Приглашение на вебинар - как правильно сделать

В статье покажем примеры email-рассылки до и после вебинаров. Расскажем, какие письма увеличат доходимость участников, а какие помогут продать товар и сохранить связь с аудиторией.

4 правила создания рассылок

Что важно понимать до того как начнете планировать цепочку сообщений:

1. На мероприятие могут зарегистрироваться разные лиды: холодные, тёплые, горячие. Соответственно, понадобятся разные стратегии взаимодействия с подписчиками.
2. Люди часто забывают о вебинарах после регистрации. Задача организаторов — ненавязчиво напоминать о себе до начала эфира.
3. Необходимо своевременно отслеживать ключевые метрики и корректировать контент. Например, при низкой открываемости тестируют новые темы письма.
4. В продающих вебинарах большое значение имеет стоимость продукта. Чем он дороже, тем больше писем понадобится.

С помощью email-рассылки можно также привлекать людей на вебинары из клиентской базы. Расскажем, что для этого понадобится.

Как собирать регистрации на вебинар с помощью email-рассылок

Первое, что нужно сделать — посадочную страницу с рассказом о мероприятии. В ней должно быть шесть информационных блоков:

• Для кого и о чём этот вебинар.
• Какую выгоду получит участник.
• Структура мероприятия.
• Имя и профессиональные достижения спикера.
• Отзывы слушателей прошедших мероприятий.
• Лид-магнит: полезный материал или промокод в обмен на подписку.

Ссылку на созданную страницу вы можете отправлять людям из своей клиентской базы в письме с анонсом мероприятия.

Эффективная рассылка для приглашения на вебинар всегда выстроена с учётом заинтересованности разных сегментов аудитории. Например, нет смысла приглашать постоянных клиентов на ознакомительную лекцию о возможностях старого продукта.

Название мероприятия, его преимущества, дату и время, пользу для клиента размещают в первом экране прокрутки. Там же оставляют кнопку или ссылку для регистрации. Это самая важная информация для привлечения внимания. Ниже мы рассмотрим подробнее каждый элемент в структуре письма.

Примеры писем-приглашений

Как создать email рассылку для вебинара: структура писем

Отправку писем настраивают на вебинарной платформе или в специальных сервисах. Как правило, каждое письмо содержит шесть элементов.

Тема сообщения

Это строка, которую подписчик видит рядом с именем отправителя в папке входящих сообщений. Тема письма должна быть информативной, цепляющей и лаконичной. Лучше, если в ней будет не больше 50 знаков.

Если изложить суть коротко невозможно, разделите текст двоеточием, тире или точкой. Так получателю будет проще заметить и прочитать именно вас. Пример длинной темы на скриншоте. Много знаков, но они легко читаются, потому что разделены знаком препинания. Ключевые слова расположены в начале предложения — это тоже важно.

Тестируйте разные формулировки, чтобы выяснить, что вызывает отклик у целевой аудитории. Для привлечения внимания можно добавлять:

• Эмоджи и разные шрифты в умеренном количестве.
• Вопросительные слова: как, что, когда.
• Обращение к подписчику по имени.
• Имя известного спикера.
• Призыв к действию.
• Указание на время.

Главное — формулировка должна отражать очевидную пользу сообщения. Чтобы выделить ваши письма, настройте аватар почтовой службы. Добавьте в него больше ярких цветов или логотип компании. Это привлечет внимание пользователей и поспособствует открываемости писем.

Баннер с изображением

При создании дизайна важно сохранить единую визуальную цепочку на протяжении всей коммуникации с подписчиками. Единый стиль писем, посадочной страницы и сайта компании способствует узнаваемости бренда. Также необходимо адаптировать все сообщения под мобильные устройства — многие пользователи читают почту со смартфонов и планшетов.

Баннер располагают в шапке письма. Это самая заметная часть, поэтому в ней нужно отразить ключевую идею, дату и время. Если вы рассказываете о спикерах, добавьте их фотографии. Отдельно выделите блок с преимуществами и списком навыков, которые получит слушатель.

Заголовок и приветствие

Заголовок должен отражать суть предложения. Можно использовать призыв к действию и добавить ссылку на посадочную страницу. Если в базе подписчиков есть имена, впишите в приветствие личное обращение.

Тело письма

В этой части ответьте на вопросы: «Что вы предлагаете?», «Когда пройдёт мероприятие?», «Зачем оно нужно подписчику?» и «Как получить предлагаемое?». Если это приглашение на вебинар, сначала раскройте проблему, которую он решает. Затем перечислите маркированным списком основные выгоды для участника. В конце покажите структуру мероприятия, спикеров, дату и время.

Если это письма с полезным контентом или напоминания, также расскажите о вебинаре, но коротко. Ведь пользователи уже прочитали всю информацию в ознакомительном сообщении. В конце добавьте ссылку на регистрацию или вебинарную комнату.

Если это уведомления о начале трансляции или благодарность за участие в мероприятии, достаточно короткого текста с необходимыми данными.

Призыв к действию

Заканчивайте каждое сообщение призывом к действию. Это может быть кнопка или ссылка для перехода на посадочную страницу. В объёмные письма добавляйте 2 или 3 таких элемента: в начало, середину и конец страницы. Call-to-action должен быть очевидным для подписчика. Выделяйте кнопки и ссылки ярким цветом, используйте в формулировке глаголы.

Помните, что главная цель письма — продвижение мероприятия. Добавляйте ссылку только на страницу регистрации или платформу, где пройдет эфир. Рекламировать сайт компании или продукт лучше в другой рассылке. Во всяком случае, до мероприятия такие письма будут лишними.

Подпись

Подпись в футере делает сообщение более личным. Если письмо написано от лица сотрудника компании, обязательно добавьте фото. Внизу вставьте ссылки на социальные сети для связи.

Что можно рассылать до эфира

Главная задача таких рассылок — довести до эфира как можно больше зарегистрированных пользователей и повысить интерес к заявленной теме. Вот 8 идей для таких писем.

Подтверждение регистрации

Это первое сообщение, которое получает пользователь после того как зарегистрировался на мероприятие. Оно подтверждает, что человек всё сделал правильно. Что можно добавить в тело письма:

• Благодарность за регистрацию.
• Ссылку на форму для вопросов спикеру.
• Краткий анонс с датой и временем.
• Ссылки на событие и социальные сети организатора.
• Ссылка для добавления вебинара в гугл-календарь.

Пропишите все пункты текстом на случай отключенной у пользователей загрузки картинок.

.

Полезный контент

Если между регистрацией и вебинаром проходит больше недели, напишите 1-2-3 разогревающих письма. Например, отправьте короткий видеоурок, ссылку на экспертную статью, подборку книг или фильмов. Такие материалы подчеркнут ваш профессионализм и подготовят участников к эфиру.

Практическое задание или лайфхак

Придумайте несложное упражнение или совет, частично раскрывающие тему эфира. Хорошо, если эта информация даст практическую пользу потенциальным слушателям. Например, организатор тренинга по английскому языку может предложить пару заданий по тайм-менеджменту, которые помогут вписать занятия в ежедневный график.

Такой прием повысит вашу экспертность в глазах подписчиков и они охотнее придут на вебинар. Выполненные задания можно обсудить в эфире со спикером — в самом начале или в конце, вместе с ответами на вопросы.

Опрос

Цель такого письма — лучше узнать интересы и уровень подготовки участников. Что спрашивать:

• С какими трудностями в заявленной теме вы сталкивались?
• Какой результат вы ожидаете получить после эфира?
• Какие вопросы вы хотите задать спикеру?
• Чему вы хотите научиться и что узнать?

Ответы помогут скорректировать повестку. Опрос можно оформить в Google Forms. Это бесплатный сервис, в котором можно создавать анкеты с закрытыми и открытыми вопросами.

Напоминание о вебинаре накануне или в день трансляции

Подписчики забывают о мероприятии, даже если организатор присылал полезный контент. Поэтому нужно обязательно напоминать о себе. В письме-напоминании тезисно опишите мероприятие, укажите дату и время и расскажите, как подключаться к платформе.

Ссылка на вебинарную комнату

Уведомление отправляют два раза: за 30-60 и 5-10 минут до эфира. В письма добавьте баннер, время, кнопку с призывом и технические рекомендации по настройке звука/видео. Темы писем должны быть короткими и понятными. Например, «Вебинар по созданию AI. Начинаем через 5 минут».

Отзывы о предыдущих вебинарах

Социальное подтверждение повысит ценность материала, который вы подготовили. У подписчиков появится больше мотивации посетить мероприятие. Если это первый вебинар, добавьте больше информации о профессиональном пути спикеров и отзывы клиентов компании.

Напоминание после начала трансляции

Такое же уведомление как за 10 минут до эфира, но о том, что трансляция началась.

Что отправлять в пострассылке

Удачное мероприятие не гарантирует продажи, поэтому нужно продолжать работу с участниками по электронной почте. Рассылка после вебинара решает сразу три задачи:

• Продажа продукта.
• Мотивация ЦА к дальнейшему сотрудничеству.
• Сбор маркетинговых данных и обратной связи.

Предлагаем 11 идей для пострассылок.

Продающее письмо

Такое письмо отправляют только тем, кто смотрел трансляцию. Список участников можно узнать из раздела аналитики на вебинарной платформе. В тексте расскажите о продукте и его преимуществах, оставьте ссылку на посадочную страницу.

Часто для мотивации людей к покупке предлагают скидку с ограничением по времени. Если она действует больше двух дней, отправьте несколько продающих писем. Используйте в каждом из них акцент на разных выгодах или покупательских триггерах.

Дожимочные письма

Рассылка для покупателей, которые долго принимают решение о покупке. В тексте необходимо ответить на частые вопросы и рассеять сомнения. Возможно стоит затронуть разные варианты оплаты. Например, рассрочку. Такие письма короче продающих.

«Последний шанс»

Напоминание о последней возможности купить продукт. Расскажите ещё раз обо всех преимуществах предложения и перечислите выгоды покупателя. В теме письма укажите ограничение по времени. Например, «Последний день распродажи курса “Как стать методистом”».

Письмо через несколько дней после начала тренинга

Если ваш продукт — курс или серия тренингов, отправьте письмо после старта тем, кто не купил подписку. Добавьте в текст первые инсайты и результаты участников. Возможно, это вдохновит людей вписаться в обучение с небольшим опозданием.

Постпродажа записей

Рассылка для всех, кто регистрировался на мероприятие. Добавьте кнопки продажи в начале, середине и конце страницы. В теле письма продублируйте информацию о теме, выгодах и структуре встречи.

Запись эфира

Рассылку вебинаров по почте обычно делают на следующий день после трансляции. Перед отправкой письма убедитесь, что звук и видео хорошего качества. Прикрепите отдельным файлом презентацию спикера — так участникам не придется перематывать запись, чтобы найти нужный слайд. В конце сообщения поблагодарите пользователей за то, что они посетили ваше мероприятие.

Подарки за участие

Слушателям будет приятно получить подарок от организаторов. Ключевое требование — бонус должен быть тематически связан с вебинаром. Примеры: книга, промокод на услуги компании, подборка лекций по обсуждаемой теме. Кстати, анонс подарков перед эфиром также повышает доходимость.

Ответы на вопросы

Иногда спикер не успевает ответить всем слушателям. После мероприятия выберите из чата не рассмотренные вопросы и пришлите в электронном письме ссылку на ответы. Участники оценят ваше внимание и будут более мотивированы на общение в будущем.

Ссылку на сайт и социальные сети

Предложите участникам подписаться на ваш сайт или профили в соцсетях. Например, на экспертный блог, где они найдут дополнительную информацию по пройденной теме. Так вы получите дополнительный трафик и касание с потенциальными клиентами.

Опросы

Попросите у слушателей отзывы о прошедшем вебинаре. Можно спросить что понравилось, а что нет, какой информации не хватило, что хотелось бы улучшить. Узнайте, что интересует подписчиков — это поможет выбрать тему следующего эфира.

Анонсы

Приглашайте людей из собранной базы на следующие онлайн-мероприятия. В таких письмах расскажите, какую выгоду получат участники и чему они научатся. Привлеките внимание заголовком с УТП, распишите структуру встречи, добавьте информацию о спикерах.

Если других мероприятий не планируется, можно отправить письмо с пожеланием оставаться на связи. Расскажите, какие письма вы планируете присылать и как часто.

Насколько актуальны вебинарные рассылки в 2022 году?

Email-рассылка остается важным элементом в организации онлайн-мероприятий. Главное, правильно подходить к созданию писем. Они должны быть содержательными, полезными и мотивирующими. Проявите в рассылке заботу об участниках вебинаров:

• Пишите только важную и полезную информацию по теме эфира.
• Используйте в тексте простые фразы на языке целевой аудитории.
• В описании мероприятия делайте упор на преимущества и выгоду слушателей.
• Используйте в теме письма не больше 50 символов или разделяйте текст знаками препинания, эмоджи, шрифтами.
• Формулируйте тему так, чтобы участник сразу понимал, о чём письмо и зачем его читать.
• Адаптируйте дизайн для мобильных устройств, сделайте удобные и заметные кнопки.
• Отправляйте участникам советы, интересные упражнения, статьи и подборки.
• Продолжайте присылать полезный контент тем, кто не пришел на мероприятие и не отписался от вас.
• Сделайте рассылку вебинара на следующий день после его окончания.

Примеряйте информацию из статьи на свои задачи, чтобы выстроить эффективную цепочку писем для целевой аудитории. Тестируйте разные форматы, замеряйте метрики и вы обязательно найдете оптимальный способ коммуникации с подписчиками.