Как провести вебинар - подготовка, технологии, что нужно

В этой статье расскажем, как сделать вебинар с нуля. Разберем все этапы: от подготовки до сбора обратной связи и «дожимочных» писем приглашенным участникам.

Определите тип вебинара

По типу доступа вебинары бывают открытыми и закрытыми. Первые доступны широкой аудитории и чаще всего проводятся бесплатно с целью расширить клиентскую базу и поработать на имидж компании. Как правило, бесплатные вебинары становятся лид-магнитом для покупки платного продукта.

Закрытые вебинары бывают платными и бесплатными. Часто они проводятся в корпоративных целях, когда есть требование к конфиденциальности информации. Также они могут представлять собой платное обучение или консультации после открытого промо-вебинара.

По типу контента онлайн-мероприятия бывают обучающими и продающими. В зависимости от целей организатора, они могут включать в себя блоки теории и практики, интервью с ведущим, рассказ о компании и продукте, элементы повышения конверсии.

По формату вебинары могут быть:

• «Живыми». Когда спикер общается со слушателями в прямом эфире.
• Автовебинарами. Записи, которые выглядят почти как прямой эфир и запускаются в назначенное время.
• Демонстрационными. Запись экрана спикера с закадровыми поясняющими комментариями.

Скриншаринг на платформе Вебинары от МТС Линк

Выбирайте тип доступа и контента исходя из характеристик целевой аудитории. Например, если вы работаете на холодную ЦА, платный контент сразу не купят и продажа на первой встрече не сработает. В этом случае логичнее провести 1-2 бесплатных обучающих вебинара и 1-2 продающих.

На первых вы познакомитесь с потенциальными клиентами и покажете свою экспертность. На продающих вебинарах сможете поработать с «болями» слушателей и рассказать о преимуществах своего продукта.

Если вы планируете постоянно привлекать новую аудиторию с помощью однотипных онлайн-мероприятий, запишите автовебинары. Это удобно — не придется каждый раз приглашать спикера, а готовую трансляцию можно запускать хоть каждый день.

Преимущество автовебинара перед отправленной по почте записью в том, что его чаще просматривают. Запись можно отложить и забыть про нее, а у автовебинара есть конкретная дата, когда нужно подключиться к эфиру. Сами участники при этом не потеряют ничего, если вы будете отслеживать комментарии в чате и позже ответите на заданные вопросы в социальных сетях или электронной рассылке.

Демонстрационные вебинары проводят когда нужно обучить аудиторию работе в программах или продемонстрировать возможности продукта. Обучающие и платные онлайн-мероприятия обычно проходят в прямом эфире, чтобы слушатели могли сразу же получить обратную связь от спикера.

Выберите тему

Тема должна отвечать вашим целям, быть незаезженной и интересной потенциальным участникам. Чем она обширнее, тем большее количество слушателей вы привлечете. Такой вариант подойдет для бесплатных промо-вебинаров. Напротив, более узкая тема сработает на менее внушительную, но уже потенциально заинтересованную в коммерческом продукте аудиторию.

Главное — то, что вы рассказываете, должно принести пользу слушателям. Даже если речь идет об открытом вебинаре. Чтобы не разочаровать участников, составьте их детальные портреты. Узнайте:

• Кто эти люди, какие у них интересы и уровень дохода.
• Откуда и в каком формате они привыкли получать информацию.
• Какие у них есть проблемы, потребности и трудности на пути к желаемому.
• Как вы можете помочь им преодолеть эти трудности с помощью вебинара.
• Насколько хорошо они знакомы с продуктом, его возможностями и вами.

Набросайте список идей и остановитесь на нескольких подходящих, чтобы протестировать отклик аудитории и выбрать лучшую. Сделать выбор поможет также мониторинг конкурентов и специальные сервисы. Например, Яндекс.Wordstat. Он показывает, какие вопросы по вашей специализации волнуют людей больше всего.

Если определиться сложно, проведите голосование за самую интересную тему в социальных сетях. Или проанализируйте вопросы клиентов в комментариях, чатах с менеджерами и технической поддержкой. Запросы холодной аудитории также можно изучить на тематических ресурсах.

Из выбранной идеи сформулируйте тему, отражающую пользу для слушателя. Допустим, вы хотите рассказать про создание вебинара. Такая формулировка слишком общая и мало кого заинтересует. Аудитория обратит внимание, если раскрыть в названии решение насущной проблемы. Например, «Как создать продающий вебинар с 90% конверсией».

После формулировки темы нужно определить, на ком будет лежать техническая организация вебинара, написание сценария и общение с зарегистрированными участниками. Если задумано крупное онлайн-мероприятие, будет сложно обойтись без модераторов. Эти специалисты координируют пользователей, отвечают за чат, прикрепляют ссылки и документы.

Подберите площадку и другие инструменты

Первое, что понадобится — площадка для прямой трансляции или записи эфира. Подходящих сервисов очень много и определиться с выбором бывает непросто. Вот критерии, которые помогут сделать это:

Максимальное количество участников.

Одни вебинарные комнаты вмещают десять участников, другие — сотни. За большее количество, как правило, нужно доплачивать, но можно выбрать наиболее подходящий бесплатный сервис.

Продолжительность трансляции и количество вебинаров

С этим критерием дела обстоят также. У сервисов очень разные условия. Например, платформа Вебинары от МТС Линк предлагает бесплатный тариф с неограниченным количеством часовых трансляций.

Наличие и объем хранилища для записей эфиров.

Удобнее, если записи трансляций и загружаемые материалы хранятся в облаке на площадке. Такое хранилище станет структурированной базой знаний, к которой можно открывать доступ участникам вебинаров. При этом отпадает необходимость в дополнительном облачном сервисе.

Возможность проведения интерактивов.

Чтобы слушателям было интересно, нужны инструменты для общения и привлечения внимания. Например, чат, онлайн-доска, приглашение участников в эфир, разделение на группы.

Простой интерфейс.

Удобный сервис — это площадка интуитивно понятная с первой секунды. Она легко открывается с любого устройства парой кликов, а все необходимые функции на виду у спикера и участников.

Наличие технической поддержки.

Во время трансляций случаются сбои. Чтобы быстрее решать такие проблемы, нужна постоянная поддержка на русском языке. Желательно, чтобы она была доступна не только по почте, но и в чате на самой площадке.

Интеграции с другими сервисами и функция рассылки.

Обратите внимание, можно ли использовать площадку с привычными для вас сервисами. Например, CRM или календарем. Функция рассылки позволяет создать серию прогревающих писем без использования сторонних инструментов.

Наличие встроенной аналитики и статистики.

Чтобы каждый следующий вебинар становился лучше, нужно анализировать трафик, посещаемость и активность слушателей. Обычно такой функционал предоставляется платно или частично-бесплатно.

Платформа Вебинары от МТС Линк соответствует всем перечисленным критериям. Она полностью покрывает функционал Zoom и подходит для решения самых разнообразных задач: от адаптации персонала до привлечения новых клиентов.

В целом, функционал площадки достаточно широк для вебинарной платформы, при этом понятен и легок в использовании — как для спикера, так и для слушателей

Автор

В целом, функционал площадки доста...

Тестирование на платформе Вебинары от МТС Линк

Что нужно для вебинара, помимо сервиса:

• Наушники с гарнитурой или микрофон. Встроенные микрофоны делают звук нечетким и прерывистым.
• Веб-камера с высоким разрешением. Изображение со встроенной камеры будет размытым.
• Дополнительное освещение, если в помещении темно. Достаточно одной или двух ламп с нейтральный белым светом.

Когда площадка и недостающее оборудование выбраны, нужно провести тестовое подключение для проверки звука, изображения и функционала площадки.

Разработайте структуру

Подготовка вебинара начинается с разработки его плана. Сформулируйте тезисно то, о чем вы хотите рассказать аудитории. Сначала просто запишите идеи без структурирования. Затем расположите их в логическом порядке и разбейте на информационные блоки, каждый из которых закрывает один вопрос.

Когда основа будет готова, разбейте тезисы на подтезисы. Это будут отдельные слайды презентации. Отметьте также моменты взаимодействия с аудиторией. Как правило, это приветствие и знакомство в самом начале вебинара, вопросы спикера и небольшие задания, ответы на вопросы слушателей в конце эфира.

Кроме того, после приветствия всегда следует блок, в котором ведущий просит обратную связь по видео и звуку. Достаточно 3-4 плюсов в чате, чтобы продолжать эфир и начинать короткую самопрезентацию не больше, чем на на три минуты. Затем следует организационная информация. Ведущий рассказывает, о чем пойдет речь, сколько длится вебинар, куда присылать вопросы и когда он на них ответит.

Количество полезного контента зависит от типа вебинара. На обучающем его всегда больше. Спикер выдает всю информацию по теме и чередует теорию с практикой. Например, разделяет участников на группы и дает выполнить задания на онлайн-доске после особенно сложного блока.

Деление на группы в Вебинарах от МТС Линк

Чтобы аудитория не заскучала, ведущий задает вопросы, проводит тесты и опросы, рисует поверх презентации. Если позволяет хронометраж, можно выводить участников в эфир.

Продающие вебинары содержат меньше обучающего контента. Спикер выдает ограниченное количество полезных фишек и плавно подводит слушателей к оформлению заявки на продукт. Помимо приветствия и знакомства со спикером, в технология продающих вебинаров включает:

Формирование потребности.

В этом блоке ведущий раскрывает «боли» целевой аудитории, дает немного полезного контента и показывает, что проблема легко решается при помощи предлагаемого продукта.

Презентация.

Ведущий рассказывает о преимуществах продукта: кому он подходит и каким образом решает проблему.

Сторителлинг.

Этот блок отводят под кейсы, связанные с продуктом. Истории выстраивают по определенной схеме. Сначала персонаж осознает свою потребность и начинает искать пути решения. Затем он сталкивается с трудностями, но в итоге преодолевает их с помощью продукта и получает награду.

Предложение и отработка возражений.

Ведущий плавно подводит к оформлению заказа и предлагает бонусы. Он отвечает на вопросы слушателей и отрабатывает возражения, если они есть. Здесь также приводятся примеры тех, кто уже купил продукт в формате было/стало. Такие кейсы лучше не только проговаривать, но и визуализировать в презентации.

В продающие вебинары также внедряют техники для повышения конверсии. Например:

• Скидки и подарки для слушателей, которые были активны во время эфира или сразу оформили заказ.
• Ограничение времени покупки по определенной цене — нужно оформить заявку в течение двух дней, потому что потом цена станет выше.
• Несколько вариаций продукта разными ценами: профессиональный, базовый и расширенный пакеты.
• Рассрочка, гарантия возврата средств в течение определенного времени или в случае неподходящего продукта.

Как и в случае с обучающими вебинарами, спикеру необходимо поддерживать контакт с аудиторией. Например:

• Попросить представить какую-либо ситуацию и ответить на вопрос в чате.
• Предложить выполнить небольшое задание, пройти голосование или тест.
• После самопрезентации попросить слушателей в ответ представиться в чате, написать имя, город и профессию.

Голосование в сервисе Вебинары от МТС Линк

Подготовьте презентацию

Хорошая презентация помогает управлять вниманием слушателей и служит своеобразной шпаргалкой для спикера. Кроме того, ее можно использовать как дополнительный материал для электронной рассылки после онлайн-мероприятия. Вот несколько советов по созданию такой презентации:

1. Из первого слайда сделайте заставку с названием вебинара и рассказом о спикере. Добавьте интригующий заголовок, чтобы привлечь внимание тех, кто попал на трансляцию случайно.
2. Старайтесь сократить количество слайдов и текста на них. Используйте списки, схемы и графики, выделяйте заголовки.
3. Если информация не помещается, используйте инструменты для рисования поверх текста и демонстрацию экрана спикера.
4. Применяйте один шрифт на всех слайдах и не больше 2-3 кеглей на всю презентацию.
5. Такого же правила придерживайтесь при выборе цвета — не больше 1-2 на все слайды. Иллюстрации, графики и схемы должны быть содержательными и дополнять текст.
6. Выбирайте неклишированные иллюстрации. Найти красивые варианты можно на сайтах Unsplash, Flickr.
7. На финальном слайде разместите все ссылки и контактную информацию, еще раз повторите дату следующих мероприятий и призыв к действию.
8. Заранее просмотрите презентацию с коллегами или друзьями, чтобы вовремя заметить неточности, ошибки и погрешности оформления.

Здесь можно прочитать подробнее о том, как создать презентацию с триггерами в PowerPoint.

На платформу Вебинары от МТС Линк можно загружать презентацию в формате PPT, PPTX, PDF. Максимальный размер файла — 500 слайдов.

У платформы есть функции, которые на первый взгляд незаметны, но очень полезны. Например, возможность в любой момент выделить фрагмент презентации и сохранить его отдельным файлом. Также очень нравится коммуникация внутри чата: если аудитория разделяет мнение спикера, можно отреагировать специальным эмодзи огня

Автор

У платформы есть функции, которые ...

Демонстрация презентации в Вебинарах от МТС Линк

Проведите тестовую трансляцию

Ведущие и модераторы должны на практике знать, как провести вебинар. Для этого нужен пробный эфир, на котором они смогут самостоятельно подключиться, проговорить текст, поэкспериментировать с функционалом платформы. Можно провести такую трансляцию в одиночку, но лучше пригласить небольшую фокус-группу для оценки подготовленного контента и работы ведущего.

Важный момент — тестовая трансляция должна проводиться с устройств, которые будут использоваться на вебинаре. Фокус-группу лучше собрать за неделю или две до назначенной даты, чтобы спикер успел еще несколько раз отрепетировать выступление после обратной связи.

За пару часов до вебинара проводят еще одно пробное подключение для проверки работоспособности платформы и устройств.

Привлеките участников

Сбор участников начинают за одну-две недели до вебинара. Если начать раньше — зарегистрированные слушатели могут забыть о вас и у них появятся другие планы на назначенную дату. Как привлечь аудиторию:

• Подготовьте лендинг для сбора регистраций: раскройте в заголовке тему и интересы ЦА, покажите экспертность спикеров, перечислите выгоды слушателя.
• Напишите серию приглашающих постов для своих социальных сетей и партнерских постов.
• Разместите новость и форму регистрации на страницах сайта с наибольшей посещаемостью.
• Запустите таргетированную или контекстную рекламу, ремаркетинг и ретаргетинг.
• Договоритесь о взаимном пиаре с группами схожей или смежной тематики.
• Сделайте email-рассылку с приглашением по базе клиентов.

В тексте рекламы используйте точные формулировки и делайте акцент на выгоде, которую получат участники вебинара. Даже если вы планируете продавать во время эфира свой продукт, рассказывайте только о теме онлайн-мероприятия.

Если вы проводите открытый вебинар на большую, холодную аудиторию, создайте короткую форму регистрации. Пусть участник вводит только имя, телефон и адрес электронной почты. Формы с большим количеством полей обычно используют при сборе лидов из B2B-сегмента. В этом случае добавляют название компании, должность,номер телефона и корпоративную почту.

Пример лендинга, созданного в редакторе платформы Вебинары от МТС Линк

Анализируйте результаты по каждому каналу в процессе рекламной кампании и, при необходимости, меняйте формулировки, иллюстрации, сами способы привлечения.

Важный момент. С зарегистрированными участниками нужно поддерживать ненавязчивый контакт еще до начала вебинара. Присылайте им прогревающие и напоминающие письма. Это необходимо, потому что люди легко забывают о регистрации, даже если заинтересовались вашим предложением.

В прогревающих письмах можно отправлять интересную информацию по теме вебинара, рассказывать о спикерах. Главное — не дублировать контент для выступления.

Остальная рассылка состоит из приветствия и нескольких напоминаний. В приветственном письме нужно поблагодарить участника за регистрацию и продублировать всю информацию о вебинаре. Напоминания присылают за день, несколько часов, час и в начале трансляции. В них должны быть приветствие, название вебинара, дата и время встречи.

В последнем напоминающем письме еще раз расскажите, как открыть вебинар с разных устройств и что делать, если трансляция не начинается. Оставьте ссылку на вебинарную комнату, социальные сети и мессенджеры.

Настройка уведомлений о предстоящем вебинаре

Подготовьте ведущего к эфиру

Проведение вебинаров может быть волнительным даже для спикеров с опытом, что уж говорить о новичках. Снизить стресс и успешно провести эфир поможет:

• Записанный от руки и выученный подробный план выступления, включая интерактивы, паузы, вопросы слушателям.
• Несколько репетиций с записью для выявления проблем с дикцией и мимикой, если ведущий никогда не выступал перед аудиторией.
• Место для выступления с однотонным фоном за спиной, максимально возможной тишиной и хорошим освещением.
• Выключенные оповещения в социальных сетях и мессенджерах перед вебинаром.
• Необходимые файлы и ссылки в быстром доступе.
• Стакан воды на столе.

Почитайте также нашу статью о том как проводить вебинары, чтобы слушателям было интересно смотреть эфир.

Подготовьте запасные варианты на случай форс-мажоров

Иногда вебинар портят технические сложности. Например, может отключиться интернет или сломаться провод. Подготовьтесь к возможным форс-мажорам:

• Зарядите и положите рядом резервный смартфон или планшет с гарнитурой.
• Сохраните презентацию в нескольких форматах в быстром доступе.
• Загрузите все документы на площадку заранее и проверьте выложенные ссылки.
• Создайте дополнительные способы связи с аудиторией на случай проблем с подключением.

Перечисленные меры помогут быстро сориентироваться и продолжить вебинар, если что-то пойдет не так. При наличии технических сбоев на самой площадке, обращайтесь сразу к технической поддержке. Так проблема будет решена быстрее, нежели при самостоятельном поиске причины.

Если у нас возникают вопросы, то на помощь всегда приходит техподдержка платформы МТС Линк Вебинары. За последние две недели я несколько раз обращалась за помощью и нас быстро спасали

Автор

Если у нас возникают вопросы, то н...

Продолжайте работу со слушателями после вебинара

Технология вебинаров подразумевает также общение со слушателями после окончания трансляции. Как минимум, нужно отправить участникам мероприятия письмо с благодарностью за то, что они нашли время для вас. В этом же письме можно тезисно подвести итоги вебинара, оставить призыв к действию и прикрепить запись с презентацией.

Если спикер не смог ответить на вопросы слушателей во время эфира, оформите их в рассылку или посты в социальных сетях. Это покажет вашу заинтересованность в участниках и повысит их лояльность.

Еще один тип писем — «дожимочные». Для продажи продукта, который вы демонстрировали в эфире. Не все слушатели сразу готовы к покупке, у многих остаются сомнения. Каждое из них нужно рассмотреть в отдельном письме, привести аргументы в вашу пользу и оставить призыв к действию.

Кроме того, после вебинара нужно связаться с зарегистрированными, но не пришедшими участниками. Очевидно, они были заинтересованы в вашем контенте, но по какой-то причине не смогли прийти. Отправьте этим подписчикам письмо с приглашением на повторное онлайн-мероприятие или поделитесь записью вебинара.

Чек-лист: как правильно провести вебинар

• Начните создание своего вебинара с формулировки цели и задач.
• Исходя из них, придумайте тему и определитесь с форматом встречи.
• Подберите площадку, на которой вы сможете провести интерактивный вебинар.

Здесь исходите из формата мероприятия, потому что организация обучающего вебинара и продающей презентации требует разного функционала. В первом случае необходимы тесты, онлайн-доска и деление на группы. Во втором бывает достаточно презентации и чата.

• Составьте структуру выступления для спикера и презентацию.
• Соберите команду и определитесь, на ком будет лежать подготовка вебинара.
• Подготовьте веб-камеру и шумоподавляющую гарнитуру с микрофоном.
• Соберите фокус-группу для тестового подключения к платформе.

Это необходимо, чтобы все участники на практике знали как провести вебинар на выбранной площадке. Фокус-группа нужна для оценки контента и выступления спикера.

• Сделайте рассылку приглашений и запустите рекламу для целевой аудитории.
• Перед проведением вебинара еще раз сделайте тестовое подключение для проверки функций и оборудования.
• Заранее подготовьте тихое светлое помещение без отвлекающих деталей за спиной.
• Перед проведением трансляции повторите текст выступления и отключите уведомления.
• Используйте советы из нашей статьи «Как правильно общаться с аудиторией, которую я не вижу?»
• После проведения вебинара продолжайте работать с ЦА и теми, кто не пришел на эфир.