Как не завалить очередной спринт: разбираемся, как работает PI-планирование

Как проводится PI-планирование

Ход встречи по PI-планированию — индивидуальная история. Чтобы разобраться, как они проходят, обратимся к практическому примеру. Алексей Черняев, директор по трансформации в ООО «АТОЛ» (занимается оборудованием и ПО для автоматизации торговли), поделился, что в его практике PI-планирование происходит на ежеквартальной основе. Сам процесс растянут во времени и отличается от классической сессии. Как показала практика, для команды Алексея Черняева это удобнее. Оценка приоритетов проходит на основании скорингового балла, который рассчитывается по соотношению «ценность/затраты». 

Алексей поделился этапностью PI-планирования в формате, удобном для его команды.

1 этап: формирование элементов

Всё начинается заранее, с предварительного этапа работы по формированию и проверке гипотез бизнесом. Он нужен, чтобы снизить уровень неопределённости, и выступает основой для дальнейшего мини-инвестиционного комитета. Этим комитетом выступает само PI-планирование. 

Продуктовые команды, погрузившись в контекст, сначала работают над своими элементами. На это отводится, как правило, до трёх недель. Затем происходит горизонтальное и вертикальное выравнивание между направлениями. То есть синхронизация отделов, настройка понимания задач друг друга. 

Оценки элементов содержат четыре обязательных параметра, на основании которых и выставляется продуктовый скоринговый балл. Параметры следующие: 

• объём выручки или экономии от реализации элемента 
• стоимость задержки
• влияние на долю рынка
• подтверждённость гипотезы. 

Плюс — есть отдельный критерий принадлежности к стратегически важным проектам, если они задействуют общие ресурсы компании.

2 этап: предварительная оценка трудозатрат

После формирования элемента он уходит в разработку для оценки трудозатрат. Сначала его оценивают по профильному направлению, а затем вновь происходят горизонтальные и вертикальные выравнивания. На первом круге — с участием R&D-лидеров и архитекторов, на втором — с привлечением команд. Итогом работы становится верхнеуровневая оценка трудозатрат на элемент всех вовлечённых команд. Этот результат и становится скорринговым баллом в части разработки. Как правило, этап занимает 3–4 недели.

3 этап: общее выравнивание и подтверждение приоритетов

Как только на руках появляется вся информация для расчёта итогового скорингового балла, происходит автоматический расчёт приоритетов. По ходу оценки информация обогащается данными по прогнозу в части возможного долга с предыдущего квартала. Формируется дорожная карта на квартал, доступная для всех участников. По необходимости менеджеры после ознакомления с предфинальным документом вносят изменения.

4. Подготовка к утверждению дорожной карты

За неделю до общей встречи по утверждению дорожной карты на квартал R&D-департамент предоставляет всю информацию ответственному за планирование менеджеру. Он получает данные об объёме доступных ресурсов с учётом отпусков, резерва на сопровождение продуктов, багфиксинга (устранения неисправностей ПО) и другого. С учётом этой информации происходит предварительное формирование бэклогов команд на квартал.

5. PI-планирование, или утверждение дорожной карты

Так как вся работа была проделана предварительно, то на самой встрече, которая, как отмечает эксперт, в его компании длится не более 4 часов, происходит финализация дорожной карты. По ней продуктовые команды живут в течение квартала. Какие-то элементы меняются, но это решение принимается сразу на встрече в присутствии всех заинтересованных лиц.

6. Реализация и процесс управления изменениями скоупа и приоритетов

Скоуп — это временные рамки спринта, в которые нужно достичь конкретных результатов. Руководитель проекта следит, чтобы команда в них вписывалась. В конце периода это позволит адекватно взглянуть на результаты и «зайти» на новый круг с реальными улучшениями.