Телеконференция - это что: cистема, организация и виды

Телеконференция — это совещание в режиме онлайн или офлайн с использованием телекоммуникационных средств. Подобное мероприятие проводят, когда нужно обсудить вопросы, но участники территориально находятся далеко друг от друга. Чтобы не тратить время и деньги на дорогу, оплату проживания в гостинице, аренду помещения, проводят телеконференцию по телефону, видеосвязи или посредством использования электронной почты.

Телеконференция: что это такое

Телеконференция — это система обмена сообщениями между участниками, которые находятся в разных зданиях, городах и даже странах. Мероприятие организуют для двух и более человек. Чтобы совещание, лекция или деловая встреча состоялись, используют специальные телекоммуникационные средства. С их помощью участники конференции могут не только видеть и слышать друг друга, но и моментально обмениваться файлами, изучать презентации, вносить правки в документы. К таким средствам относят телефоны, видеокамеры, наушники, микрофоны, компьютеры или смартфоны с выходом в интернет.

Примеры использования телеконференции: телемост, дистанционное обучение, совещание с коллегами при работе в удаленном формате.

Разновидности телеконференционной связи

В зависимости от того, как проходит сеанс связи между участниками, различают следующие виды телеконференций:

• Обмен сообщениями по электронной почте. Участники общаются посредством e-mail. Этот способ не самый быстрый, так как каждый раз нужно ждать, пока другой человек прочитает письмо и напишет ответ.
• Совместная работа над общим документом без использования голосовой и видеосвязи. Один участник создает документ и открывает к нему доступ. Остальные могут писать комментарии, исправлять ошибки, вносить замечания и дополнения.
• Совместная работа над документом с использованием голосовой связи. Участники вместе составляют план, сочиняют пьесу, вносят правки в проект — делать можно, что угодно. Параллельно идет обсуждение деталей по телефону или с помощью гарнитуры (наушников и микрофона).
• Селекторное совещание. Его проводят с помощью цифровых телефонных аппаратов и используют для регулярных общих созвонов с коллегами или деловыми партнерами, организации вебинаров, официальных заседаний. Участники общаются голосом, но не видят друг друга.
• Видеоконференция. Самый затратный, но самый эффективный способ проведения онлайн-встречи. Участники видят и слышат друг друга. Атмосфера максимально приближена к живому общению пользователей.

Онлайн-встречи можно провести только при наличии стабильного сигнала интернета. Когда у всех участников есть доступ к сети, то организация телеконференций реальна даже в том случае, когда люди находятся на разных континентах.

По каким еще параметрам телеконференции разделяют на виды

• По способу организации обмена информацией (в отсроченном формате или в режиме реального времени).
• По количеству участников. В двухсторонней беседе участвуют 2 человека, в многосторонней — группа людей (количество ограничивается техническими возможностями оборудования).
• По способу управления. Бывают модерируемые, премодерируемые и немодерируемые мероприятия. В первом случае есть ведущий: он задает темы и управляет действиями пользователей (предлагает перейти к следующему вопросу, просит высказаться того или иного человека, объявляет, кто будет выступать). Премодерируемое мероприятие означает, что вопросы также обрабатывает ведущий, но уже после того, как пользователи публикуют их в чате. Модератор решает, оставить тему для обсуждения или удалить из-за несоответствия правилам. Когда конференция немодерируемая, все участники общаются на равных правах в режиме беседы.
• По организации доступа к материалам. При открытом доступе все участники без исключения видят файлы, слайды, фотографии. Если доступ закрытый, то нужно пройти обязательную регистрацию или получить разрешение организатора, иначе документы и иллюстрации посмотреть не получится.

Системы телеконференций

Системы делят на 3 категории: аппаратные, программные, облачные.

Аппаратные

Сюда относят телефоны, видеофоны, кодеки и протоколы. К примеру, современная аппаратная система телеконференций включает в себя следующее оборудование:

• Кодек — устройство для кодирования и декодирования медиапотоков.
• Средства отображения (монитор, проектор, ЖК-экран).
• Средства захвата голоса (микрофон или спикерфон).
• Средства воспроизведения звука (колонки, динамики).

В качестве вспомогательных приспособлений могут выступать системы освещения, пульты дистанционного управления, шлюзы для подключения стороннего оборудования.

Программные

Программные системы используют в тех случаях, когда на компьютеры пользователя, ноутбуки, смартфоны установлено серверное и клиентское программное обеспечение. Для этих решений характерны относительно невысокая стоимость, простота и невысокие требования к каналам связи. Плюс в том, что не нужно приобретать дополнительное оборудование: телеконференцию можно провести через рабочий или домашний компьютер, личный смартфон или планшет.

Облачные

В этом случае сервер с ПО находится у провайдера. Процедура установки и настройки максимально проста. Минус в том, что облачные системы зависят от сигнала интернета. Если связь плохая, картинка и звук будут тормозить.

Цели проведения и участия

Основная цель — обсудить определенную тему с другими пользователями, которые находятся на расстоянии. Коллективная дискуссия в режиме онлайн или офлайн позволяет:

• обмениваться документами, фотографиями, видеозаписями;
• управлять сообщениями;
• вести диалог для решения проблем;
• экономить время и средства.

Телеконференции повышают производительность, так как сотрудники не отвлекаются от основной работы на поездки и перелеты.

Когда мероприятие проводят в режиме офлайн, то решение задач занимает больше времени. Если пользователи общаются по телефону, то они могут сразу договориться устно, но для обмена файлами требуется отправить письмо по e-mail или по другому способу связи. Обсуждение способно затянуться в случае отсутствия сигнала интернета у одного из участников.

Участие в телеконференции онлайн

Чтобы принять участие в дискуссии онлайн, нужно иметь в распоряжении оборудование: смартфон, компьютер, ноутбук, наушники, видеокамеру, микрофон — в зависимости от того, в каком режиме пройдет мероприятие (по аудио-, видеосвязи или в формате обмена электронными сообщениями).

О встрече или разговоре договариваются заранее. В определенное время пользователи выходят на связь и обсуждают вопросы.

Как самому организовать телеконференцию? Предлагаем чек-лист:

• Сообщите собеседникам дату и время проведения телеконференции (с указанием часового пояса). Убедитесь, что назначенное время удобно всем.
• Составьте план разговора и отправьте его каждой из сторон, чтобы все могли подготовить свои замечания.
• В назначенное время создайте беседу на одной из площадок и отправьте всем ссылку. Либо позвоните, если беседа будет проходить по аудиосвязи.
• В начале беседы проверьте, все ли участники смогли подключиться.
• После каждого вопроса, который обсудили в ходе беседы, уточните, все ли понятно участникам. Возможно, кто-то хочет добавить информацию или переспросить детали по тому или иному пункту.
• В конце телеконференции убедитесь, что высказались все желающие.
• Подведите краткие итоги. Повторите, о чем договорились стороны.
• Поблагодарите всех за участие.

Заключение

Телеконференцией называют систему обмена сообщениями между пользователями, которые находятся на отдаленном расстоянии друг от друга. Стороны могут общаться в формате онлайн или офлайн. Для проведения конференции мероприятия требуется телекоммуникационное оборудование: телефоны, ноутбуки, компьютеры, гарнитура. Телеконференция позволяет экономить время, избавляя от необходимости ехать в командировку, тратить деньги на билеты и проживание в гостинице. Организовать телеконференцию может любая из сторон.