Ничего не найдено. Попробуйте еще
Event Storming: как с помощью стикеров и онлайн-досок повышать эффективность бизнес-процессов
-
АвторАлина НосковаУчилась работать с событиями -
ЭкспертВалерия ФроловаДиректор по маркетингу компании TEUSTAT
Метод Event Storming (или «штурм событий») уже успел завоевать популярность среди команд разработки, аналитики и маркетинга благодаря возможности эффективно решать сложные задачи и генерировать новые идеи. О том, что он включает в себя, как организовать его в формате онлайн и какие преимущества этот метод может дать команде, читайте в нашем материале.
Что такое Event Storming
Понятие Event Storming (от англ. «штурм событий») впервые ввёл итальянский программист Альберто Брандолини в начале 2010-х годов. Он использовал его для обозначения исследования сложной предметной области бизнеса. В рамках этого исследования разработчики и бизнес-эксперты собирались вместе, чтобы найти действительно эффективные решения и не тратить на это долгие недели и месяцы. Название было выбрано не случайно, а с целью сделать акцент на событиях предметной области и подчеркнуть, что этот метод работает аналогично брейнсторму (мозговому штурму). Как и брейнсторм, Event storming представляет собой метод совместной работы для генерации идей. Алгоритм очень похож, но, в отличие от мозгового штурма, в Event storming фокус делают на описании событий в бизнес-процессах, а не на генерации любых идей, в том числе не связанных с конкретным событием.
Над проектом обычно работает большое количество людей, и, как правило, никто не видит всю картину полностью. Каждый занят своим направлением. Метод Event Storming собирает вместе всех основных экспертов из разных областей, даёт им возможность учиться друг у друга, делиться опытом и через совместное описание событий получать полную картину бизнес-процессов. В этом заключается основная идея Event Storming. Его основной результат — быстрое исследование предметной области, поиск и фиксация данных.
В ходе ивент-шторминга участники обычно используют стикеры, в команде проводят анализ событий бизнеса и их взаимосвязей. Благодаря такому анализу удаётся:
- определить проблемные точки
- сформировать предложения по улучшению и согласовать алгоритм дальнейших действий для достижения целей
- синхронизировать команды
- улучшить понимание контекста и выстроить эффективную коммуникацию.
Event Storming позволяет также изучить сложные вопросы взаимодействия с клиентами, разобрать их поведение ещё на этапе идеи. А значит, разработать стратегии, которые полностью удовлетворяют потребностям клиентов.
Как подготовиться к Event Storming в онлайн-формате
Event Storming проводят как в офлайн-формате, где участники используют большую доску со стикерами, офисные флипчарты, так и онлайн, с помощью специальных сервисов. Но для того чтобы мероприятие на удалёнке прошло так же эффективно, важно учесть несколько моментов.
1. Выбрать инструменты
Необходимо создать интерактивное пространство для совместной работы с визуальными элементами. Выберите площадку, где будет проходить онлайн-встреча. Например, сервис МТС Линк Встречи предлагает возможности транскрибации и автозаписи. ИИ-помощник по окончании встречи поможет зафиксировать и сохранить все важные моменты.
Также понадобится онлайн-доска с удобным интерфейсом для добавления стикеров, карточек и создания схем. Например, можно использовать МТС Линк Доски. С помощью этого инструмента удобно создавать подробные карты процессов, легко распределять задачи и работать с коллегами не выходя из дома.
Использование интерактивной доски во время онлайн-встречи
Вне зависимости от того, как вы проводите ивент-шторминг, виртуально или реально, понадобятся стикеры разных цветов. Цвет стикера обозначает тип элементов, на которые раскладывается ваш продукт. В разных примерах Event Storming они будут отличаться. Например, в компании по разработке компьютерных игр основными элементами могут быть:
- события игры (например, открытие уровня)
- действия — что делает пользователь (на какие элементы нажимает, какие кнопки использует)
- реакции (начисление очков)
- бэкенд — данные, которые хранятся на бэке, заметки и дополнения
- ограничения — условия, затрудняющие завершение события.
Схема Event Storming гибкая — в неё можно добавлять любые другие блоки, адаптируя под свои задачи.
2. Определить цели
Перед проведением Event Storming важно чётко определить цель и задачи. Что именно вы хотите достичь в результате? Это может быть разработка новой бизнес-модели, улучшение существующего процесса или просто выявление проблемных точек в текущей системе. Для визуализации идей и описания событий в МТС Линк Досках можно использовать готовые шаблоны и стикеры.
Шаблоны в МТС Линк Досках
На виртуальной доске вы можете создавать неограниченное количество стикеров, объединять их в группы, перемещать по доске, выстраивая любые схемы и карты. Их можно редактировать, добавлять к ним текст или изображения.
3. Пригласить участников и распределить роли
Для приглашения участников можно использовать онлайн-календари с совместным доступом. В них удобно выбирать время, планировать и отслеживать встречи, видеть свободные временные слоты коллег и избегать накладок.
После этого важно распределить роли. Это лучше сделать заранее, а не на самом мероприятии. Можно разбить коллег на группы, лучше не более четырёх человек в каждой, с разными экспертами внутри команды. Важное правило эффективного Event Storming — присутствие на нём участников, знающих вопросы, которые нужно задать (например, разработчики), и тех, кто владеет ответами (эксперты в предметной области, владельцы продуктов).
«В идеале на ивент-шторминге должны присутствовать: ведущий/фасилитатор, который следит за таймингом, направлением и темой обсуждения; эксперты, знающие всё о значимых для конкретного бизнеса событиях; технические специалисты, например разработчики, ответственные за все технические нюансы; команда дизайна и менеджеры по продукту — специалисты, которые владеют информацией о пользователях продукта и потенциальных проблемах», — рассказала директор по маркетингу компании — онлайн-сервиса для организации контейнерных перевозок TEUSTAT Валерия Фролова.
В уже упомянутом примере разработки игр участниками Event Storming могут быть: технические специалисты — разработчики, тестировщики; дизайнеры и иллюстраторы, отвечающие за визуальную часть продукта; специалисты из сферы менеджмента — аналитики, продакт-оунеры; продюсеры, занимающиеся продвижением игры.
Этапы проведения Event Storming
Определение задач
Участники определяют конкретные темы, задачи или сценарии, которые необходимо обсудить в течение Event Storming. На этом этапе также можно проводить мозговой штурм, чтобы выделить ключевые моменты. Это позволит сосредоточить внимание команды на главном и избежать пустой траты времени на лишние обсуждения.
Описание событий
Перед переходом к описанию событий важно убедиться, что все участники чётко понимают смысл термина «событие». Это уже завершённые действия, которые происходят в рамках выбранного сценария. Например, событиями могут быть «клиент оформил заказ» или «получен платёж». Каждый участник записывает события на стикеры определённого цвета и размещает их на онлайн-доске. Главная цель этого этапа — определить весь комплекс значимых событий.
Работа со стикерами в МТС Линк Досках
«Обязательно, чтобы каждый написал/отразил хотя бы одно событие. Во время ивент-шторминга будут возникать вопросы и предположения — их лучше долго не обсуждать — можно записывать для дальнейшего уточнения уже вне текущей встречи», — рассказала Валерия Фролова.
Изучение взаимосвязей
После определения ключевых событий важно понять, какая есть связь между ними. Участникам необходимо расположить все события в правильной последовательности, добавить стикеры другого цвета для обозначения шагов или команд, приводящих к каждому событию. Например, событие «клиент подал заявку» приводит к созданию другого события — «заявка создана». Командой в данном случае будет отправка клиенту уведомления.
Анализ
После определения задач, описания событий и изучения взаимосвязей можно переходить к подробному анализу. В ходе него обычно рассматривают все процессы в рамках каждого события, обсуждают потенциальные проблемы, возможные способы их решения.
Составление плана и подведение итогов
В финальной части Event Storming необходимо собрать все результаты совместной работы и представить их участникам. Лучше для этого выбрать удобный формат, например, в виде схемы, карты или презентации, в которых будут отражены все основные события, их взаимосвязь, предложения и идеи команды.
Преимущества метода Event Storming
Event Storming повышает синергию команды, уровень вовлечённости и мотивации участников. Это один из самых эффективных способов для того, чтобы увидеть общую картину всех процессов и выстроить чёткий план по их улучшению.
Благодаря визуализации метод улучшает понимание бизнес-задач, позволяет понять, как всё работает, и определить скрытые проблемы, если они есть.
Кроме того, несколько участников из разных сфер генерируют гораздо больше идей. Руководителю это помогает ничего не упустить и принимать более взвешенные решения.
Недостатки Event storming
Несмотря на значимые преимущества метода, некоторые сталкиваются с определёнными трудностями при его применении, например:
1. Сложность в удержании вовлечённости
Удерживать внимание и поддерживать активность участников в виртуальном пространстве может быть сложным. Зачастую без специальных инструментов, например элементов интерактивов и геймификации, здесь не обойтись.
2. Необходимость подготовки
В большинстве случаев обычные онлайн-совещания не требуют тщательной подготовки каждого участника. К ивент-штормингу же необходимо готовиться: как организатору — с точки зрения подбора материалов, так и участникам — с точки зрения описания событий.
3. Ограниченное время проведения
Важно следить за таймингом и не затягивать мероприятие. Слишком долгое обсуждение деталей может снизить эффективность встречи и привести к нерациональному использованию ресурсов команды.
Как повысить эффективность Event Storming
Успех в проведении во многом зависит от определения чёткой цели. Перед встречей необходимо точно понимать, какой результат вы хотите получить. Чем точнее цель, тем легче будет увидеть весь процесс. Также важно помнить про установку временных рамок для каждого этапа Event Storming, чтобы избежать лишних обсуждений.
Чтобы разгрузить доску и сделать процесс восприятия информации ещё удобнее, можно использовать, например, не только разные цвета стикеров, но и разные формы. Таким способом удобно выделять самые важные события и связи.
Обращайте внимание на вовлечённость участников, регулярно задавайте вопросы, подталкивая к коммуникации, и проверяйте, все ли понимают тему обсуждения. Это тоже очень важно.
Заключение
На первый взгляд может показаться, что Event Storming — запутанный и не особо нужный инструмент. Но он действительно может быть эффективным, особенно в компаниях с большими командами и сложными продуктами. Этот метод иногда быстрее и понятнее, чем многие традиционные технологии. В нём нет рутины, длинных, скучных переговоров. А встреча в формате динамичного, живого обсуждения — один из самых эффективных способов систематизировать знания по продукту, понять, как он работает, как его улучшить, и донести это до всей команды.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту