Базовые функции — бесплатно и навсегда
- До 30 участников на видеозвонке
- Мессенджер для всей команды
- 3 онлайн-доски
Зарегистрируйтесь в МТС Линк и протестируйте сервисы
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Тайм-менеджмент по-новогоднему, или Почему «давайте после праздников» — плохая идея
-
АвторИрина ПоловинкинаНадеется управиться с дедлайнами до Нового года -
ЭкспертАлександр ВотяковСоздатель систем тайм-менеджмента
МТС Линк
- Видеозвонки и чаты
- Вебинары и онлайн-курсы
- Онлайн-доска
Декабрь — это не только мандарины и гирлянды, но ещё и повышенная рабочая нагрузка. Незакрытые дедлайны и «висящие» задачи портят праздничное настроение, а режим «успеть всё любой ценой» ведёт к выгоранию и эмоциональному истощению. Но решить эту проблему можно с помощью приоритизации и планирования.
Редакция МТС Линк Медиа узнала у создателя систем тайм-менеджмента «9 Списков», Zero Focus Given Александра Вотякова, почему самое важное — умение расставить приоритеты, зачем нужны новогодние премии и как сохранить продуктивность, если уже хочется за новогодний стол.
С чего начать готовиться к горящим предновогодним дедлайнам
Нельзя добавить в сутки дополнительные часы, но перераспределить своё время и задачи можно. Александр Вотяков рассказывает, что перед Новым годом у сотрудников обычно два подхода: «умри, но сделай» и объективная оценка реальности.
В первом случае сотрудники изо всех сил стараются доделать все задачи и закрыть дедлайны вне зависимости от того, чего это будет стоить им самим. Несмотря на эмоциональное истощение и выгорание, такие люди утешают себя мыслью, что на праздники смогут отдохнуть со спокойной душой. Но по возвращении с каникул редко чувствуют, что силы восстановились.
Во втором случае сотрудники приостанавливают ход работы, чтобы оценить ситуацию. Например, они могут потратить пару часов на составление списка всех задач, выделение среди них неотложных и распределение дедлайнов. То, что в этот список не попадает, уходит в задачи следующего месяца.
«Если ты объективно понимаешь, что маловероятно успеешь всё, то у тебя есть выбор. Либо ты сам заранее решишь, что не успеешь, либо это решит декабрь. Лучше выбирать заранее, что именно ты успеешь в декабре, а что перенесёшь», — подчёркивает Александр Вотяков.
Как грамотно приоритизировать задачи, если всё резко становится срочным и важным
Александр Вотяков предлагает несколько приёмов тайм-менеджмента в период новогодних праздников. Они помогут разобраться, какие задачи срочные, а какие можно перенести на январь.
1. Разделить задачи
Александр Вотяков делит все задачи на два класса: рабочие и личные. После этого нужно оценить, какие задачи можно делегировать.
Значительную часть времени на работе нередко отнимают рутинные задачи: сбор информации, просмотр чатов, попытка вспомнить детали обсуждений. Поэтому не стоит пренебрегать ИИ-помощниками. Например, если вы пользуетесь платформой МТС Линк, то вам повезло: ИИ подготовит резюме прошедших встреч, зафиксирует договорённости и составит сводку непрочитанных сообщений, если не успеваете за скоростью обновлений в чатах.
2. Выделить более и менее важное
Только после этого идёт этап приоритизации. В первую очередь должно быть выполнено то, что висит в вашей колонке на канбан-доске или указано в списке дел на месяц в планере. Если и в этих перечнях очень много задач, в первоочерёдные добавьте те, от которых зависит дальнейшая работа всего проекта.
Пример. У вас уже две недели висит задача «Подготовить прототип воронки продаж». Вы знаете, что эта задача важнее прочих, потому что без этого прототипа маркетинговый отдел не сможет сделать черновики рекламных кампаний. То есть если вы этого не сделаете, то приостановится работа всей команды. Но при этом задачу «Составить отчёт» хоть и важно выполнить, но её можно сдвинуть на последнюю неделю месяца — как раз на дату сдачи отчётов всех остальных отделов. А вот задачу «Начать переговоры с новым партнёром» точно стоит перенести на январь, так как партнёр тоже загружен перед Новым годом и не рассчитывал запускать совместный проект раньше февраля.
«Дело в том, что многие сотрудники просто не представляют, что необязательно, как перфекционист, закрывать всё-всё-всё. Многие вещи можно спокойно сделать после праздников. Главное — определить какие и заранее сделать план, которому реально следовать. Помочь, „докрутить“ или подготовить доклад на апрель — всё это подождёт января», — рассказывает Александр Вотяков.
Такой подход к задачам помогает и предновогоднему тайм-менеджменту для личных дел. Если рабочие задачи распределены, они не нарушат личных границ сотрудника и за новогодним столом ему не придётся общаться с поставщиками или выходить на созвоны.
В личных делах действует тот же принцип новогоднего тайм-менеджмента. Для начала определите, какие предновогодние обязанности на вас лежат. Например, вы из года в год заказываете домик на базе отдыха, куда едете всей семьёй, либо вы уже несколько лет подряд отвечаете за вкусный оливье. Обсудите список обязанностей с родными за ближайшим ужином и выполните свою часть.
3. Оставить место для манёвра
Последние дни года оставьте для стратегических задач. Например, для составления плана на следующий год или для подведения итогов. В такие относительно расслабленные дни вы сможете «подхватить» форс-мажорную задачу или подстраховать коллег и при этом выполните важную работу.
Как сохранить продуктивность, если не терпится праздновать
Предвкушение праздника — это дополнительный источник сил, чтобы быстрее и лучше выполнить свои задачи.
«Перед Новым годом суета, и, вопреки распространённому мнению, это повышает продуктивность. Но если праздновать хочется, празднуйте тайно, по чуть-чуть, внутри себя. Украсьте рабочее место гирляндой, поставьте Фрэнка Синатру на будильник или наденьте новогоднюю маску на онлайн-встрече. Так вы создадите атмосферу и не будете отвлекаться от задач», — советует Александр Вотяков.
Как руководителю сохранить рабочий настрой всей команды
Чтобы оптимизировать рабочий процесс в праздники, Александр Вотяков советует не поощрять или даже запретить в корпоративной культуре фразу «Давайте уже после нового года».
«Это запрещённая фраза, она расхолаживает. Вам, наоборот, нужно настраиваться на то, чтобы успеть закрыть максимум задач перед праздниками — команда должна это ясно осознавать и чувствовать», — подчёркивает эксперт.
Производственный календарь демонстрирует, что у команды уже запланирован долгий отдых. Поэтому в декабре команду уместно активнее стимулировать к работе. Например, распространённая практика — выплатить коллективу новогоднюю премию или дарить подарки, проводить награждение за результаты по итогам года или устраивать корпоратив с публичной похвалой команды.
Любая дополнительная мотивация заряжает энергией и стимулирует сотрудников к большей выработке.
«Предновогоднюю тревожность перед дедлайнами таким образом можно превратить в хороший последний рывок перед каникулами. Руководитель даёт сотрудникам разные новогодние „плюшки“, а сотрудники — больше отдачи. Так получится закрыть гораздо больше важных дел», — отмечает эксперт.
За пару недель до Нового года устройте созвон с командой и проговорите предстоящий объём задач, также заранее продумайте подарки, бонусы и озвучьте их на созвоне — это мотивирует команду. Александр Вотяков советует заранее запланировать на 5–10% больше привычного объёма работ, чтобы предновогоднее вдохновение команды было потрачено с прикладной пользой.
Эксперт рассказывает, что он как руководитель планирует основную нагрузку на первую часть декабря. Перед самими праздниками Александр Вотяков ставит больше стратегических задач: подведение итогов, оценку эффективности, анализ сделанного, планирование на следующий год.
«Перед тем как отправить всех на заслуженный отдых, неплохо бы „загрузить“ сотрудникам в головы большие стратегические вопросы. Именно в период отпуска, когда человек не испытывает напряжения и стресса, он может не спеша обдумать задачи и даже получить ценные инсайты на этом фоне», — отмечает эксперт.
Плюс — если тайм-менеджмент в преддверии Нового года был грамотным и сотрудники заранее понимали, какие задачи они должны выполнить, а какие нет, закрытые дедлайны дадут ощущение выполненного долга.
«Отсутствие незаконченных задач улучшает качество отдыха. Всё, что не входит в текущий план, перенесите на следующий месяц. Потом отдыхайте со спокойной совестью», — акцентирует Александр Вотяков.
В результате и руководитель, и команда после праздников становятся отдохнувшими и готовыми фокусироваться на новых задачах со свежими силами. Так что даже те задания, которые были перенесены на начало января, будут выполнены быстро и без заминок.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту