Как партнеры мероприятия помогут его провести и монетизировать

Партнерство — важный инструмент развития мероприятий. Приглашенные компании не только пополняют бюджет, но и помогают повысить престиж события, привлечь новую аудиторию и расширить информационное поле.

Это справедливо как для офлайн, так и для онлайн-мероприятий, которые теперь останутся с нами надолго. Ивент-платформа Bizzabo провела исследование с участием 400 маркетологов. Из них 63% уверены, что в 2021 году снова будут проводить офлайн-события. Однако от преимуществ онлайна ни участники, ни организаторы не готовы отказаться. 97% опрошенных маркетологов считают, что в 2021 году появится больше гибридных форматов, которые дадут посетителю выбор: присутствовать онлайн или офлайн. Таким образом, креативные решения для проведения выступлений, выставок, нетворкинга и партнерских интеграций останутся актуальными.

На вопрос «Ожидаете ли вы увидеть больше гибридных мероприятий, чем раньше?» 97 % маркетологов отвечают положительно

Как найти и привлечь партнеров на онлайн-событие? Какие варианты сотрудничества предложить? Каких ошибок избегать до, во время и после? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем обзоре.

Какие задачи решает партнерство на мероприятиях

Начните с определения ваших целей и задач. В каком аспекте организации мероприятия вам нужна поддержка? Вот список потребностей, которые закрывает партнерство:

• Бюджет. Формат спонсорства поможет получить дополнительные средства на организацию мероприятия. Можно снизить цены на участие и сделать мероприятие более доступным. В результате вырастет аудитория, организаторы получают высокие продажи билетов, а партнеры — узнаваемость.
• Контент. Объединяющая сила любого события — его содержание. Популярные спикеры обычно просят гонорары. А если вы предложите партнеру выгодные условия сотрудничества, в его компании наверняка найдутся эксперты, которые выступят у вас бесплатно.
• «Материальная» база. Вам нужна платформа для проведения трансляций, лендинг, упаковка социальных сетей. Все это можно сделать усилиями своей команды, нанять аутсорсеров или же найти партнеров и сделать по бартеру.
• Продвижение и информационное партнерство. Первый вариант — кросспостинг с вашими спонсорами и партнерами. Используйте их площадки, чтобы расширить аудиторию события. Второй — взаимодействие с лидерами мнений. Вы находите блогеров, телеграм-каналы, сообщества с релевантной аудиторией и договариваетесь об обмене постами.
• Вовлечение и вознаграждение. На офлайн-конференциях люди привыкли к пакетикам с мерчем, подаркам, розыгрышам и другим плюшкам. Предложите им ту же ценность на онлайн-событиях. Договоритесь с партнерами о призах, промокодах и других сюрпризах, продумайте игровые механики, и ваше событие оживет. Организаторам розыгрыши помогут удерживать внимание слушателей, мотивировать их на активность в комментариях и социальных сетях. Участники онлайн-конференции почувствуют себя вовлеченными и не заскучают. Бренды получат фотографии продукции и мерча, отметки, отзывы.

Популярные способы интегрировать партнера в мероприятие

Интеграцию можно продумать индивидуально под компанию или спикера, а можно найти готовое решение.

Вот базовые форматы, которые можно использовать:

• Брендирование. На офлайн-событиях логотипы спонсоров размещают на брендволлах и раздаточных материалах. В онлайне это логотипы на видеотрансляциях, афишах, в разделе с партнерами на сайте. Метод хорош, когда он — часть более масштабной интеграции. Логотип сам по себе ничего не скажет пользователю, если компания ранее не была ему известна. Поэтому, например, можно вместе с брендированием пустить рекламный ролик партнера между двумя докладами.

• Размещение рекламного ролика. Поставьте рекламу партнера перед запуском конференции. Можно сделать просмотр видео станет обязательным условием доступа к контенту.
• Доклад от спикера. Предложите партнеру провести вебинар или воркшоп на вашей конференции. Вы получите контент и качественное наполнение сетки мероприятия, партнер — возможность повысить узнаваемость, получить новые контакты и потенциальных клиентов.
• Исследования. Предложите ваше мероприятие как площадку для опроса, анкетирования или маркетингового исследования. Практика сбора обратной связи в режиме реального времени — естественная часть развития онлайн-мероприятий. Функции опросов появились на многих платформах для видеотрансляций, их можно встроить в приложения.
• Стенд на выставке. Одним из креативных решений 2020-го года в сфере мероприятий стали онлайн-выставки. Startup Village’20 организовали 3D-выставку стартапов и партнерских проектов с презентациями и геймификацией. А организаторы SAP NOW сделали форум из предзаписанных докладов. Эксперты рассказывали и показывали способы применения цифровых технологий на реальных кейсах.
• Розыгрыши, призы, промокоды. Способ мотивировать людей регистрироваться и не забывать про событие. Партнеры при помощи розыгрыша могут привести участников на опрос или исследование, в свои социальные сети (традиционный конкурс лайков и репостов), предложить подписаться на рассылку.

Пошаговая инструкция, как найти и выбрать партнера

Шаг 1. Подготовьте первичную информацию для потенциальных партнеров

Подготовьте все сопроводительные документы. Во-первых, предложение о партнерстве с основной информацией о вашем событии — когда состоится, какая тема, кто целевая аудитория. Опишите ваши преимущества, возможные форматы интеграций, цены на спонсорские пакеты.

Спонсорское предложение можно оформить в документе, презентации или на отдельном лендинге.

Сюда же можно добавить бриф или анкету, регламент, документы с правилами и ценностями вашего события. Вы получите больше информации о партнере и поймете, что можете ему предложить. Партнеры узнают про формат мероприятия и аудиторию. Это поможет сэкономить время на переговорах. Например, если ваша аудитория не подходит потенциальному партнеру, никто не потратит лишнего времени.

Шаг 2. Исследуйте рынок

Найдите события, похожие на ваши по теме или программе. Посмотрите, кто спонсировал эти мероприятия, поищите информацию о ценах на спонсорские пакеты. Так вы сориентируетесь, что сколько стоит, какие варианты интеграций можно комбинировать друг с другом в пакетах, что можно включить в свое коммерческое предложение. В процессе вы найдете компании, которые могут быть заинтересованы в вашем событии или определите для себя зону поиска.

Шаг 3. Начните искать в вашей сфере

Проведите поиск по вашей индустрии и смежным. Например, конференция для фрилансеров и предпринимателей «Удаленка» сделала очевидный выбор, пригласив в спонсоры ведущие онлайн-школы новых профессий Skillfactory и Нетологию, потому что важная часть жизнь удаленщиков — это постоянное самообразование. Организаторы зашли и на смежную территорию: в их партнерах издательство МИФ, школа английского языка SkyEng, CRM-система «Мегаплан».

Будьте внимательными. Варианты сотрудничества могут попасться вам в таргетированной рекламе, журналах, на уличных билбордах. Ищите информацию о брендах, которые вас зацепили, не упускайте шансы.

Шаг 4. Отберите потенциальных партнеров

Узнайте как можно больше информации о потенциальных партнерах. Выясните, совпадают ли ваши ценности, подумайте, что компания или спикер могут дать вашему мероприятию. Отберите наиболее подходящих кандидатов.

Например, если вы делаете онлайн-конференцию об экологии, лучшим выбором будет вовлечь в партнерство вегетарианские доставки еды, cruelty-free косметические бренды, производителей экологичной бытовой химии, zero-waste магазины. Баннер автомобильного концерна будет выглядеть на вашем сайте как минимум странно, а внешне приличный «натуральный» бренд может иметь за спиной парочку экологических скандалов. Будьте внимательны, потому что ваш основной актив — это ваши слушатели. Не нужно их разочаровывать.

Шаг 5. Найдите контакты нужных людей

Составьте список контактов. Ваша цель — найти человека, принимающего решения о партнерстве и спонсорстве внутри компании. Для начала попробуйте через знакомых. Второй путь — через PR-службы, менеджеров по рекламе. Как только вы найдете ЛПР, начинайте обсуждать ваше предложение. Если будете вести переговоры с человеком, который ничего не решает, зря потратите время и силы.

Не начинайте со слов «партнерство» или «спонсорство». Многие закрывают письмо на этом этапе, потому что сейчас у них начнут просить денег. Сначала опишите ценность вашего события, потенциальную пользу для бизнеса партнера, расскажите об интересных вариантах интеграции, а затем пробуйте предлагать варианты партнерства.

Организовать партнерство и не провалиться: избегаем распространенных ошибок

Иногда кажется, что найти и убедить — это самое сложное. Однако в организации онлайн-мероприятия есть много других неожиданных мест, где что-то может пойти не так. Рассказываем о типичных ошибках при организации партнерства.

Ошибка №1: Работать со всеми подряд

Вы делаете мероприятие для ваших участников и для себя.

Вокруг мероприятия с заявленной темой и концепцией собирается определенная аудитория с потребностями. Например, удаленщикам нужны онлайн-курсы, удобная мебель для домашнего офиса, а не производители одежды.

При выборе спикеров оценивайте их соответствие вашей концепции и ожиданиям аудитории. Иначе вы получите низкую вовлеченность слушателей, а партнер потратит деньги впустую.

Ошибка №2: Скучная интеграция

Если вы хороший организатор, ваша задача не только получить что-то, но и выполнить обязательства со своей стороны. Для этого нужно подумать, как сделать интеграцию полезной для организаторов и интересной для слушателей.

Выше мы уже упоминали брендирование трансляций как простой, но не самый эффективный вариант партнерства. Это решение, которое вряд ли принесет большой результат. Дайте уникальное предложение, крутого спикера или интересные механики, которые помогут выделиться на фоне других событий.

В 2020-м году баскетбольная школа Playmaker решила провести сборы юных баскетболистов онлайн. Для своего спонсора, бренда спортивной одежды Jogel, они придумали масштабную интеграцию. Каждый день сборов они запускали по одному челленджу: конкурс дизайна спортивной одежды, танцев, трюков. Участники опубликовали в соцсетях 150 постов. Организаторы получили живой контент, вовлечение и новые регистрации по сарафану, бренд — узнаваемость, победители челленджей — контракты на экипировку от Jogel.

Ошибка №3: Выступления без модерации

Выступление спикера от компании — это крутой и живой формат сотрудничества. Но и здесь есть опасности. Например, эксперт может превратить свой доклад в презентацию бренда.

Заранее донесите до партнера информацию, что деловая программа — это место, где компания может проявить экспертность, предоставить полезный контент и найти новую аудиторию. Прямые продажи могут наоборот отпугнуть людей. Сформируйте регламент выступлений, обсудите тему и основные тезисы перед началом подготовки доклада.

Кстати, у нас есть статья от продюсера ppc.world Валентины Евтюхиной о том, как искать и работать с внешними спикерами. Прочитаете ее — и узнаете, как снять с себя головную боль от работы с приглашенными экспертами.

Ошибка №4: Отказаться от сегментации

Даже если тема вашей конференции довольно узкая, давать всем один и тот же контент рискованно. Если у вас есть такая возможность, сегментируйте аудиторию по интересам, запустите параллельные программы, дайте слушателям возможность самостоятельно сформировать свой трек.

Организаторы Startup Village’20 запустили три параллельных трека с лекциями, мастер-классами и дискуссиями. Посетители могли в любой момент переключаться и выбирать то, что им интересно. Сегодня эту возможность предоставляют многие площадки.

Ошибка №5: Вести коммуникацию устно

Все договоренности, условия и обсуждения ведите в мессенджерах, почте или соцсетях. Если что-то пойдет не так, вам будет на что сослаться. Все, о чем вы договариваетесь, должно быть прописано и, желательно, подписано.

Ошибка №6: Бросить партнера после мероприятия

Если ваше событие — одноразовая акция, чтобы заработать денег и исчезнуть, после ивента можно забыть о партнере. Если же вы настроены на долговременное сотрудничество и планируете дальше проводить онлайн-мероприятия, поддерживайте связь. Вернитесь к бренду или спикеру со статистикой посещаемости, поздравляйте с праздниками, спрашивайте, как дела.

Как стать партнером мероприятия

На организацию крупного мероприятия нужно потратить немало сил, времени и денег. Реклама, рассылки, аренда площадки, подготовка сценария и подбор сервисов для разогрева аудитории ― все это неотъемлемые части профессиональных конференций крупных брендов. Часто, чтобы разделить затраты и пригласить еще больше клиентов, компании ищут способы привлечения партнеров и потенциальных спонсоров.

Ниже предложены 6 основных шагов, которые помогут понять, как стать партнером мероприятия и получить больше прибыли от участия в крупных фестивалях:

1. Проанализируйте бартерных партнеров. Насколько им доверяет ЦА, какой у них имидж. Если у компании подорвана репутация, даже самая выгодная коллаборация с ней того не стоит. 
2. Исследуйте тему и идею проекта. Важно узнать, какая цель у мероприятия и на кого оно рассчитано. Эту информацию вы сможете найти в свободном доступе ― в соцсетях или на сайте.
3. Если предыдущие этапы успешно пройдены, и вы по-прежнему хотите стать партнером мероприятия, определитесь, что вы можете предложить организаторам. Например, программные ресурсы, помощь в организации, рекламные площадки, финансовую поддержку. Если вы блогер или ваша компания работает со СМИ, вы можете выступать информационным партнером. 
4. Свяжитесь с организаторами и составьте партнерскую программу. Не забудьте подписать договор, в котором будут прописаны права, обязательства и гарантии.
5. До проведения мероприятия выберите формат взаимодействия с целевой аудиторией. Выстройте атмосферу доверия ― общайтесь с клиентами в соцсетях, проводите конкурсы, опросы и делайте скидку на продукты. Независимо от количества участников, в ходе общения вы сможете дополнительно прорекламировать товар и расширить круг потенциальных клиентов.  
6. Оцените, что принесла интеграция с партнерами. Сделайте выводы и используйте опыт коллаборации с крупными компаниями в ваших проектах.

Интеграция партнеров в мероприятии ― это бартер, где каждый отдает то, что может, и получает соразмерную выгоду. Главное ― правильно выбрать проект и участников. Как это сделать ― рассказываем ниже!

Как выбрать проект для партнерства?

Прежде, чем выбирать партнеров, важно понять, какие цели вы преследуете в целом. Например, увеличить продажи или получить постоянных клиентов, а, может, повысить узнаваемость бренда. От этого стоит отталкиваться при выборе компаний. Существуют разные виды партнеров конференции. Сотрудничество может быть по бартеру, спонсорское или равное участие обеих сторон. Все чаще бренды объединяются, чтобы получить больше прибыли и снизить стоимость участия. Правильный выбор партнерского поможет улучшить репутацию коммерческих фирм и ассоциаций. 

Примером качественной коллаборации может быть сотрудничество магазина музыкальных инструментов и рок-фестиваля, либо организаторов вебинара о красоте и здоровье и бренда натуральной косметики. У Формулы-1 партнер для мероприятий не один, а около сотни. Это корпорации с брендированными авто, фирменные бренды одежды, производители напитков. Они же ― спонсоры, а это позволяет не экономить на рекламном бюджете. Следовательно, из-за массивной аудитории и синергии партнерства, выигрывают все участники события. 

В ответе на вопрос, кто может быть партнером мероприятия, лежит 7 принципов:

1. Доверие. Посоветуйтесь с друзьями компании и подписчиками, какому проекту они доверяют, как оценивают генеральных руководителей.
2. Ваша ответственность. Вы должны на 100% отдаваться проекту и быть открытым для любых вопросов.
3. Взаимное дополнение. Партнерский пакет должен быть выгоден для всех членов. Например, ваша сторона может осветить событие в журналах и в соцсетях, а другой участник будет отвечать за технические опции фестиваля. 
4. Распределение ответственности. Все участники проекта должны отвечать за свою зону задач. Подходы к работе у каждой компании отличаются, поэтому, чтобы не возникало конфликтов, лучше разделить обязанности.
5. Совместимость целей. Организаторы должны смотреть в одну сторону, чтобы ценности всего проекта не противоречили друг другу. 
6. Взаимопонимание среди представителей мероприятия.
7. Стимулирование друг друга ― обязательный пункт для движения к успешному воплощению идеи. 

Ищите потенциальных партнеров через соцсети и мессенджеры. Также можно обратиться к специальным агентствам, которые занимаются организацией масштабных событий.

Как посчитать эффективность интеграции?

При удачной коллаборации партнерские мероприятия выгодны всем сторонам. Вот несколько плюсов от реализации совместных проектов:

• благодаря рекламной интеграции партнерская сеть получает новых клиентов;
• бренды прокачивают имидж за счет того, что поддерживают продукты, интересные их целевой аудитории;
• участники получают шанс расширить круг бизнес-знакомств;
• любое мероприятие ― это поиск идей для дальнейшего развития бренда и обмен опытом с коллегами.

Насколько эффективно прошло событие, вам подскажет анализ . Итогом качественно проведенного мероприятия должны стать такие показатели:

• увеличение количества подписчиков;
• новые предложения сотрудничества;
• рост прибыли от продаж во время и после фестиваля. Доходы должны покрыть расходы на рекламные материалы;
• рождение новых планов по развитию бренда и открытие дополнительных направлений, необходимых для масштабирования.

Продажи будут расти постепенно и, возможно, динамика будет играть не один месяц. Это нормально, ведь вы создаете имидж на долгосрочную перспективу.

Заключение

Зафиксируем основные тезисы:

1. Партнерство — это точка роста для вашего мероприятия. С его помощью вы можете получить бюджет, разнообразный контент, продвижение и механики вовлечения зрителей.
2. Процесс должен быть взаимовыгодным, поэтому партнеру нужно предложить интересные варианты интеграций. Это может быть брендирование контента, рекламные ролики, доклад от спикера, стенд на виртуальной выставке, маркетинговый опрос в рамках события, розыгрыш призов. Помните о том, что интеграция должна нести ценность всем, кто в нее вовлечен.
3. Начните поиск партнеров с грамотного коммерческого предложения. Пропишите преимущества участия в вашем мероприятии, вашу тематику и ценности. Чтобы составить лучшие условия партнерства для себя и для брендов, исследуйте рынок. Кто финансировал мероприятия, похожие на ваше? Сколько это стоило? Что входило в спонсорские пакеты разного уровня?
4. Ищите партнеров в своей индустрии, но не бойтесь заходить на смежные территории. Варианты сотрудничества можно везде: на уличных биллбордах, в таргетированной рекламе, отраслевых и не только журналах. Отбирайте партнеров с умом. Следите, чтобы их повестка и ценности совпадали с вашими, а их продукты и услуги были интересны слушателям. Иначе сотрудничество не будет плодотворным.
5. Разговаривайте о партнерстве только с теми людьми, которые непосредственно могут решать вопросы такого уровня. Иначе потратите время зря.
6. Избегайте распространенных ошибок: не делайте скучных интеграций; модерируйте партнерские выступления; сегментируйте аудиторию и направляйте на события по интересам; всю коммуникацию по важным вопросам ведите письменно; продолжайте общение с партнером после конференции, он вам еще пригодится.

Партнерство даст вам надежную опору в подготовке ивента, частично или полностью окупит организаторские расходы. Если ваша следующая цель — это прибыль, почитайте нашу статью «Как зарабатывать на платных вебинарах».

Блок FAQ