Может ли онлайн-встреча быть такой же эффективной, как и офлайн-совещание? Как избежать бесполезных встреч в стиле «погенерили и забыли»? Советами эффективной коммуникации поделилась Екатерина Мешкова, фасилитатор топ-команды Skyeng, популярной российской онлайн-школы английского языка.
Как организовать и провести эффективное онлайн-совещание. Советы от фасилитатора Skyeng
16 мая 2023
5 мин
-
Ирина Самаркина
Екатерина Мешкова
Фасилитатор встреч топ-команды, руководитель отдела Meetings в Skyeng
Особенности проведения онлайн-встречи
Сначала расскажем, что такое онлайн-встречи, и что нужно для проведения мероприятия. Онлайн встречи — это видеоконференции с использованием специального облачного сервиса, компьютерной программы или мобильного приложения. Онлайн встречу также называют вебинаром. В режиме онлайн можно обсуждать любые вопросы точно так же, как при личных встречах. Единственное отличие в том, что стороны находятся далеко друг от друга.
Чтобы проводить вебинары, необходимо выбрать подходящую площадку. Выбор зависит от характера мероприятия, численности участников, потребности в интерактивных инструментах. Некоторые платформы для виртуальных совещаний позволяют проводить онлайн-встречи с участием десятков и даже сотен тысяч человек.
Мы пользовались другой вебинарной площадкой, пока не столкнулись с ограничением по количеству участников. В то время МТС Линк обновили платформу, сделали редизайн и добавили больше полезных функций, а главное — сделали возможным подключение до 10000 пользователей, поэтому переход стал обоснованным решением.
Автор
Анастасия Склярова
Особенности проведения онлайн встречи в том, что в дистанционном формате можно решить множество задач. Вебинары подходят для проведения деловых переговоров, собеседований, обучения, тренингов, мастер-классов. На виртуальных встречах можно рекламировать и продавать услуги и товары. Онлайн конференции также используют для личных созвонов с друзьями или родственниками.
Правила проведения встречи онлайн
Расскажем, как организовать встречу клиентов онлайн (эти правила подходят не только для коммерческих, но и для обучающих мероприятий, а также для проведения эффективных совещаний и планерок в организациях).
Если у вас запланирована онлайн встреча, начать подготовку нужно за 2-3 недели до назначенного времени. Последовательность подготовки ко встрече онлайн следующая:
- Придумайте тему.
- Подготовьте сценарий.
- Составьте повестку и разошлите ее участникам вместе с приглашением. В повестке указывают тему встречи, пишут имена спикеров, перечисляют ключевые вопросы, которые будут обсуждаться.
- За 1-2 дня до мероприятия отправьте напоминание гостям. Этим вы как бы говорите: «Мы договаривались о встрече онлайн, не пропустите ее».
- За 5-10 минут до начала выйдите в эфир, поздоровайтесь с гостями и наладьте обратную связь. Можете спросить у зрителей, из какого города они смотрят трансляцию. Это актуально, если планируется онлайн встреча про продажи или продвижение. Онлайн-конференция посвящена переговорам с бизнес партнерами? Здесь неформальные вопросы неуместны: поздоровайтесь с собеседниками и сразу переходите к цели встречи.
Как эффективно провести онлайн встречу, чтобы она запомнилась зрителям и слушателям? Подготовьте разнообразный контент. Используйте презентации (при этом важно, чтобы слайды менялись каждые 30-40 секунд). Добавьте опросы и голосования: они увеличат вовлеченность. Дайте больше живых примеров из личного опыта или из прошлых деловых процессов. Провести вебинар — это не просто рассказать гостям заученный текст. Как и при личном общении, нужно дать гостям возможность высказаться. Клиенты, коллеги или деловые партнеры должны иметь доступ к чатам и формам обратной связи.
Проведение эффективной онлайн встречи зависит и от технического оснащения. Если у гостей будет зависать изображение на экране и тормозить звук, это вряд ли будет способствовать продуктивному деловому общению. Проверьте заранее ваше оборудование и испытайте функционал платформы. У некоторых сервисов для ВКС есть определенные правила проведения встречи онлайн (требования к браузеру или к минимальной пропускной способности). Предупредите об этом людей, которые участвуют в мероприятии. Тогда встреча пройдет максимально эффективно, без задержек на настройку оборудования.
Разбираемся в форматах: какими бывают встречи
Тет-а-тет
- Регулярный менеджмент: встречаемся с сотрудником, чтобы узнать, как он справляется с задачами, какая нужна помощь, обсуждаем KPI.
- Развитие и оценка: снимаем ожидания, намечаем план роста.
- По запросу сотрудника: обсуждение инициатив, вопросов по проектам.
Групповые
- Регулярные отчетные.
- Ретроспектива: рефлексируем, вспоминаем отчетный период, выявляем достижения и неудачи.
- Демо: презентуем разработки, выявляем лучшие проекты.
- Планирование работ: планируем задачи на квартал/год.
- Неформальные: празднуем победы, благодарим друг друга.
Суть встреч по запросу в том, что у сотрудника всегда есть возможность по любому проекту поставить руководителю встречу на полчаса, не дожидаясь очередной регулярной встречи. Руководители пугаются, что это будет пользоваться чрезмерным спросом. Как показывает опыт, не так уж часто сотрудники запрашивают такой формат и решают вопросы самостоятельно, но очень благодарят, если такая возможность есть.
Автор
Екатерина Мешкова
Начинаем подготовку: 3 вопроса перед встречей
Прежде, чем приступить к планированию встречи, задайте себе 3 вопроса:
1. А нужна ли встреча?
Встречу лучше не проводить в 3 случаях:
- Если вы уже приняли решение и хотите просто проинформировать команду — для этого достаточно письма.
- Если решение нужно срочно — в сжатые сроки вряд ли вы сможете провести качественную подготовку.
- Если участники не могут повлиять на проблему — например, ищут решения для команды другого отдела.
Точно ли встреча — самый эффективный вариант решения проблемы? Если да, переходите ко второму вопросу.
2. Кто нужен на встрече?
Планируя состав совещания, не стоит следовать принципу «чем больше, тем лучше». Приглашайте только тех, кто действительно способен помочь решить проблему. Присутствие коллег, не заинтересованных в вопросе напрямую, может негативно влиять на общую вовлеченность и динамику. К тому же, чем больше человек на встрече, тем труднее договориться.
Сервис для планирования и проведения групповых онлайн-встреч Линк Встречи позволяет собрать
- до 100 участников и вывести в эфир одновременно
- до 100 спикеров
Обязательно решите, кто возьмёт на себя роли ведущего, таймкипера и кто будет отвечать за формирование и рассылку итогов собрания. Продолжительные и важные встречи требуют участия фасилитатора.
3. Зачем вам встреча?
У вас должна быть четкая цель, сформулированная в глагольной форме.
- Например: решить, что делать, чтобы увеличить продажи.
- Или: найти способы предотвращать и решать конфликты в нашей команде.
От этой цели нужно отталкиваться при планировании структуры и времени встречи.
Часто идут от обратного и говорят: «Значит так, у нас есть час, и мы должны добежать до вот такого результата», — но это не учитывает реальность. Иногда цель настолько большая, а времени настолько мало, что нужно просто признать это и дать себе нужное количество времени. Или снизить амбициозность задачи, чтобы уложиться в час. Поэтому сначала цель — потом время.
Автор
Екатерина Мешкова
Agenda — инструмент подготовки эффективных встреч и совещаний
Agenda отражает цель встречи и список пунктов, которые планируется обсудить. Она высылается участникам не позднее, чем за сутки до собрания.
Например, если цель совещания — договориться о том, как мы действуем в ситуации возникновения или проживания конфликта, то Agenda может выглядеть так:
5-10 мин | Warm-up |
15 мин | Актуализация темы и цели встречи |
15 мин | Как мы могли бы предотвращать конфликты |
15 мин | Как мы можем безболезненно решать конфликты |
10 мин | Итоги: фиксируем правила поведения при конфликтах |
Важный блок — разговаривать о чем-то неформальном на старте, интересоваться, как дела у коллег. Это позволяет участникам максимально переключиться из своих рабочих контекстов в общий, создаёт единое пространство для коммуникации. И отдельно подчеркну: важно, чтобы прозвучал голос каждого. То есть вкинутый вопрос «как вы?» с кивками от участников и парой «нормально» — это не warm up.
Автор
Екатерина Мешкова
Agenda может сопровождаться домашним заданием: вспомнить ситуации, прочитать аналитику, изучить статью, «выгрузить» идеи на онлайн-доску Miro и так далее. Такая подготовка заранее погружает участников в контекст и значительно сокращает время встречи.
Для встреч на Линк Встречи можно подготовить интерактивную онлайн-доску Miro заранее, а можно организовать работу с ней во время мозгового штурма прямо на встрече. Miro работает из окна Линк Встречи без дополнительных вкладок
Как поддерживать нужную атмосферу на онлайн-встрече
Прежде всего, необходимо установить правила, которые будут действовать всегда. Классический перечень выглядит так:
- Выходим в эфир с видео.
- Микрофон включен только у того, кто говорит.
- «Паркуем» вопросы в чате.
- Не бегаем: заранее готовим воду и проветриваем комнату.
- Высказываем свои мысли и идеи: нет глупых вопросов, каждое мнение важно.
- Соблюдаем тайминг: не опаздываем, не уходим раньше.
Главное правило: во время встречи мы на встрече. Важна вовлеченность. Мы не пишем сообщения в slack или любом другом мессенджере, не отвечаем на звонки. Стремимся быть здесь и сейчас — это база.
Автор
Екатерина Мешкова
После встречи на Линк Встречи платформа предоставит вам статистику об активности каждого участника: график вовлеченности, количество вопросов и сообщений в чате, время присутствия
После принятия правил дальнейшие действия зависят от того, какой настрой участников вам нужен.
- Сконцентрированная работа: поставить четкую цель, которая «драйвит» участников, провести разминку на концентрацию внимания.
- Сближение: провести игру на знакомство, поблагодарить друг друга, «подсветить» сильные стороны, найти общее.
- Дискуссия: создать условия, в которых каждый будет услышан: например, высказываемся по кругу ровно по минуте.
- Подъём энергии: работа в микрогруппах.
- Спад энергии: переключиться на презентацию.
- Неформальная обстановка: поменять формат: встретиться вечером за бокалом вина.
Деление на группы на платформе Линк Встречи с возможностью настроить состав команд, время на общение и групповые задания
Для меня встреча — это микроуправление. Здесь команда проживает весь цикл подобно компании: от рождения до финала. На встрече можно проявить все свои управленческие навыки: планировать, контролировать, мотивировать, организовывать и вести команду к результату.
Автор
Екатерина Мешкова
Что делать после онлайн-встречи
После встречи важно оценить то, насколько эффективно она прошла.
Вы можете собрать обратную связь участников, предложив им заполнить форму с вопросами:
- Было ли полезно проведенное мероприятие? Да/Нет
- Как вы оцениваете эффективность встречи по шкале от 1 до 10?
- Почему вы поставили такую оценку?
Опрос на платформе Линк Встречи
А также не будет лишним проверить самого себя по чек-листу:
- Тайминг соблюден.
- Цель достигнута.
- Структура выдержана.
- Нужная атмосфера создана.
- Контакт с участниками установлен.
- Правила соблюдены.
- Решения внедрены.
Ищете сервис для проведения онлайн-совещаний? Попробуйте Линк Встречи: просто, бесплатно и без лимита на время встречи
Создать совещание в Линк Встречи можно в 2 клика: не сложнее, чем создать онлайн-встречу в Zoom. Можно легко приглашать даже внешних участников: просто отправьте участнику ссылку, которую он откроет в браузере
Пробный бесплатный тариф включает:
- Безлимитное использование.
- До 15 участников и спикеров.
- Голосования, опросы.
- Статистику активности каждого участника.
- Русскоязычную поддержку 24/7.
- Работу через мобильное приложение.
- Хранение истории встреч и файлов (презентаций, записей, документов).
- Автоматическую запись встреч.
Как проводить онлайн-совещания?
Выберите платформу для проведения вебинаров, создайте встречу и отправьте пригласительную ссылку всем участникам. В назначенное время выйдите в эфир. Обратите внимание: на бесплатных площадках бывают ограничения по продолжительности мероприятия и числу гостей.
Сколько длится идеальное совещание?
Оптимальная продолжительность онлайн или офлайн-встречи — 45 минут. Если планируется обсуждение большого количества вопросов, то лучше разделить совещание на несколько 30-минутных сессий с небольшими перерывами.
16 мая 2023
5 мин