и хранение документов
- История изменений
- Уникальные ссылки
- Контроль доступа
Мы позвоним и согласуем время демонстрации
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Файл есть, но его никто не найдёт: 4 причины, почему сотрудники теряют документы, и как этого избежать
-
АвторАлёна ЧеркасоваВсегда раскладывает файлы по папкам -
ЭкспертАлександр ШапоренкоРуководитель проектов по автоматизации в ООО «Индустрия Информатики» (под брендом «ГЭНДАЛЬФ»)
- История изменений
- Уникальные ссылки
- Контроль доступа
Сотрудник уволился, а доступ к файлам по проекту остался только у него. Договор с подрядчиком ищут третий день — последнюю версию скинули в общий чат три месяца назад. Такие ситуации случаются, когда в компании нет единой системы хранения документов. Вместе с экспертом разбираем, почему сотрудники могут терять файлы и как это исправить.
Александр Шапоренко — руководитель проектов по автоматизации крупного и среднего бизнеса на базе «1С» в ООО «Индустрия Информатики» (под брендом «ГЭНДАЛЬФ»). Более 6 лет опыта в управлении проектами. Автор Telegram-канала «Project Manager в кармане» — соавтор материалов для каналов «Цифровизация промышленности на «1С» в Telegram и MAX
Почему сотрудники теряют документы
Прежде чем внедрять новые инструменты для хранения информации, нужно разобраться, почему команде сложно быстро найти файлы. Разберём несколько причин, по которым сотрудники теряют документы.
Нет единого инструмента для хранения
Когда в компании нет общего корпоративного пространства для редактирования и хранения документов, каждый сотрудник сам выбирает удобный вариант. Например, кто-то хранит всё в папках на ноутбуке, а другой — на личном облачном диске. Это приводит к следующим последствиям:
- если человек уволился и забрал доступы , его коллеги и компания могут потерять рабочие файлы и базу знаний
- новому сотруднику нужно больше времени на погружение и сбор информации по проектам — это приведёт к срыву дедлайнов
- команда может потерять часть протоколов и данных о проекте — из-за этого сотрудники повторяют те же ошибки, которые уже допускали ранее
- поиск нужных документов занимает больше времени — это затягивает рабочие процессы.
Нет правил хранения и структуры работы с файлами
Если на общем диске компании много разных папок и каждый сотрудник сам выбирает, как назовёт тот или иной документ, то найти нужный файл сможет только его автор. Например, в промышленной компании заявки для заказов материалов лежат в папках «На согласование», «Заказы», «Другое». Чтобы найти нужную смету, придётся пользоваться поиском на всём диске. Даже в этом случае человек может увидеть десятки файлов с разными названиями — нужно потратить время на их просмотр. Вот какие проблемы из-за этого возникают:
- конфликты в команде — вместо решений сотрудники могут тратить время на поиск виновного
- дублирование документов
- потеря времени на поиск документов — сроки проекта могут затянуться.
Путаница в версиях документов
Если сотрудники не используют сервис для совместной работы, то им нужно постоянно пересылать друг другу новые версии документов и менять их имена. Из-за этого сложно понять, какой файл актуальный, а правки могут потеряться.
Нет контроля доступа к документам
Без настроенных прав доступа любой сотрудник может случайно удалить или перезаписать документ в общей папке. При этом сложно отследить, кто и что делал с файлом. Это приводит к таким рискам:
- потеря важных файлов
- утечка данных
- сложности с восстановлением документов
Как избавиться от хаоса с электронными документами
Если в компании регулярно теряются файлы, а сотрудники тратят много времени на их поиски, нужно выстраивать систему контроля документов и работы с ними. Вот шаги, которые помогут это сделать.
Шаг 1. Определите основную цель
На первом этапе важно понять, зачем необходимо систематизировать электронные документы и каких результатов это позволит достичь. Например, это сокращение времени на поиск, создание условий для совместной работы над файлами или снижение риска утечки информации. После этого можно переходить к составлению архитектуры хранения электронных документов.
Шаг 2. Выберите инструменты и внедрите единое хранилище
Часто файлы у сотрудников разбросаны по разным местам: на ноутбуках, в почте, в мессенджере, на личном виртуальном диске. Чтобы организовать систему работы, нужно собрать всё в единое пространство. Это может быть корпоративное облачное хранение документов, портал или система электронного документооборота.
Один из примеров — Документы и Диск от МТС Линк. С помощью этого сервиса сотрудники компании могут хранить и редактировать файлы, обмениваться ими в облаке, а также работать с документами, таблицами и презентациями онлайн.
Диск и Документы интегрируются с другими сервисами МТС Линк
Шаг 3. Договоритесь о правилах именования файлов
Введите единый стандарт названий для документов — можно использовать формат дата_тип документа_автор или контрагент. Так, вместо «Договор_финал», «Договор_финал2», «Договор_ИСПРАВЛЕННЫЙ» в папке будут файлы с единообразным наименованием: например, «12.07.2026 Договор с ООО Работа».
Шаг 4. Наведите порядок в структуре папок
Чтобы коллегам не приходилось открывать все папки в поисках документа, нужно заранее продумать структуру хранения. Лучше всего, если в ней будет 2–3 уровня: например отдел — проект — документ. Чем меньше шагов нужно сделать сотруднику, тем проще найти файл.
Шаг 5. Настройте права доступа
Права доступа помогают избежать ситуаций, когда коллега из другого отдела случайно внёс изменения в документ либо сотрудник уволился и удалил важный файл. Чтобы такого не происходило, пропишите права для каждого специалиста, а также настройте их для папок и онлайн-документов.
Шаг 6. Донесите до сотрудников правила работы с документами
Когда система будет выстроена, важно рассказать о ней сотрудникам. Например, можно провести небольшой инструктаж или создать памятку, а также включить эту информацию в вводный курс для новичков. Важно донести до коллег, где хранить файлы, как с ними работать, как их называть, а также к кому обращаться по вопросам доступа.
Самое важное — не просто получить формальное согласие сотрудников с новыми регламентами, а добиться их осознанного принятия. Каждый должен понимать, зачем эти правила нужны и что, соблюдая их, он помогает коллегам быстро находить необходимую информацию и не «тонуть» в хаосе.
На что обратить внимание при выборе сервиса для работы с документами
Для борьбы с потерей данных важно правильно подобрать инструменты — выбор будет зависеть от задач компании. Вот несколько примеров:
- для совместного редактирования файлов — облачные хранилища и онлайн-редакторы с историей изменений
- для хранения регламентов и базы знаний — сервисы с поддержкой вики-страниц
- для технической документации — онлайн-платформы для хранения кода и совместной работы над ИТ-проектами
- для выстраивания бизнес-процессов — системы управления бизнес-проектами и задачами, например канбан-доски
- для управления и передачи официальных документов — сервисы электронного документооборота.
При выборе конкретного цифрового решения важно изучить его функции, возможности по защите данных и доступность. Для примера разберём, на что нужно обращать внимание при выборе облачного хранилища и онлайн-редактора, а также расскажем, как это реализовано в сервисе Диск и Документы от МТС Линк.
1. Управление правами доступа
Снизить вероятность ошибок из-за человеческого фактора поможет настройка прав доступа в онлайн-редакторе документов и облачном диске. Так удастся избежать утечки конфиденциальной информации, а также случаев, когда сотрудник случайно удалил или внёс изменения в файл.
В сервисе Диск и Документы от МТС Линк администраторы могут устанавливать разрешения на общий доступ к отдельным файлам и пространствам-папкам. Дополнительно там есть фиксация действий пользователей, которая поможет работать по стандартам безопасности компании.
Настройка прав доступа
2. Совместная работа с документами и история версий
Пользователи должны иметь возможность одновременно редактировать один документ через браузер или мобильное приложение. Каждое изменение должно фиксироваться в системе, чтобы при необходимости можно было восстановить любую предыдущую версию.
В МТС Линк Документах одновременно редактировать файл может до 200 участников — ограничений по количеству человек, которые находятся в режиме просмотра, нет. У пользователей есть возможность комментировать, править текст, а также возвращаться к определённой версии.
Раздел с обновлениями поможет быть в курсе последних изменений
3. Простая структура папок
Важно, чтобы пользователь легко ориентировался в облачном хранилище. Например, мог найти файл, с которым недавно работал, а также быстро отыскать документ по тегам.
Так, в Диске и Документах от МТС Линк есть несколько разделов, в которых легко найти нужный файл. Например, «Недавние файлы» содержат документы, с которыми сотрудник недавно работал, в «Личном» — созданные им файлы, а в «Доступно мне» — документы, к которым открыт доступ. Кроме того, есть раздел «Пространство» — это место для общего хранения файлов организации.
4. Интеграция с корпоративными сервисами
Ещё одно важное преимущество — возможность интеграции системы с сервисами видео-конференц-связи, корпоративными мессенджерами и другими рабочими инструментами. Сотрудникам не придётся постоянно переключаться между приложениями, а компании — приобретать и синхронизировать разные продукты.
Например, Документы и Диск работают на платформе МТС Линк и интегрированы с другими продуктами: например, Чатами, Встречами, Вебинарами, Досками. В результате сотрудники могут работать над файлом прямо во время онлайн-звонка — при этом финальная версия документа не потеряется.
Вместо заключения: с чего начать борьбу с хаосом в документах
Если сотрудники теряют документы и договоры, первый шаг — провести опрос команды. Это поможет выяснить, с какими организационными проблемами в работе сталкиваются специалисты. Так станет понятно, какие процессы нужно оптимизировать и какие функции должны быть у инструмента для хранения и работы с файлами.
После внедрения нового сервиса стоит подготовить регламент, как пользоваться платформой, а также провести обучающую встречу. Обязательно нужно заложить один–два месяца на тестирование инструмента. В течение этого периода руководитель собирает обратную связь от коллег, а затем принимает решение об эффективности сервиса, его масштабировании и необходимости скорректировать процессы работы.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту