Технические рекомендации для ведущих и зрителей вебинара

Ваш вебинар может быть максимально интересным и полезным, но какой в этом толк, если спикер не умеет работать с платформой, а участники не знают, как зайти в вебинар или справиться с локальными техническими трудностями?

В этой статье мы расскажем, как подготовиться к вебинару спикерам и участникам. А в конце материала вас ждёт удобный чек-лист со всеми рекомендациями в формате pdf. Его можно скачать, разместить на сайте или отправлять новым спикерам и участникам перед началом вебинара.

Технические рекомендации для зрителей

Для зрителей с компьютера:

1. Используйте последнюю версию браузеров Google Chrome или Mozilla Firefox.

• Чтобы проверить обновления Chrome, следуйте инструкциям:

Если есть новая версия, Chrome скачает обновление автоматически, после чего нужно нажать кнопку «Перезапустить».

• Чтобы проверить обновления Firefox, следуйте инструкциям:

Если есть новая версия, Firefox скачает обновление автоматически, после чего нужно нажать кнопку «Перезапустить для обновления».

2. Используйте проводной интернет.

Как правило, проводное подключение гораздо стабильнее, чем Wi-Fi.

3. В случае прерываний звука/видео:

Закройте другие программы, вкладки в браузере, фоновые процессы, отключите видео спикеров, наведя курсор мыши на их окошко с видео:

4. Если возникают проблемы со звуком/видео и вы находитесь на рабочем месте:

Отключите корпоративный VPN/proxy. Если это невозможно, подключитесь к вебинару (из письма-приглашения или по ссылке) через мобильное приложение Линк Вебинары.

• Ссылка для Android
• Ссылка для iOS

Для зрителей с мобильных устройств и планшетов:

1. Общая инструкция по входу на вебинар через мобильное приложение доступна по ссылке.
2. Используйте последнюю версию мобильного приложения Линк Вебинары. Проверьте обновления для Android, для iOS.
3. При проблемах с прерыванием звука/видео: закройте другие программы и приложения, проверьте уровень сигнала сети или подключитесь по Wi-Fi.
4. Если нет видео: попробуйте перезайти на вебинар или перезагрузить приложение, смахнув приложение Линк Вебинары свайпом вверх или вбок.
5. Если нет звука: проверьте, что ползунки громкости установлены на максимум (общие Настройки телефона – Звуки) и перезайдите на вебинар.

Технические рекомендации для спикеров:

1. Рекомендации по браузерам и действиям в случае отсутствия/прерывания звука или видео такие же, как и для участников вебинара.
2. Как выйти в эфир:

• С компьютера:
  Нажмите наверху «Выйти в эфир» (цвет кнопки может отличаться):

Далее разрешите доступ к камере и микрофону:

Вы должны увидеть изображение с вашей камеры и индикацию работы звука:

Далее нажмите кнопку «Отправить запрос» или «Начать вещание». Готово, вы в эфире! Подробная инструкция по выходу в эфир с компьютера здесь.

• Как выйти в эфир из мобильного приложения Линк Вебинары:

Подробная инструкция по выходу в эфир из мобильного приложения здесь.

Рекомендации для участников вебинара до начала вебинара: тестирование оборудования

Оборудование — одна из важнейших частей проведения вебинара. При технических проблемах не помогут ни удачный костюм, ни успешные попытки выбрать тему для публики, ни само блестящее выступление и продвижение вебинара. Поэтому важно баловать целевую аудиторию не только полезным контентом, например, ответами на сложные вопросы бизнеса, но и продуманными презентациями, картинкой с высоким разрешением и отличным звуком.

Чтобы удовлетворить все запросы потенциальных слушателей, стоит серьезно отнестись к технике. Мы предлагаем познакомиться с базовыми рекомендациями по подбору и тестированию оборудования на начальных этапах подготовки.

Веб-камера

Если речь идет о коротком эфире, например о планерке или небольшом ликбезе со стороны непосредственного начальника, в большинстве случаев хватит мощностей бесплатного сервиса и встроенной в ноутбук камеры. Но если цель — создать грамотный платный продукт с отличной картинкой и крутым звуком, стоит покупать отдельное оборудование. Более того — крупные компании нередко обращаются к профессиональным видеооператорам.

При выборе камеры стоит ориентироваться не только на то, сколько она будет стоить. Но на такие показатели:

• Матрица. Преимущество CCD-матрицы в том, что она поможет добиться крутой картинки, а CMOS — сэкономить бюджет.
• Разрешение. Оно должно быть не менее 640×480 рр. Оптимально — камера, способная настраивать визуал в режиме HD. Тогда любые пользователи отметят, что даже при внушительном количестве участников качество визуала не падает.

Также стоит обращать внимание на дополнительную информацию о камере: есть ли у нее автофокус и встроенный микрофон. От этого также будет зависеть объем расходов на вебинар в целом.

Как протестировать камеру? Все просто. Достаточно подключиться с коллегой или другом в рамках пробного звонка. Для этого потребуется настроить оборудование и проверить сеть интернет.

Микрофон

Этот тип оборудования — база. Он потребуется, чтобы избежать возможных сложностей с хрипящим звуком. Те, кто проводят трансляции, знают — бесплатно встроенного в камеру микрофона не хватит, чтобы показать первоклассный вебинар вашей целевой аудитории.

Напоминания о базовых требованиях к стационарному микрофону: наличие USB-подключения, микропроцессор для оцифровки звучания, чувствительность к голосу (особенно в этом нуждаются эксперты с тихими и глухими голосами), шумоподавление. Если речь о специальных петличках — помимо указанных параметров, стоит позаботиться о надежности проводов, заранее позаботиться об организации подключения и попробовать записать небольшой монолог.

Протестировать микрофон аналогично просто: достаточно организовать тестовый созвон в режиме онлайн и запросить обратную связь от слушателя. Если что-то пошло не так, стоит перепроверить подключение, совместимость устройства с компьютером или ноутбуком, либо — разобраться в проблеме с помощью IT-специалиста. Но чаще всего профессионально изготовленные микрофоны с легкостью помогают в любых формах проведения прямых трансляций и повышают лояльность аудитории за счет мелодичного звучания и беспроблемного усвоения полезной информации.

Наушники и гарнитура

Чаще всего хорошие наушники нужны тем, кто работает в прямом эфире через ноутбук. Технологии наушников сводят к нулю отвлечение спикера посторонним шумом.

Лучший способ проверить, работает ли гарнитура — перед началом трансляции проверить ее, подключив наушники к компьютеру и выполнив тестовый звонок. Это нужно делать за сутки до онлайн-семинара и за несколько часов до него.

Важно! Тестировать все оборудование нужно с того устройства, с которого будет проводиться мероприятие. Если гаджет будет изменен — тестировать нужно будет заново. Такой подход позволяет проводить стабильные, надежные трансляции без риска «вылета» во время презентации.

Что необходимо предусмотреть: серия рекомендаций по вебинару

Не забывайте, что значительная часть трафика поступит на мероприятие в онлайне благодаря предварительной подготовке. Для этого можно настроить нативную рекламу, инструменты рассылок, предложение посмотреть пробную версию записи. Плюс — это поможет продвинуть и будущие вебинары, так как аудитория сможет убедиться, что работа проводится на высшем уровне.

Решение большей части сложностей предусмотрено в рамках подписки на платных сервисах. Но есть вещи, на которые могут повлиять только спикеры и участники вебинара. Вот, что стоит предусмотреть, чтобы впечатление от вашего выступления не испортили форс-мажоры:

• Использование услуг проверенного провайдера. Для потенциальных участников вебинара важна стабильная и защищенная сеть. Wi-Fi в ближайшем коворкинге или кофейне не подойдет. Иначе вебинар, еще до его окончания, может превратиться в прерывающийся эфир. Чаще всего качественный контент требует проводного интернета. Оптимально, если его скорость не менее 1,2 МБ.
• Зарядка от ноутбука. Вашим продуктом точно останутся недовольны, если вы «вылетите» прямо во время прямого эфира. Важную информацию следует доносить без прерываний на переподключение. Оптимально — если в месте проведения вебинара установлен блок аварийного питания, и в даже в случае, если отключат свет в здании, вы сможете завершить трансляцию корректно.
• Связь с техподдержкой. Следует не только добавить номер службы в быстрый набор, но и поделиться им с аудиторией. Если в ходе трансляции что-то пойдет не так, организатор сможет оперативно выровнять ситуацию и продолжить вести мероприятие. Также стоит попросить участников вебинара, в случае неполадок на их компьютерах, обратиться в поддержку с личных страниц. Например, на Линк Вебинары организатор проведения вебинара может связаться с поддержкой во внутреннем чате, а пользователи — позвонить по номеру +74951184444.

Но если на вебинаре случился форс-мажор помните, что главное — сохранять спокойствие. Ведущий не должен прерывать речь выступления, пока техническая поддержка выравнивает ситуацию на сервисе. В крайнем случае вы всегда можете выйти на прямой диалог с сотрудниками или учениками и предложить им сделать перерыв на кофе или разминку, пока на площадке проводятся технические работы.

Настройка трансляции и ретрансляции вебинара

Даже на бесплатных сервисах можно успешно провести регистрацию и обучение целевых слушателей. Для этого заранее планируйте этапы трансляции и ретрансляции. Мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет провести первоклассное обучение:

1. Откройте сайт, на котором вы собираетесь организовать вебинар. Важно, чтобы вы смогли без проблем пройти регистрацию или авторизацию, а также — чтобы ваш браузер поддерживал работу страницы.
2. Проверьте оборудование на исправность. Также стоит закрыть вкладки, чаты и программы, которые могут тормозить работу браузера.
3. По ссылке-приглашению присоединитесь к трансляции с другого гаджета как гость. Например, с телефона или планшета. Так вы сможете увидеть отображение слайдов, темы, плана, преподавателя, учебные материалы и другие наиважнейшие аспекты эфира.

Ретрансляции позволяют транслировать вебинар на других площадках, например, для подписчиков YouTube. При желании можно подготовить другие сервисы, создать там аккаунты и запустить видео, чтобы собрать еще больше трафика. Чаще всего функция рестриминга находится в личном кабинете. После запуска видео-курса онлайн также посетите выбранную дополнительную платформу в качестве слушателя. Так вы сможете оценить удобство просмотра и корректность эфира.

За 15-20 минут до старта (судя по опыту спикеров) организатору стоит зайти в вебинарную комнату и проверить, кто уже подключился. Чаще всего на крупных мероприятиях люди постепенно начинают подключаться за полчаса до начала, но есть и те, кто открывает ссылку за пару часов до старта и держит ее на фоне. Здесь уместно наладить вежливое общение с аудиторией и поздороваться со слушателями.