменты и шаблоны для проведения ретро.
Переходите и проводите ретроспективные встречи эффективно и комфортно.