Основные функции — бесплатно и навсегда
- До 30 участников на встрече
- Видеозвонки до 60 минут
- Шумоподавление и замена фона
Попробуйте бесплатно сервис МТС Линк Встречи
Ничего не найдено. Попробуйте еще
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Бывает, что у руководителей и сотрудников весь день заполнен онлайн-встречами: с партнёрами, коллегами, клиентами. Важно, чтобы такие созвоны не превратились в бесполезные разговоры, а давали конкретный результат. Поможет в этом постановка цели для бизнес-встречи. Вместе с организационным психологом Марией Домброван разобрались, как это делать, чтобы добиться результатов, и какие ошибки чаще всего допускают организаторы.
Мария Домброван — организационный психолог и консультант. Преподаватель бизнес-школы ДВФУ и ИМИСП, а также СЕО компании «Человеческий капитал». Автор телеграм-канала «Большой коучинг с Домброван»
Зачем ставить цель перед онлайн-встречей
Бизнес-встречи в формате онлайн уже давно стали частью рабочей рутины. Однако из-за этого они могут восприниматься как фоновый элемент. Участники заходят в сервис для видеоконференций, читают слайды с презентации, открывают диаграммы, а в конце выходят с ощущением, что просто «прошли очередной созвон». Из-за такого подхода тяжело продвинуться дальше в проекте.
Цифровая среда усиливает рассеивание внимания и может быстро превратить активного участника в простого наблюдателя. Когда человек считает встречу бесполезной, у него могут включиться защитные реакции — например, отстранённость, цинизм, сарказм, пассивная агрессия или игнорирование.
Конкретная цель помогает сделать онлайн-бизнес-встречу осознанной, а также определить вектор разговора. Она отвечает не только на вопрос «О чём мы говорим?», но и «Какое решение нам нужно принять?» и «Зачем мы это делаем именно сейчас?».
Если не обговорить цель заранее, каждый участник бессознательно её конструирует по-своему. Один считает, что на созвоне нужно принять конкретное решение, другой — просто выслушать спикера, а третий относится к этому как к формальности.
Часто цель бизнес-встречи путают с темой. Например, формулируют её так: «Обсудить квартальные результаты», «Решить, как будем запускать проект». Такие формулировки, звучат в приглашениях на сотни встреч ежедневно — они не дают участникам опоры и не говорят, где начало и где конец обсуждения.
Как формулировать и доносить цель: эффективные техники
За постановку цели отвечает лидер встречи — это может быть не только руководитель, но и рядовой сотрудник. Он должен вовлечь других участников в диалог, чтобы сформулировать задачу созвона.
Один из подходов — это двойная формулировка цели. Первая её часть — операционная. Она отвечает на вопрос, что именно должно быть решено, согласовано или запущено во время встречи. Вторая часть — процессная. Здесь нужно определить, какого взаимодействия вы хотите достичь. Например, сформировать общее понимание или услышать мнение всей команды.
При проведении бизнес-встречи финальная цель формируется на нескольких уровнях. Разберём, что нужно делать на каждом из них.
Уровень замысла (перед встречей)
Первым шагом инициатор должен сам ответить на вопрос: «Для чего я собираю участников?» Здесь помогает техника обратного взгляда. Представьте, что встреча уже прошла. Теперь подумайте, что на ней должно произойти, чтобы вы считали её полезной.
Уровень формулировки (в момент приглашения)
В сообщении или письме подробнее распишите цель. Она должна быть отражена не сухо, а с нужными подробностями. Пример: вместо «Обсудим ход проекта» напишите «Цель встречи — определить, где мы отстаём и как это поправить, чтобы не сорвать сроки в ноябре».
Уровень проговаривания (в начале встречи)
Когда все собрались на созвоне, проговорите цель вслух — это поможет задать общий фокус. Чтобы вовлечь участников, полезно задать вопросы: «Насколько для вас эта цель актуальна?» и «Что бы вы добавили или уточнили?» Такое небольшое действие положительно повлияет на настрой всей команды.
Чтобы вовлечь участников в постановку цели бизнес-встречи, можно использовать и другие форматы. Например, в чате попросить написать по одному ожиданию от встречи. Ещё один вариант — дать две минуты и задать вопрос; «Что лично для вас было бы важным результатом сегодняшнего разговора?» Эти простые и мощные инструменты помогают перейти участникам от позиции «пришёл и послушал» к позиции соавтора процесса.
Чтобы в дальнейшем держать фокус во время созвона, зафиксируйте цель на главном экране — такая возможность есть в сервисе МТС Линк Встречи. Добавьте в заметки главную задачу встречи, чтобы она была перед глазами у участников.
Все участники могут корректировать цель онлайн и возвращаться к ней, когда беседа уходит в другое направление
Уровень рефлексии (в процессе встречи)
Иногда полезно вернуться к цели в середине разговора. Например, задать такой вопрос: «Мы сейчас обсуждаем детали: насколько это продвигает нас к нашей цели?» Это помогает выйти из зацикленности, эмоционального шума и вернуть фокус в нужное направление.
Чтобы получить обратную связь от всех участников, можно задать вопрос в чате
Уровень подведения итогов (в конце встречи)
Когда закончите обсуждение, проговорите с участниками, достигнута ли цель. Если нет, то важно понять, почему это случилось и что нужно делать с этим дальше. Так у команды и партнёров появится ощущение завершённости и доверие к будущим встречам.
3 ошибки, которые часто допускают при постановке цели
Бывает ситуация, что цель сформулировали, но на бизнес-встрече всё равно не удалось достичь нужных результатов. Такая ситуация может быть связана с ошибками в постановке задачи созвона. Вот некоторые из них:
- слишком общие формулировки — «обсудим ситуацию» или «поговорим о будущем»
- смешение задач — «решим, как работать дальше по проекту, и обсудим все боли клиентов»
- игнорирование эмоционального климата — лидер встречи ставит цель «ускориться», когда вся команда уже выгорела.
Важно формулировать цель подробно и детально, а также сфокусироваться только на одной задаче. Кроме того, ориентируйтесь на настрой и состояние коллег и партнёров — так вы поймёте, какой реальный результат можно ожидать от созвона.
Как понять, что цель достигнута
После встречи проведите небольшую рефлексию. Задайте себе несколько вопросов:
- что изменилось в понимании участников
- какие моменты удалось прояснить
- какие приняли решения
- есть ли план последующих действий и кто за них отвечает.
Если у вас есть ответы на эти вопросы, значит, цель была правильно поставлена. Кроме того, вам удалось достичь результатов, которые вы ожидали от онлайн-бизнес-встречи.
Другие статьи про организацию рабочих созвонов
Как планировать рабочие встречи и почему иногда лучше сообщение, чем созвон: советы экспертов
Как управлять таймингом онлайн-встречи: 13 советов о том, что нужно сделать до и во время созвона
Экономьте время и усилия: 6 приёмов, которые сделают созвоны эффективнее
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту