Как онлайн-формат помог «Медиалогии» увеличить количество участников конференции в 2 раза

Сегодня в гостях у редакции МТС Линк Медиа Мария Колтакова, маркетолог компании «Медиалогия» — сервиса мониторинга СМИ и соцсетей.

Команда «Медиалогии» с 2017 года использует сервис Вебинары от МТС Линк для обучения клиентов, но в этом году в связи с карантином в онлайн пришлось перевести и ежегодную офлайн-премию «Инфоповод года» в формат онлайн-конференции.

О том, как коллегам удалось всего за 2 недели перенести событие в онлайн и собрать при этом в 2 раза больше регистраций и участников, чем в офлайне — читайте в этой статье.

Мы пользуемся Вебинары от МТС Линк (ранее Webinar) для проведения обучающих вебинаров для наших клиентов по системе Медиалогия с 2017 года. При выборе платформы для нас были важны следующие моменты:

• Наличие функции показа экрана. Это необходимо, так как большая часть вебинара проходит в режиме показа нашей системы. 
• Простота использования платформы. Мы хотели, чтобы любой мог освоить систему и быстро включиться в процесс.  
• Встроенные рассылки. Мы можем не тратить время на собственные рассылки и делать напоминания о вебинарах сразу с платформы. 
• Техподдержка, которая отвечает оперативно.

В апреле этого года мы столкнулись с новым для нас кейсом – перенос офлайн-мероприятия в онлайн.

Онлайн-премия «Инфоповод года». Предыстория.

Ежегодно мы проводим исследование «Инфоповод года». Награждаем лучшие PR-кейсы прошедшего года по итогам исследования информационно-аналитической системы «Медиалогия». 

Исследование проводится с 2016 года с участием пресс-служб компаний в различных отраслях экономики, а победителями становятся самые интересные события или темы, вызвавшие наибольший резонанс в СМИ и набравшие наибольшее количество публикаций. 

Из-за сложившейся в мире ситуации два наших офлайн-мероприятия пришлось перенести в онлайн. Наши клиенты всегда очень ждут итогов исследования, поэтому мы не могли просто всё отменить и решили провести сразу два мероприятия в апреле в формате онлайн-конференции на платформе Вебинары от МТС Линк: «Инфоповод 2019. ИТ – Телеком» и «Инфоповод 2019. Ритейл».

Как мы готовились:

Подготовку к мероприятию мы поделили на четыре части: распределение обязанностей, контент, техническая часть, продвижение.

1. Распределение обязанностей

По нашему опыту, необходимо заранее оценить нагрузку каждого члена команды и определить, кто за что будет отвечать, особенно во время самой трансляции. 

Наша команда состояла из следующих ролей:

• Ведущий мероприятия, отвечающий за коммуникацию со спикерами во время и до конференции
• Модератор чата
• Технический модератор, отвечающий за выход спикеров в эфир и бесперебойную работу всей техники

В идеале количество ролей может быть больше. Например, в будущем мы планируем выделить отдельную роль для коммуникации со спикерами и их подготовки до мероприятия.

2. Стратегия и контент мероприятия

Важно прописать концепцию мероприятия от и до. Заранее договоритесь со спикерами и сделайте поминутный тайминг.

В нашем случае мы не планировали мероприятие с нуля. У нас уже был сформирован план, оставалось только скорректировать программу офлайн-мероприятия. 

При подготовке первой онлайн-конференции было крайне мало времени для полноценной проработки программы со спикерами — всего неделя. Поэтому был выбран формат заранее подготовленных видеороликов с кейсами спикеров. Вышло интересно, но мы чувствовали, что не хватает интерактива.

На втором мероприятии мы это исправили и сделали комбинацию из видеороликов и выступлений спикеров. А также добавили второго модератора, чтобы оживить обстановку и получить ценные комментарии эксперта.

3. Техническая часть

Определитесь с платформой для проведения мероприятия. Обязательно уточните у специалистов, сколько спикеров одновременно могут выступать, если для вас важен такой функционал. Лучше выбирать проверенные платформы, с которыми вы уже работали или уверены в них. 

У нас не было сомнений в выборе платформы, так как с Вебинары от МТС Линк мы уже достаточно долго работаем и знаем все технические моменты. 

На этом этапе также важно протестировать звук и видео с вашими спикерами. Отправьте им видео или текстовую инструкцию о том, как правильно подключиться к платформе, какой браузер использовать. Пройдите всю цепочку вместе с ними, чтобы спикер не волновался на самой онлайн-конференции и вы были уверены в отсутствии проблем. 

Также советуем использовать спикерам наушники или гарнитуру. Бывает, что звучит эхо, и вы вместе с участниками слышите некоторые вещи дважды (из своих колонок и колонок спикера). О том, как спикеру подготовиться к онлайн-мероприятию, читайте здесь.

Будьте готовы к косякам. На нашей онлайн-конференции у одного из спикеров в последний момент перестала работать камера, пришлось оставлять только звук. Но мы забыли добавить фотографию спикера в платформу, и его окошко было просто черным. Не повторяйте наших ошибок. 

4. Продвижение

В первую очередь, необходимо сделать посадочную страницу мероприятия, куда вы будете вести людей для регистрации. Кстати, на МТС Линк Вебинары можно сделать простой и быстрый лендинг с формой регистрации и описанием события.

При переносе мероприятия из офлайна в онлайн не забудьте поменять креативы, аудитория должна понимать, что это другое мероприятие. 

При сжатых сроках проведения онлайн-мероприятия используйте все возможные ресурсы:

• Ваша база подписчиков.
• Анонсы в блоге.
• Партнёрские рассылки.
• Анонсы в ваших соцсетях. 
• Бесплатные площадки для размещения мероприятий: Timepad, ВсеТренинги.ру, 2do2go, Atawaka и др. 

Первое мероприятие мы готовили за неделю до начала, у нас не было времени на запуск рекламы на других площадках, поэтому мы собирали аудиторию по нашей базе, но и это принесло хороший результат.

Результаты:

Увеличилось количество участников

После переноса мероприятия в онлайн увеличилось количество участников. Мы сравнили данные за 2019 год для премии «Инфоповод 2019. ИТ – Телеком» в офлайне и за 2020 год в онлайн-формате и получили следующие результаты:

Количество участников выросло в два раза, при том, что у нас было немного времени на полноценное продвижение. 

«Инфоповод 2019. Ритейл» мы не проводили в офлайне, поэтому данные сравнить не можем. Но количество регистраций перевалило за 200. 

Сократилось количество расходов

Конечно же, мы сократили расходы. Офлайн – это аренда площадки, организация кофе-брейка, рекламные материалы и многие другие расходы. Мы сэкономили бюджет и улучшили показатели. Думаю, это лучших исход, которого мы могли ожидать.

Рецепт успешного онлайн-мероприятия от команды «Медиалогии»:

• В идеале готовьтесь заранее. Но помните, что при грамотной и слаженной подготовке всё можно организовать и за неделю. 
• Разделяйте обязанности, так будет проще вам и вашим коллегам. Возьмите стажёра или сотрудника на проект, если у вас не хватает рук. 
• Пользуйтесь проверенными вебинарными платформами. 
• Всегда тестируйте связь со спикерами, иначе все может обернуться весьма плачевно. 
• Если технически  что-то  пошло не так, не отчаивайтесь. Даже у самых продвинутых компаний бывают сбои с интернетом и техникой. Такое случается, и к этому нужно быть готовым. 
• Будьте готовы стать звукорежиссёром, тренером по ораторскому искусству и видеомонтажёром за неделю. У вас может прибавиться седых волос, но зато вы получите бесценный опыт ☺