Как ставить рабочие задачи, чтобы их правильно понимали: техники Smart, Clear, Fast
-
АвторИрина СамаркинаКопирайтер МТС Линк
Неправильно поставленная задача — это потерянное время и нервы всех членов команды. Руководитель злится, что его неверно поняли. А сотрудники не понимают, какие к ним могут быть претензии. В статье рассказываем, как правильно выбранные методы постановки задач могут повысить эффективность работы и улучшить коммуникацию в коллективе.
Зачем ставить задачи
У каждой компании есть основная верхнеуровневая цель — получение прибыли и увеличение своей доли на рынке. Чтобы этого добиться, каждый сотрудник ежедневно решает текущие вопросы. Если руководитель грамотно распределяет обязанности и ставит повседневные задачи, то все члены команды понимают, что и зачем они делают.
К примеру, можно попросить подчиненного сделать отчет по продажам. Сотрудник получил задачу, но до него не донесли конкретных требований: по какой форме, к какому времени нужно представить результат руководителю. Пока исполнитель выясняет детали, уходит время и теряется актуальность.
Для эффективной работы используются специальные методики постановки задач. Они нужны, чтобы быстрее достичь цели и сделать процесс выполнения более понятным, простым и комфортным. Самые распространенные методики: Smart, Clear, Fast. У каждой из них свои особенности, плюсы и минусы.
Методика SMART
SMART — это аббревиатура от 5 характеристик, которыми должна обладать правильно поставленная задача. Критерии методики SMART:
- конкретика (specific);
- измеримость (measurable);
- достижимость (achievable);
- значимость (relevant);
- ограниченность во времени (time bound).
К примеру, копирайтер получил от редактора задание написать новостной пост на сайт компании. С точки зрения методики это неправильно сформулированное задание. SMART-задача должна выглядеть следующим образом: «Написать до конца рабочего дня новость о расширении продуктовой линейки. Указать, какими позициями пополнился ассортимент компании, дать краткое описание каждой позиции». Исполнитель понимает, что конкретно от него требуется и в какие сроки нужно представить результат.
Методика постановки SMART не подойдет для циклических задач или для тех задач, которые в принципе нельзя завершить. К примеру, если руководитель поручает сотруднику постоянно улучшать навыки продаж или подтягивать знание английского, то здесь нет четкого указания по срокам и конкретному результату. А вот когда работнику ставят задачу к следующей неделе выучить на английском 100 новых слов, касающихся его обязанностей, то это уже отражает суть методики SMART.
Принципы техники Clear
Модель CLEAR — альтернатива техники SMART. По методике CLEAR руководитель ставит подчиненным более гибкие задачи, которые легко подкорректировать в зависимости от обстоятельств.
Критерии этой методики:
- работа в команде (collaborative);
- ограниченность (limited);
- эмоциональность (emotional);
- разделение на шаги (appreciable);
- гибкость (refineable).
Согласно методике, задачу нужно ставить не каждому сотруднику по отдельности, а сразу всей команде. Задание должно быть достижимым и иметь строгие рамки по срокам. Эмоциональность проявляется в том, что в процессе выполнения сотрудники могут проявить имеющиеся знания и навыки и на их основе внести изменения. Важно, чтобы задачу можно было разделить на этапы. Это поможет контролировать процесс выполнения.
К примеру, команде по разработке мобильных приложений поставили задачу создать за 3 месяца новое приложение для оценки эффективности работы. В этом случае метод Clear подойдет идеально. Над проектом работает сразу вся команда: даже если у одного сотрудника что-то не будет получаться, коллеги придут на помощь и возьмут на себя часть обязанностей. По ходу разработки проводятся всевозможные тестирования. В случае обнаружения ошибок или несоответствий в техническое задание будут вноситься изменения.
У задач, выполняемых по модели CLEAR, есть несколько минусов. Из-за того что над проектом работает несколько человек, нужно постоянно согласовывать действия с другими. На это уходит дополнительное время. Методика не подходит для конкретных краткосрочных заданий, которые лучше поручить кому-то одному.
Техника Fast для постановки задач
Метод FAST тоже ориентирован на командную работу. От исполнителей требуется проявлять амбиции и быть максимально заинтересованными в процессе.
Критерии методики:
- постоянное обсуждение задачи и ее этапов (frequently discussed);
- амбициозность (ambitious);
- конкретность (specific);
- прозрачность (transparent).
Чтобы ни один момент не остался без внимания, задачу нужно постоянно обсуждать. Для этого проводят «летучки», планерки, совещания. Задание должно быть в меру трудным, но выполнимым, иначе у команды быстро пропадет интерес. Важно, чтобы каждый вносил свою лепту, предлагал идеи, а руководитель держал процесс под контролем. Чтобы повысить мотивацию, можно ввести систему KPI. Тогда каждый сотрудник будет понимать: чем лучше он постарается, тем больше его поощрят.
Например, руководитель ставит задачу отделу продаж к концу года отправить за границу первую партию продукции. Отдел продаж привлекает к работе отдел маркетинга и департамент экспорта. Вместе они продумывают стратегию продвижения продукта, ставят поэтапные планы, обсуждают динамику на планерках. Этапы выполнения задачи:
- провести переговоры с потенциальными клиентами;
- обсудить условия сделки;
- предложить привлекательные условия сотрудничества;
- отработать возражения;
- заключить контракт;
- провести отгрузку.
Поощрение сотрудников может носить не только материальный характер. Продвижение по карьерной лестнице, грамота, дополнительные выходные — руководство само решает, как вознаградить персонал за хорошую работу.
Особенности правильно поставленной задачи
Вот главные ошибки, которые допускают руководители при постановке задач.
❌ «Нужно сделать срочно»
Нет конкретного срока, к которому должен быть готов результат.
❌ «Сделай всё сам»
Задача ложится на одного сотрудника, хотя некоторые действия даже не входят в его компетенцию.
❌ «Прояви фантазию»
У сотрудника нет примера, как действовать. Если раньше он никогда не выполнял таких заданий, то результат может быть очень далек от того, который ждет руководитель.
Какую бы методику постановки задачи вы ни выбрали, должны быть выполнены следующие правила:
- у задачи есть название, которое точно передает суть (не «увеличить продажи», а «увеличить продажи определенных позиций на 10% к концу года»);
- есть детальное описание (в помощь сотрудникам идет план выполнения, отчеты по предыдущим периодам, аналитика);
- назначено ответственное лицо с полномочиями делегирования;
- определен дедлайн (если задание выполняется поэтапно, то важно установить дедлайн каждого этапа);
- задача зафиксирована в рабочем таск-менеджере (сюда же сотрудники будут добавлять отчеты о выполнении).
Когда речь идет о работе на удаленке, то постановка задач должна быть еще более конкретной. Сотрудник, который работает в офисе, может в любой момент зайти к руководителю и задать вопрос. Коммуникация на удаленке может осложняться банально отключением интернета или севшей зарядкой смартфона.
Заключение
Чтобы рабочие задачи выполнялись быстрее и эффективнее, важно выбрать правильную технику постановки.
SMART идеально подойдет, когда нужно дать конкретное задание одному сотруднику. CLEAR — оптимальное решение, когда речь идет о совместном проекте, над которым работает целая команда.
Техника FAST тоже используется для командной работы. Она незаменима, когда речь идет о масштабном проекте, где каждый член команды может проявить свои амбиции, а руководство готово поощрить самых инициативных сотрудников.
Методики SMART, CLEAR и FAST могут использоваться как при офлайн-работе, так и при удаленной работе, когда все сотрудники общаются исключительно по телефону и через интернет.