Как составить список дел, чтобы он работал: 4 истории с лайфхаками и советами

«Самый крутой to-do-лист — тот, который делает твою жизнь проще»

Алексей Оносов, предприниматель, бизнес-писатель, публицист, бизнес-блогер, эксперт по цифровизации производства и ИИ

За 20 лет в бизнесе перепробовал кучу систем планирования: блокноты, стикеры, приложения — чего только не было! И знаете, что заметил: большинство людей превращают свои составленные списки дел в настоящее наказание для себя — пишут всё подряд, а потом мучаются, глядя на бесконечный перечень задач.

Сейчас я всё храню в цифровом таск-трекере, который создал сам путём многолетних тестов и испытаний. Вот принципы, которых придерживаюсь.

Структурирую всё по проектам и контекстам

Главное правило: если в голове крутится какая-то мысль про дела, то нужно сразу записать и не откладывать на потом. У меня в таск-трекере есть отдельные разделы для работы, спорта, семьи или здоровья. 

Когда планирую дела, то обязательно думаю не только о прибыли или пользе задачи, но и спрашиваю себя: «Сделает ли это меня счастливее, порадует ли жену или детей?» Есть смысл учитывать не только экономику, но и хэппиномику. Звучит странно для бизнеса, но работает на удивление эффективно.

Выставляю приоритеты

Приоритеты ставлю по методу Эйзенхауэра: делю всё на важное/срочное, важное/несрочное и так далее. Но добавляю свой критерий — энергозатратность. Если утром полон сил, беру самую тяжёлую «лягушку» и съедаю её первой. А когда к вечеру батарейка садится, переключаюсь на что-то простое и механическое. 

Кстати, заметил закономерность: крупные задачи лучше дробить на мелкие кусочки. «Написать годовой отчёт» звучит пугающе, тогда как «собрать данные по продажам за январь» — вполне подъёмно. 

Использую правило «1-3-5»

Правило звучит так: «В день — одна большая задача, три средних и пять мелких». Больше не планирую — проверено на практике, что это путь к разочарованию. А ещё веду отдельный список «Делегировано» — туда записываю всё, что передал сотрудникам, иначе начинаешь переживать, что что-то забыл проконтролировать.

Работаю короткими отрезками

Время фиксирую по методу Pomodoro — 25 минут работы и 5 минут отдыха. Сначала казалось, что это ерунда какая-то, но метод оказался мощным инструментом концентрации. Особенно когда нужно заниматься неприятными делами вроде разбора накопившихся документов. С таймером легче заставить себя начать, а там уже втягиваешься, и процесс идёт.

Ставлю маркеры и чищу списки

Цветовые маркеры использую для категорий: красный — срочное, синий — проекты, зелёный — личное. Помогает быстро ориентироваться в списках, особенно когда там накопилось дел на несколько экранов. 

Каждую пятницу делаю «расчистку завалов» — выкидываю то, что уже не актуально, — а важные моменты переношу на следующие семь дней.

Планирую с учётом буфера

Как-то я составлял расписание с точностью до получаса, а потом бесился, когда всё шло не по плану. Жизнь непредсказуема: телефонный звонок, неожиданная встреча, техническая проблема — и весь красивый график распадается. Теперь оставляю буферное время между задачами и не корю себя за переносы.

Не смешиваю цели и задачи в одном списке

Когда рядом с «купить молоко» стоит «увеличить прибыль компании на 30%», мозг отключается от перегрузки. Поэтому глобальные вещи храню отдельно, а в ежедневный список попадают только конкретные действия.

Знаете, что меня удивило со временем? Эти «дурацкие списки дел» работают не просто как органайзер. Когда кашу из мыслей и планов выкладываешь на бумагу или в приложение, то в голове реально становится тише! Я перестал просыпаться среди ночи с мыслью «а не забыл ли я про встречу с Петровичем?» Мозг знает: всё записано, всё под контролем.

В итоге вот что скажу: не стоит из ту-ду-листа делать священную корову. Это просто рабочий инструмент, как молоток или отвёртка. Не подходит — берёшь другой. Система должна служить тебе, а не ты ей. Самый крутой список дел — тот, который делает твою жизнь проще, эффективнее и радостнее, а не превращает в сплошную беготню за галочками.