Организатор мероприятий должен уметь одновременно решать множество задач. Выбрать площадку, сформировать программу, быть на связи со спикерами и партнерами, заказать кейтеринг и мерч, сделать сайт — за суетой можно упустить технические функции и свести выгоду от ивента к минимуму. А если мероприятие проходит одновременно в онлайне и офлайне, то все задачи и сложности умножаются на два.
Мы поговорили с руководителем сервиса для гибридных и онлайн-мероприятий COMDI Кириллом Гудовичем и узнали, как автоматизировать подготовку к ивенту и создать вау-эффект для участников.
Чем компания COMDI отличается от ивент-агентств?
В первую очередь — технологиями: мы в топе российского EventTech. На рынке есть компании, которые предоставляют разные услуги по отдельности, такие как приложение для участников, плеер для трансляции, видеосъемку и монтаж, сайты для регистрации. Организатор или агентство нанимают несколько подрядчиков на эти задачи. В результате возникают сложности на стыке зон ответственности, а это потеря времени, ресурсов и зачастую качества.
COMDI, кроме услуг продакшена, которые уже давно известны на рынке, предлагает закрыть все задачи через одно окно. Организатор мероприятия с помощью наших сервисов оперативно создает лендинги, без потерь регистрирует и оповещает участников, запускает трансляции, применяет инструменты геймификации и вовлечения аудитории, получает аналитику.
Мы пока единственные в России предлагаем сервис такого уровня. Берем на себя всю техническую рутину, а компании и ивент-агентства, среди которых много наших партнеров, могут сосредоточиться на креативе и целях мероприятия.
Как вы пришли к такому формату работы?
С 2007 года COMDI занималась комплексной организацией видеотрансляций.
Мы делали съемку мероприятий, давали клиенту возможность встроить наш плеер с трансляцией в свой сайт, подключали чат, собирали статистику, передавали заказчику — и все были довольны.
Также мы транслировали виртуальные мероприятия, или, как их ещё называют, онлайн-мероприятия, из собственной студии. Мы первыми в России начали продвигать этот формат среди организаторов ещё до пандемии, в 2012 году. При этом в пандемию, когда многие бизнесы сворачивались, мы увеличили количество проектов в 2,5 раза — это более 500 мероприятий в год. Ценность онлайн-формата для охватов и эффективности отметили многие организаторы. Мы же продолжили изучать мировые тренды и рынки и в какой-то момент поняли, что наше будущее — гибридный формат.
Под гибридными мероприятиями мы понимаем события, которые происходят в офлайне, но в них активно участвует онлайн-аудитория. Формат отличается от того, который был до пандемии: за пределами очной площадки собрана огромная аудитория у экранов разных устройств. И она в разы превышает аудиторию в зале. Например, мы часто работаем с конференциями на 3 000 человек, а онлайн её смотрят больше 10 000 зрителей.
Опыт наших клиентов показывает, что онлайн-аудитории нужно уделять ничуть не меньше внимания, чем участникам на площадке. Речь не только об организации трансляции телевизионного качества — здесь мы общепризнанные лидеры. Главное — это комплексное предоставление технологичных сервисов, которые дают принципиально новый подход к взаимодействию с аудиторией на всём протяжении работы с ней до, во время и после мероприятия.
Для этого нужны новые компетенции, технологии, услуги и продукты, созданием и предоставлением которых мы активно занимаемся.
Когда-то мы были первыми в трансляциях, и рынок долго принимал этот инструмент, сейчас это must have на большинстве мероприятий. Теперь и другие наши новые продукты и технологии постепенно становятся обязательными для большого числа мероприятий на рынке.
Как создать у онлайн-участников гибридного события эффект присутствия?
Принципиально тут есть два направления.
Первое — это live-video-продакшен. Видеотрансляция — это в первую очередь инструмент вовлечения, и мы относимся к нему очень серьёзно. Важна картинка, ракурсы, динамика, чтобы было интересно смотреть. Чтобы бренд и руководители клиента выглядели выгодно для его аудитории, а контент было интересно смотреть и слушать не только потому что он полезный, а потому что хорошо снят, грамотно срежиссирован и вовлекает зрителя в просмотр. У нас собрана очень крутая креативная и техническая команда, которая умеет творить чудеса за совершенно разный бюджет.
Мы предоставляем видеопродакшен полного цикла и применяем разный набор инструментов:
- Тесно работаем с режиссёрской постановочной группой проекта. В частности, разрабатываем сценарий трансляции и бесшовно интегрируем его в сценарий события.
- Наши операторы-постановщики и режиссёры трансляций взаимодействуют с художниками по свету и декораторами, разрабатывая план расстановки камер.
- Мы подбираем правильную съёмочную технику, учитывая специфику помещения и погодные условия, обеспечиваем качественный объёмный звук.
- Организуем работу открытых студий с топовыми спикерами и гостями в перерывах мероприятия, делаем онлайн-экскурсии по стендам.
- Готовим классную 2D- и 3D-графику для оформления эфира.
Таким образом получается передать атмосферу площадки без потери ощущения масштабности происходящего, создавая реальный вау-эффект.
Второе — это платформа COMDI. Инструменты платформы для проведения мероприятий помогают собрать смешанную аудиторию вместе, организовать коммуникацию до начала мероприятия, вовлечь участников на каждом этапе, получить обратную связь, мотивировать на выполнение запланированных организатором задач. У нас были трансляции на десятки и сотни тысяч зрителей, при этом в кадре важна каждая деталь, и мы даём организаторам и спикерам возможность получить мгновенную реакцию от зрителей в онлайне.
Однажды мы проводили конференцию-выставку по безопасности. Зрители посещали виртуальные стенды, знакомились с продукцией, консультировались и даже оформляли заявки на покупку. За два дня наш клиент собрал весомую базу контактов потенциальных покупателей: мероприятие посетили 2 тысячи человек и ещё 4,5 тысячи присутствовали онлайн. Если говорить о масштабах, то на другом мероприятии в «Лужниках» у нашего клиента собралось порядка 30 тысяч участников за 4 дня, а в прямом эфире программу посмотрели свыше 100 тысяч зрителей. Мероприятие поддерживала, пожалуй, самая большая команда продакшена — одну только съемку на 14 площадках осуществляли 60 камер. Мы собрали сложную программу с участием 500 спикеров на площадке и в режиме телемостов. А для самого старта подготовили и обеспечили зрелищное интрошоу в режиме «лайв» со всех площадок.
Иногда мы используем новые разработки и технологии виртуальной реальности. Например, для проведения конференции одной из компаний мы отправили VR-шлемы. Так онлайн-зрители полностью погрузились в атмосферу мероприятия. Результат — стопроцентная вовлечённость сотрудников на протяжении всей конференции.
Как вы измеряете вовлечённость аудитории и эффективность мероприятия?
Так как инструменты нашей платформы для проведения гибридных и онлайн-мероприятий полностью закрывает CJM организатора, мы помогаем собирать данные и взаимодействовать с аудиторией уже с момента регистрации участников или покупки билета. Затем продолжаем в процессе самого мероприятия и после его завершения с помощью наших интерактивных инструментов взаимодействия.
Мы оцифровываем весь путь участника, в том числе на офлайн-мероприятиях. Организаторы получают информацию: из какого канала пришла регистрация, сколько людей зарегистрировались и сколько дошли, насколько пользователи заинтересованы в просмотре каждого конкретного доклада, кто как реагировал на контент, какие вопросы чаще всего задавали зрители, сколько лидов сгенерировано и т. д.
У нас большой набор интерактивных инструментов:
- квизы, опросы на заданные темы, облако слов, рейтинги – нас есть те же фичи, что и у западных аналогов, таких как Slido, Aha Slides или Mentimeter;
- избранное и персональное расписание;
- лайки и реакции;
- чаты и вопросы спикерам.
Для офлайн-мероприятий развиваем сервис в сторону предоставления статистики по посетителям в конкретных залах и зонах. Сейчас общаемся с партнёрами и будем внедрять инструменты AI для распознавания эмоций и замера вовлечённости офлайн-зрителей в зале.
Сервисы COMDI упрощают рутинные процессы и сокращают время на подготовку мероприятия в три раза.
За счёт чего сокращается время на подготовку мероприятия?
Платформа автоматизирует большинство процессов. Например, можно за час запустить лендинг мероприятия через наш конструктор, даже не имея навыков вёрстки. Мы проработали большинство сценариев, и они уже преднастроены. Можно легко наладить автоматическую регистрацию для смешанной аудитории, собрать базу участников, запустить по ней рассылку и обратную связь, провести голосование или опрос. Офлайн-участникам можно отправить билет с QR-кодом, карту проезда и ссылку на мобильную версию платформы, а онлайн-участникам — ссылку на личный кабинет с трансляцией и личным расписанием.
Если мероприятие масштабное — много залов или внешних площадок, спикеров, докладов, информации, — организаторам приходится непросто.
Для этого у нас есть очень удобный инструмент управления программой и спикерами. Он сокращает время обновления информации из программного комитета до публикации на сайте, в мобильном приложении и экранах на площадке буквально до пары минут.
По запросу клиентов мы храним записи и все данные прошедшего мероприятия на своих серверах. Поэтому им доступна статистика и база регистраций, которую можно реактивировать для следующего мероприятия в два клика. Ещё у нас есть API, и мы умеем синхронизироваться с внешними системами заказчика, такими как CRM.
Мы регулярно обновляем сервисы и внедряем новые фишки. В ближайшее время на нашей платформе для проведения мероприятий появится искусственный интеллект для работы с контентом и создания сайта мероприятия. Нейросеть будет генерировать тексты, иллюстрации, делать транскрибации и нарезать видео на доклады для дальнейшего использования. Это ещё больше упростит подготовку и проведение мероприятия.
Скоро наша платформа появится на рынке по подписке, и наши клиенты смогут её самостоятельно использовать, собирая свои мероприятия в одном личном кабинете. Ну и конечно, наша команда всегда на связи, мы поможем с настройкой и наполнением контентом.
Страшный сон организатора онлайн-события — технический сбой. Что делать, если во время трансляции пропал интернет или перестала работать камера?
Для нас не станет фатальной неожиданностью отказ оборудования, потеря сигнала интернета или резкое ухудшение погоды. SLA-уровень надежности сервиса — 99,95% (SLA-уровень – время безотказной работы — ред.).
У нас есть полный резерв онлайн-инфраструктуры: два независимых центра обработки данных (ЦОД). Мы используем зарезервированную CDN (сеть доставки контента — ред.) — это гарантирует доступность трансляций по всему миру.
Для внутренних мероприятий, например прямых линий с руководителями, мы умеем оптимизировать нагрузку на внутреннюю сеть заказчика, чтобы все сотрудники могли подключиться и посмотреть трансляцию с хорошим звуком и картинкой.
Что касается съёмочного процесса и работы на площадке, то тут мы тоже обязательно резервируем основные компоненты — от камер и микшеров до трансляционных серверов.
В Москве, Сочи, Казани и Санкт-Петербурге мы знаем особенности ключевых площадок: проводили мероприятия в «Лужниках», кластере «Ломоносов», «Live Арене», «МТС Live Холле», «ВТБ Арене». Эти знания и опыт позволяют нам давать организаторам ценные рекомендации, которые значительно снижают риски и ресурсы на этапах подготовки и проведения мероприятия.
Наши клиенты — корпорации, крупный и средний бизнес, профессиональные организаторы масштабных событий и ивент-агентства. К нам обращаются, когда нужно разработать и провести значимое онлайн- или гибридное мероприятие для компаний. В 2024 году мы провели чуть меньше 300 мероприятий. Без ложной скромности отмечу, что они были проведены профессионально и круто.
Как вы обеспечиваете безопасность данных?
Для работы с данными и обеспечения безопасности мы используем регламенты МТС Линк: сервисы COMDI входят в эту экосистему. Как оператор персональных данных соблюдаем 152-ФЗ и регламенты хранения персональных данных согласно постановлению Правительства РФ № 687 от 15 сентября 2008 года.
Кстати, в этой части многие организаторы нарушают законодательство, даже не догадываясь об этом. Риски — многомиллионные штрафы. Реальные кейсы уже есть на рынке, Роскомнадзор стал гораздо тщательнее следить за соблюдением закона и делает неожиданные проверки. У нас в этой области есть своя экспертиза, мы регулярно заказываем аудиты и знаем, как оградить клиента от подобных рисков.
Для внутрикорпоративных мероприятий у нас предусмотрены различные уровни защиты, в том числе регистрация и авторизация через SSO (технологии единого входа в разные сервисы и программы – ред.).
Участвуем в программе Bug Bounty, регулярно делаем пентесты и нагрузочные тесты. Инфраструктура позволяет держать нагрузку более чем для 100 000 одновременных участников. Не просто зрителей, которые смотрят трансляцию, а именно активных участников мероприятия, которые пишут комментарии, ставят реакции, задают вопросы, участвуют в голосованиях, набирают баллы.
Обеспечиваем защиту от DDoS-атак, стопроцентное соблюдение внутренних требований и ограничений по IT-безопасности и комплаенсу. Используем только отечественное программное обеспечение. Поэтому наши сервисы высоко ценят корпорации и государственные компании.