Доска, карточки и поток задач: что такое метод Канбан и как он помогает организовать работу команды

Как работает метод Канбан и в чём его особенность

Канбан (Kanban) — это метод управления рабочим процессом за счёт визуализации и управления потоком задач. Его инструменты направлены на улучшение качества обслуживания заказчика. 

Метод Канбан подходит для управления всеми видами интеллектуальных работ. Его могут использовать как сервисные, так и продуктовые команды. Главное — выбрать инструменты, которые подходят в конкретной ситуации. Например, есть инструменты для управления потоком задач, для работы с «узкими» местами, с ресурсами непостоянной доступности.

«Чтобы применять Канбан, важно, чтобы в компании уже был процесс. Метод не перестраивает всю работу команды: его задача — улучшить то, что есть сейчас. Поэтому сравнивать его с другими гибкими методологиями не совсем правильно. Если тот же Scrum — это, по сути, фреймворк, то Канбан может стать методом улучшения этого фреймворка за счёт определённых практик», — рассказал Александр Цой.

Канбан включает шесть практик, которые нужно применять в комплексе. Далее рассмотрим подробнее каждую из них.

Практика № 1. Визуализируйте

Это канбан-доска, которая придаёт интеллектуальной работе команды визуальный вид. Каждая карточка на доске — отдельная задача. Так можно увидеть, в каком статусе она находится, что с ней происходит и какие есть препятствия. 

Практика № 2. Ограничивайте количество незавершённых задач

По сути, это означает не начинать новую работу, пока не завершена предыдущая. Команда фокусируется не на том, чтобы быстрее взять у заказчика очередную задачу, а на том, чтобы поставить ценность для заказчика.

Практика № 3. Управляйте потоком

Канбан-метод — это поточное создание ценностей. Работа проходит определённые этапы, на каждом из которых получает дополнительную ценность. 

«Например, команда взяла задачу, у которой пока нет чёткого описания. Она переходит на этап аналитики — специалисты составляют на её основе техническое задание. Так задача получает большую ценность, чем на предыдущем этапе. Далее она переходит на этап разработки, у неё появляется код и так далее», — пояснил Александр Цой.

Таких задач у команды обычно много. При этом в системе могут появляться классы обслуживания — это варианты того, как нужно работать с конкретным запросом в зависимости от пожеланий заказчика и возможностями системы. Одни нужно выполнить срочно, а другие можно отложить, например, на неделю. У каждой из них будет своё движение, которое нужно правильно организовать — это и есть управление потоком.

Практика № 4. Сделайте правила явными

Вся команда должна понимать, что и когда происходит с задачами. Поэтому нужны чёткие правила: как описывать запросы, как меняются статусы, при каких условиях задачи попадают в очередь. Чтобы это работало, важно всей команде придерживаться этих условий. Так система становится предсказуемой.

Практика № 5. Вводите петли обратной связи

Внутри системы всегда должна быть обратная связь. Так команда понимает, совпадают ли ожидания клиента с результатом. Петля обратной связи нужна для того, чтобы постоянно улучшать систему — с помощью метрик, встреч (каденций) и взаимодействия с заказчиком.

Практика № 6. Улучшайте совместно, развивайтесь экспериментально

Канбан-метод говорит о том, что любые изменения должны происходить эволюционно. Нужно постоянно анализировать текущую ситуацию, выявлять недостатки работы и менять систему, чтобы их устранить. Другими словами, проводить небольшие эксперименты. Далее команда смотрит, помогают ли эти изменения достичь целей. Если нет, можно откатить всё назад и посмотреть, что ещё надо сделать.

«Канбан-метод раскрывается во всех шести практиках. Если какая-то из них не используется, может сложиться впечатление, что Канбан не работает. Дело в том, что все эти правила взаимосвязаны — если не соблюдать хотя бы одно из них, то и другие начнут ломаться», — пояснил Александр Цой.