Затраты на обучение персонала - как сократить и оптимизировать

Сэкономить на обучении персонала можно не отказываясь от него и не теряя в качестве образовательных программ. В статье расскажем, как подсчитывать и учитывать расходы, что к ним относится и какие способы уменьшения затрат существуют.

Обучение сотрудников для повышения профессиональных качеств

Как провести расчеты затрат на обучение персонала

Что включают расходы на обучение персонала

К бюджету относятся расходы на:

• создание программы подготовки кадров или оплату услуг сторонней организации;
• технические средства для подготовки кадров: вебинарные комнаты, проекторы, компьютеры;
• аренду и средства для возмещения работникам расходов, если это офлайн-обучение;
• оплату труда коучей и приглашенных экспертов;
• закупку методических пособий и любые затраты, связанные с их подготовкой.

Обычно составляют бюджет на год, учитывая возможные изменения. До формирования бюджета нужно подумать о целях и задачах обучения. Каким категориям работников оно будет полезно, зачем его проходить, какой результат ожидается.

Желательно провести опрос сотрудников, чтобы выяснить их возможности и трудности. Возможно, обучение не потребуется или потребуется, но в другом масштабе. Нелишне заранее продумать, по каким показателям вы будете проводить оценку эффективности обучающего курса. Сразу подумайте, как вы планируете возместить затраты.

Как посчитать затраты для налогового учета при ОСН

При расчете налоговой базы, в расчет налога на прибыль можно включить расходы, которые документально подтверждены. Потребуется также их обоснование. Обучение должно быть направлено на получение дохода и связано с трудовыми обязанности сотрудника. То есть, нельзя использовать как объект налогообложения сумму затрат на изучение английского языка, если он не нужен для работы напрямую или косвенно.

Компенсацию работникам оплаты стоимости, которую они внесли самостоятельно, также нельзя включать в расчет налоговой базы.

Какие условия должны быть выполнены налогоплательщиком:

• договор на обучение заключен с лицензированной профессиональной образовательной организацией;
• с сотрудником, который обучается, уже заключен трудовой договор или будет заключен не позже трех месяцев после окончания обучения;

Какие документы подтверждают расходы:

• приказ работодателя о направлении на курсы повышения квалификации;
• договор с поставщиком образовательных услуг;
• акт об оказании дополнительных образовательных услуг;
• документы об оплате учебных программ и о прохождении обучения.

Что не считается затратами на обучение:

• компенсация расходов на проезд до места обучения;
• компенсация стоимости отдыха, лечения и развлечений.

В бухгалтерском учете расходы на обучение персонала отображаются как общехозяйственные и не входят в число производственных затрат.

Как учитывать суммы затрат при налогообложении УСН

Затраты на обучение могут включить компании, применяющие объект «Доходы минус расходы». Условия аналогичные. Обучение должно быть напрямую связано с обязанностями сотрудника и приносить прибыль организации.

Подтверждающие документы такие же: трудовой договор, договор с лицензированной организацией (его работодатель обязан заключить сам). Не учитывается возмещение затрат на дорогу и компенсации на лечение и отдых. В противном случае налоговая учтет расходы необоснованными.

В некоторых случаях переподготовка становится обязанностью работодателя

Как можно уменьшить затраты организации на обучение персонала

Развитие наставничества внутри команды

Этот способ помогает сократить количество прямых затрат в организациях с большим количеством сотрудников. Подходит для адаптации новичков или профессиональной переподготовки. Компания отбирает опытных сотрудников и закрепляет за ними новичков.

Таким образом можно сэкономить на поиске сторонних специалистов и дополнительно замотивировать уже зарекомендовавших себя сотрудников. Причем мотивация необязательно должна быть материальной сразу же. Наставничество можно использовать как тренировку управленческих навыков для дальнейшего карьерного роста.

Самообучение

Размер затрат можно снизить, предоставив работникам учебные материалы. Это могут быть методички, видео, аудиокурсы. Для некоторых категорий работников такой формат будет лучшим. Удобно использовать для этих целей конструкторы курсов, о которых расскажем ниже. Минус в том, что не всех можно замотивировать на самостоятельное обязательное обучение.

Сокращение учебных программ

Если вы уже обучаете персонал, проверьте его эффективность. Проведите опросы, оцените результаты работы до курса и после. Сократите программы, которые не влияют напрямую на доход компании. Возможно, для некоторых категорий сотрудников обучение можно убрать или модифицировать его. Например, перевести в дистанционный формат. Расскажем подробнее.

Получение дополнительных профессиональных знаний онлайн

Как онлайн-формат сокращает размер затрат на профессиональную подготовку

Онлайн-обучение — самый лучший способ снизить косвенные расходы на обучение сотрудников. Посудите сами:

• для проведения таких курсов или семинаров чаще всего не требуется аренда помещения;
• учащимся не нужно покидать рабочее место или дом, чтобы посетить занятие;
• можно приглашать экспертов из любого города, не тратя средства на оплату дороги и жилья;
• исчезает необходимость в печатных методичках — все материалы в структурированном виде находится на учебной платформе.

В стоимость образовательных дистанционных программ входит их разработка, оплата тренера и аренда вебинарной площадки, на которой проводят урок. Также потребуются хороший микрофон, веб-камера и настольные лампы.

При этом онлайн-формат помогает выстроить учебную траекторию с учетом потребностей не только предприятия, но и сотрудников. Они могут изучать материалы в удобное время, в своем темпе. Для прохождения обучения нужен только ноутбук или смартфон, наушники, иногда микрофон.

Вести удаленное обучение можно даже в мессенджере, но удобнее использовать специальные площадки для вебинаров, тренингов и курсов. Условно их можно разделить на конструкторы и СДО (системы дистанционного обучения).

Для повышения уровня профессиональных знаний достаточно онлайн-обучения

Какой инструмент выбрать для дистанционного обучения

Конструктор курсов

Конструкторы подходят для подготовки новичков и повышения квалификации работников. К этой категории относятся сервисы, в которые можно загружать обучающие видео, тексты и аудиосообщения. Обычно в конструкторах есть функционал для создания проверочных тестов, разного рода квестов. Сотрудники проходят материал в удобное для себя время или одновременно со всеми, если работодателю важен дедлайн.

У такой формы обучения есть и плюсы и минусы. С одной стороны, она просто реализуется и экономит средства компании. С другой, сотрудникам может не хватить живого общения с тренером и обратной связи. В идеале использовать, конструктор для обучения коротким дополнительным программам и адаптации новичков. Когда нужно получить объем знаний без проработки навыков.

Конструктор курсов для повышения профессиональной квалификации кадров

СДО

К дистанционному обучению посредством СДО пришли многие компании, в том числе государственные организации. Всё потому что корпоративные системы богаче конструкторов по функционалу. Помимо загрузки материалов, они включают вебинары и тренинги, инструменты для оценки квалификации и многое другое. Например, календари, статистику посещений, метрики для отдела маркетинга и прием платы за обучение.

Мероприятия с тренером в режиме реального времени повышают эффективность обучения за счет большего вовлечения аудитории. СДО подходят, в том числе для получения профессиональных навыков на тренингах. Вместо привычного флипчарта тренер использует онлайн-доску, он может выводить людей в эфир и делить участников на группы для решения заданий.

Работать онлайн сложнее, но опытные спикеры знают методы повышения эффективности в работе с «невидимой» аудиторией. Кроме того, СДО позволяют создать индивидуальный план обучения для сотрудников с разным уровнем знаний. Как это реализовано: возможность пройти больше занятий, перейти к более сложному, открыть дополнительные материалы.

Можно сказать, что СДО позволяют управлять всем процессом обучения в одном окне и максимально приблизить его к очному формату. Несмотря на это, при расчете стоимость обучения скорее всего окажется ниже, чем в офлайне, а организация займет меньше времени.

В корпоративном обучении навыкам удобнее использовать СДО. Платформа Вебинары от МТС Линк

Как перевести обучение персонала в онлайн-формат

Составьте план обучения

Если у вас уже есть курс или семинар, то вы знаете его цели и как их достигнуть, видите профессиональный уровень аудитории, знаете как работать с людьми. Осталось перенести это в интернет. Для начала соберите фокус-группу из сотрудников и проведите опрос. Нужно узнать:

• какое обучение для них удобнее? в какое время, микрообучение или интенсивы, одновременно со всеми или каждый в своем темпе?
• какой контент усваивать проще? видео или тексты, а может групповая работа?
• какие каналы удобнее для прохождения курса? рассылки, корпоративный чат, отдельная площадка?

Проанализируйте результат и сопоставьте со своими задачами. Когда будете переводить офлайн-контент в онлайн, старайтесь использовать меньше теории или чаще перемежайте ее практикой. Например, каждый тематический блок желательно завершать тестом или тренингом.

Проводите групповые обсуждения в чатах, используйте онлайн-доску и больше информативных изображений в презентациях. Устраивайте дополнительные встречи с тренером, даже если работаете в конструкторе курсов. Если что-то можно показать, а не рассказать словами — используйте эту возможность.

Найдите варианты СДО или конструкторов

На рынке очень много вариантов и легко запутаться, поэтому сначала нужно понять, какие функции вам потребуются. Вот основные:

• редактор для загрузки и форматирования текста, иллюстраций, тестов, видео;
• проведение вебинаров без ограничения по времени и с достаточной вместимостью;
• интерактивная доска для отображения рабочего стола спикера и участников;
• деление на группы, если вы будете проводить тренинги или хотите сильнее вовлекать слушателей;
• удобный редактор для рассылки приглашений и напоминаний;
• интеграции с календарями для планирования вебинаров;
• чат и вкладка для вопросов, простая регистрация, файловое хранилище.

Сформируйте бюджет

Включите суммы оплаты тренерам, стоимость онлайн-платформы и оборудования.

Найдите тренера или подготовьте своего специалиста

Специалист должен не только хорошо знать тему, но и уметь вести аудиторию за собой, привлекать внимание. Проведите тестовые вебинары с каждым кандидатом, чтобы оценить речь и поведение перед камерой. Подготовьте чек-лист для спикера о подготовке к мероприятию.

Проанализируйте результаты

После окончания курса обязательно проанализируйте статистику на платформе, если такой раздел есть. Посмотрите, насколько активны были участники, в какие моменты они теряли интерес. Руководитель может провести опрос сотрудников, прошедших обучение, попросить отзывы. Понаблюдайте за результатами работы после — оценить влияние именно вебинара на работу непросто, но возможно у вас получится сделать выводы.

Онлайн-обучение для переподготовки разных категорий персонала

Возможности платформы Вебинары от МТС Линк

Вебинары от МТС Линк — это платформа для вебинаров и обучения. Можно использовать как площадку для тренингов. Платформа МТС Линк Вебинары входит в реестр отечественного ПО и работает на российских серверах. Можно использовать облачную версию или установить on-premise. Что важно — приглашенные участники могут присоединяться с любой устройства прямо в браузере по ссылке.

Функционал:

• вебинары и автовебинары (автоматические повторы живых лекций);
• создание мероприятия меньше чем за одну минуту из браузера;
• онлайн-доска Miro для повышения эффективности тренингов;
• календарь для планирования трансляций;
• интерактивная доска и деление на группы;
• оценка знаний с помощью тестирования;
• инструменты рисования, чат, вкладка для вопросов;
• редактор для приглашения на вебинар и рассылки;
• интеграция с сервисами, связанными с компанией;
• загрузка контента в любом формате и облачное хранилище;
• автоматическая запись вебинара и загрузка в облако;
• статистические отчеты и аналитика активности участников.
• вывод участников в эфир;
• услуга брендирования.

С Вебинарами от МТС Линк онлайн может стать основным образовательным форматом