Ничего не найдено. Попробуйте еще
Красные флаги бесполезных созвонов: как понять, что встреча не нужна, и объяснить это коллегам
-
АвторАля НосоваНаучилась определять суть созвона на глаз -
ЭкспертТатьяна КонстантиноваБизнес-коуч
Ситуация: «В день у меня по несколько созвонов. На некоторых из них я теряю драгоценное время на беседу ни о чём, отвечаю на одни и те же вопросы. А вместо этого мог бы сделать что-то полезное. Как научиться определять заранее необходимость созвона и сказать коллегам (особенно начальнику), что встреча будет лишней?»
Отвечает Татьяна Константинова, бизнес-коуч, автор канала «Константинова Консалтинг» и наставник по управлению командами и повышению эффективности взаимодействия
Откуда берутся «лишние» созвоны
Чтобы избавиться от пожирателей бесценного времени, нужно зреть в корень, то есть понять, откуда берутся созвоны, которых можно избежать. Есть две причины.
1. Недостаточная организация рабочего процесса и времени
Если вы чувствуете, как на созвонах топчитесь на месте и обсуждаете один и тот же проект по кругу, попробуйте внедрить гибкие методы управления, используйте канбан-доски и составляйте адженду (например, в МТС Линк Досках), то есть список вопросов для обсуждения. Так сотрудники будут понимать цель созвона и придерживаться повестки дня.
Шаблон адженды в МТС Линк Досках
2. Отсутствие системы отчётности
Количество созвонов может расти, если у команды недостаточно обратной связи и понимания процессов.
Признаки ненужного созвона
Я рекомендую проверить, действительно ли у предстоящего созвона есть объективные красные флаги. Созвон не нужен, если:
- все необходимые детали уже изложены в письменной форме и не требуют дополнительного объяснения;
- у участников нет вопросов или неясностей по задаче;
- коллеги находятся в разных часовых поясах и это создаёт множество неудобств;
- команда перегружена задачами и срочными проектами;
- вопросы не требуют визуальной демонстрации и другого синхронного взаимодействия.
Решение может быть разным, но в первую очередь, прежде чем приглашать коллег на звонок, подумайте, не лучше ли обсудить вопросы в переписке. Возможно, так будет эффективнее.
Если вышеперечисленных признаков у предстоящей встречи нет, подумайте о внутренних причинах нежелания идти на контакт. Это может быть страх перед руководителем, переутомление, чувство враждебности, исходящее от коллег, или неуверенность в себе и своих компетенциях. Тогда на созвон лучше пойти, а в причинах разобраться отдельно — например, с карьерным коучем.
В каком случае созвон необходим
Без созвона никак не обойтись, если предстоит:
- обсуждение сложных тем, которые требуют детального объяснения;
- командная работа, например обмен идеями и мнениями;
- решение вопроса в сжатые сроки, когда необходимо срочно принять или согласовать решение;
- получение обратной связи, когда необходимо услышать мнение коллег по важным проектам или задачам.
Оптимальное количество созвонов зависит от задач, загруженности и других параметров. Чаще всего в неделю достаточно одного-двух созвонов о статусе выполнения проекта. Этого хватит, чтобы поддерживать общение и обсуждать текущие задачи. По острым вопросам можно созваниваться по мере необходимости, чтобы не затягивать срочные решения.
Как обозначить, что созвон не нужен
Если вы всё же поняли, что созвон не нужен, вам предстоит непростая, но необходимая задача — сообщить об этом коллегам. Вот варианты, как сделать это максимально экологично.
- Если вы решили не приходить на созвон, предупредите об этом как можно раньше, чтобы коллеги могли учесть это при планировании дня. Возможно, коллеги отменят или перенесут встречу.
- Будьте вежливы и укажите причину отсутствия.
- Предложите альтернативу. Сообщите, когда вы будете доступны для обсуждения повестки.
- Если у вас есть обоснованные причины полагать, что созвон неэффективный, вы можете об этом упомянуть. Формулировки могут быть следующими: «На мой взгляд, мы можем обсудить это в переписке», «Есть вероятность, что вопрос не столь критичен для общего обсуждения».
Как сделать онлайн-встречу эффективнее
Иногда сотрудники так боятся «нарваться» на ненужный созвон, что причисляют это опасение к корпоративным фобиям. Чтобы такого не случилось, я рекомендую делать онлайн-встречи максимально эффективными. Для этого учтите несколько моментов.
Подготовьте повестку созвона
Разошлите информацию до встречи, чтобы участники знали, чего ожидать, и успели подготовиться.
Определите цели встречи
Чётко обозначьте, чего вы хотите достичь и к какому результату прийти.
Назначьте модератора
Кто-то из участников встречи должен её вести, чтобы поддерживать порядок.
Ограничьте время
Установите таймер для каждой темы, чтобы не затягивать обсуждение и успеть обговорить все запланированные вопросы.
Используйте видео
Включённая камера в сервисе для онлайн-звонков — правило хорошего тона, которое помогает создать более личное взаимодействие.
Фиксируйте ключевые моменты
Назначьте кого-то для ведения конспекта или используйте функции записи, если остальные участники на это согласны. Такая функция есть в МТС Линк Встречах.
Соблюдайте регламент
Уважайте время всех участников и придерживайтесь намеченного расписания.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту