По данным исследования Logitech и НАФИ, в 2022 году 86% российских компаний планировали внедрить гибридный формат работы. При таком графике подразумевается, что часть сотрудников находится в офисе, а остальные работают удаленно. Это требует иного подхода к взаимодействию команды, особенно во время онлайн-встреч и совещаний. Рассказываем о том, как проводить гибридные встречи и на что стоит обратить внимание.
Искать везде
Показать все статьи
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как МТС Линк Rooms помогает проводить гибридные встречи и совещания
МТС Линк Rooms — решение для переговорных комнат, конференц-залов и учебных аудиторий. Оно подходит для уже оборудованных площадок или для оснащения с нуля комнат любых размеров
Задачи, с которыми сталкиваются организаторы гибридных совещаний
Кроме подбора подходящего софта и оборудования, гибридный формат требует цифровой грамотности сотрудников, желания и умения взаимодействовать в новых условиях. Важно выработать алгоритм работы, при котором все участники чувствуют себя равноценными и одинаково вовлечены в разговор. Зачастую это бывает сложнее, чем разобраться с технической стороной. Вот четыре совета, которые помогут преодолеть разобщенность между собеседниками.
4 правила эффективного гибридного совещания
1. Обеспечьте хороший звук
Ничто так не вредит совещаниям, как плохой звук. Чтобы не пришлось переспрашивать друг друга в ходе беседы, используйте микрофоны. Попросите удаленных сотрудников подключать гарнитуру.
2. Проверяйте соединение
Испортить совещание может плохой интернет. Убедитесь заранее в стабильности соединения.
3. Позаботьтесь о визуале и интерактивности
В гибридном формате для полного погружения в тему собрания потребуется много видеоконтента. Поэтому желательно, чтобы все удаленные сотрудники включали камеры. Дополнительно компания может использовать скриншаринг и интерактивную доску для совместной работы.
Еще один прием для вовлечения виртуальной команды — крупные изображения с камер участников. Так в переговорной им будет проще воспринимать своих удаленных коллег как полноправных собеседников и чаще включать их в обсуждение. Поэтому в решении для переговорных комнат МТС Линк Rooms можно выводить изображение участников на отдельный экран.
4. Спланируйте встречу
Даже небольшое совещание в идеале должно быть распланировано. Организатор готовит план, в котором прописывает дату, время, тайминг и краткое содержание встречи.
На совещании в гибридном формате придется отдельно следить за вниманием удаленных сотрудников. Заранее назначенный модератор встречи должен контролировать, чтобы онлайн-участникам давали слово, призывали ставить реакции и задавать вопросы.
Продолжительность встречи в гибридном формате не больше часа. Если уложиться сложно, то лучше сделать перерыв на 15–20 минут. Иначе велика вероятность потерять внимание удаленных сотрудников.
Какое оборудование и ПО выбрать для гибридной переговорной
Самый простой вариант — предложить участникам в переговорной открыть ноутбуки и подключиться к общей платформе видеосвязи. Удаленная часть команды будет видеть лица коллег, все смогут делиться файлами. Однако в таком формате сама переговорная не играет никакой роли, а совещание почти ничем не отличается от полностью виртуального. Ведь все сотрудники смотрят в мониторы, теряется вовлеченность и эффект присутствия. Еще участникам встречи придется по очереди включать и выключать микрофон, чтобы избавиться от эха.
Для вовлечения и эффекта присутствия нужно одновременно показывать лица, демонстрируемые презентации и большую часть комнаты. Как минимум понадобятся камеры, микрофоны, экраны и ПО для видеосвязи. В идеале в переговорной:
- все должны друг друга видеть и хорошо слышать;
- собеседникам не приходится поворачиваться друг к другу всем телом;
- есть возможность демонстрировать контент;
- можно подключаться к любой ВКС с помощью режима BYOD.
Кроме того, вряд ли сотрудники захотят разбираться в технических тонкостях, поэтому оборудование должно легко включаться и быть беспроводным.
Удобнее всего, когда решение предоставляется комплексно: оборудование и программное обеспечение. Или когда ПО может сочетаться с уже установленными устройствами. Оба варианта могут быть реализованы с помощью МТС Линк Rooms.
Почему МТС Линк Rooms — отличное решение для гибридных коммуникаций
Функциональность решения позволяет взять всё лучшее от виртуальной и физической переговорной. Сотрудники компании могут:
- подключаться к совещаниям одним касанием через сенсорный дисплей;
- подключаться к незапланированным встречам по ID;
- бронировать комнаты в календарях Outlook и Google;
- использовать одновременно два дисплея (для ВКС и скриншаринга);
- настраивать автоматический вывод спикера на экран;
- регулировать громкость с сенсорного дисплея;
- закреплять изображение спикера;
- транслировать контент с носителей;
- закрывать доступ к настройкам всем, кроме администратора.
В 2024 году планируется внедрение новых функций:
- управления раскладкой ВКС с дисплея (активно говорящий, общая сетка);
- запуска скриншаринга сразу при подключении провода или устройства;
- раздела участников и работы с ними (замьютить, отключить, закрепить или открепить);
- функции «поднять руку», лайка, дизлайка;
- поддержки планшетом отображения статуса и бронирования переговорной;
- управления PTZ-камерой;
- брендирования;
- централизованного администрирования;
- поддержки HDMI CEC;
- централизованного администрирования переговорных комнат;
- интеграции с другими ВКС (возможности подключиться к внешним сервисам для общения с внешними подрядчиками).
Что входит в комплект оборудования
Компания предоставляет оборудование Yealink, а также работает с уже установленными устройствами Lenovo, HP и Logitech.
Комплект оборудования для переговорной выглядит так.
Заключение
У гибридного офиса, как и у других форматов работы, есть свои минусы. Но при правильном подходе такой режим расширяет кадровые возможности компаний и экономит ресурсы на аренде и оборудовании мест. С этим связано развитие тренда, которое будет продолжаться в следующие годы. Позаботьтесь об эффективности своих совещаний и узнайте подробнее об МТС Линк Rooms прямо сейчас.