Поддержка 24/7

Попробовать бесплатно

Плавный старт вместо трудного начала: как kick-off-встречи помогают команде сонастроиться

ВКС

Встречи

Тайм-менеджмент

01 дек 2025

8 мин

ВКС

Встречи

Тайм-менеджмент

Автор

Ирина Половинкина

Активный участник kick-off-встреч
Эксперт

Ольга Осипова

Независимый HR-эксперт, директор по персоналу

МТС Линк Встречи

Сервис для совещаний и онлайн-встреч

Стабильная связь
Техподдержка 24/7
ИИ-функции

Kick-off-встреча — это страховка от хаоса в проекте. Такой формат синхронизирует команду на самом старте новой задачи, чтобы все участники двигались в одном направлении. Ведь без этого даже перспективные инициативы рискуют забуксовать из-за недопонимания, разрозненных усилий и конфликта приоритетов.

Вместе с независимым HR-экспертом и директором по персоналу Ольгой Осиповой разбираемся, как корректно провести установочную встречу, почему собирать аналитику заранее совсем не обязательно и как правильно запланировать тайминг.

Что такое kick-off-встреча

Кто должен прийти на kick-off

Как подготовиться к установочной встрече

Как составить тайминг

Что такое kick-off-встреча

Kick-off-встреча — это встреча на старте проекта, с которой начинается внутренняя синхронизация команды. Это похоже на настройку оркестра перед выступлением — она помогает людям найти общий ритм и избежать возможного разнобоя в работе.

Чтобы такая встреча прошла результативно, по её окончании участники должны чётко ответить на 6 вопросов.

Ответы на эти вопросы помогут понять, прошла ли встреча эффективно

На встрече участники вместе определяют:

общую цель — чтобы каждый понимал, куда движется команда и почему его вклад важен
зоны ответственности — кто и за что отвечает, чтобы не было пробелов или дублирования задач
правила коммуникации — в каких каналах общаться, как часто проводить созвоны, как оперативно решать вопросы.

Kick-off ещё называют установочной встречей. То есть той, на которой даются базовые установки. Например, такой созвон помогает предотвратить ситуацию, когда дизайнер разрабатывает тёмный интерфейс, в то время как заказчик ожидает светлый и минималистичный, а маркетологи готовят кампанию не для той аудитории. Без такой встречи команда рискует столкнуться с кучей правок, конфликтами и срывом сроков.

«Самая большая проблема крупных проектов заключается в коммуникациях. Во всём мире это проблематичная точка. Если не проводить установочную встречу, это грозит множественными несостыковками. Если команда выбирает провести kick-off-встречу на старте, это значит, что она сэкономит ресурсы на финише», — рассказывает независимый HR-эксперт, директор по персоналу Ольга Осипова.

Карта стейкхолдеров: инструмент для навигации по мнениям и интересам

Бизнес

Доски

Маркетинг

Кто должен прийти на kick-off-встречу

Кик-офф-встреча — это универсальный инструмент, который адаптируется под задачи проекта. Чаще всего встречи делят на внутренние и внешние — от этого и зависит, кто должен посетить созвон.

Внутренняя встреча

Если встреча проводится только для команды в начале проекта или после значительных изменений, на ней нужны руководитель отдела и исполнители.

Например, при запуске нового ПО руководитель объясняет цели проекта, начальник отдела разработки — архитектуру решения, а маркетолог — план продвижения. Вместе команда договаривается о регулярных созвонах и выборе инструментов для управления задачами.

Внешняя встреча

Если же установочная встреча по проекту проводится для клиентов, партнёров или подрядчиков, со стороны исполнителя приходит проектный менеджер, а со стороны заказчика — ключевые лица, принимающие решения. Часто встреча проходит в гибридном формате или в формате телеприсутствия.

Для сложных многоуровневых проектов иногда применяют каскадный формат, когда решения руководства последовательно транслируются на все уровни команд. То есть сначала проходит созвон с директором, затем — с топ-менеджментом, а после — с начальниками отделов, которые доносят информацию до сотрудников. Такой подход обеспечивает согласованность действий в крупных организациях и экономит время.

Как подготовиться к установочной встрече

Грамотная подготовка — залог успешной kick-off-встречи. Она помогает быстро прийти к нужным выводам. Ольга Осипова выделяет 5 ключевых пунктов планирования.

1. Цели и задачи установочной встречи

Чётко сформулируйте, для чего вы собираете команду. Это может быть распределение ролей, согласование ключевых показателей или общее понимание вектора проекта. Заранее определите круг основных вопросов, которые требуется решить.

2. Приглашённые лица

Составьте список нужных на встрече людей и согласуйте с ними время заранее. Это гарантирует, что на встрече будут присутствовать все ключевые лица для принятия решений.

3. Сценарий и тайминг

Стоит заранее продумать структуру встречи. Оптимальная продолжительность — до полутора часов. Заранее распределите время между блоками и заложите 10–15 минут на вопросы и уточнения от команды.

4. Матчасть

Хотя существует мнение, что важно собрать документы заранее (например, технические задания, аналитические отчёты, итоги предыдущих обсуждений), Ольга Осипова его не разделяет.

«Если мы заранее готовим какие-то материалы, собираем пожелания коллег или обратную связь, вопрос, зачем нам тогда встречаться, напрашивается сам собой. Главное, что должно быть подготовлено, — это повестка встречи и её цели. Эту повестку и стоит разослать участникам», — считает эксперт.

Как составить адженду встречи и не тратить время на созвоне впустую

5. Организация пространства

Для офлайн-встречи убедитесь, что переговорная доступна и вмещает всех участников. Для онлайн-формата заранее выберите платформу, проверьте стабильность соединения и ссылку на встречу. Вовлечь сотрудников в обсуждение будет проще, если использовать онлайн-доски, демонстрацию экрана и опросы. Например, эти функции удобно использовать во время созвона на платформе МТС Линк, они помогут повысить активность участников и организовать командную работу.

Совместная работа над проектом на онлайн-доске во время встречи

Как составить тайминг установочного созвона

Универсального ответа, как провести kick-off-встречу, не существует — каждый проект требует индивидуального подхода. Кому-то достаточно получасового созвона, а кому-то нужно несколько часов. Вместе с экспертом мы предлагаем упрощённую схему тайминга, которая легко адаптируется под конкретные команды.

Введение — до 10 минут

Модератор коротко обозначает цель установочной встречи и её регламент, знакомит участников (особенно важно для внешних встреч) и подтверждает повестку.

«Не отправлять участникам повестку заранее — распространённая ошибка. Люди приходят на встречу, слушают вступление, а потом говорят: „Я не знаю ответ, мне надо над этим подумать“», — подчёркивает Ольга Осипова.

Обсуждение проекта — около 20 минут

Руководитель проекта объясняет его контекст, измеримые цели, ограничения по срокам и ресурсам, а также потенциальные риски. Лучше использовать наглядные схемы вместо текстовых слайдов.

«Настройка» команды — около 30 минут

Этот блок будет самым содержательным для команды. Здесь обсуждают этапы проекта, распределяют зоны ответственности, каналы коммуникации и инструменты для совместной работы. Для крупных проектов настройку отделяют от основной части коротким перерывом.

Сессия «Вопрос-ответ» — до 15 минут

Стоит убедиться, что все участники одинаково понимают ключевые моменты работы, дедлайны, этапность. А вот глубокие технические обсуждения лучше выносить в отдельные рабочие сессии.

Резюме встречи — до 10 минут

Важно, чтобы участники получили резюме обсуждений состоявшейся встречи с чёткими действиями, сроками и ответственными. Модератор может вести протокол во время созвона или же доверить составление саммари ИИ-помощнику. В сервисе МТС Линк Встречи ИИ подготовит резюме созвона и выделит ключевые договорённости.

Kick-off-встреча — созвон, который поможет команде настроиться и быстрее добиваться результатов. Одна встреча заменит долгие часы уточнений и извинений за беспокойство, а команда будет чувствовать себя увереннее и спокойнее.