Ничего не найдено. Попробуйте еще
Обзор Документов и Диска от МТС Линк — сервиса для онлайн-редактирования и хранения файлов в облаке
-
АвторАлексей ЕдакинИзучил работу сервиса
- История изменений
- Уникальные ссылки
- Контроль доступа
Когда сотрудники создают файлы вне корпоративной системы, а администраторы не могут управлять доступами, то работа может превратиться в хаос. Найти актуальную версию файла сложно, а в чатах — вопросы, где и что лежит. В этом обзоре расскажем, какие возможности по созданию и организации контента дают документы, таблицы, презентации и формы на платформе МТС Линк.
Что такое Документы и Диск от МТС Линк
Это онлайн-редактор документов и облачный диск для совместной работы на платформе МТС Линк. С его помощью сотрудники компании создают контент и структурированно работают в пространствах и папках.
С помощью сервиса можно:
- оформлять статьи в Документах
- автоматизировать расчёты и создавать отчёты в Таблицах
- создавать слайды в Презентациях
- хранить, редактировать и обмениваться файлами в облачном Диске.
Сервис поможет с созданием документов, материалов для выступлений, анализом данных и сбором обратной связи
Возможности Документов и Диска
Сервис поможет работать с любыми файлами организации, хранить их, а также совместно редактировать и делиться ими как внутри организации, так и за её пределами.
Работа на одной платформе без переключений
Документы и Диск работают в едином окне платформы МТС Линк. Она включает в себя корпоративный мессенджер, сервис для онлайн-встреч, интерактивные доски и другие инструменты. Единое пространство помогает с хранением файлов в одном месте: сотрудники меньше переключаются между сервисами, а компании — не содержат зоопарк разрозненных сервисов.
В МТС Линк можно не только работать в документах, но также общаться в чатах и устраивать онлайн-встречи
Загрузка любых файлов и папок с настраиваемым доступом
Диск поддерживает загрузку в облако больших файлов: например, видеороликов и архивов. Здесь можно создавать, редактировать и сохранять файлы в docx, pptx, excel и других форматах. Общий поиск поможет найти нужное, а разделы меню — сориентироваться в файлах.
Например, «Недавние» содержат документы, с которыми вы недавно взаимодействовали, а в «Избранном» будет всё, что вы отметили звёздочкой. В «Моем диске» — созданные файлы, а в «Доступно мне» — документы, к которым открыт доступ. Раздел «Общие диски» — это место для общего хранения файлов организации с отдельными настройками прав и доступов от личного хранилища.
Файл можно создать прямо на диске или перетащить с рабочего стола
Одновременное редактирование в большой группе
Одновременно редактировать документ, презентацию, таблицу или форму может до 200 участников, а просматривать — любое количество человек. Комментирование, режим правок, сохранение изменений и возвращение к определённой версии помогут избежать хаоса в совместной работе на облачном диске.
Сводка обновлений по всем доступным документам
Уточнять статусы необязательно — раздел с обновлениями покажет, какие изменения произошли с вашими документами и файлами на облачном диске. Также можно узнать, кто просматривал ваши материалы в последнее время.
Создание шаблонов для всей организации
Сохранять общий стиль в презентациях, оформлении документов или статей может быть трудно. Шаблоны внесут порядок — администраторам доступно создание стандартов для документов, презентаций, таблиц и форм. Общий стиль поможет тратить меньше времени на согласование и правки. При загрузке готовых презентаций шаблоны тоже переносятся — это поможет продолжить работу по стандартам компании, не теряя времени на новую настройку.
Автосохранение и работа на разных устройствах
Все изменения в онлайн-редакторе документов сохраняются автоматически, даже если вы поправили только знак препинания или сменили шрифт. А благодаря доступу к облачному диску с любого устройства можно начать работу на ноутбуке, а затем внести правки с телефона. Или наоборот.
Гибкое управление пространством и доступами
Администраторы могут устанавливать разрешения на общий доступ как к отдельным файлам, так и к пространствам-папкам. Например, ограничить публикацию в интернете любых документов, которые создаются или загружаются на Диске. Или запретить добавлять соавторов и изменять администраторов для важных внутренних инструкций. Также доступно логирование действий пользователей, которое поможет работать по стандартам безопасности компании. Вот еще некоторые функции административной панели:
- аудит — доступ к журналу действий с файлами
- отчёты — информация об активных пользователях, объёме файлов, внешних ссылках
- смена владельцев — передача всех файлов от одного сотрудника другому, например при увольнении
- политики внешнего доступа — возможность делиться правами с внешними пользователями, устанавливать пароль и максимальный срок действия ссылки
- политики общего доступа — установка запрета на скачивание, печать и копирование для читателей, комментаторов, редакторов на уровне организации
- общий доступ (реестр ссылок) — управление правами на случай утечки информации.
Настройки прав доступа могут корректировать и авторы документов
Что умеют Документы
Документы — это полнофункциональный онлайн-редактор документов. Документы подойдут для создания материалов со сложной разметкой: статей, книг, научных работ, официальных писем и юридических заключений.
В Документах привычная панель инструментов — Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Инструменты
Редактирование документа доступно не только в режиме комментирования, но и в режиме правок. А ещё здесь больше настроек оформления и типографики: например, есть линейка, чтобы отрегулировать поля, отступы и ширину столбцов. Также можно установить верхние и нижние колонтитулы, межстрочный интервал, оформить абзацы, сделать варианты разбивки на страницы и создать многоколоночные макеты. Всё это помогает в создании документа, который будет выглядеть так, как нужно вам.
Что ещё можно делать в Документах:
- добавлять и форматировать фигуры и сложные таблицы
- работать со связанными файлами — при добавлении таблицы в документ и ее редактировании, изменения отразятся в исходном файле
- создавать списки с многоуровневыми отступами и смешанными стилями
- настраивать и загружать стили заголовков
- делать многоуровневые оглавления по заголовкам и разделам
- использовать полнотекстовый поиск и заменять найденные результаты.
Что умеют Таблицы
Таблицы помогут с визуализацией и анализом данных — они поддерживают все знакомые функции и возможности. Здесь есть бесконечные листы, которые легко копировать, настраивать и менять в рамках одной таблицы. Для подсчёта данных — финансовые, логические, математические и другие формулы и функции, а для наглядного отображения — настраиваемые диаграммы с осями и метками.
Лист можно отметить цветом, а также создать копию, скрыть или удалить
Фильтрация и проверка данных в ячейках, а также закрепление строк и подсветка выбранной ячейки помогут ориентироваться в таблице, даже если данных очень много. Также легко добавить сразу несколько строк или столбцов, и точно указать их длину или высоту.
В таблицах есть текстовые поля для заметок и комментариев, мини-диаграммы для лучшей визуализации, флажки, рейтинг звёздами и процент выполнения — всё это поможет использовать таблицы ещё и для панелей отслеживания результатов.
Панель поможет наглядно фиксировать результаты и прогресс командной работы
Что ещё умеют Таблицы:
- форматировать ячейки и быстро открывать часто используемые формулы, например для валют и процентов
- менять стили таблиц с возможностью добавлять чередующиеся цвета фона
- искать и менять информацию по текущему листу, всем листам или выбранным ячейкам
- фильтровать данные с условиями, а также быстро очищать данные
- работать в связке с Формами внутри облачного Диска, чтобы прописывать логику и скрипты
- настраивать защиту, чтобы заблокировать рабочие листы или определённые ячейки.
Что умеют Презентации
Презентации помогут сделать слайды с графикой, схемами и текстом для выступлений, коммерческих предложений, отчётов. Здесь легко управлять порядком слайдов, выбирать и настраивать их стили, заливку, фон.
При работе с элементами доступны все привычные возможности: перемещение, объединение в группы, расположение на разных слоях. В текстовых блоках можно менять шрифт и начертания, создавать заголовки и списки, а изображения и графику — объединять в группы, обрезать, создавать обводки и менять уровень прозрачности.
Создать аккуратные презентации помогут автоматические направляющие
Также над презентацией можно совместно работать в облачном диске, сохранять версии и оставлять комментарии. Для выступлений удобно оставлять заметки и запускать показ слайдов в режиме докладчика.
В режиме докладчика участники онлайн-встречи будут видеть только слайды
Что ещё можно делать в Презентациях:
- добавлять фигуры, диаграммы, таблицы и ссылки
- добавлять видео и аудио
- менять границы и отступы для текста, а также формат страницы
- добавлять анимации переходов и элементов на слайде
- выравнивать содержимое как внутри текстового блока, так и относительно слайда
- включать автоматическую проверку орфографии
- настраивать страницу благодарности, которая появляется после заполнения формы.
Как поделиться документами, таблицами, презентациями и формами
Всем, что находится в облаке для хранения файлов, можно делиться в организации и за её пределами с помощью настраиваемой ссылки доступа.
Поделиться можно как со всей организацией, так и с конкретными пользователями, а ещё — указать срок действия ссылки и поставить пароль
На Диске хранение файлов доступно в папках с настраиваемым доступом. Эти папки можно перемещать, редактировать и добавлять себе в быстрый доступ.
Любую папку можно передать другому участнику организации с правами владельца
Как начать пользоваться Документами и Диском от МТС Линк
Онлайн-редактор документов и облачный диск сокращают бумажный документооборот, упрощают согласования и делают сбор обратной связи от клиентов проще. Когда хранение файлов организовано в общем пространстве, то управлять им становится проще, а сотрудникам компании легче находить информацию. Документы и Диск в МТС Линк работают внутри коммуникационной платформы с чатами и видеозвонками.
Запишитесь на демонстрацию — расскажем, как сервис можно встроить в вашу компанию и упростить работу.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту