Как спикеру подготовиться к вебинару

Чем вебинар отличается от выступления перед аудиторией? Как держаться в кадре и небанально вовлекать удалённых слушателей? О чем не забыть, чтобы звук и картинка были качественными?

Вместе с Юлией Глазковой, тренером из бюро подготовки публичных выступлений «Глагол», подготовили инструкцию и чек-лист о том, как грамотно и без стресса подготовить проведение вебинара.

1. Напишите план
2. Напишите текст презентации
3. Подготовьте презентацию
4. Выберите платформу для вебинара
5. Начните продвижение вебинара
6. Проведите техническую репетицию
7. Обеспечьте картинку и звук
8. Разогрейте голос перед выступлением
   
   • Как правильно себя вести когда выступаешь на вебинаре
   • Как спикеру подготовиться к вебинару: чек-лист
   • FAQ

1. Составьте план

Подготовка вебинара и курсов начинается с поиска интересных тем для целевой аудитории и постановки целей. Нужно понять, чего вы хотите достигнуть с помощью этого мероприятия. Например:

• Увеличить продажи.
• Привлечь новых целевых клиентов.
• Повысить результативность сотрудников.
• Повысить лояльность к организации.

Запишите в список основные тезисы идей, которые помогут вам достичь цели и покажутся интересными целевой аудитории. Постарайтесь выбрать тему, которая несет в себе ценность для каждого потенциального участника и раскрывает только один вопрос.

Начните работать с планом выступления. При составлении структуры и выборе основной темы мероприятия учитывайте оптимальную продолжительность эфира. Обычно проводят трансляции, которые длятся 40-60 минут. На более продолжительных вебинарах внимание зрителя притупляется.

Если материала окажется слишком много, лучше распределить его на серию тренингов или обучающих вебинаров. Если вебинары длятся долго добавляйте в план пятиминутную паузу, чтобы спикеры вели трансляцию без чувства усталости. В изложении информации старайтесь последовательно переходить от главного к частному.

Кроме того, структура во многом зависит от типа мероприятия. Условно их можно разделить на обучающие и продающие вебинары.

На первых зрители получают только полезную информацию по заявленной теме. В начале мероприятия ведущему нужно указать слушателям на цели и задачи эфира. Рассказать, из чего он состоит и как пройдет. Затем короткими информационными блоками раскрывается заявленная тема. Теория перемежается несложной практикой. Один из популярных инструментов — голосования и опросы.

В отдельных случаях слушатели выполняют более серьезные задания. Например, строят интеллект-карты на онлайн-доске. На конференциях такие блоки помогают спикеру оценить знания аудитории и вовлечь неактивных участников. В живом формате после окончания лекции ведущий отвечает на вопросы из чата, подводит итоги.

Продающие онлайн-семинары запускают с меньшим количеством практики. Для проведения подобных мероприятий потребуется внедрение элементов конверсии. Например, скидки для активных зрителей или ограничение по времени покупки.

Примерная схема выступления:

• Демонстрация ценности вебинара.
• Короткий блок полезной информации.
• Кейсы клиентов, купивших продукт.
• Коммерческое предложение.
• Отработка возражений.

Вести продающий вебинар нужно в формате постоянного диалога с аудиторией. По ходу выступления также можно провести опрос или предложить маленькое задание. Такой вебинар приведет бизнесу живых подписчиков и клиентов.

После подготовки плана, нужно решить, кого вы хотите видеть в качестве спикеров и понадобятся ли модераторы, сколько будет стоить участие. Когда эти вопросы будут решены, можно переходить к написанию речи.

Деление на группы по количеству участников в Линк Вебинары

2. Напишите текст речи

В онлайне очень просто донести мысль неправильно, поэтому предложения должны быть максимально понятными и короткими. В эффективных выступлениях спикер всегда говорит на языке своей аудитории. Сначала запишите основные тезисы и распределите их от главного к частному. Это поможет создать структуру речи. Затем раскройте тезисы.

Начните с темы эфира и ее актуальности, расскажите, какую задачу смогут решить ваши слушатели.

Живые выступления нужно тестировать уже на этапе подготовки речи. Несколько раз прочитайте написанное вслух, чтобы удалить лишние абзацы или добавить недостающую информацию. Заодно проверьте, укладываетесь ли вы в хронометраж.

Не забудьте оставить в сценарии место для интерактивов и привлечения внимания слушателей. По ходу вебинара спикеру нужно обращаться к аудитории, задавать вопросы. Если это уместно, впишите в речь шутки.

Подготовьтесь ответить на вопросы, которые задают участники. Постарайтесь представить, что может заинтересовать зрителей и заранее продумайте ответы.

В конце обучающих эфиров анонсируют новые вебинары, подводят итоги, выдают домашнее задание, отвечают на вопросы. В конце продающих вебинаров можно запустить коммерческое предложение для потенциальных клиентов. Когда текст речи написан, можно начинать подготовку презентации.

Контроль внимания в Линк Вебинары

3. Подготовьте презентацию

При правильном подходе презентация — один из самых эффективных инструментов работы со слушателями. Она позволяет акцентировать внимание на важных моментах выступления и управлять вниманием слушателя. Можно создать отдельный файл с презентацией или использовать разрозненные полезные материалы, выводя их на экран. Первый вариант во многом удобнее.

Как правило, хватает 20 слайдов. Слишком длинные презентации могут наскучить пользователям. Если в них есть необходимость, постарайтесь показать участникам разные форматы контента. Сделайте так, чтобы презентация продукта или обучающая информация не повторяли слово в слово вашу речь. Они должны показывать основные тезисы с визуализацией данных и не больше.

Что содержат слайды презентации:

• Название вебинара и информацию о спикере.
• Цели мероприятия и планируемые результаты.
• Текстовую информацию: списки и короткие предложения.
• Видео, фото, таблицы, схемы, различную инфографику.

На последних слайдах нужно подвести итоги и выложить ссылки на ресурсы компании/спикера.

Продающие вебинары также проводятся с презентациями. В них можно добавлять отзывы клиентов, инфографику о преимуществах товара, качественные фото продукта, анонсы новых продаж.

При загрузке изображений с мелкими деталями, например, таблиц, стоит проверить как они отображаются на экранах компьютеров и телефонов. Также нужно сделать при использовании готовых материалов материалов сайта.

Можно воспользоваться инструментами специальных площадок для создания презентаций: LibreOffice Impress, Google Презентации, Prezi. Вы сможете загружать ее в вебинарную комнату и отправлять как отдельный файл в рассылке после мероприятия.

Подготовка к вебинарам: как усилить презентацию

4. Выберите платформу для вебинара

Собрать слушателей нужно на единой удобной платформе, где вы сможете создать трансляцию и общаться без серьезных технических проблем. От этого во многом зависит результат мероприятия. Вебинары проводятся на платных и бесплатных площадках. Это могут быть онлайн-сервисы и программы для установки на устройства.

Если вы хотите провести платный эфир или запланировали продажу товара в конце мероприятия, обратите внимание на ресурсы, которые позволяют включать баннеры, рекламирующие товары и бренды. Если вебинары используются организацией для продвижения продукта, выбирайте из площадок с разделом статистики по переходам и активности участников.

Если вы хотите проводить платные трансляции, понадобится функция приема платежей. Также для платных курсов не помешают интеграции с рекламными метриками и CRM.

Впрочем, на бесплатных сервисах также успешно проходят продающие эфиры, а ведущие организуют продажу платных продуктов через рассылку после мероприятия.

Минимум необходимых функций сервисов для проведения прямых трансляций:

• Возможность для участников запустить трансляцию из браузера.
• Режим, в котором можно показывать презентацию, видео и экран.
• Рассылка, чтобы пригласить участников на предстоящий вебинар.
• Функционал для общения в комментариях, чатах и на форумах.
• Подходящий вам лимит на количество слушателей трансляции.
• Редактирование и запись трансляции с отправкой участникам.
• Возможность проводить опросы, дать ссылку на дополнительную информацию.
• Наличие функционала, позволяющего быстро создать вебинарную комнату.

Для привлечения слушателей важно создать удобную среду. Регистрация участников должна быть максимально простой. Слушатель, который не сможет получить быстрый доступ, уйдет даже будучи заинтересованным.

Из специальных электронных решений для проведения трансляций можно назвать платформу Линк Вебинары (ранее платформа Webinar), Zoom, «Видеомост». Как определиться с выбором платформы? Создайте список функций, которые повысят эффективность и результаты именно вашего вебинара. Исходя из этого списка, выберите наиболее подходящие платформы и сравните между собой.

5. Начните продвижение вебинара

Рассмотрим этапы и способы привлечения потенциальных участников.

Создание лендинга

Это страница с кратким описанием мероприятия и формой регистрации для потенциальных участников. Ее задача — собирать целевую аудиторию и конвертировать ее в участников вебинара. Плюс, лендинги позволяют собирать базу данных потенциальных клиентов. Благодаря посадочной странице, зритель сможет составить представление о предстоящем мероприятии.

Что должно быть на лендинге:

• Название и краткое описание вебинара.
• Информация об экспертах и спикерах.
• Дата и время проведения.
• Преимущества, польза.
• Ссылки на соцсети.
• Кнопка регистрации.

Можно оформлять лендинги с помощью специальных сервисов для создания сайтов или использовать встроенный редактор Линк Вебинары.

Рекламирование вебинара

Собрать аудиторию можно платными и бесплатными методами. Рекомендуется начать процесс продвижения за две или три недели до запуска эфира. За это время вы успеете набрать необходимое количество участников,а они в свою очередь не забудут, что планируют участвовать в мероприятии.

Определите ресурсы, на которых есть ваша ЦА. Создайте план привлечения слушателей и сверяйтесь с ним, пока работает реклама. При необходимости меняйте объявления и каналы продвижения.

Начните с уже существующей базы клиентов и сделайте рассылку с приглашениями по электронной почте. Если прошло немного времени, открываемость есть, но регистраций мало, отправьте в рассылке полезные мотивирующие материалы по теме и новые формулировки. Расскажите об успешных историях участников, уже побывавших на лекциях. Этот прием сработает, если вы что-то продаете или проводите обучение сотрудников новым навыкам.

Людям, которые зарегистрируются на лендинге, также можно отправлять дополнительный контент.

Расскажите о предстоящем вебинаре в своих соцсетях. Попросите подписчиков поделиться постом с друзьями. Можно давать доступ к каким-либо бонусам за репост. Будет хорошо, если эксперты по теме также напишут посты о вебинаре в личных социальных сетях.

Платные методы раскрутки: контекстная и таргетированная реклама, ремаркетинг.

За два-три дня до мероприятия стоит начинать рассылку напоминаний зарегистрированным участникам. Это повышает посещаемость вебинаров.

6. Проведите техническую репетицию

После сбора участников начинаем готовить выступление спикера. Перед вебинаром обязательно устройте тестовый вебинар. Особенно, если у вас небольшой опыт проведения онлайн-мероприятий. Даже если платформа уже знакома — тест перед началом использования всё равно нужен. Проблемы во время вебинара случаются и опытных ведущих.

Заранее загрузите материалы. Попробуйте переключить слайды, написать в чате. Проверьте звук. Настройте камеру. Репетиция вебинара нужна и для того, чтобы понять, как спикер ведет себя в кадре и к запуску трансляции довести речь до хорошего уровня. Можно провести несколько тестовых эфиров для отработки навыков выступления.

7. Обеспечьте картинку и звук

Базовый уровень подготовки к созданию видео — зрителю удобно смотреть на спикера и слушать его. Что это значит? Звук четкий, картинка приятная, от контента ничего не отвлекает. Кажется, реализовать этот принцип просто: включил камеру, надел наушники, вот и всё.

На деле случаются форс-мажоры: интернет отключится, кошка откроет дверь и сядет на колени, курьер позвонит в дверь. Вот что мы рекомендуем сделать перед началом вебинара, чтобы не попасть впросак.

Подберите одежду

Как подготовиться к вебинару:

• Простая рекомендация — не проводите вебинар в домашней одежде.
• Рекомендация посложнее — выберите одежду, цвет которой будет подходить к фону и к вашей презентации. Для этого можно использовать круг Иттена.
• Выберите одежду без мелких рисунков: полосок, узора, клеточки. Она будет рябить в камере.
• Если снимаете с зеленым хромакеем, не надевайте зеленую одежду и аксессуары.

Подготовка к вебинару: основные правила для ведущего

Включите режим «не беспокоить»

В моменты проведения вебинара очень важно находиться в тишине. Предупредите тех, кто с вами в квартире, что вы заняты и к вам нельзя заходить. Убедитесь, что на время вебинара к вам не приедет доставка. Отключите вибрацию на телефоне и умных часах. Отключите уведомления на ноутбуке.

Если вы сомневаетесь насчет тишины в доме и вебинар важен для вас, рассмотрите варианты переговорных комнат в коворкингах. Перед этим узнайте у администратора насчет шумоизоляции и скорости интернета.

Проверьте качество картинки

Подготовка вебинара включает работу с техникой. Если вы снимаете не в профессиональной студии, проверьте качество изображения. У большинства ноутбуков встроенная веб-камера снимает размыто или пиксельно. Исключение — Macbook, за другую технику не ручаемся. Запишите видео или сделайте фото на камеру компьютера, чтобы проверить качество съемки. Если изображение не устраивает, купите недорогую внешнюю веб-камеру.

Выберите фон и сядьте перед источником света

Перед началом трансляции выберите хорошо освещенное помещение. Фон для вебинара должен быть нейтральным — подойдет светлая, однотонная стена.

Чего точно не должно быть на фоне:

❌ Яркие цветные пятна

❌ Неубранная квартира, незаправленная кровать, кухня

❌ Люди в движении (поэтому не проводите вебинар на фоне стеклянной стены в офисе) или домашние животные

Дома можно использовать естественный свет. Если окна рядом нет, постарайтесь сделать картинку как можно более светлой. Используйте несколько источников и следите за тем, как тени падают на лицо: плохое освещение может сделать глаза впалыми. Избегайте прямых солнечных лучей у вас за спиной — изображение получится затемненным.

Как подготовиться к вебинару и выбрать фон

Подключите наушники и микрофон

Бывает, беспроводные наушники разряжаются или отсоединяются в ходе обучения. На этот случай держите рядом проводные — они надежнее. Не используйте встроенный в ноутбук микрофон, только внешний. Подойдет любой микрофон в наушниках, например, AirPods или гарнитура от смартфона.

Важный момент: проверьте, что проводной микрофон не стучит о бусы или не трется о свитер или шарф. Если вы часто проводите вебинары, можно купить петличку.

Проверьте интернет

Минимальная скорость передачи данных для проведения вебинара с одним ведущим — 1,5 Мбит/сек. Если спикеров несколько и они выступают с демонстрацией экрана в высоком качестве — скорость должна быть не менее 5 Мбит/сек. Проверить скорость можно на Speedtest. Подробнее про технические требования читайте в статье для пользователей Линк Вебинары.

Еще один момент — продумайте, что вы будете делать, если интернет вдруг отключится. Простой выход — иметь рядом телефон с режимом модема. Продумайте запасные способы выхода в эфир и на случай поломки оборудования.

8. Разогрейте голос перед выступлением

Тем, кто часто ведет вебинары, нужно работать над голосом системно. Если вы делаете это время от времени, стоит провести небольшую репетицию перед запуском эфира. Иначе голос будет звучать высоко или неестественно. А еще — связки быстро устанут и начнут садиться.

Посмотрите видео о том, как разогреть голос перед вебинаром:

Как правильно себя вести когда выступаешь на вебинаре

Вебинар — это тот формат, где нужно задуматься насчет чистоты речи. Обычно мы говорим спикерам, что мелкие огрехи не мешают восприятию, если контент полезный и важный. Но в вебинаре голос — основной инструмент ведущего и у неопытных спикеров часто начинаются проблемы с удержанием внимания зрителей из-за недостаточной четкой и увлекательной речи. Как избежать ошибок?

Избегайте монотонности во время выступления

Хорошо, когда эмоциональный диапазон выступления похож на кардиограмму. Продумайте, что будет отличаться в вашей речи: где вы говорите быстрее, где тише и спокойнее, где с восхищением. Лайфхак — не играйте и не изображайте эмоцию, а вспомните момент из жизни, когда вы о чем-то, например, с восторгом рассказывали, и попробуйте повторить.

Интонация нужна еще и для выделения важных смысловых блоков. Напомню, главное обычно мы говорим спокойно и размеренно, чтобы подчеркнуть каждое слово.

Делайте паузы

Еще больше пауз. Они нужны не вам — они нужны аудитории. У зрителя должно быть время, чтобы переварить информацию. Если новые знания не успеют уложиться, концентрация снизится и слушатель потеряется.

Движения и жесты

Основная проблема с жестами во время прямых эфиров — однообразие и жесты-паразиты. Их легко отследить, если вы смотрите запись своего вебинара на скорости х3. Как разнообразить свои жесты и привлечь ими внимание аудитории, смотрите на видео.

Вовлечение аудитории

«Мне сложно, потому что я не вижу аудиторию!» — часто говорят ведущие вебинаров. Но участникам тоже непросто — перед экраном труднее сосредоточиться на контенте, чем перед спикером на сцене. Успех мероприятия во многом обеспечивают диалог со зрителями и привлечение внимания.

Есть приемы вовлечения, которые используют спикеры раз за разом, поэтому они уже стали избитыми:

• «Те, кто меня слышит, пришлите в чат +1»
• «Напишите, кто из какого города»

Эти приемы не плохие сами по себе. Просто их повторяют слишком часто. Вы можете их использовать, но не перебарщивайте.

Как еще можно вовлекать аудиторию?

Есть несколько отличных приемов:

Отвечайте на вопросы

В начале проговорите формат, как вы будете отвечать на вопросы. Например, после каждого смыслового блока или в конце вебинара. Перед тем как ответить, зачитывайте вопрос — часто бывает, что спикер начинает отвечать сразу и слушателям непонятно, к чему относится его рассказ. В процессе всего общения уточняйте, всё ли понятно.

Используйте тесты, голосования, опросы

Узнайте о функционале платформы, на которой вы проводите вебинар. Наверняка на ней есть инструменты для создания тестов или голосований — как, например, на Линк Вебинары. Быстро создать опрос для вебинара можно и помощью внешних приложений: Menti, Kahoot, Slido.

Ведите диалог

В формате вебинара сложно получить реакцию от зала или ответ. Но важно помнить — за экраном есть зрители, и вы ведете с ними диалог. Поэтому обращайтесь к ним как можно чаще, просите их о чем-нибудь. Особенно если вы продаете услугу или продукт.

Попросите слушателей представить то, о чем вы рассказываете

«Представьте себе ситуацию: заказчик на первой встрече просит показать портфолио вашей студии и рассказать о достижениях». Такой прием станет эффективным способом установления контакта, если вы предлагаете представить знакомые для аудитории ситуации.

Попросите слушателей что-то запомнить или сконцентрироваться

Это должно быть действие, которое не требует активного участия аудитории: «Вспомните свое первое собеседование. Что вы тогда чувствовали? Были вы воодушевлены или взволнованы? Запомните это ощущение».

Обратитесь к знаниям или опыту слушателей

О чем знают все люди в зале? Это может быть недавнее событие в компании или отрасли, новый затронувший всех законопроект, опыт, объединяющий людей определенного возраста, значимый факт в прошлом: «Помните, как раньше брали фильмы на кассетах в видеопрокате? Нужно было не промахнуться с выбором, кассета — не Нетфликс, что взял, то будешь смотреть вечером».

Скачайте чек-лист для спикера

Помните, что главное в выступлении остается прежним — оно должно быть полезным и понятным для аудитории. Чтобы вы без паники готовились к вебинарам, мы собрали все советы в один чек-лист. Шпаргалка-напоминание поможет сосредоточиться на контенте — за день до вебинара просмотрите пункты и убедитесь, что не забыли ни одной технической детали.