Ничего не найдено. Попробуйте еще
Бизнес наглядно: как разбивать цель на этапы и визуализировать процессы с помощью онлайн-досок
-
Редакция МТС Линк Медиа -
ЭкспертКсения МакароваПродуктовый маркетолог бизнес-юнита «Доски» МТС Линк -
ЭкспертМаксим ОгановОснователь агентства Oganov.Digital, авитолог -
ЭкспертМаксим БыстровТехнический директор IT-компании TYMY
Порядок в бизнес-процессах помогает эффективно управлять ресурсами, проверять стратегии и не путаться в потоке задач, а значит, зарабатывать и не отвлекаться на хаос. Система нужна не только крупным корпорациям с тысячами сотрудников, но и малым предприятиям и индивидуальным предпринимателям. Навести порядок в процессах позволит визуализация — кастомные схемы и стандартные шаблоны.
Как наглядно изобразить процессы в компании, зачем на бизнес-досках нужны мемы и почему иногда простая схема работает лучше подробной, разобрались в статье.
Что такое бизнес-процессы
Бизнес-процессы — это любые действия и операции, направленные на достижение целей компании. Обычно бизнес-процессы делят на три типа:
- основные — направлены на прибыль и прямое достижение цели (например, продажу или разработку IT-продукта)
- вспомогательные — нужны для поддержания основных процессов (например, логистики, бухгалтерского учёта или технической поддержки)
- управленческие — связаны с планированием, контролем и принятием решений (например, управление персоналом или стратегическое планирование).
Любой тип бизнес-процессов можно изобразить с помощью схемы, диаграммы или графика.
«65% людей — визуалы. Им легче воспринимать информацию в формате картинок или инфографики. Визуальное представление делает бизнес-процессы более понятными и структурированными», — комментирует технический директор IT-компании TYMY Максим Быстров.
Основатель агентства Oganov.Digital и автор Telegram-канала «Прибыльный digital» Максим Оганов добавляет, что визуализация помогает понять текущее состояние операций в компании.
«Наглядное воспроизведение процессов выявляет узкие места, дублирование функций, избыточные этапы и разрывы в коммуникации между подразделениями. Без чёткой схемы процессов руководство принимает решения вслепую, что приводит к неэффективному распределению ресурсов», — считает эксперт.
Как визуализировать бизнес-процессы
В МТС Линк Досках есть готовые шаблоны, которые помогут визуализировать операции внутри компании. Например:
- CJM — для представления пути клиента (операционного процесса)
- Lean Canvas — для анализа ключевой информации о проекте и клиентах (вспомогательного процесса)
- Roadmap — для визуализации движения к цели компании или отдельной команды (управленческого процесса).
«Шаблоны упрощают выполнение рутинных задач и позволяют сосредоточиться на более важных аспектах. Например, при построении дорожных карт или анализе конкурентов шаблоны помогают быстро структурировать информацию и выделить ключевые моменты», — делится технический директор IT-компании TYMY Максим Быстров.
Если подходящего шаблона нет, можно создать кастомную рабочую область. Для этого в сервисе МТС Линк Доски есть виджеты: стикеры, фигуры, фреймы, карточки, реакции и другое.
С помощью виджетов можно визуализировать процесс продаж, канбан-доску и любое другое пространство для совместной работы
«В МТС Линк Досках есть возможность связать фигуры стрелками, отформатировать блоки, подписать элементы текстом — таким образом отрисовывать любой бизнес-процесс. В дальнейшем мы планируем развивать библиотеку фигур и диаграмм, добавлять туда новые виджеты для поддержки более сложных сценариев работы»,— комментирует продуктовый маркетолог бизнес-юнита «Доски» МТС Линк Ксения Макарова.
Чтобы визуализацию понимали все участники процесса, бизнес-аналитики разработали нотации (наборы правил для визуального описания операций внутри компании). Нотации делят на два типа:
- cтруктурные — визуализируют устройство процесса и связи между его элементами (исходными данными, исполнителями, целью)
- динамические — демонстрируют логику и последовательность этапов бизнес-процесса.
Подходы к визуализации бывают функциональными, процессными и ментальными.
Функциональный подход
В центре внимания при этом подходе находится результат, который нужно получить, и ресурсы, которые будут задействованы для его достижения. Пример такого подхода — структурная нотация IDEF0 (от англ. Integrated Definition for Function Modeling).
Основная задача в нотации IDEF0 обозначается «чёрным ящиком» — блоком с тремя входящими потоками и одним выходящим.
Вход 1: данные с условиями реализации процесса
Например, законы страны и корпоративные стандарты.
Вход 2: основная информация
Например, техническое задание от руководителя.
Вход 3: способ реализации проекта
Например, заключение договора, предложение о сотрудничестве по бартеру, поиск подрядчиков.
Выход: результат, который нужно получить от реализации проекта
Например, создание медиапродукта.
Построить визуализацию бизнес-процессов IDEF0 в МТС Линк Досках можно с помощью фигур (стрелок и прямоугольников) и текста.
Пример схемы создания подкаста о продуктах МТС Линк с помощью IDEF0 — инструмента визуализации бизнес-процессов
Процессный подход
В фокусе этого подхода находятся конкретные и упорядоченные действия, которые нужно совершить для достижения результата. Пример визуализации процессного подхода — динамическая нотация BPMN (от англ. Business Process Model and Notation). Эта система отражает логику и последовательность операций.
Нотацией BPMN можно описать любой процесс: поиск и онбординг сотрудников, оформление командировки, закупку оборудования, запуск стартапа. Для обозначения задач, событий, объектов, потоков (процессов выполнения), сообщений, зон ответственности и других категорий бизнес-процессов в BPMN используют стандартные графические элементы: стрелки, фигуры, линии.
Предприниматель и автор Telegram-канала «Прибыльный digital» Максим Оганов рекомендует начать визуализацию с выбора основного процесса. Например, чтобы визуализировать обработку заказа клиента, нужно выполнить три шага.
Шаг 1. Задать точку входа и выхода
Определить начало и конец — с чего должен начаться процесс и к какому результату привести.
Для обозначения первого события и конечной цели подойдут круги виджета «Фигуры»
Шаг 2. Обозначить основные промежуточные этапы процесса
Разбить процесс на действия, которые необходимо выполнить для достижения цели.
Для промежуточных этапов можно использовать прямоугольники виджета «Фигуры»
Шаг 3. Добавить детали
Распределить зоны ответственности и расположить этапы в хронологическом порядке.
Плавательные дорожки (зоны ответственности) на платформе можно визуализировать с помощью линий или стрелок
«Создайте плавательные дорожки (swim lanes) для каждого отдела: продаж, производства, логистики, финансов. Используйте стандартные символы BPMN: овалы — для начала и окончания процесса, прямоугольники — для задач, ромбы — для точек принятия решений, стрелки — для потоков. Разместите стикеры с действиями в хронологическом порядке. Добавьте временные метки для каждого этапа, указывайте ответственных сотрудников и используемые системы», — делится лайфхаком эксперт.
Он рекомендует делать пометки на визуализациях. Например, если этап находится в критическом состоянии — окрашивать блоки, относящиеся к нему, в красный цвет. Обычные этапы можно помечать синим, а автоматизированные — зелёным цветом.
Готовая модель не окончательный продукт, её можно оптимизировать: двигать элементы, добавлять новые данные или убирать те, которые больше не актуальны.
«Регулярно актуализируйте схемы совместно с владельцами процессов», — напоминает Максим Оганов.
Ментальный подход
Помимо функционального и процессного подходов, операции в компаниях описывают с помощью ментального подхода. В ментальных моделях собраны действия, результаты, логические связи, идеи. Такие схемы помогают структурировать мысли, собирать гипотезы и наработки.
Так выглядят бизнес-процессы в агентстве Oganov.Digital
На деле каждая компания работает по индивидуальным стандартам и визуализирует процессы по-своему. Одним комфортно описывать бизнес функционально, другие считают наиболее эффективным визуализировать лишь этапы и шаги к достижению цели, а третьи предпочитают миксовать подходы и разрабатывают свои гибридные схемы.
Малому бизнесу подходят упрощённые схемы с фокусом на ключевые точки контроля и передачи ответственности между сотрудниками. Используйте не более 3-4 плавательных дорожек, избегайте излишней детализации. Крупный бизнес может детализировать процессы до уровня конкретных действий, включать все системы автоматизации, точки интеграции между подразделениями. Создавайте иерархию процессов: верхний уровень показывает общий поток — детальные схемы раскрывают каждый блок. Обязательно добавляйте легенду с расшифровкой символов, временных рамок и зон ответственности.
Как оценить результат бизнес-процессов
Визуализация помогает подвести итоги и оценить эффективность бизнес-процессов. Анализ выявляет слабые стороны операций и изменения метрик во времени, в результате совершенствуются процессы и увеличивается прибыль.
В компаниях, где работа построена по гибкой методологии Agile, для подведения итогов используют в том числе ретроспективные встречи. В МТС Линк Досках есть несколько готовых шаблонов для ретро.
Технический директор IT-компании TYMY Максим Быстров поделился: в команде разработчиков SaaS-платформы предпочитают проводить расширенные ретроспективы с глубокой рефлексией и анализом работы всей команды.
Перед тем как обсуждать процесс, в компании принято делиться ощущениями от пройденного спринта. Для этого фасилитатор готовит набор мемов, которые помогают технической команде выразить эмоции.
Так выглядит ретроспективная встреча в IT-компании TYMY
После разминки-айсбрейкера команда приступает к обсуждению action points (точек действия) прошлого спринта и определяет новые точки роста.
«В ретроспективе мы рассматриваем только субъективные метрики, участники оценивают, удалось ли оптимизировать работу, найти решение и справиться с задачей. Мы определяем точки роста: обсуждаем, что сработало, а что не сработало, вырабатываем решения для исправления проблемы, фиксируем, чему сумели научиться, что можно сделать по-другому в следующий раз. Например, если команда заметила, что не все вовлечены в решение задачи, фасилитатор (обычно это руководитель) фиксирует наблюдение как точку для улучшения процессов», — рассказал Максим Быстров.
Кратко: о визуализации бизнес-процессов в МТС Линк Досках
- Бизнес-процессы можно представить в формате ментальной карты или как набор функций и последовательность действий.
- Бизнес-аналитики используют структурные и динамические нотации, чтобы визуализировать идеи и процессы внутри компании.
- Компании могут адаптировать методы под свои нужды: составлять кастомные визуализации, упрощать или усложнять схемы.
- На платформе МТС Линк Доски есть готовые шаблоны и виджеты, с помощью которых можно контролировать и визуализировать бизнес-процессы.
- Визуализация помогает выявить слабые места в операциях, упорядочить информацию и оценить эффективность процессов, но только при условии регулярной оптимизации.
Другие статьи про инструменты для бизнес-задач
Изучаем бизнес-ситуации: как с помощью метода кейсов обучать сотрудников
Event Storming: как с помощью стикеров и онлайн-досок повышать эффективность бизнес-процессов
К бизнесу — бережно: практические советы по работе с шаблоном Lean Canvas на онлайн-доске
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту