Пандемия не только научила экстренно переводить события в онлайн-формат, но и открыла новые тренды в проведении виртуальных мероприятий. Например, онлайн-нетворкинг, 3D-выставки и индивидуальные треки участников.
На что ориентироваться, чтобы организовать онлайн-мероприятие на высшем уровне? Какие кейсы брать в пример? Рассказывает Кирилл Гудович, генеральный продюсер COMDI — агентства по организации виртуальных событий.
Многие мероприятия карантина запомнились своей необычностью и показали преимущества онлайн-формата:
COMDI помогает проводить онлайн-события любого масштаба. Это может быть бизнес-форум, музыкальный концерт, конференция профессионального сообщества, презентация нового продукта, выставка и так далее. Посмотреть портфолио команды можно на сайте.
Дистанционное мероприятие позволяет собрать в виртуальном пространстве сотни и даже тысячи зрителей и слушателей. Оборудование в большинстве случаев стандартное: компьютер, ноутбук или смартфон с выходом в сеть интернет, видеокамера с микрофоном и специальная программа для проведения трансляции. На онлайн-встрече можно обсудить любую тему, провести лекцию, презентовать продукт гостям. От формата проведения зависят нюансы организации онлайн мероприятия. Разберемся в особенностях каждого формата.
Онлайн-конференция позволяет пользователям общаться друг с другом в режиме реального времени, даже когда они находятся в разных городах или странах. Сферы, где чаще всего используется этот формат онлайн мероприятия: бизнес, обучение, государственный сектор, медицина, наука и многие другие.
Конференции в режиме онлайн подходят для корпоративного обучения сотрудников, деловых переговоров с партнерами, совещаний коллег, работающих в разных филиалах компании. Чтобы провести встречу в формате онлайн-конференции, нужно выбрать подходящую площадку для ВКС. Важно, чтобы у платформы был хороший набор инструментов: запись трансляции, демонстрация экрана, возможность обмена файлами и сообщениями. Сервис для ВКС должен максимально реалистично передавать картинку и звук. Тогда у участников будет полное ощущение живого общения.
Одна из разновидностей масштабной конференции — гибридное мероприятие. Часть программы проводится в офлайне, часть — в онлайне. Гибридный формат требует больше времени и сил со стороны организаторов, но при этом позволяет охватить максимальное количество участников.
Как и другие форматы онлайн мероприятий, вебинары позволяют двум или нескольким участникам встретиться в прямом эфире (лимит на число спикеров и гостей зависит от особенностей платформы для ВКС). Встречи проходят в режиме реального времени или в записи (речь идет об автовебинарах). Онлайн трансляция может быть предназначена для коллег, сотрудников или учеников — то есть для аудитории, которая сразу представляет ценность эфира. Также в качестве зрителей могут выступать потенциальные клиенты или покупатели — незнакомая, холодная аудитория. И в первом, и во втором случае организатор должен подготовить сценарий, сообщить о дате и времени проведения вебинара и в назначенное время начать прямую трансляцию.
Если платформа позволяет получать обратную связь — это плюс для спикера. Ваша аудитория сможет задавать вопросы, комментировать выступление, оставлять замечания. Чтобы во время проведения онлайн-мероприятия в чате не появилось некорректных высказываний, ненормативной лексики или посторонней рекламы, привлеките модератора: он будет удалять лишние сообщения и передавать вам самые интересные вопросы от зрителей.
Бизнес-тренинг — еще один вариант мероприятия в дистанционном формате. В отличие от вебинара, где основную часть времени говорит спикер, а пользователи смотрят и слушают его выступление, бизнес-тренинг предполагает максимальную вовлеченность участников. Интерактивная работа позволяет сформировать у участников различные навыки и умения. Тренер задает тему, а пользователи решают поставленные задачи. Участников можно делить на группы или давать персональные задания. На бизнес-тренинге не обойтись без таких инструментов, как опросник, тестирование, голосование.
Бизнес-тренинги проводят исключительно в прямом эфире. Запись мероприятия не несет практической пользы для зрителей. Только организатору может быть полезно пересмотреть трансляцию и еще раз понаблюдать, как справлялись с заданиями участники, и кто проявлял самую большую активность.
Корпоративные вечеринки в онлайне проводят с целью сплотить сотрудников компании. Безусловно, цифровой формат мероприятия не заменит живого общения, но в любом случае поможет коллегам ближе познакомиться и наладить контакт. Организатор назначает время для проведения онлайн встречи, и персонал подключается с микрофоном и камерой, чтобы пообщаться друг с другом.
Корпоративные мероприятия могут быть приурочены к празднику: дню рождения компании или новому году. А могут проводиться на регулярной основе по графику (к примеру, еженедельный тим-кофе, когда коллеги встречаются в виртуальном пространстве для общения, обмена новостями — своеобразный аналог беседы за чашечкой кофе).
Корпоративные мероприятия проводят в разных форматах: онлайн-флешмобы, креативные челленджи, квизы, интеллектуальные игры. Если предполагается, что встреча будет короткой, можно использовать бесплатную платформу для видеосвязи (например, Zoom). Для более длительных и масштабных мероприятий подойдут профессиональные платформы для ВКС (Линк Вебинары, Trueconf, Getcourse).
Бизнес-завтраки — достаточно необычные, но очень модные формы мероприятий для онлайна. Такие встречи бывают платные и бесплатные. Организаторы приглашают гостей в кафе (как правило, в первой половине дня), сажают за столики и включают презентацию или видео на экране. Мероприятие носит гибридный характер: ведущий может общаться с гостями, проводить интерактивы, разыгрывать призы. После окончания встречи участников просят оставить контакты. Количество зрителей ограничено числом посадочных мест. Подобный формат позволяет наладить деловые связи, выстроить новые отношения, найти новых партнеров по бизнесу.
Чтобы познакомить целевую аудиторию с продуктом или показать сотрудникам особенности нового товара, многие решают провести презентацию в online. Этот формат считается одним из самых популярных и эффективных при проведении мероприятий в интернете, он подходит для разных сфер. Презентацию можно показывать в режиме реального времени или отправлять зрителям в виде готового файла. Главное, грамотно и интересно оформить слайды, чтобы пользователи не захотели выключить трансляцию, не дожидаясь окончания.
Преимущества использования презентации:
Презентации подходят для обучения, продвижения, рекламы, продажи.
Для живого интервью, трансляции срочных новостей, презентации продуктов в режиме реального времени используют такие формы проведения онлайн мероприятий, как телемосты. Телемост — это многосторонняя видеоконференция с применением современного телекоммуникационного оборудования. Телемост организуют, когда речь идет о массовых мероприятиях и масштабных событиях. Например, технология позволяет одновременно показать на экране несколько корреспондентов, один из которых ведет репортаж из операционной, где проводят сложную операцию, второй вещает с центральной городской площади, где проходит многочисленный митинг, а третий — берет интервью у известного политика. При этом все участники находятся в тысячах километров друг от друга.
Семинар в онлайне — это вебинар. Чтобы развлекательное, обучающее или деловое мероприятие принесло нужный результат, особое внимание уделите подготовке. Пригласите экспертов, продумайте сценарий таким образом, чтобы участникам было интересно и они были максимально вовлечены в процесс.
Творческие мастер-классы по различным направлениям позволяют собрать любое количество участников (в отличие от реальных мероприятий, где число гостей ограничено). Если ваш бизнес предполагает изготовление товаров своими руками (например, вы продаете курс по созданию эксклюзивных украшений или выпечке десертов), то виртуальный мастер-класс — именно то, что нужно. Зрители посмотрят, как вы работаете, зададут вопросы по технике или материалам. Если им станет интересно, то они захотят купить курс, чтобы узнать больше и научиться остальным вашим секретам.
Онлайн-марафоном называют обучающий курс, у которого установлен дедлайн. За определенный промежуток времени участники должны выучить иностранный язык, сбросить лишние килограммы, подтянуть фигуру — то есть достичь определенной цели. В процессе пользователям помогает куратор: консультирует, подсказывает, объясняет. Онлайн-марафоны бывают платные и бесплатные.
Онлайн-лекции используют не только в процессе дистанционного обучения школьников и студентов. Музеи, библиотеки, выставочные центры также часто размещают виртуальные лекции на сайтах, чтобы каждый желающий мог узнать больше об интересующем его предмете. Эффективнее всего создавать интерактивные лекции. Тогда пользователи смогут не только смотреть и слушать материал, но и непосредственно участвовать: голосовать, проходить викторины, разгадывать загадки. Задания должны быть доступными и понятными.
Музыкальные концерты в онлайне — это хорошая возможность увидеть любимого артиста в режиме реального времени и послушать его выступление. Многие исполнители и музыкальные группы проводят подобные мероприятия с трансляцией по стриминговому сервису (это позволяет привлечь тысячи и даже миллионы зрителей). Подключение к эфиру бесплатное. Запись обычно сохраняют в архиве, поэтому концерт можно пересмотреть в любой момент.
Переход мероприятий в онлайн начался в период пандемии. Сейчас артисты выступают на виртуальной сцене в рамках различных мероприятий или в случае отмены настоящего концерта по не зависящим от музыкального коллектива причинам.
Собрать аудиторию в онлайне намного проще, чем ее удержать. Расскажем, какие приемы можно использовать, чтобы зрители не только досмотрели вебинар до конца, но и совершили целевое действие.
Этот приём полностью воссоздаёт атмосферу реальной конференции или выставки: участник приходит на онлайн-площадку и выбирает, какие из нескольких идущих параллельно выступлений ему посетить.
Кто это делал?
На онлайн-конференции Startup Village’20 (крупнейшей стартап-конференции в Европе на текущий момент) транслировалось 3 параллельных трека с онлайн-выступлениями, мастер-классами, дискуссиями и встречами с менторами. Участники могли переключаться между ними в любой момент.
Долгое время нетворкинг на онлайн-мероприятиях ограничивался чатом участников и возможностью задать вопрос спикеру. Сейчас возможностей стало больше: чат-боты по интересам и направлениям, телеграм-каналы для неформального общения, выход для личного общения в вебинарную комнату.
Кто это делал?
На бизнес-форуме SAP NOW были организованы вебинарные комнаты со спикерами, куда участники могли перейти для личного общения с экспертами. А организаторы Startup Village’20 создали на время мероприятия своеобразную социальную сеть, в которой все желающие могли искать людей по интересам, подключаться к персонализированным чатам, знакомиться, задавать вопросы и ставить лайки другим участникам обсуждения.
Онлайн-мероприятие позволяет людям из разных уголков мира не только собраться вместе, но и виртуально переместиться куда угодно: например, посетить 3D-выставку, где образцы можно рассмотреть со всех сторон и даже опробовать в действии. Современные технические разработки позволяют создать эффект настоящего присутствия.
Кто это делал?
3D-выставка стартапов и партнёрских проектов с виртуальными стендами, презентациями и геймификацией стала важной частью Startup Village’20.
Организаторам форума SAP NOW удалось реализовать отличную онлайн-выставку с помощью предзаписанных интерактивных докладов в формате готовых интервью с профессиональным интервьюером. В заранее снятых роликах эксперты рассказывали и показывали способы применения цифровых технологий на реальных кейсах.
На онлайн-мероприятиях максимально важно поддерживать связь со зрителем, в чём помогают самые неожиданные средства. Например, можно создать материальную составляющую виртуального мероприятия: разослать всем участникам онлайн-фестиваля или корпоратива еду и напитки за счёт компании, а для спикеров конференции организовать доставку мерча с символикой. Или, например, пустить зрителя за кулисы: показать, как создавалось мероприятие и какие люди всё время оставались за кадром.
Кто это делал?
Компания «1С-Битрикс» в конце онлайн-конференции для партнёров и клиентов показала зрителям то, что на протяжении всего мероприятия находилось вне зоны видимости: команду, аппаратуру, маски, антисептики (мероприятие проводилось в самый разгар первой волны пандемии). Это произвело wow-эффект и одновременно помогло установить более тесную связь со зрителями.
Ещё один тренд онлайн-мероприятий — индивидуальные треки для участников. Идея заключается в том, чтобы участник смог составить для себя план посещения секций события. В идеале этот план должен автоматически переводить участника по нужным ссылкам, что упростит навигацию по мероприятию и поможет удержать зрителя.
Кто это делал?
На форуме SAP NOW участники могли заранее выбрать секции, которые хотят посетить, и сформировать их них уникальную дорожную карту мероприятия.
Чем меньше лишних действий будет в онлайн-мероприятии, тем выше шансы удерживать на нём участника дольше. Можно убрать лишние этапы регистрации, укоротить выступления спикеров, сделать удобную и простую навигацию на сайте и так далее.
Кто это делал?
Петербургский Международный Юридический Форумустановил правило: длительность каждой сессии на конференции — не более часа, и в каждой участвует всего 4-6 спикеров. В рамках онлайн-конференции Startup Village’20 участники не регистрировались на сайте, а сразу попадали на интересующие их мероприятия. Не обошёлся без ускорений и форум SAP NOW: в утренней пленарной сессии за 1,5 часа выступило 14 спикеров, что в разы больше, чем на аналогичной сессии в офлайне — так этап мероприятия получился динамичным и заряжающим.
Ведущие не только красиво смотрятся в кадре и привлекают внимание, но и выстраивают единую канву мероприятия, позволяют заполнить паузы между основными этапами и успешно вовлечь аудиторию.
Кто это делал?
На Петербургском Международном Юридическом Форуме ведущие из студии транслировали тематические новости, общались с участниками. На форуме SAP NOW предзаписанные доклады показывались в формате интервью с профессиональной телеведущей, что сделало шоу-кейсы интереснее и живее.
