Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как сделать клиентский чат в МТС Линк Чатах и организовать совместную работу
-
АвторАлексей ЕдакинУзнал, как сделать клиентский чат
Ситуация: команда обсуждает проект в рабочем чате, а когда наступает этап согласований с клиентом, то начинает вести коммуникации через почту, онлайн-звонки или личный мессенджер. В итоге процесс замедляется, а информация может искажаться или даже теряться.
Рассказываем, как создать клиентский чат в МТС Линк Чатах, чтобы заказчики и команда находились в одном мессенджере и работали вместе эффективно и быстро. В конце вас ждёт бонус — шаблон правил взаимодействия с командой для клиента.
Зачем нужен клиентский чат
Клиентский чат даёт возможность вести переписку с клиентом в одном чате, в котором состоят все сотрудники, нужные для согласований и обсуждений проекта, продаж, задач.
Когда клиент и команда находятся в одном пространстве корпоративного мессенджера, это позволяет:
- централизованно вести переписку
- хранить всю историю обсуждений
- обмениваться файлами в одном чате со всеми ответственными
- быстрее выходить на связь друг с другом.
Клиентский чат внутри корпоративного мессенджера позволяет обсуждать рабочие моменты здесь и сейчас
Как отправить приглашение в клиентский чат
Как добавить клиента, чтобы он не вмешивался в рабочие процессы, но мог легко взаимодействовать с командой? Для этого в МТС Линк Чатах есть гостевой аккаунт.
Гостевой аккаунт — это контролируемый доступ в мессенджер: клиент может общаться, обмениваться файлами и созваниваться только в тех чатах, куда его добавит сотрудник или администратор.
Сотрудник и клиент заходят в один и тот же мессенджер, но имеют разный доступ к чатам
Шаг 1. Добавьте клиента в мессенджер
Перейдите в раздел «Организация» в личном кабинете МТС Линк, нажмите «Добавить сотрудника» и укажите почту клиента.
Важно: приглашать в мессенджер могут только администраторы. После этого взаимодействовать с клиентом смогут все сотрудники: писать в личку, добавлять в чаты и каналы, приглашать на звонки.
За раз можно отправить только одно приглашение
Заполните профиль. Введите имя и фамилию клиента, а затем укажите роль «Гость» и нажмите «Далее».
После входа в мессенджер клиент может сменить имя и фамилию
Шаг 2. Дождитесь активации приглашения от клиента
На указанную почту клиенту придёт письмо со ссылкой для регистрации в МТС Линк Чатах. Ему нужно будет перейти по ней и создать профиль, после чего он сразу попадёт в вашу организацию.
Вы узнаете, что клиент зарегистрировался, после смены статуса
Шаг 3. Добавьте клиента в чат
Когда клиент создаст аккаунт, то его профиль появится в вашей организации. У него не будет возможности написать кому-то, кроме администратора.
После того как администратор добавит его в клиентский чат, он сможет взаимодействовать с командой.
Как создать клиентский чат
Клиентский чат — это такой же чат, как и любой рабочий, просто в него добавлен гостевой аккаунт клиента. Чтобы добавить клиента в чат, откройте МТС Линк Чаты и перейдите в раздел Чаты. Нажмите на «+» и создайте групповой чат. Затем добавьте сотрудников, клиента и дайте название.
Вы можете добавить в один клиентский чат даже нескольких клиентов
Вы можете как создать новый чат, так и добавить клиента в уже существующий. Учитывайте, что после добавления в чат клиент получит доступ ко всей переписке и файлам, которые были там ранее.
Удалить клиента из чата можно таким же образом
Как назвать клиентский чат
Помните, что у клиента чат в МТС Линк Чатах будет, скорее всего, один, а у сотрудников — много. Вот несколько шаблонов, которые помогут назвать клиентский чат единообразно и понятно для всех участников.
Проект + Клиент + Ответственный
Акцент на работе с указанием ключевого менеджера. Вариант названия клиентского чата для компаний, которым важно отслеживать статусы у ответственных менеджеров.
Используйте фамилии менеджеров вместо имён или должностей
Клиент + Работа
Акцент на клиенте с указанием услуги, проекта или работы. Вариант для команд, у которых в приоритете быстрый поиск клиентских чатов.
Указывайте названия компаний полностью, если есть возможность
Проект + Клиент
Максимально краткий вариант для названия клиентского чата, чтобы быстрее находить ключевую услугу или проект.
Лаконичные названия проще всего искать в поиске
Как не стоит называть клиентский чат
Лучше не ставить общие названия: «Клиент», «Работа, «Сайт Николай» — команде сложно будет искать в поиске, а новые участники не сразу поймут, о чём чат и что за клиент.
Ещё несколько рекомендаций:
- старайтесь не включать в названия непонятные аббревиатуры, вместо МП стоит написать «Моб. прил.»
- разделительные знаки помогут лучше считывать названия: вместо «КлиентЗадача» лучше написать «Клиент | Задача»
- сокращайте длинные слова: «оптимиз.» вместо «оптимизации» считывается лучше, чем «опт.» или «оптим.»
- ставьте на аватарку логотипы компаний, чтобы сэкономить место в названии чата.
Как вести клиентский чат
Несколько советов, которые помогут менеджеру клиентского чата эффективно взаимодействовать с участниками
Начните с приветствия
Приветствие в клиентском чате поможет сразу выстроить процесс: укажите цель чата и представьте ключевых участников со стороны команды.
Расскажите о правилах
Укажите часы работы и ответов, поясните, как ставить срочные вопросы (например, через упоминание), где хранятся итоговые файлы, кто и за что отвечает. Закрепите эти правила, чтобы все участники могли к ним быстро обратиться.
Правила — достаточно стандартизированная вещь, поэтому здесь вы можете пользоваться одним шаблоном из чата в чат.
Организуйте работу внутри клиентского чата
Несколько базовых правил, которые помогут сделать общение проще:
- используйте треды для обсуждения конкретных задач и вопросов, чтобы не захламлять основной поток
- загружайте финальные версии файлов и документов прямо в чат или прикрепляйте ссылки
- регулярно информируйте клиента о прогрессе и используйте чёткие формулировки: «Завершено», «В работе», «Требует решения с вашей стороны».
Поддерживайте порядок
Периодически чистите важную информацию: фиксируйте решения и переносите итоговые файлы в облако, на почту или в другое место. Используйте закреплённые сообщения для правил, ссылок и контактов ответственных.
Используйте ИИ-помощника, чтобы быть продуктивнее
В МТС Линк Чатах есть встроенный ИИ-помощник, который сможет взять часть задач на себя. Вот что он умеет:
- конспектировать — включайте текстовую расшифровку на звонке и в итоге получайте полный перевод звука в текст и главные тезисы
- читать обсуждения за секунды — выделит главное в треде и расскажет, к каким выводам пришли участники
- находить ключевые договорённости с клиентом — задайте вопрос, а ИИ-помощник найдёт всю доступную вам информацию из встреч.
Что можно сделать ещё: создайте канал вместо чата
В МТС Линк Чатах можно создавать не только групповые чаты, но и каналы. В чём разница: групповой чат всегда приватный, у него нет администратора — только владелец (создатель).
Например, групповой чат хорошо подойдёт для отправки отчётов и согласований. Но если вы планируете постоянно взаимодействовать с клиентом на всех этапах, то лучше сделать приватный канал и назначить в нём администраторов.
Ещё одна возможность канала — сделать описание. Туда можно добавить:
- контакт сотрудника, который отвечает за проект
- тип работы и сроки
- краткое описание проекта с клиентом
- любую другую информацию, которая не поместилась в название.
Почему клиентский чат в корпоративном мессенджере эффективен для работы
Клиентский чат в корпоративном мессенджере — простой инструмент для выстраивания профессионального и продуктивного общения с клиентами и подрядчиками. Вот что он даёт.
Прозрачность и контроль
Вся история общения и файлов по проекту — в одном месте, а администратор полностью управляет доступом гостей.
Безопасность и простоту использования
Клиент видит только тот чат, куда его пригласили, а внутренние коммуникации компании для него закрыты. Также это поможет клиенту быстрее освоиться.
Эффективность взаимодействия
Время на поиск информации уменьшается, а ещё тратится меньше сил на координацию и лишние встречи. Клиента можно пригласить на звонок прямо из этого чата, если человек находится онлайн.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту