Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как планировать рабочие встречи и почему иногда лучше сообщение, чем созвон: советы экспертов
-
АвторАлина НосковаНе пропускает рабочие встречи -
ЭкспертТатьяна БарановаБизнес-тренер -
ЭкспертФилипп ЩербаничБэкенд-разработчик, IT-эксперт
Ожидание: подробный план работы и встреч с коллегами составлен — рабочий день проходит максимально продуктивно. Реальность: половина запланированных задач осталась нерешённой, поскольку руководитель потратил несколько часов на расспросы коллег о свободных слотах и согласование встреч.
Управлять командой, особенно распределённой, порой действительно непросто. Какие инструменты помогут всё успеть, как планировать онлайн-встречи с коллегами и почему иногда лучше сообщение, чем созвон, разобрались вместе с экспертами.
Как планировать рабочие встречи
Организовать рабочую онлайн-встречу с одним сотрудником гораздо проще, чем с целой командой. Выбрать удобное для всех время — довольно непростая задача.
Эксперт по бизнес-этикету Татьяна Баранова рекомендует перед планированием встречи убедиться, что созвон на самом деле необходим. Например, когда задачу быстрее объяснить голосом, чем готовить и отправлять несколько писем с объёмными пояснениями, либо вопрос довольно деликатный и срочный, действительно стоит встретиться «вживую». Если же нужно обсудить короткий вопрос с несколькими коллегами, возможно, стоит воспользоваться чатом. Для обсуждения задачи, которая требует времени на обдумывание, анализ документов, тоже более удобным вариантом может быть сообщение. Если нужно принять решение, но к планируемой видеовстрече не сможет присоединиться ответственный за задачу или у вас нет конкретной повестки, а только общие мысли, это тоже может быть поводом отложить онлайн-созвон с коллегами.
В некоторых случаях выбор формата коммуникации зависит от конкретной команды. Например, если коллеги слишком эмоциональные, вспыльчивые, а основной вопрос не самый простой и позитивный для личной дискуссии, руководитель может чаще выбирать другие способы коммуникации.
Для организации рабочих встреч Татьяна Баранова рекомендует заранее составлять план на каждый день: какие задачи решить, в каких встречах поучаствовать. Всё можно отмечать, например, в онлайн-календаре или онлайн-ежедневнике и придерживаться этого расписания в течение дня.
Вносите задачи, которые нужно выполнить, на день, неделю или месяц, обозначайте дедлайны. Можно подключать к задачам конкретных людей, отметив их в календаре. Подробный список дел на ближайший день рекомендую составлять с вечера. Задачи на будущее лучше записывать в виде общей цели, разбив её на этапы. Создайте отдельный список для таких долгосрочных планов и просматривайте каждые 2-4 недели для актуализации.
При этом, по словам эксперта, при ежедневном планировании не стоит вносить в один календарь личные, рутинные дела и рабочие задачи. Когда перед глазами огромный список, вы непроизвольно будете концентрироваться на более лёгких, а не на действительно срочных и важных задачах.
Перед организацией встречи обязательно стоит поставить цель, составить план, определить количество времени на совещание. Так участники будут понимать, чего от них ожидают, и не станут тратить время на уточнение лишних деталей. Чтобы сократить потребность в повторных созвонах и дополнительных вопросах, встречи полезно конспектировать, например, с помощью ИИ-функций. В МТС Линк Встречах после мероприятия система автоматически формирует саммари — краткое резюме на основе текстовой расшифровки. Оно отражает суть совещания, основные решения, которые были приняты. А с помощью коротких клипов — видеохайлайтов — можно экономить время на просмотре видеозаписей встреч.
ИИ-помощник МТС Линк
По мнению бэкенд-разработчика, IT-эксперта Филиппа Щербанича, время проведения рабочих встреч зависит от цели. Например, совещание по конкретной задаче или проекту обычно проводят по завершении или в случае, если в процесс необходимо внести корректировки. Созвоны для отчётности и контроля проходят еженедельно или ежемесячно. Встречи для поддержания командного духа, обратной связи, в том числе формата one-to-one, как правило, проводят в любое время.
Советую ограничивать встречу по времени, укладываться примерно в 30–40 минут. За это время не потеряется концентрация и продуктивность участников. Я всегда прошу коллег отключать уведомления на телефоне и не отвлекаться на посторонние вещи. Между встречами необходимо делать перерывы, чтобы восстановить энергию и подготовиться к следующему совещанию, если у вас плотный график.
Кроме того, наша эффективность напрямую зависит от того, насколько мы бодры и сосредоточены. Поэтому при планировании распорядка дня и задач важно учитывать время на отдых. Без восстановления сил и перезагрузки можно легко «поймать» выгорание, и тогда даже простой вопрос будет отнимать много времени. Можно также определить свои пики продуктивности в течение дня и планировать наиболее важные встречи на это время. Для кого-то это раннее утро, для кого-то — вечерние часы. Зная свой ритм, оптимизируйте расписание так, чтобы максимально использовать периоды высокой концентрации.
Инструменты для коммуникации с коллегами
Календари
Для командной работы удобно использовать календари с совместным доступом. Они помогают планировать и отслеживать встречи, видеть доступное время друг у друга и избегать накладок в тайминге. Наиболее простые и понятные — Google- и Яндекс-календари. Чтобы ими пользоваться, достаточно только зарегистрироваться в системе — доступ к сервисам появится автоматически.
В Google-календаре при создании встречи открывается форма для описания мероприятия. Туда можно внести адженду, необходимые файлы, ссылки и списки. Пользователи могут настроить несколько уведомлений за дни, часы или минуты до совещания. Оповещения придут всем участникам на почту или в виде пушей.
Создание встречи через Google-календарь
Календари удобны для синхронизации рабочего графика между членами распределённой команды: вы видите свободные слоты коллег, а они видят ваши. При смене часового пояса календарь автоматически синхронизируется с компьютером, и вы не перепутаете время встречи.
По словам Татьяны Барановой, если в компании есть общий рабочий календарь, обычно время встречи выбирают в соответствии с ним. Когда у сотрудников разные варианты свободных слотов, как правило, все ориентируются на возможности основных участников встречи. Остальные уже стараются подстроиться по мере возможности. Бывает, что рабочие встречи с участием руководителя назначают исходя из его свободных временных слотов в общем календаре. В этом случае руководитель может, например, освободить от встреч свои утренние часы (для работы с почтой, документами или для личных дел) на регулярной основе.
Общие рабочие календари не должны путаться с личными и содержать частные события, дела или планы сотрудников. Для планирования распорядка дня и задач личного характера лучше завести дополнительный календарь. Проверьте, не нужно ли кому-либо предоставить к нему доступ: в некоторых ситуациях вести отдельный календарь совместно с кем-то из коллег — действительно неплохая идея. Также советую пользоваться функцией напоминания о встрече. Это проявление уважения к коллегам.
Некоторым планировать рабочее время, помимо онлайн-планеров и календарей, помогают и традиционные инструменты. Например, с помощью обычного ежедневника иногда можно лучше визуализировать задачи и наглядно увидеть приоритеты. Особенно когда речь идёт о долгосрочном планировании. Ежедневник даёт возможность «отключиться» от цифровых устройств и сосредоточиться на стратегическом мышлении.
Мессенджер
Для асинхронной коммуникации в команде отлично подходят корпоративные чаты, например МТС Линк Чаты. В них можно организовать обсуждения с коллегами по темам, делиться файлами и интегрировать различные рабочие приложения. Использование рабочих чатов помогает снизить количество email-переписки и сделать коммуникацию более структурированной, эффективной. Корпоративные мессенджеры иногда могут выступать альтернативой онлайн-встречам. Ведь в них можно решать вопросы, не выпадая из рабочего процесса.
Чтобы не смешивать все обсуждения в одной общей группе, Филипп Щербанич советует разделять их.
«Ведите переписку в тредах — ветках комментариев под сообщением. Уведомления из треда получают только те, кто в нём участвует. Если информация из него станет неважной, можно выключить уведомления, как в обычном диалоге», — отметил Филипп Щербанич.
Треды в МТС Линк Чатах
Чтобы отложить несрочные вопросы, можно использовать статусы. Это очень удобно, если вы часто перемещаетесь или проводите много встреч. Статус покажет коллегам, где вы находитесь и когда будете свободны. В МТС Линк Чатах вы можете выбрать статус «недоступен», «в дороге», «болею» и другие или придумать свой.
Почта
По мнению Татьяны Барановой, с помощью электронной почты тоже можно эффективно планировать рабочий день, встречи и общение с коллегами. Но для этого необходимо учесть несколько рекомендаций.
- Корректно оформлять электронное письмо, чтобы сократить время на его прочтение и анализ: выделять абзацы, использовать гиперссылки и легко читаемые шрифты, оформлять перечисления списками.
- Не писать большой объём текста в «теле» письма. Лучше лаконично сообщить самую важную информацию, а детали передать через вложения. Для описания больших тем в некоторых ситуациях может прийти на помощь ИИ. Например, коллеге, пропустившему важное онлайн-совещание, можно передать суть, поделившись автоматически сгенерированным саммари встречи.
- Приложенные файлы следует называть корректно, пересылать в удобном и привычном для коллег формате.
- В копии письма не указывать половину сотрудников компании с мыслью «просто на всякий случай». Гораздо эффективнее отметить только нужных людей.
- Правильно сформулировать тему письма: кратко и по делу. Помечать срочность письма лучше специальным знаком, а не через капслок-подпись «СРОЧНО!!!», которую многие воспринимают как крик.
Сервисы для онлайн-созвонов
Для проведения онлайн-встреч с командой подойдут специальные сервисы, например МТС Линк Встречи. По словам Филиппа Щербанича, такие платформы, позволяющие общаться с командой онлайн, записывать встречи, демонстрировать презентации, — отличный инструмент для командной работы. Они помогают эффективно проводить созвоны и быстро достигать цели.
Интерфейс МТС Линк Встреч
По его словам, после совещаний часто какая-то информация теряется, а сохранить всё важное помогают ИИ-функции. Например, текстовая расшифровка, саммари. Они помогут структурировать достигнутые договорённости и выделить дальнейшие шаги.
А если кто-то из коллег не смог присутствовать на встрече, можно узнать все основные моменты обсуждений с помощью видеохайлайта. С видеохайлатами примерно за 15 минут можно в деталях узнать, о чём была часовая встреча.
По мнению Татьяны Барановой, видеовстречи в формате мозговых штурмов полезно проводить с использованием онлайн-досок. Туда можно оперативно заносить все важные мысли, а потом их удобно сортировать и преобразовывать в готовые решения. Сервис МТС Линк Встречи интегрирован с другими продуктами экосистемы, в том числе с МТС Линк Досками.
Использование МТС Линк Досок во время онлайн-встречи
Это значит, что пользоваться интерактивной доской можно прямо во время онлайн-совещания. А ещё — работать со стикерами, рисовать, строить таблицы, загружать изображения, проводить различные интерактивы для повышения вовлечённости участников.
Заключение
Для планирования и коммуникации не бойтесь экспериментировать с различными методиками и инструментами, чтобы найти то, что работает именно для вас и вашей команды. Опыт, постоянный анализ своей эффективности помогут совершенствовать рабочие процессы. Не стоит забывать, что цель всех этих инструментов не просто сделать больше за меньшее время, а освободить пространство для инноваций, стратегического мышления, которые действительно двигают бизнес вперёд.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту