Демонстрация экрана во время видеозвонка: плюсы, минусы, подводные камни
-
АвторИрина СамаркинаКопирайтер МТС Линк
Во время видеозвонка может возникнуть ситуация, когда нужно показать собеседникам видео со своего компьютера или объяснить, как работает та или иная программа. Чтобы не пересылать громоздкие файлы и не ждать, пока они откроются у каждого участника, достаточно включить демонстрацию экрана. Расскажем подробнее об этой функции и объясним, как показать экран во время видеозвонка.
Что такое демонстрация экрана и зачем она нужна
Демонстрацию экрана по-другому называют общим доступом к рабочему столу (или скриншерингом). Это технология, позволяющая видеть, что происходит на экране компьютера другого человека.
Если вы запустите видеозвонок с демонстрацией экрана, то собеседники будут видеть каждое ваше действие. Включите презентацию и начните листать слайды, откройте документ и введите текст — остальные участники будут видеть на своих экранах всё, что происходит на вашем компьютере.
С помощью демонстрации экрана можно:
- показывать файлы без пересылки;
- организовывать наглядное обучение (знакомить с продуктами компании, демонстрировать по шагам, как работает та или иная программа);
- проводить инструктаж;
- помогать ориентироваться в многоступенчатых структурах (каталогах, таблицах, базах данных);
- реализовывать техническую поддержку.
Согласно исследованиям, человек лучше воспринимает информацию зрительно, а не аудиально. Когда информация подается на слух, монотонно, то высока вероятность, что слушатель будет отвлекаться — такова особенность мозга, он «цепляется» только за что-то интересное. Если добавить картинку или видео, целостность восприятия увеличивается в несколько раз. Намного проще понять, что тебе объясняют, когда ты видишь это собственными глазами. Поэтому материал часто подают в видеоформате.
Можно провести эксперимент: собрать видеовстречу и, к примеру, объяснить словами принцип действия новой программы. А затем позвонить с демонстрацией экрана и показать то же самое наглядно: куда нажимать, как проходить авторизацию, какие у софта есть функции. Наверняка второй способ будет более результативным: собеседники сразу получат представление о работе программы и поймут основные принципы ее использования.
Плюсы и минусы демонстрации экрана
Видеоконференции с демонстрацией экрана позволяют:
- экономить время;
- оптимизировать работу, исключив ненужные промежуточные этапы;
- улучшить коммуникацию между участниками видеовстречи;
- упростить процесс обучения;
- сделать техническую часть работы более понятной для восприятия.
Демонстрация экрана — незаменимый инструмент, когда речь идет об удаленной работе. Сотрудники компании могут совместно проводить мозговые штурмы, делиться идеями, показывать результаты проделанной работы.
Важное условие: для демонстрации экрана требуется стабильное интернет-соединение. При слабом сигнале или низкой скорости соединения участники созвона просто не увидят ваш экран. Не исключены и сбои в работе программы: у одного или нескольких зрителей может зависнуть изображение или оборваться соединение. Для подстраховки всегда включайте запись видеоконференции. Тогда вся трансляция, включая демонстрацию экрана, сохранится в облаке. При необходимости ее можно пересмотреть в любой момент.
Подводные камни использования опции
Перед тем как расшарить экран рабочего стола, убедитесь, что у вас отключены сторонние приложения, а на экран не выводятся уведомления из мессенджеров или чатов. Это поможет вам скрыть личную информацию от коллег. Закрыть лишние программы нужно и для того, чтобы они не мешали полноценной пропускной способности и не замедляли скорость соединения.
Особого внимания заслуживает вопрос конфиденциальности. Соблюдайте правила компании по неразглашению данных. Расшаривая экран для собеседника, вы должны быть уверены, что нужную информацию видит именно тот человек, которому она предназначена. Дополнительный совет: чтобы избежать утечки данных, пользуйтесь только проверенными программами и скачивайте приложения исключительно из официальных источников.
Вы можете расшарить не весь экран, а только нужную вкладку или окно. При включении демонстрации просто выберите ту вкладку в браузере или ту программу, которую хотите показать, и собеседник не увидит ничего лишнего.
Если демонстрируете экран впервые, лучше потренируйтесь заранее. Придумайте, как будете комментировать изображения, можно даже составить сценарий, чтобы не забыть что-то важное. При показе презентации или документа проверьте, чтобы шрифт и масштаб экрана были достаточно крупными, иначе собеседник не разберет, что на них изображено.
Как правильно показывать экран
Рассказываем, как показать рабочий стол во время видеоконференции, на примере МТС Линк.
- Запустите видеовстречу.
- Нажмите на иконку экрана в левом нижнем углу.
- Установите нужные настройки: выберите вкладку, окно или весь экран для показа.
- Выберите, нужно ли давать доступ еще и ко звуку.
- Кликните на кнопку «Запустить».
Для завершения просто нажмите на кнопку «Остановить». Или поставьте трансляцию на паузу — тогда демонстрация остановится автоматически.
Примеры использования
Спикеры и эксперты учебного центра «Содействие» используют демонстрацию экрана, когда не хотят давать полный доступ к своим презентациям. Вместо скачивания участники видят материал на своих экранах.
Альтернативы демонстрации экрана
Если нет возможности поделиться экраном при видеозвонке, то можно воспользоваться одним из следующих способов:
- отправить файл с документом или таблицей каждому участнику;
- сделать скриншоты экрана, добавить описание и собрать из них презентацию;
- запустить на встрече онлайн-доску с совместным доступом.
Последний вариант с онлайн-доской — самый функциональный из перечисленных. Все участники встречи получают доступ к бесконечному виртуальному пространству, где можно рисовать, писать текст, составлять таблицы, строить диаграммы и выполнять множество других действий.
Заключение
Видеозвонки и вебинары с демонстрацией экрана активно проводятся в сферах продаж, маркетинга, образования. Вместо того чтобы тратить время на долгие объяснения, просто включите экран и покажите, что хотели донести до собеседников. Продемонстрируйте, как работает программа, какие есть товары в каталоге, какой план действий придумали для развития компании. Расшаривание экрана во время видеозвонка помогает упростить коммуникацию между участниками и повышает эффективность онлайн-встреч.