Сетевой этикет видеоконференций

Видеоконференции способны заменить личное общение почти в любой сфере деятельности, но только при условии правильного подхода к этому формату. Сегодня поговорим о том, что такое этика видеоконференции и как она делает общение комфортным для всех собеседников.

Содержание:

• Сетевой этикет видеоконференций
• Зачем нужен этикет видеоконференций
• Правила проведения видеоконференции
  1. Подготовка организатора
  2. Начало сеанса видеосвязи
  3. В процессе общения
  4. Внешний вид участников и рабочего места
  5. Звук и видео
  6. Презентация и чат
  7. Итоги звонка
• FAQ

Зачем нужен этикет видеоконференций

Во время виртуального общения собеседники чаще всего находятся в домашних условиях. Как следствие, они более расслаблены: могут отвлекаться и не понимать, когда их слышно и видно, а когда нет. Плюс, не каждый участник задумается об устранении фонового шума и организации хорошего освещения.

Правила цифровой этики предусматривают эти и другие проблемы видеосвязи, предлагая решение в виде простых и разумных норм поведения. В результате собеседники не доставляют друг другу неудобства, слаженно работают и быстрее достигают поставленных целей.

Видеоконференция на платформе Линк Вебинары

Правила проведения видеоконференции

Рассмотрим отдельно разные этапы и элементы видеоконференций. Начнем с организационных моментов, потому что они напрямую влияют на возможность соблюдения этикета.

1. Подготовка организатора

Начните с программы конференции. Запишите только важные темы, и подумайте, для кого будет интересным участие во встрече. Если это рабочее совещание, приглашайте коллег, которые имеют непосредственное отношение к теме и смогут высказаться. Остальным заинтересованным лицам можно прислать стенограмму звонка.

Заранее договоритесь с участниками об удобном для всех времени и отправьте приглашение с ппрграммой. Звонок не должен быть неожиданным. К приглашению можно прикрепить дополнительные материалы для изучения. Это поможет сэкономить время на конференции, урезав часть информации. Расскажите о целях, продолжительности звонка и ожиданиях от каждого собеседника.

Обязательно обозначьте, будете ли вы записывать встречу и в каких целях. Этот момент нужно учитывать на конференциях с партнерами, клиентами, потенциальными сотрудниками. Найдите удобный сервис для проведения конференции без сложной регистрации. Проверьте, как он функционирует. Протестируйте звук, видео, опции.

За день и несколько часов до встречи отправьте напоминание и ссылку для входа на платформу видеосвязи. Еще лучше — добавить в первое приглашение ссылку на календарь. Так участники получат напоминания от вас и из календаря.

Если вы никогда не проводили онлайн-мероприятий, поднимите тему этикета и вместе с материалами отправьте правила видеоконференции из этой статьи. Что еще нужно сделать до проведения созвона:

• Протестировать сервис для видеозвонков: видео, звук, обмен файлами, чат.
• Найти модератора для работы с чатом, отслеживания дискуссии и тайминга.
• Загрузить в сервис все необходимые документы и прикрепить ссылки.
• Написать короткую инструкцию по работе с сервисом для видеосвязи.

Если видеоконференция проводится для большого количества участников, добавьте в письмо с напоминанием ссылку на чат или соцсеть, где можно задать вопрос модератору в случае технических проблем.

Не публикуйте ссылку на встречу в социальных сетях и других открытых источниках, чтобы к ней не присоединились посторонние люди.

Добавление программы встречи в Линк Встречи

2. Начало сеанса видеосвязи

Еще одно правило сетевого этикета успешной видеоконференции — не опаздывать и подключаться чуть раньше назначенного времени. Если вы участник совещания и понимаете, что не успеваете прийти вовремя, предупредите остальных. Организатору нужно предупредить участников любой конференции, независимо от формата.

Извинитесь за опоздание в чате или во время своей реплики. Не перебивайте докладчиков. Спикеру в начале встречи нужно поприветствовать участников и проверить связь.

Как провести вводную часть, когда все участники подключились:

• Если вы организатор и не уверены, что все присутствующие знакомы, представьтесь и представьте каждого собеседника с именем и должностью.
• Коротко расскажите о программе встречи и задачах, последовательности выступлений и тайминге.
• Попросите соблюдать правила поведения и использовать инструменты сервиса по назначению.
• Если конференция крупная и вы планируете отвечать на вопросы участников, предложите задавать вопросы в отдельной вкладке.
• Начните рассматривать первую тему, раскройте актуальность вопроса, поставьте задачу, начните диалог или совместное задание.

На видеоконференциях с большим количеством докладов, каждый участник встречи может представляться сам перед своим выступлением.

На платформе Линк Вебинары чат и вопросы находятся в разных вкладках — организаторы не теряют ни одного вопроса, а чат оставлен только для сообщений по теме конференции.

«Нравится функция разделения чата и вопросов — позволяет не упустить ничего важного. Также активно используем совещания внутри компании, опросы и тесты для проверки знаний на обучающих вебинарах». Илья Коблов, менеджер по маркетингу АО «Аскон».

Чат в Линк Встречи

3. В процессе общения

Этикет видеоконференции во время обсуждения:

• Смотрите в камеру, чтобы поддержать визуальный контакт с участниками.
• Обязательно дожидайтесь пока предыдущий человек закончит свою мысль.
• Закройте мессенджеры и лишние вкладки, чтобы сосредоточиться на встрече.
• Избегайте параллельных действий, которые могут отвлечь от мероприятия.
• Говорите четко, в среднем темпе и негромко, без излишней жестикуляции.
• Передавайте сначала суть своей мысли, а затем переходите к деталям.
• Старайтесь меньше двигаться когда говорите и слегка отклоняйтесь от камеры.
• Отключайте микрофон когда говорят другие участники, чтобы не издавать шум.
• Реагируйте на высказывания собеседников мимикой: кивайте, улыбайтесь.

Отдельно стоит оговорить вопрос подключения камеры. Этика видеоконференций предполагает использование камеры тогда, когда человек активно участвует в обсуждении или все выходят в эфир с видео. Подключаться без камеры в таких ситуациях невежливо, но можно оговорить условия участия отдельно.

Бывает, что камеру нужно выключить из-за проблем со связью. В этом случае предупредите ваших собеседников в чате, что уходите из эфира. Еще одно важное правило этики — откажитесь от приема пищи в кадре. Можно подготовить себе чай, кофе или воду, но держать их за камерой. Не курите и не выполняйте параллельных действий. Так вы покажете, что встреча для вас неинтересна.

В целом ведите себя в кадре сдержанно, используя правила делового этикета. Здоровайтесь и прощайтесь. Не перебивайте собеседников. Оставляйте несколько секунд после их высказывания перед тем, как начать говорить. Если хотите сказать что-то внепланово, напишите об этом в чате или используйте инструмент «Поднять руку».

Организатору в процессе общения необходимо следить за таймингом, вовремя заканчивать каждую тему и направлять участников в нужное русло. Еще одно правило деловой этики для организатора — покидать встречу последним.

Функция «Поднять руку» на совещании в Линк Встречи

4. Внешний вид участников и рабочего места

Этикет видеоконференции подразумевает нейтральный образ каждого собеседника. Необязательно соблюдать дресс-код деловой встречи, но и домашняя одежда для созвона не подойдет. Какого образа придерживаться:

• Одежда приглушенных цветов, без ярких принтов и полоски.
• Минималистичные украшения, дневной макияж или его отсутствие.
• Аккуратная прическа, доброжелательный настрой.

Подготовьтесь так, как будто у вас назначена личная встреча. С организацией рабочего пространства всё немного сложнее. Нужно выбрать хорошо освещенное место с подходящим фоном. Вот несколько советов из сетевой этики:

• Обустройте домашний офис в тихом месте, которое можно закрыть.
• Закройте окна и двери в комнату на время видеоконференции.
• Расположитесь так, чтобы за спиной была стена без отвлекающих деталей.
• Постарайтесь, чтобы источник света был сбоку или перед вами.
• Используйте искусственное освещение, если не хватает дневного света.
• Освободите стол и всё видимое пространство от лишних вещей.
• Установите камеру на уровне глаз, чтобы ваше лицо было в середине кадра.
• Выведите из комнаты домашних животных, если они могут мешать в кадре.
• Если домашнее животное уже мешает, извинитесь и выведите его из комнаты.

При использовании подсветки отдавайте предпочтение лампочкам с нейтральным белым светом. Располагайте лампы чуть дальше от себя, чтобы они мягче освещали лицо. Если вы используете дневной свет, не садитесь спиной к окну — так вы рискуете засветить изображение.

Линк Встречи

5. Звук и видео

Активным участникам во время видеоконференции понадобится отдельная веб-камера и гарнитура с микрофоном. Встроенные в ноутбуки и смартфоны устройства могут выдавать проблемы со звуком и видео, что сильно замедлит обсуждение. Поэтому в правила этикета для видеоконференций можно включить использование хорошей техники.

Оптимальные параметры камеры: разрешение от 1920×1080, скорость кадров 60/с, угол обзора от 90°, автофокус. У гарнитуры должно быть легкое оголовье, регулируемый микрофон, микропроцессор и шумоподавление. Лучше всего использовать проводные устройства — они надежнее в передаче голоса и картинки.

Перед конференцией нужно зарядить устройства и на всякий случай иметь под рукой мобильное устройство с устойчивым соединением. Чтобы исключить посторонние звуки, отключите все уведомления и не шуршите предметами на столе. Избежать неловких моментов поможет уже данная выше рекомендация отключать свой микрофон когда он не нужен.

Для соблюдения этики видеоконференции понадобится хорошая камера и микрофон

6. Презентация и чат

Этика видеоконференции также включает оформление графических материалов и правила поведения в чате. Презентация должна дополнять смысл выступлений, быть лаконичной и эстетичной. Действуйте по схеме один слайд — одна мысль. Используйте для оформления два-три нейтральных цвета и один-два шрифта. Старайтесь добавлять меньше эффектов, чтобы не отвлекать внимание участников.

В чат допустимо отправлять сообщения с информацией по теме, обратную связь по качеству видео и звука, извинения за опоздание или необходимость покинуть встречу раньше.

7. Итоги звонка

Согласно этике видеоконференции хозяин встречи уходит с нее последним. Когда все участники выскажутся, подведите итоги. Обозначьте темы, которые вы успели рассмотреть и результаты обсуждения. Распределите задачи между участниками и договоритесь о следующей конференции, дедлайнах, дальнейших действиях. После завершения звонка отправьте участникам запись и стенограмму.

Записи встреч в Линк Встречи