Базовые функции — бесплатно и навсегда
- До 30 участников на видеозвонке
- Мессенджер для всей команды
- 3 онлайн-доски
Зарегистрируйтесь в МТС Линк и протестируйте сервисы
Ничего не найдено. Попробуйте еще
МТС Линк
- Видеозвонки и чаты
- Вебинары и онлайн-курсы
- Онлайн-доска
Чтобы онлайн-мероприятиепрошло успешно, важно не только подготовить всё по сценарию, но и учесть возможные риски. Тогда организатор продумает запасной план на случай, если что-то пойдёт не так.
Рассказываем, с какими проблемами можно столкнуться на вебинарах, деловых конференциях и маркетинговых ивентах и как их избежать.
Риск № 1. Тема и спикеры неинтересны аудитории
Если тема мероприятия неактуальна, участники вряд ли придут на онлайн-встречу. Чтобы такого не случилось, ещё на этапе подготовки:
- проанализируйте целевую аудиторию — будет ли ей интересна тема выступления и какие боли она закроет
- узнайте, как часто тема затрагивается на других мероприятиях
- подберите подходящих спикеров.
Лекторы и ведущие должны быть авторитетом для аудитории и говорить с ней на одном языке. Например, не использовать сложных технических терминов или пояснять их, если вебинар предназначен для широкой аудитории.
Организаторам бывает сложно сформировать интересный контент, который привлечёт аудиторию. При подготовке важно учитывать не только сам материал, но и метод его подачи. Здорово, если вебинар строится в формате живого диалога с аудиторией или демонстрирует возможности сервисов в режиме онлайн.
Риск № 2. Зрителей меньше, чем планировалось
Важно правильно выбрать день и время проведения события. Избегайте сезона отпусков, государственных праздников и пересечения с крупными конференциями конкурентов.
Соберите обратную связь, когда целевой аудитории удобнее прийти на вебинар. Даже разница в несколько часов может повлиять на активность и количество людей.
Риск № 3. Возможности платформы не дают реализовать все идеи
Изучите несколько сервисов для организации деловых мероприятий. Заранее определите набор возможностей, который вам нужен — так будет проще подобрать инструмент.
Проанализируйте цифровые привычки аудитории. Например, большинство зрителей привыкли смотреть трансляции параллельно с работой. В этом случае платформа должна фоново работать без сбоев даже с большим количество открытых приложений на устройстве.
Заранее уточните примерное количество участников, чтобы не превысить лимит зрителей. Так, единое пространство для мероприятий COMDI поддерживает трансляцию для более 100 000 человек одновременно.
Платформа COMDI позволяет организовать трансляции маркетинговых, деловых и корпоративных событий
Ещё больше идей помогут воплотить ИИ-функции. Например, в сервисе для онлайн-обучения и вебинаров МТС Линк Вебинары искусственный интеллект подведёт итоги прошедших мероприятий и сделает саммари.
После вебинара можно за считанные секунды получить текстовую расшифровку и резюме. Вам останется только перевести дух и выпить чашечку кофе.
Риск № 4. Команда не успевает к дедлайну
Это может случиться из-за форс-мажоров. Чтобы организовать онлайн-мероприятие вовремя, контролируйте подготовку, используйте чек-листы и проводите встречи по статусам задач.
«Один из самых страшных рисков — не успеть всё сделать к сроку. Когда времени недостаточно, команда может совершать ошибки и качество мероприятия будет ниже запланированного. Заранее определите, где могут быть простои, продумайте несколько сценариев и на всякий случай предусмотрите запас времени», — рекомендует ивент-менеджер МТС Линк Дарья Прокошина.
Риск № 5. Технические проблемы застали врасплох
Даже надёжная площадка не застрахует от технических неисправностей: отключения электричества или сбоя в подключении к интернету. Вот что можно сделать, чтобы минимизировать риски:
- сформируйте техническую команду, которая оперативно решит возникшие проблемы виртуального ивента
- продумайте, как коммуницировать с участниками и спикерами, пока техподдержка решает проблему
- подготовьте список вероятных рисков и способы их устранения
- проведите технические прогоны со спикерами — в качестве запасного варианта попросите их записать выступление на видео.
Дополнительно подготовьте резервный канал, где вы будете общаться с участниками, если трансляция отключится. Это может быть комьюнити в социальной сети или мессенджер.
Риск № 6. Права участников некорректные
Чтобы управлять трансляцией могла только команда организаторов, а не ведущие или зрители, важно устанавливать всем участникам корректные права.
Назначить роли и права участников онлайн-конференции можно в настройках в МТС Линк Вебинарах. Владельцы обладают полным набором возможностей. Они могут начинать и завершать вебинары, запускать запись мероприятия, менять роли, управлять настройками, приглашать спикеров.
Риск № 7. Контент не адаптирован под онлайн-формат
Например, презентации длятся слишком долго, слайды перегружены текстом, а изображение и видео низкого качества и выглядят размыто. Материалы должны быть адаптированы под экраны разных устройств.
Чтобы зрители не устали, продумайте сценарий с таймингом спикеров — такой подход поможет удержать внимание участников.
На онлайн-мероприятии чередуйте форматы контента каждые 7–10 минут. Используйте крупные шрифты, пишите минимум текста и делайте акцент на графике. А ещё проведите репетицию выступлений спикеров вместе с подключёнными камерами и чатом — это поможет увидеть недостатки в контенте и исправить их до мероприятия.
Риск № 8. Спикеры вносят изменения в последний момент
Заранее обговорите с выступающими, какие у них есть сроки, когда должна быть готова презентация и финальный вариант речи. Заложите дополнительное время на правки. В случае, если у организаторов и спикеров возникнут споры, вы успеете найти компромисс, договориться и внести исправления.
Риск № 9. Онлайн-участники не получают обратной связи
Чтобы зрители трансляции больше вовлекались в мероприятие, важно поддерживать с ними общение во время мероприятия. Для этого назначьте модератора, который будет общаться с аудиторией в чате. Задача такого специалиста — оперативно отвечать на вопросы, решать возникшие проблемы онлайн-мероприятий.
Риск № 10. Зрители не проявляют активности
Участники могут устать от долгой лекции и вести себя пассивно — это скажется на впечатлениях от мероприятия и его результатах.
Отслеживать реакцию зрителей помогает график вовлечённости в МТС Линк Вебинарах
Повысить вовлечённость аудитории помогут интерактивные элементы. Подключите опросы в сервисе для проведения тестов, опросов и исследований МТС Линк Формы или попросите участников поделиться мнением на онлайн-доске.
У COMDI также есть разнообразные инструменты вовлечения онлайн- и офлайн-аудитории: опросы, квизы, вопросы и голосования, магазин призов для активных участников и другие фишки.
Риск № 11. Персональные данные не защищены
Доступ на закрытое мероприятие должен быть ограничен так, чтобы на вебинар могли попасть только зарегистрированные пользователи. А при регистрации на событие важно генерировать каждому участнику индивидуальный логин и пароль.
«Выбирайте надёжную платформу для трансляции. В COMDI применяются настройки доступа, встроенные инструменты модерации и защита информации — они гарантируют безопасность любых данных», — рассказала Гульнара Хайсарова.
Риск № 12. Не хватает бюджета
Ограничения могут быть связаны с непредвиденными расходами или неправильными подсчётами. Заранее заложите в бюджет на 10–15% больше средств. Так вы будете готовы к форс-мажорам. Например, к закупке дополнительного светового оборудования или поиску специалиста на аутсорсе.
Риск № 13. Мало людей знает о предстоящем событии
Основные причины такой ситуации — поздний старт маркетинговой кампании, неправильный выбор каналов продвижения и отсутствие данных о целевой аудитории.
Чтобы проинформировать людей и «прогреть» их к мероприятию, запускайте промокампанию минимум за месяц. При этом определите и сегментируйте аудиторию, которой интересно событие. Тогда получится точно подобрать каналы продвижения и повысить эффективность посевов — размещения рекламы на разных площадках.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту