Совещания с партнерами и коллегами — важная часть рабочего процесса. Сегодня передовые компании предъявляют к переговорным комнатам строгие требования по звукоизоляции, приватности, комфорту участников, техническому оснащению. О современных решениях в устройстве переговорных пространств поговорили с продакт-менеджером сервиса МТС Линк Rooms Дмитрием Крюковым.
МТС Линк Rooms — программное обеспечение и оборудование для переговорных комнат, конференц-залов, учебных аудиторий. ПО помогает проводить гибридные встречи и совещания, подходит для уже оборудованных помещений или для оснащения переговорных с нуля.
Стиль
Переговорные комнаты обычно оформляют в официально-деловом стиле. Основные черты интерьера рабочих пространств — минимализм, спокойные оттенки, отсутствие лишних деталей, ненавязчивый декор. Однако сегодня многие компании уходят от строгого оформления, добавляя элементы непринужденного стиля, креатива и домашнего уюта. Например, есть переговорные с атмосферой домашней гостиной. Часто встречаются элементы биофильного дизайна: живые растения, естественное освещение, мебель из натуральных материалов.
Площадь, расположение и количество помещений
Количество и площадь переговорок зависят от размера и специфики деятельности компании. Так, если сотрудники часто проводят встречи с внешними партнерами и клиентами, комнату для переговоров удобно расположить недалеко от входа.
В крупных компаниях может быть несколько пространств для переговоров — например, большое помещение для командных планерок и индивидуальные скайп-кабины.
В офисах формата open space часто используют перегородки-трансформеры с раскладывающимися секциями, которые позволяют зонировать пространство и легко подстраивать его под текущие задачи.
Освещение
Если в офисе есть окна и много естественного света, для организации переговорной часто используют стеклянные перегородки. Они обеспечивают приватность совещаний и сохраняют пространство светлым и открытым.
При искусственном освещении оптимальны комбинации потолочных, настольных и декоративных светильников. Для организации локального освещения во время выступлений используют регулируемые стационарные или трековые светильники, фокусирующие внимание на говорящем.
Звукоизоляция
Обычно пространство для совещаний находится рядом с другими офисами — источником постороннего шума. Для создания акустического комфорта в современных переговорных комнатах делают звукоизоляцию. К глухим перегородкам применяют панели МДФ, к прозрачным конструкциям — толстое двойное стекло. Хорошо подавляют шум деревянные панели и напольные кашпо с растениями.
Мебель
Сотрудники могут находиться в переговорной несколько часов, поэтому основной критерий при выборе мебели — удобство. Классические переговорные с большим брифинг-столом постепенно уходят в прошлое. Акцент на иерархию не в моде.
Сегодня сотрудники и руководители работают в команде.
Например, небольшие и легкие столы со встроенными розетками и usb-разъемами легко трансформируются из отдельных рабочих мест в зону для командной работы.
Оснащение переговорных комнат
Перед установкой оборудования и ВКС для переговорной комнаты учитывают площадь пространства, возможные сценарии его использования, максимальное количество участников.
Специалисты планируют расположение экранов, проекторов, интерактивных панелей, совместимость программного обеспечения с системами видеоконференцсвязи, используемыми компанией. Для оснащения помещений с нуля применяют готовые комплекты для переговорных комнат. Обычно в них входят устройства для демонстрации контента, сенсорные дисплеи, камеры, микрофоны, устройства захвата экрана с ноутбуков и планшетов.
«Часто к нам обращаются компании с уже оборудованными переговорными комнатами для частичной модернизации: повышения работоспособности платформы, замены устаревшей техники, улучшения коммуникации с сотрудниками и клиентами. Современные решения позволяют гибко подстраиваться под запросы заказчика: можно настроить оборудование для проведения тренингов, переговоров, интерактивных занятий, лекций и семинаров, на которых одновременно присутствуют онлайн- и офлайн-участники», — рассказал Дмитрий Крюков.
Фичи
Разработчики решений для переговорных комнат стремятся предусмотреть всё для комфорта пользователей — например, возможность трансляции контента с ноутбуков и смартфонов, интеграцию с офисными календарями Microsoft Outlook и Google, подключение в одно касание.
Безопасность
Оборудование для переговорных комнат и видеоконференций должно быть защищено от несанкционированного доступа. Настройки следует производить под паролем администратора, остальные сотрудники могут пользоваться учетными записями участников.
Эксперты рекомендуют работать с российскими сервисами, чтобы исключить риск внезапного отключения аккаунтов и потери данных. Все сервисы МТС Линк входят в Единый реестр российского ПО и рекомендованы Минцифры России. Хранение и обработка персональных данных проходят только на серверах в РФ в соответствии с 152-ФЗ.