Онлайн-доски для контроля задач: как навести порядок в хаотичном потоке заданий

Принципы канбан, которые помогают организовать рутину на онлайн-досках

Канбан — это японская техника организации рабочих задач. Изначально её автор, инженер в Toyota Тайити Оно, обратил внимание, что в американских супермаркетах продукты добавляют на полки только тогда, когда уже имеющиеся товары раскупили. Тайити Оно перенёс этот принцип на работу завода: он заметил, что сотрудники берут в работу слишком много деталей сразу, поэтому часть из них скапливается. И он предложил сотрудникам заполнять физические карточки: на каждой указывали, что за деталь нужна, в каком количестве и к какому сроку. Карточки вешали на обычную доску, и рабочие брали новую только тогда, когда у них оставалось всего пара заданий. Так появилась наглядность: что в работе, что ждёт очереди, а что уже выполнено.  

Сегодня эта методика стала удобнее и адаптированнее. Теперь она помогает оптимизировать поток задач с помощью визуализации на онлайн-досках. Директор проектного управления и инноваций 5Post Дмитрий Ирешев делится, что он включает онлайн-доски в работу на постоянной основе. Это помогает изменить способ взаимодействия между участниками встречи. 

В практике эксперта такие доски помогают сохранять договорённости, так как на них видно, какие решения были приняты, кто взял на себя ответственность за конкретные задачи и какие сроки установлены. 

«Онлайн-доска для меня — механизм командной памяти. После встречи он помогает команде получить не просто конспект, а руководство к действию. В этом случае принципы канбан реализуются проще», — подчёркивает эксперт.

Так, в компании «Атомстройкомплекс-IT» возникла задача централизовать информацию по многочисленным ИТ-проектам и обеспечить к ней быстрый доступ. Онлайн-доски помогли вовлечь в совместные проекты даже сомневающихся сотрудников. Представители компании отметили, что во время онлайн-встречи, например, можно предоставить совместный доступ к доске, и каждый участник оставит свой стикер с идеей или комментарием. Кроме того, игровая механика отлично настраивает на командную работу.

Хотя подход изменился и перешёл из офлайна на онлайн-доски, его суть сохранилась. Ниже — основные принципы канбан, благодаря которым онлайн-доски работают эффективно.

Визуализация

Человек проще считывает визуальную информацию. Это помогает быстрее найти нужные задачи в конкретных колонках и увидеть сразу всю картину проекта или спринта.

«Когда содержание разговора появляется на общем экране, обсуждение становится предметным. Можно наглядно показать связь между задачами, уточнить формулировку решения, изменить приоритет или зафиксировать блокер», — отмечает Дмитрий Ирешев.

Дополнительный аспект визуализации — красочность. Чем ярче и заметнее элементы  на виртуальной доске, тем проще человеку запомнить информацию. Например, как отмечает Мария Шихова, в МТС Линк Досках для этих целей есть стикеры — они помогают акцентировать внимание на конкретном блоке, поощрить сотрудника или отметить его достижения.

Установление лимитов

Часто задачи сотруднику поступают из разных источников. Например, разработчик получает распоряжения от продуктового менеджера, маркетолога и из отдела информационной безопасности. При этом те, кто просит выполнить задачу, не знают о других заказчиках. 

Общая онлайн-доска ограничивает объём таких задач и делает их видимыми для всех коллег. Подобный принцип также обозначают выражением «Меньше значит больше» — то есть меньший объём качественно выполненных задач принесёт больше результата, чем множество задач, выполненных спешно. 

В результате разработчик видит в своей колонке ровно столько карточек, сколько он способен выполнить за один спринт. Это предотвращает перегрузку и позволяет уделять каждой из задач достаточно внимания.

Контроль и совершенствование результатов

На онлайн-доске наглядно видно, что и у кого в работе, а также какие дедлайны у поставленных задач. В результате удобно отслеживать, есть ли в процессах отклонения и как их корректировать. 

Также работа с онлайн-досками помогает совершенствовать бизнес-процессы. Для этого регулярно проводят ретроспективы, где используют доски с историей спринтов. Это помогает выявлять проблемы и искать варианты, чтобы не допускать сложностей в будущем.

Дополнительно в таких сервисах, как МТС Линк Доски, встроен ИИ-ассистент. Он анализирует содержимое и подводит итоги ретроспектив и мозговых штурмов. Также ИИ-помощник фиксирует договорённости и визуально их оформляет. Это снижает риск, что задача будет забыта или потеряна.