Ничего не найдено. Попробуйте еще
Базовый набор или комплексное решение — как правильно оборудовать переговорную, учитывая её размеры
-
АвторАлина НосковаИзучила, чем отличается оборудование huddle rooms и больших аудиторий -
ЭкспертКсения НестерецВедущий продуктовый маркетолог МТС Линк
Современный дизайн, кондиционеры, удобная мебель — важные составляющие любой переговорной. Но только этого недостаточно: если спикера не слышно, а его презентацию трудно разглядеть, такая встреча даже в самой комфортной переговорной не будет эффективной. Без качественного оборудования не обойтись, особенно если мероприятие проходит в гибридном формате. Как правильно подобрать комплект под размер переговорной и на что ещё важно обратить внимание при выборе таких решений, разобрались с ведущим продуктовым маркетологом МТС Линк Ксенией Нестерец.
Виды переговорных
Сегодня комнаты для переговоров есть почти в каждом офисном пространстве. В переговорной проводят деловые встречи с партнёрами и клиентами, обсуждают рабочие вопросы с коллегами, организуют обучение сотрудников. Также она может играть роль зоны отдыха. Зачастую именно переговорная комната формирует первое впечатление клиентов о компании.
Так как переговорная помогает решать много задач, она должна быть удобной, эстетически привлекательной и функциональной. Всё это влияет на успех встречи. В зависимости от размера выделяют три вида переговорных комнат.
Маленькие — huddle rooms
Маленькие переговорные, или «хадл румс» (от англ. huddle rooms), предназначены для проведения небольших встреч с 2–7 участниками. Обычно это комнаты площадью до 15 кв. м, с расстоянием от экрана до края рабочего стола менее 4 метров. Такие переговорные подходят для спонтанных встреч, собеседований, неформальных бесед, небольших совещаний. Их главное преимущество состоит в удобстве, компактности, возможности быстро всё обсудить и принять решение. Для таких комнат обычно достаточно минимального комплекта оборудования
Средние
Переговорные среднего размера площадью до 30 кв. м обычно вмещают от 7 до 12 человек, а расстояние от экрана до края стола в них составляет примерно 8 метров. В такой комнате проводят любые встречи, обучающие мероприятия, и, как правило, базовым комплектом оборудования в них уже не обойтись.
Большие
Большие комнаты площадью от 30 кв. м рассчитаны на 12 и более участников. Такие помещения обычно оснащают профессиональным ВКС-оборудованием для переговорных комнат, несколькими камерами с поворотными объективами и профессиональной акустической системой.
Параметры для выбора оборудования
Любую переговорную комнату вне зависимости от размера необходимо оборудовать аудио- и видеоаппаратурой. Это обеспечит эффективную онлайн-коммуникацию, возможность работы с контентом и его демонстрации на проекторе или экране. При выборе оборудования можно ориентироваться на несколько важных параметров.
Изображение
Эффективная коммуникация невозможна без качественного изображения. Участники встречи должны хорошо видеть друг друга, спикера, демонстрируемый контент. Для этого в переговорной размещают минимум один экран и камеру. В более просторных комнатах устанавливают несколько камер, в том числе устройства с автотрекингом. Это позволяет спикеру перемещаться во время выступления и поддерживать зрительный контакт с онлайн- и офлайн-аудиторией.
Звук
Качественный звук, хорошая слышимость, отсутствие помех — важные условия любой встречи. Самый простой вариант аудиосистемы — компьютер с колонками и встроенным микрофоном. Для удобства в переговорной можно установить раздельные каналы звука для работы в командах. В этом случае набор оборудования будет включать микрофоны для спикера и участников и стандартные устройства по выведению звука.
Презентация материалов
ПО и оборудование позволяют делиться материалами с участниками. Во время встречи можно использовать слайды, изображения или видеозаписи, работать с интерактивами. Для демонстрации материалов обычно требуется экран с проектором или дисплей. В этом случае офлайн-участники видят информацию на доске, а онлайн-аудитория — на своих устройствах.
Цифровое пространство
Для совместной работы, обмена файлами, обучения необходимо единое цифровое пространство и ПО. Простой вариант — файлообменник или чат в мессенджере. В более сложных вариантах используют комбинированные решения.
Комплекты оборудования для переговорных комнат
Для маленькой переговорной
Для маленькой переговорной комнаты будет достаточно терминала, камеры, микрофона и телевизора. Также можно использовать BYOD-коммутаторы, объединяющие в единую платформу любые устройства и позволяющие участникам встречи свободно подключаться и работать с контентом. Для маленькой переговорной, в которой проводят собеседования или небольшие совещания, достаточно простой и недорогой модели коммутатора с возможностью подключать одно устройство.
Для средней переговорной
Это наиболее популярный вариант переговорных. Такое помещение рассчитано на 8–12 человек, как правило, оснащено несколькими экранами, спикерфонами, саунд-баром, камерами с высоким разрешением, датчиком присутствия и коммутатором.
Для большой переговорной
В больших помещениях, рассчитанных на 12 и более человек, помимо базового комплекта, часто используют профессиональное оборудование для переговорных комнат и видеоконференций, многокамерные системы с поворотными объективами и профессиональную акустику.
Просторные переговорные с большим вытянутым столом обычно требуют установки нескольких ТВ-экранов, проекторов с большой диагональю от 100 дюймов.
«Для средних и больших переговорных удобно приобретать комплект, в который входит камера, адаптеры, микрофоны, колонки, пульты управления и всё необходимое для подключения оборудования. Это позволяет экономить время, так как нет необходимости подбирать устройства самостоятельно. Также это значительно упрощает процесс подключения, поскольку в таких комплектах уже есть все нужные провода и подробная инструкция. Кроме того, готовый комплект обычно стоит дешевле, чем оборудование, купленное по отдельности», — рассказала Ксения Нестерец.
Для переговорных любого размера подходит модуль МТС Линк Rooms. С его помощью можно установить оборудование под ключ: решение предлагает собственное ПО и все необходимые устройства. МТС Линк Rooms включает оборудование Yealink, а также может работать с уже установленным оборудованием: HP, Logitech и Lenovo. Стандартный комплект включает:
- дисплеи для контента и ВКС
- видеокамеру
- саундбар
- терминал
- сенсорный дисплей или тачскрин
- микрофон
- устройства захвата экрана с носимых устройств
«С программным обеспечением МТС Линк Rooms можно автоматически начинать работу с контентом, демонстрировать экран с переносных устройств, вести трансляцию на двух экранах: один будет показывать видео участников, а второй — отображать контент», — рассказала Ксения Нестерец.
Стандартный комплект оборудования
С помощью решения МТС Линк Rooms возможно оформить переговорную с нуля или использовать его для замены ПО в уже оборудованных помещениях.
Примеры комплектов МТС Линк Rooms на базе Yealink для переговорных разных размеров
Малые переговорные / Huddle Rooms
Средние переговорные
Большие переговорные комнаты / аудитории
Комплектация оборудования меняется в зависимости от задач переговорной и может быть дополнена различными аксессуарами.
Заключение: на что обращать внимание при выборе оборудования
Чтобы переговоры проходили успешно и с пользой для бизнеса и слушателей, важно учесть ещё несколько факторов.
Размеры помещения и расстояние между экраном и участниками
В больших переговорных для хорошей видимости и слышимости необходима более мощная акустическая система, профессиональные камеры и микрофоны.
Количество участников
От числа участников зависит число микрофонов и камер, которые понадобятся для охвата всей аудитории.
Задачи
Большую роль играет направление деятельности и задачи, которые вы ставите в рамках переговоров и встреч. Например, для обучения сотрудников, помимо базового комплекта оборудования для переговорной, могут понадобиться дополнительные инструменты: большие проекторы, интерактивные доски, камеры высокого качества с функцией автотрекинга.
Удобно, когда все сервисы интегрированы друг с другом. Например, ПО МТС Линк Rooms интегрировано с другими сервисами МТС Линк и может использоваться вместе с Досками, Встречами, Вебинарами и Чатами от МТС Линк. Все эти продукты объединены общей системой управления, что делает их удобными для использования в крупных компаниях с гибридным форматом коммуникации.
Установленное оборудование
Если в переговорной уже установлен ВКС-терминал, камеры и другие решения, нужно определить, какие ВКС-системы их поддерживают. В некоторых случаях проще заменить ПО, чем заново перестраивать всё оснащение переговорной.
При оснащении переговорной важно обеспечить качественное изображение и звук, подобрать инструменты для демонстрации материалов и взаимодействия участников, создать единое цифровое пространство. Правильный выбор оборудования для переговорной напрямую влияет не только на качество и эффективность встреч, но и помогает выстроить коммуникацию в команде, повысить вовлечённость.
Другие статьи про гибридные переговоры:
Деловые переговоры в гибридном формате: правила, навыки и методы ведения
Как успешно собеседовать топ-кандидатов и причём тут гибридные коммуникации и переговорные комнаты
Переговорная комната в эпоху удалёнки: как сделать так, чтобы рабочие встречи были комфортными
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту