Групповой чат в мессенджере: зачем нужен и чем полезен
-
АвторИрина СамаркинаКопирайтер МТС Линк
Если нужно обсудить какой-то вопрос один на один, это проще всего сделать в личной переписке. Но если проблема касается большого количества людей, то лучше создать групповой чат и устроить коллективное обсуждение. Это позволит сэкономить время и поможет избежать эффекта испорченного телефона. Чем еще полезны групповые чаты, как их создавать и правильно использовать, разберемся в статье.
Виды групповых чатов
Чаты онбординга
Предназначены для новых сотрудников. Новичка добавляют в группу, где содержится основная информация по работе. В закрепленных сообщениях могут быть регламенты, распорядок дня, быстрые ссылки на программы или инструкции. Новый сотрудник всегда может задать вопрос более опытным коллегам или почитать историю переписки.
Чаты отделов или проектов
Специалистам, которые работают над общей задачей, часто приходится что-то уточнять, обсуждать идеи, предлагать корректировки. Проще всего это сделать в групповом чате для сотрудников — остальные коллеги тоже сразу будут введены в курс дела и не придется сообщать новости каждому по отдельности.
Общие чаты
Здесь публикуются объявления для всей компании, обсуждаются даты собраний или согласовываются графики отпусков.
Чаты руководства
Руководители подразделений могут общаться между собой, обсуждать стратегии, распределять зоны ответственности между отделами.
Чаты с клиентами
Сюда включают представителей со стороны заказчика и исполнителя. Желательно, чтобы присутствовало руководство с обеих сторон. Если в процессе работы возникнет необходимость внести изменения, то все мгновенно будут осведомлены. Это поможет избежать недопонимания.
Отдельно можно создать чат для неформального общения — флудилку. Шутки, мемы, приглашения на чай — всё это поможет разрядить официальную атмосферу и укрепить отношения внутри коллектива.
Плюсы и минусы групповых рабочих чатов
Почему полезно использовать рабочий групповой чат в мессенджере:
- все участники оперативно получают информацию;
- легко искать важные данные по каждому проекту;
- чат всегда под рукой — можно в любой момент достать смартфон, ответить на вопрос или тегнуть коллегу;
- сотрудники ощущают себя частью команды (особенно актуально для тех, кто работает на удаленке).
Но важно помнить, что групповые чаты могут сильно отвлекать во время рабочего дня. Сотруднику приходится постоянно реагировать на уведомления и проверять переписку. Кроме того, общение по работе может плавно перетечь в обсуждение отвлеченных тем. Если, кроме рабочих задач, в чате обсуждаются дети или рецепты приготовления блюд, то переписка превращается в полную неразбериху. Найти важные сообщения становится крайне сложно.
Чтобы общение в чатах было максимально эффективным, рекомендуется установить определенные правила. К примеру, договориться о том, чтобы все писали сообщения текстом, а не отправляли голосовые: не всегда бывает удобно сразу прослушать войс. Также помогут строгие временные рамки. Даже если гениальная идея пришла в голову посреди ночи, лучше подождать начала рабочего дня и не будить коллег уведомлениями. Главное — не забудьте учесть, что они могут находиться в разных часовых поясах.
Общение в рабочих групповых чатах более свободное, чем в переписке по email. Однако нельзя забывать об этикете и правилах грамматики. Кого-то может раздражать, когда вместо «спасибо» собеседник пишет «спс» или каждое словосочетание выделяет в отдельное сообщение.
Для общения на работе лучше использовать специальные корпоративные мессенджеры. В отличие от публичных мессенджеров, здесь не будет постороннего контента, и рабочие чаты не смешаются с личными переписками.
Создание, настройка и использование группового чата: пошаговая инструкция
Разберем, как создать групповой чат, на примере сервиса МТС Линк Чаты.
- Откройте МТС Линк Чаты. Нажмите на значок «+» в верхнем углу экрана.
- Кликните на кнопку «Создать группу».
- Выберите коллег, которых хотите добавить в группу. Найдите нужных людей в списке или воспользуйтесь строкой поиска. Новых участников можно будет добавить в уже созданный чат в любой момент.
- Придумайте название для группового чата, загрузите аватар и нажмите «Создать».
- Настройте уведомления в уже созданном чате: оставьте их активными или отключите на время.
- В правом верхнем углу расположены 3 точки. Нажмите, чтобы перейти в настройки чата. Вы можете изменить название, выйти из группы или удалить чат.
Заключение
Групповые чаты — удобный инструмент для рабочей коммуникации. Уделите особое внимание выбору корпоративного мессенджера для создания группового чата.