Базовые функции — бесплатно и навсегда
Всё для общения
и работы в онлайне
- До 30 участников на видеозвонке
- Мессенджер для всей команды
- 3 онлайн-доски
- Видеозвонки и чаты
- Вебинары и онлайн-курсы
- Онлайн-доска
Ничего не найдено. Попробуйте еще
МТС Линк
- Видеозвонки и чаты
- Вебинары и онлайн-курсы
- Онлайн-доска
Когда сотрудники создают файлы вне корпоративной системы, а администраторы не могут управлять доступами, то работа может превратиться в хаос. Найти актуальную версию файла сложно, а в чатах — вопросы, где и что лежит. В этом обзоре расскажем, какие возможности по созданию и организации контента дают документы, таблицы, презентации и формы на платформе МТС Линк.
Что такое Документы и Диск от МТС Линк
Это онлайн-редактор документов и облачный диск для совместной работы на платформе МТС Линк. С его помощью сотрудники компании создают контент и структурированно работают в пространствах и папках.
С помощью сервиса можно:
- быстро создавать текст в Заметках
- оформлять статьи в Документах
- автоматизировать расчёты и создавать отчёты в Таблицах
- создавать слайды в Презентациях
- запускать анкеты и тесты в Формах
- хранить, редактировать и обмениваться файлами в облачном Диске.
Сервис поможет с созданием документов, материалов для выступлений, анализом данных и сбором обратной связи
Возможности Документов и Диска
Сервис поможет работать с любыми файлами организации, хранить их, а также совместно редактировать и делиться ими как внутри организации, так и за её пределами.
Работа на одной платформе без переключений
Документы и Диск работают на платформе МТС Линк. Она включает в себя корпоративный мессенджер, сервис для онлайн-встреч, интерактивные доски и другие инструменты. Единое пространство помогает с хранением файлов в одном месте: сотрудники меньше переключаются между сервисами, а компании — не содержат зоопарк разрозненных сервисов.
В МТС Линк можно не только работать в документах, но также общаться в чатах и устраивать онлайн-встречи
Загрузка любых файлов и папок с настраиваемым доступом
Диск поддерживает загрузку в облако больших файлов: видеороликов, программ, архивов. Здесь можно создавать, редактировать и сохранять файлы в формате docx, pptx, excel. Общий поиск поможет найти нужное, а разделы меню — сориентироваться в файлах.
Например, «Недавние файлы» содержат документы, с которыми вы недавно взаимодействовали, а в «Избранном» будет всё, что вы отметили звёздочкой. В «Личном» — созданные файлы, а в «Доступно мне» — документы, к которым открыт доступ. Раздел «Пространство» — это место для общего хранения файлов организации с отдельными настройками прав и доступов от основного хранилища.
Файл можно создать прямо на диске или перетащить с рабочего стола
Одновременное редактирование в большой группе
Одновременно редактировать документ, презентацию, таблицу или форму может до 200 участников, а просматривать — любое количество человек. Комментирование, режим правок, сохранение изменений и возвращение к определённой версии помогут избежать хаоса в совместной работе на облачном диске.
Сводка обновлений по всем доступным документам
Уточнять статусы необязательно — раздел с обновлениями покажет, какие изменения произошли с вашими документами и файлами на облачном диске. Также можно настроить фильтр, чтобы видеть, какие материалы обновлял, например, отдел маркетинга, дизайна, продаж или разработки.
Сводка поможет быть в курсе последних изменений
Создание шаблонов для всей организации
Сохранять общий стиль в презентациях, оформлении документов или статей может быть трудно. Шаблоны внесут порядок — администраторам доступно создание стандартов для документов, презентаций, таблиц и форм. Общий стиль поможет тратить меньше времени на согласование и правки. При загрузке готовых презентаций шаблоны тоже переносятся — это поможет продолжить работу по стандартам компании, не теряя времени на новую настройку.
Автосохранение и работа на разных устройствах
Все изменения в онлайн-редакторе документов сохраняются автоматически, даже если вы поправили только знак препинания или сменили шрифт. А благодаря доступу к облачному диску с любого устройства можно начать работу на ноутбуке, а затем внести правки с телефона. Или наоборот.
Гибкое управление пространством и доступами
Администраторы могут устанавливать разрешения на общий доступ как к отдельным файлам, так и к пространствам-папкам. Например, ограничить публикацию в интернете любых документов, которые создаются или загружаются на Диске. Или запретить добавлять соавторов и изменять администраторов для важных внутренних инструкций. Также доступно логирование действий пользователей, которое поможет работать по стандартам безопасности компании.
Настройки прав доступа могут корректировать и авторы документов
Что умеют Заметки
Заметки — это минималистичный онлайн-редактор документов с базовым набором функций для создания и редактирования текста. Он подойдёт для контента, который вы хотите перенести в другое место — например, письма, инструкции или текста для сайта. Также Заметки будут полезны при создании прототипов сайтов и страниц: здесь проще работать со структурными блоками благодаря быстрому меню у каждого абзаца.
Быстрое меню слева от абзаца поможет преобразовать формат, скопировать или удалить весь текстовый блок
При этом Заметки обладают всеми привычными возможностями для редактирования документа: настройкой и форматированием шрифтов, стилей и цвета, созданием списков и оглавлений, выравниванием и комментированием. Доступна история изменений и версий, чтобы быстро вернуться к прошлым этапам работы, а файл можно сохранить на устройство, поделиться или отправить в печать на принтер.
Настроить стиль оформления можно в несколько кликов
Что ещё можно делать в Заметках:
- автоматически создавать оглавления по заголовкам
- сохранить оформление текста как шаблон и затем использовать у себя или на уровне всей компании
- вставлять и редактировать изображения, строчки кода, формулы, диаграммы и таблицы
- создавать маркированные или нумерованные списки.
Что умеют Документы
Документы — это полнофункциональный онлайн-редактор документов. Если Заметки — это редактор с упором на гибкость и простоту, то Документы больше подойдут для скрупулёзного создания материалов со сложной разметкой: статей, книг, научных работ, официальных писем и юридических заключений.
В Документах привычная панель инструментов — Файл, Редактировать, Вид, Вставка
Редактирование документа доступно не только в режиме комментирования, но и в режиме правок. А ещё здесь больше настроек оформления и типографики: например, есть линейка, чтобы отрегулировать поля, отступы и ширину столбцов. Также можно установить верхние и нижние колонтитулы, межстрочный интервал, оформить абзацы, сделать варианты разбивки на страницы и создать многоколоночные макеты. Всё это помогает в создании документа, который будет выглядеть так, как нужно вам.
Предпросмотр в настройках абзацев поможет оценить, как будет выглядеть текст после изменений отступов и интервалов
Что ещё можно делать в Документах:
- добавлять и форматировать фигуры и сложные таблицы
- создавать списки с многоуровневыми отступами и смешанными стилями
- настраивать и загружать стили заголовков
- делать многоуровневые оглавления по заголовкам и разделам
- использовать полнотекстовый поиск и заменять найденные результаты
- добавлять водяные знаки — текстом или изображением.
Что умеют Таблицы
Таблицы помогут с визуализацией и анализом данных — они поддерживают все знакомые функции и возможности. Здесь есть бесконечные листы, которые легко копировать, настраивать и менять в рамках одной таблицы. Для подсчёта данных — финансовые, логические, математические и другие формулы и функции, а для наглядного отображения — настраиваемые диаграммы с осями и метками.
Лист можно отметить цветом, а также создать копию, скрыть или удалить
Фильтрация и проверка данных в ячейках, а также закрепление строк и подсветка выбранной ячейки помогут ориентироваться в таблице, даже если данных очень много. Также легко добавить сразу несколько строк или столбцов, и точно указать их длину или высоту.
В таблицах есть текстовые поля для заметок и комментариев, мини-диаграммы для лучшей визуализации, флажки, рейтинг звёздами и процент выполнения — всё это поможет использовать таблицы ещё и для панелей отслеживания результатов.
Панель поможет наглядно фиксировать результаты и прогресс командной работы
Что ещё умеют Таблицы:
- форматировать ячейки и быстро открывать часто используемые формулы, например для валют и процентов
- менять стили таблиц с возможностью добавлять чередующиеся цвета фона
- искать и менять информацию по текущему листу, всем листам или выбранным ячейкам
- фильтровать данные с условиями, а также быстро очищать данные
- работать в связке с Формами внутри облачного Диска, чтобы прописывать логику и скрипты
- настраивать защиту, чтобы заблокировать рабочие листы или определённые ячейки.
Что умеют Презентации
Презентации помогут сделать слайды с графикой, схемами и текстом для выступлений, коммерческих предложений, отчётов. Здесь легко управлять порядком слайдов, выбирать и настраивать их стили, заливку, фон.
При работе с элементами доступны все привычные возможности: перемещение, объединение в группы, расположение на разных слоях. В текстовых блоках можно менять шрифт и начертания, создавать заголовки и списки, а изображения и графику — объединять в группы, обрезать, создавать обводки и менять уровень прозрачности.
Создать аккуратные презентации помогут автоматические направляющие
Также над презентацией можно совместно работать в облачном диске, сохранять версии и оставлять комментарии. Для выступлений удобно оставлять заметки и запускать показ слайдов в режиме докладчика.
В режиме докладчика участники онлайн-встречи будут видеть только слайды
Что ещё можно делать в Презентациях:
- добавлять фигуры, диаграммы, таблицы и ссылки
- вставлять и настраивать видео и аудио
- менять границы и отступы для текста, а также формат страницы
- добавлять анимации переходов и элементов на слайде
- выравнивать содержимое как внутри текстового блока, так и относительно слайда
- включать автоматическую проверку орфографии
- настраивать страницу благодарности, которая появляется после заполнения формы.
Что умеют Формы
Формы помогут создавать онлайн-анкеты, чтобы передавать их на заполнение другим пользователям. Все собранные данные автоматически объединяются и отображаются на странице результатов — эти показатели можно сохранять, редактировать и анализировать в Таблицах.
Форма откроется по ссылке на любом устройстве и у любого пользователя
При создании формы доступны различные типы вопросов: ответ в одной или нескольких строках, выбор варианта из списка, заполнение пропусков, выставление оценки, указание даты, времени и чисел, а также заполнение матрицы или таблицы. Всё это позволяет использовать формы в разных сценариях — для сбора отзывов, онлайн-бронирования, регистраций на мероприятия, составления анкет для покупателей, проведения викторин или экзаменов.
Любой добавленный вопрос из шаблона можно настроить
Также здесь можно добавлять логические правила, чтобы делать динамически обновляемые формы. Например, настроить так, чтобы список дальнейших вопросов менялся, если пользователь выставляет определённую оценку или указывает свой возраст.
Логические правила помогут использовать одну форму вместо десятка разных
Настройки заполнения помогут выставить разрешения, чтобы избежать хаоса с разбором ответов. Например, можно установить ограничение на изменение данных, поставить время на заполнение или разрешить отправку в определённые дни.
Что ещё можно делать в Формах:
- создавать квизы с начислением очков за верные ответы
- делать табличные формы, где респондент заполняет ответы в строки
- просматривать ответы со сводной статистикой и выборочно удалять результаты
- дублировать и перетаскивать вопросы
- добавлять в вопросы изображения и форматировать текст
- разделять форму на логические блоки
- делать блоки вопросов для вставки ссылки, файла и виртуальной подписи
- создавать раздел с часто используемыми вопросами, чтобы быстрее собирать формы
- ограничивать отправку ответов по IP-адресу, чтобы избежать массового спам-заполнения с одного устройства.
Полезные функции, которые упрощают работу в онлайн-редакторе и облачном диске
Демонстрация документа во весь экран
Режим демонстрации есть не только в Презентациях, но и в Документах и Таблицах. Поможет во время звонка или выступления показывать зрителям текст и цифры, а не интерфейс сервиса.
Режим презентации убирает всё лишнее и оставляет только контент
Интерактивный просмотр ссылки
Для тех, кто часто вставляет ссылки, в онлайн-редакторе документов есть выбор вариантов отображения. Причём не только обычной гиперссылкой, но и в режиме предварительного просмотра, где вся вставленная страница отображается целиком в небольшом окне.
Страницу можно листать внутри документа
Автоматическое форматирование тире и кавычек
Кавычки-ёлочки и длинные тире — основа практически любой редакционной политики. Привести в порядок документ одной кнопкой поможет «Оптимизация вёрстки» в Документах — она удалит двойные пробелы, поменяет короткие тире на длинные и сделает из кавычек скобки-елочки.
Также в разделе «Умные функции» есть автоматическая проверка текста на орфографию
Создание подписи внутри документа
По работе иногда нужно оставлять подписи, например, во внутренних актах или расписках. Обычно для этого приходится сохранять файл в pdf, а затем где-то создавать роспись. В Документах это можно сделать прямо внутри файла.
Для подписи можно выбрать толщину линий, а кнопки отмены и повтора помогут нарисовать линии в несколько заходов
Блокирование просмотра ячеек в таблице и вставка изображений
В Таблице можно блокировать редактирование и просмотр ячеек. Например, коммерческие показатели или премии увидят только руководители с соответствующим уровнем доступа, а для остальных сотрудников эти ячейки будут закрыты.
А ещё в Таблицах изображение можно вставить прямо в ячейку
Как поделиться документами, таблицами, презентациями и формами
Всем, что находится в облаке для хранения файлов, можно делиться в организации и за её пределами с помощью настраиваемой ссылки доступа, а QR-код поможет быстро открыть файл на своём телефоне.
Поделиться можно как со всей организацией, так и с конкретными пользователями, а ещё — указать срок действия ссылки и поставить пароль
На Диске хранение файлов доступно в папках с настраиваемым доступом. Эти папки можно перемещать, редактировать и добавлять себе в быстрый доступ.
Любую папку можно передать другому участнику организации с правами владельца
Как начать пользоваться Документами и Диском от МТС Линк
Онлайн-редактор документов и облачный диск сокращают бумажный документооборот, упрощают согласования и делают сбор обратной связи от клиентов проще. Когда хранение файлов организовано в общем пространстве, то управлять им становится проще, а сотрудникам компании легче находить информацию. Документы и Диск в МТС Линк работают внутри коммуникационной платформы с чатами и видеозвонками.
Запишитесь на демонстрацию — расскажем, как сервис можно встроить в вашу компанию и упростить работу.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту