Внедрение вебинаров: на что обратить особое внимание

Внедрение вебинаров в различные корпоративные процессы позволяет получить больше отдачи от работы. Собеседования, совещания, обучение персонала, тренинги — благодаря использованию вебинаров, эти и другие задачи выходят на новый, более эффективный уровень, стирая границы между сотрудниками, проживающими в разных городах и регионах. Расскажем подробнее про особенности внедрения вебинаров в работу компаний.

Для каких целей компании используют вебинары

Вебинары экономят бюджет организации. Вместо того чтобы отправлять сотрудников в командировки, оплачивать билеты и проживание в гостинице, намного проще провести вебинар и решить все вопросы в режиме онлайн. Рабочие мероприятия в прямом эфире особенно популярны у тех компаний, которые имеют разветвленную структуру с центральным офисом и филиалами в разных регионах и за рубежом. Для проведения вебинаров предусмотрено много платных и бесплатных сервисов. Они отличаются по функционалу, продолжительности сеанса и количеству пользователей, которые могут одновременно участвовать.

В масштабах корпоративного использования сервисы позволяют:

• Обучать новичков. Чем крупнее организация, тем чаще принимают на работу людей одной и той же профессии. Держать в каждом филиале человека для обучения сотрудников более накладно, чем нанять одного специалиста в головном офисе и платить ему за то, чтобы он посвящал новичков в азы профессии в дистанционном формате. Обучение может быть групповым или персональным.
• Сопровождать процесс обучения до и после занятий, которые проводились в аудитории. К примеру, менеджеры из разных филиалов приехали в центр для прохождения семинара в очном формате. По окончании мероприятия все разъехались по регионам. Но в ходе работы появились вопросы, связанные с новыми правилами работы. По мере необходимости организатор проводит трансляции в онлайне для прошедших обучение сотрудников и дает разъяснения по тем или иным спорным моментам. Снова ехать в головной офис, тратить время и деньги не придется.
• Проводить совещания, собрания, планерки. Неважно, как далеко участники находятся друг от друга: всем достаточно подключиться к встрече в назначенное время и принять участие в онлайн-мероприятии.
• Демонстрировать новые товары, которые появляются в ассортименте. После презентации продуктов, можно разослать образцы по филиалам: посылки обойдутся дешевле личных поездок.
• Обмениваться опытом с коллегами, уточнять информацию по продукту или услуге у экспертов и разработчиков. К примеру, технологи пищевого производства разработали новый рецепт блюда и решили внедрить его во все филиалы. Если в процессе работы возникнут сложности или потребуются уточнения, всегда можно связаться с головным офисом с помощью специального сервиса и задать вопрос в прямом эфире.
• Информировать персонал об изменениях в работе компании. Во время онлайн-мероприятия можно обсуждать любые темы. Если компания использует для этих целей специальную платформу «коробочного» типа, то можно не беспокоиться, что кто-то подслушает разговор или несанкционированно подключится к встрече.

Выбирая между платной и бесплатной площадкой для проведения вебинара внутри корпорации, нужно руководствоваться вопросами корпоративной безопасности. Для формального созвона с коллегой по поводу согласования даты отпуска подойдет любая платформа (Skype, Zoom, Diskord). Когда речь идет о разговоре, связанном с коммерческой тайной, стоит отдать предпочтение профессиональному сервису, способному обеспечить максимальный уровень безопасности. К таким площадкам относится платформа Вебинары от МТС Линк.

Сервис Встречи от МТС Линк помогает нам решать несколько задач: проводить маркетинговые и обучающие мероприятия, удаленно общаться с клиентами и сотрудниками. Онлайн-работа помогает добиваться результатов быстрее, с большей эффективностью, упрощает рабочие процессы. Из плюсов Встреч от МТС Линк: простота в освоении, надежная техническая поддержка и безопасность

Автор

Сервис Встречи от МТС Линк помогае...

Какие еще выгоды получает компания от внедрения вебинаров

Проведение корпоративных встреч в режиме онлайн выгодно компании по следующим причинам:

• Не нужно обустраивать площадку для проведения масштабных мероприятий. Для запуска вебинара достаточно обычного конференц-зала или просторного кабинета.
• Мероприятия проводятся с минимальными временными затратами. К примеру, если в течение рабочего дня возник важный вопрос, то одна из сторон собирает срочное совещание. Участников оповещают о времени онлайн-встречи. Организатор создает трансляцию, и в назначенный час запускает вебинар. Пользователи присоединяются и прямом эфире проводят обсуждение.
• Вебинарный формат обучения сотрудников обеспечивает одинаковое качество подачи полезной информации. Персонал слышит сведения из первых уст — от спикера, который ведет трансляцию из центрального офиса. Исключен риск «сломанного телефона», когда кто-то неправильно понял и дальше передал сведения в искаженном виде.
• Обеспечивается единый уровень сервиса во всех подразделениях. Сотрудников готовят к работе по утвержденным, прописанным в регламенте правилам.
• Во время обучения зрители и слушатели курса могут не отрываться от выполнения своих профессиональных обязанностей. Им не придется делать перерыв в работе и тратить время на командировки.
• Подключаться к прямому эфиру можно из любого места: из офиса или из дома. Для дистанционного обучения используют компьютер, ноутбук, планшет, смартфон. Главное, чтобы устройство имело выход в интернет.
• Гарантируется максимальная вовлеченность аудитории. Современные платформы позволяют проводить опросы, тестирования, голосования. Пользователи в любой момент могут задать вопрос в чате или поставить реакцию на то или иное замечание спикера.

Важное преимущество в том, что корпоративные вебинары можно и нужно записывать. Сотрудники, при необходимости, возвращаются к материалу, освежают знания, восполняют пробелы. А новички, устраиваясь на работу, просто смотрят эфир в записи и знакомятся с основными аспектами работы. Трансляции хранят на сайте компании или на любой стриминговой платформе. Для доступа к контенту достаточно дать пользователю ссылку на страницу.

Как внедрить вебинары в работу компании

Как понять, нужно ли компании внедрять в работу вебинары? Для этого руководству нужно ответить на ряд следующих вопросов. Если хотя бы на один из них дан положительный ответ, то вебинары организации нужны. Вот перечень вопросов:

• У вашей компании развита дилерская или партнерская сеть?
• Ваши сотрудники нуждаются в регулярном обучении?
• Подразделения и филиалы территориально находятся далеко от центрального офиса и друг от друга?
• Для вашего бизнеса характерна текучесть кадров (в частности, персонала, ответственного за продажи, рекламу, распространение продукции)?
• Продуктовая линейка компании часто обновляется?
• В сфере вашей деятельности часто принимают новые поправки к законам, правила, требования, регламенты?

Вебинарный формат позволяет быстро знакомить сотрудников с полезными материалами, сообщать о новых продуктах, услугах стратегиях работы. Когда деятельность компании сопряжена с частым обучением, без вебинаров вообще не обойтись. В онлайне проводят лекции и практические занятия, проверяют, как сотрудники усвоили программу, организуют тестирование и экзамены.

Разберем по пунктам, как внедрить вебинары в работу корпорации.

Соберите команду единомышленников

Чем масштабнее предстоящее мероприятие, тем более тщательной должна быть подготовка к нему. В одиночку организатору будет сложно справиться, нужна команда. Обычно в компании такими вопросами занимаются программист, специалист из отдела кадров, руководитель той службы, для которой проводят обучение. Назначают ответственного — он будет контролировать этапы подготовки.

За техническое оснащение тоже отвечает отдельный сотрудник. Он настраивает оборудование, подключает спикерфоны, микрофоны, видеокамеры, интерактивную доску.

Определитесь, понадобится ли во время вебинара помощь ассистента (модератора или администратора). Если онлайн-встреча подразумевает активную обратную связь, множество вопросов от участников, быстрое переключение презентаций, то без помощи специалиста не обойтись. Во время выступления спикера он возьмет на себя организационные моменты: будет проверять сообщения, поступающие в чат, отбирать самые интересные и актуальные вопросы, анализировать результаты тестирования или голосования. Ассистент, при необходимости, включит и запись трансляции.

Определите круг участников

Для кого планируете провести вебинар или целую серию вебинаров? Это могут быть руководители филиалов, начальники отделов продаж или снабжения, торговые представители или менеджеры по закупкам. Все зависит от характера мероприятия. Когда компания небольшая, и штат исчисляется десятком сотрудников, можно устроить онлайн-встречу для всех (такое практикуют организации, работающие в дистанционном формате).

В компании работают сотни и даже тысячи человек, но нужно провести вебинар для каждого из них? Разделите штат на группы по должностям, по стажу, по сменам или направлениям работы. Так будет проще организовать процесс.

Обучающие вебинары проводят чаще остальных. Перед проведением первого онлайн-мероприятия проверьте на небольшой группе, как будет проходить сеанс связи. Чтобы определиться с платформой, используйте бесплатный тестовый период: такую возможность предоставляет большинство крупных сервисов для ВКС. Запустите трансляцию, проверьте, как проходит регистрация участников, попробуйте провести опрос. После тестирования нескольких версий будет уже проще определиться, какой платный продукт выбрать для проведения настоящего вебинара. Если вы не планируете в дальнейшем проводить семинары в онлайне, вам подойдет аренда вебинаров — разовая услуга, стоимость которой обойдется намного дешевле, чем покупка тарифа на месяц, полгода, год.

Оповестите участников о дате и времени проведения вебинара. Выберите такой день и час, чтобы отрыв сотрудников от работы не привел к критичным последствиям. К примеру, в конце и в начале месяца в организациях обычно сдают отчеты. В этот период специалистам бухгалтерии, отделов продаж и планирования, руководству будет сложно выделить даже пару часов на онлайн-встречу (исключение — вопросы, обсуждение которых не терпит отлагательств).

Продумайте темы и структуру онлайн-встречи для разных групп

Вебинары для рядовых сотрудников и онлайн-семинары для руководящего состава отличаются по наполнению и структуре. В первом случае обычно речь идет о том, как увеличить продажи продукта, какие инструменты использовать для продвижения сайта, какие можно провести бесплатные мероприятия для привлечения клиентов — то есть персонал обучают каким-то секретам, правилам, «фишкам». Руководство чаще всего собирают в онлайне, чтобы обсудить важные производственные вопросы или отчитаться о проделанной работе.

Сколько проводят вебинары по времени? Продолжительность зависит от особенностей темы, но не рекомендуется злоупотреблять вниманием зрителей и слушателей. 40-60 минут — оптимальная длительность рабочей онлайн-встречи.

Определитесь с ведущим, спикером, модератором

Пусть каждый из выбранных сотрудников несет ответственность за свой участок работы. Ведущий озвучивает тему мероприятия, знакомит со спикерами, предоставляет слово выступающим в соответствии с таймингом.

Спикер готовит материал, презентации, демонстрационные материалы. Важно сразу решить, сколько по времени будет выступать каждый эксперт. При подготовке к выступлению нужно учесть тайминг и постараться уложиться в отведенное время.

Модератор берет на себя организационные моменты: контролирует сообщения в чате, включает презентации, отправляет файлы, при необходимости.

Подготовьте краткий анонс и яркую презентацию

За 2-3 недели до вебинара разошлите анонс мероприятия участникам по электронной почте. Если ваша компания использует определенную платформу для ВКС, не исключено, что в программе есть функция автоматического оповещения. Тогда вся переписка останется в истории: никто не сможет сказать, что не видел или не получал уведомления.

Яркая презентация — один из секретов успешного вебинара. Чем интереснее подать информацию, тем внимательнее будут слушать выступление слушатели. Важное правило: минимум воды, максимум полезного контента. Для наглядности используйте графики, таблицы, иллюстрации.

Заинтересуйте участников с первых минут

Чтобы обучение или совещание прошло максимально эффективно, участники должны внимательно слушать спикера на протяжении всего выступления. Удерживать внимание можно, только по-настоящему заинтересовав пользователей. Приведите статистику или расскажите о каком-то случае из практики, связанном с работой сотрудников. Когда речь идет о чем-то знакомом и понятном, это всегда вызывает интерес.

Спикер должен говорить громко, четко, правильно расставляя акценты. Нельзя отвлекаться на посторонние темы или перескакивать с одного вопроса на другой. Необходимо четко следовать изначально выбранной структуре выступления.

Не забывайте про обратную связь

Включите чат и сделайте его доступным для всех участников. Пусть каждый желающий оставит комментарий, задаст вопрос или даже сделает замечание спикеру. Не стоит бояться критики: она поможет учесть ошибки и в будущем провести более полезный и информативный вебинар. По возможности, обращайтесь к участникам по имени: это способствует формированию доверия у аудитории. В конце встречи продиктуйте адрес своей электронной почты: не исключено, что кто-то захочет задать приватный вопрос или поделиться личными рассуждениями.

Ведите запись вебинаров

Если на платформе, где вы проводите вебинар, есть функция записи эфира, — это дополнительное преимущество. Запись пригодится и организаторам, и ведущим, и участникам. В будущем каждый сможет в любой момент пересмотреть эфир и восстановить в памяти нужную информацию.

Планируете запустить платный курс обучения? Запись первой встречи часто используют в качестве промо-материала. Ссылку на трансляцию дарят участникам в обмен на регистрацию, заполнение анкеты, репост публикации в соцсетях.

Оцените эффективность вебинара

Когда спикер заканчивает выступление, участники задают вопросы, и стороны прощаются. Но это еще не конец вебинара. Впереди — работа над результатами. Нужно оценить, оказалось ли мероприятие полезным, какую обратную связь удалось получить от пользователей, сколько сотрудников приняли участие в онлайн-встрече, кто из них задал больше всего вопросов.

Обязательно анализируют итоги голосований, опросов, тестирований. Делают выводы по выступлению спикера: что можно добавить в речь, а от каких слов стоит отказаться в следующий раз.

Обратите внимание, какие методы обучения сотрудники воспринимают лучше. Постарайтесь в будущем сделать акцент на таких заданиях, которые находят больше отклика со стороны участников. Приветствуются творческие задачи: не исключено, что в ходе обсуждений появятся новые идеи, которые впоследствии можно удачно использовать для развития бизнеса.

Заключение

Если внедрить в работу компании вебинары, то можно сэкономить бюджет организации, а также время и силы сотрудников. Вебинар — это удобный инструмент для совещаний, собеседований, планерок, обучения, интервью с экспертами. При этом неважно, где находятся стороны: в соседних зданиях или на разных концах страны. Сложнее всего организовать первый вебинар, а последующие онлайн-мероприятия можно уже проводить по аналогичному сценарию, только меняя темы и приглашая новых спикеров.