Базовые функции — бесплатно и навсегда
Всё для общения
и работы в онлайне
- До 30 участников на видеозвонке
- Мессенджер для всей команды
- 3 онлайн-доски
- Видеозвонки и чаты
- Вебинары и онлайн-курсы
- Онлайн-доска
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Что делать, если корпоративный сервис перестал работать: план Б для компании
-
АвторАлина НосковаСоставляет план Б на все случаи жизни -
ЭкспертКонстантин ТютюнникРуководитель ИТ-компании IT For Prof -
ЭкспертАндрей ЛучицкийРуководитель развития платформы и безопасности в МТС Линк
МТС Линк
- Видеозвонки и чаты
- Вебинары и онлайн-курсы
- Онлайн-доска
До важной встречи осталось 15 минут, но платформа для видеосвязи не открывается. Сотрудники не могут зайти в корпоративный чат, а документы недоступны. В такой ситуации бизнес рискует сорвать переговоры, задержать выполнение заказов и потерять время команды. Разбираемся, как действовать во время сбоя, заранее подготовить инструменты для резервной работы и при необходимости перейти на другую платформу.
Чем бизнес рискует из-за недоступности цифровых сервисов
Видеовстречи, корпоративные чаты, онлайн-доски, почта и облачные хранилища связаны с повседневными рабочими процессами. Если одна платформа перестаёт отвечать, команда может потерять доступ не только к общению, но и к договорённостям, материалам и задачам. Последствия зависят от того, какие процессы затронуты и сколько продолжается простой.
Причины могут быть разными: технический сбой или киберинцидент, ошибка в настройках доступа, проблема с оплатой или лицензией, изменение условий использования сервиса поставщиком, прекращение технической поддержки или закрытие сервиса.
Важно различать временную недоступность и окончательный уход с платформы: для них нужны разные планы действий. При кратком инциденте достаточно перейти на заранее проверенный резервный канал и после восстановления убедиться, что данные и функции доступны. Если поставщик прекращает обслуживание, понадобится отдельный проект миграции: перенос пользователей, информации, настроек и интеграций. Не стоит считать, что любой сервис гарантирует полную выгрузку всех данных — доступные форматы и ограничения необходимо выяснять заранее.
Пошаговый план: что делать, если сервис не работает
Когда рабочий сервис внезапно перестаёт функционировать, главное — не пытаться одновременно решить все проблемы. Сначала нужно восстановить критически важные процессы, затем разобраться с причиной сбоя и оценить дальнейшие действия.
При сбое действуйте в следующем порядке:
1. Установите масштаб и причину
Для начала стоит выяснить, какие сервисы перестали работать, недоступны ли они у всех сотрудников или только у отдельных пользователей. Проверьте официальные сообщения поставщика, статус платформы, внутренние системы мониторинга и доступные каналы поддержки. Так вы убедитесь, что проблема именно в работе сервиса, и не связана, например, с интернетом или корпоративной сетью.
2. Определите приоритеты
Выделите задачи, которые невозможно передвинуть: переговоры с клиентами, внутренние согласования, коммуникации по действующим проектам, обработка заказов. Второстепенные вопросы можно временно отложить, чтобы сосредоточиться на главном.
3. Оповестите сотрудников по независимому каналу
Объясните коллегам, какой сервис недоступен, какие резервные инструменты использовать для обсуждения задач и обмена документами, а также кто координирует восстановление доступа к сервису и к кому можно обращаться за помощью.
4. Переключитесь на проверенные инструменты
Временно перенесите коммуникацию и совместную работу на альтернативные платформы, убедившись, что необходимые данные доступны и защищены. На этом шаге важно понять, какие файлы, записи, доски доступны для выгрузки и восстановления из резервных копий.
Нельзя забывать про безопасность: не стоит пытаться обходить ограничения через случайные сайты и неизвестные приложения или переносить корпоративные данные в непроверенные сервисы.
5. Оцените дальнейший сценарий
Если сервис восстановился, проверьте, все ли данные и функции доступны, зафиксируйте последствия инцидента. Если поставщик прекращает работу или сроки восстановления неизвестны, можно рассматривать полноценный переход на альтернативное решение.
6. Разберите инцидент
Зафиксируйте время начала и окончания простоя, затронутые процессы, принятые решения и потери. Обновите инструкции и проведите повторную тренировку, если переключение оказалось сложным.
Как заранее подготовить план Б и резервные сценарии работы
По словам руководителя ИТ-компании IT For Prof Константина Тютюнника, план Б на случай возникновения проблем с сервисами готовят заранее, когда основной сервис работает: переезжать в спешке во время сбоя рискованнее всего. В аварийной ситуации у команды не будет лишнего времени, чтобы дополнительно разбираться в незнакомом интерфейсе, искать контакты поставщика и выяснять, кто имеет право подключить новую платформу.
При этом в резервном плане могут быть разные сценарии, например:
- запасной вариант — другой продукт или возможность быстро развернуть этот же сервис заново из резервной копии
- использование резервных копий данных у независимого провайдера
- мониторинг, который сообщит о сбое раньше, чем его заметят клиенты.
У одного из наших клиентов облачная почта крупного провайдера отказывала несколько раз. Почта не работала по несколько часов: письма и заявки клиентов не приходили, отправить письмо было нельзя. Потом ещё какое-то время интерфейс и приложения работали со сбоями, а письма приходили с задержкой. После очередного сбоя компания решила выбрать запасной вариант — восстановление данных из резервной копии и перенос почты на свой сервер.
Начать составление резервного плана можно с аудита используемых инструментов. Для этого компания может:
- провести анализ цифровых инструментов и выделить критически важные
- определить, какие бизнес-процессы зависят от каждого сервиса
- назначить ответственных за восстановление работы и переход на альтернативные решения
- настроить регулярное резервное копирование — какие материалы необходимо сохранять, с какой периодичностью и где хранить копии, проверить, что резервное хранилище не зависит исключительно от той же инфраструктуры
- проверить возможность экспорта данных, переноса файлов и процессов, выяснить, какие сведения получится перенести автоматически, а какие придётся восстанавливать вручную
- выбрать альтернативные инструменты для коммуникаций и совместной работы
- периодически проверять резервный сценарий на практике, например, организовать встречу через альтернативную ВКС, найти резервную копию документа и отправить команде сообщение по запасному каналу — в конце зафиксировать, сколько времени заняло переключение и какие трудности возникли.
Также необходимо объяснить сотрудникам порядок перехода и дать инструкции: как войти в запасной сервис, где получить доступ и куда обращаться за помощью.
Мы заранее объявляли дату переключения сотрудникам клиента и вместе с этим рассылали короткую инструкцию, как подключиться с компьютера и телефона. В первые дни в компании был назначен человек, который отвечал на вопросы и помогал переподключиться. Ещё нужно было сообщить, когда закроют старую систему, иначе часть сотрудников продолжила бы работать в ней или ушла бы в личные мессенджеры.
Как выбрать запасной сервис: критерии для бизнеса
Выбор начинается не с дизайна интерфейса и цены подписки, а с задачи: что именно компания должна суметь сделать при отказе основной платформы. Для каждого варианта проверьте доступность из корпоративной сети и браузера, настройки прав доступа, возможность пригласить внешнего участника, экспорт данных, работу с мобильных устройств, интеграции и требования информационной безопасности.
Для видеовстреч важны устойчивость соединения, демонстрация экрана, запись, вместимость и подключение внешних участников. Для мессенджера — групповые чаты, поиск, файлы и администрирование. Для почты и документов — экспорт, сохранение истории и прав, восстановление данных. Для онлайн-досок и задач — перенос результатов работы, история изменений и доступ к связанным материалам.
В МТС Линк Досках можно создать новую доску или перенести готовую из другого сервиса
Также важно оценить условия работы с поставщиком и характеристики сервиса: тарифы, качество поддержки, возможности интеграции, масштабируемость, требования к безопасности, прозрачность условий обслуживания. Узнайте, какие механизмы защиты данных предусмотрены, как управляются права доступа, где размещается информация. Желательно, чтобы резервный сервис не зависел от основной инфраструктуры — тогда в случае инцидента сбой не затронет оба инструмента одновременно.
Перед выбором протестируйте альтернативу на реальном рабочем сценарии. Например, проведите встречу с внешним участником, передайте файл, совместно отредактируйте документ и проверьте, как восстановить доступ после потери устройства или блокировки аккаунта.
Чем меньше времени сотрудники потратят на поиск новых инструментов и согласование действий, тем быстрее компания вернётся к нормальному ритму. Поэтому при выборе резервных решений нужно учитывать не просто отдельные функции, но и то, как они вписываются в работу команды. В этом случае удобны платформы, объединяющие необходимые инструменты для корпоративных коммуникаций и позволяющие работать в едином цифровом пространстве, без большого количества разрозненных приложений.
Что проверить у поставщика
Помимо функций и возможностей платформы необходимо понимать, на каких условиях поставщик предоставляет услуги и что произойдёт, если сотрудничество придётся прекратить. Константин Тютюнник рекомендует уточнить:
- возможности экспорта — какие данные и в каком формате можно выгрузить, а какие придётся переносить отдельно, есть ли ограничения по объёму
- поддерживает ли платформа программы, в которых работают сотрудники (например, CRM, 1С), есть ли мобильные приложения
- как быстро подключить нового сотрудника и закрыть доступ уволенному
- где хранятся данные и резервные копии и как из них восстановиться
- для видеосвязи и мессенджеров: можно ли пригласить внешних участников, войти из браузера без установки, записать и сохранить встречу
- выгружает ли платформа данные в открытом формате — от этого зависит, получится ли потом уйти и с неё
- уведомляет ли поставщик о прекращении поддержки или работы сервиса, за какой срок
- как фиксируются инциденты и какие компенсации или другие меры предусмотрены при нарушении условий SLA (с англ. Service Level Agreement, соглашение об уровне предоставления услуги)
- сколько времени данные остаются доступными после окончания договора, каков порядок удаления
- есть ли переходный период, какие сроки и условия перехода к другому поставщику
- какую техническую поддержку и в какой срок получает клиент при возникновении проблем.
При этом даже самые лучшие условия SLA не отменяют составление резервного плана. Наличие второй платформы не обязательно говорит о переходе на неё и отключении используемой в будущем. Главное — заранее проверить, что сотрудники смогут перейти на запасной сервис.
В итоге самое важное — чтобы в компании все пользовались сервисом, тогда и эффективность от него будет максимальная. А если инструмент не нравится людям, они будут переходить к альтернативе самостоятельно. При выборе сервиса я бы рекомендовал компаниям пробовать разные продукты и ориентироваться на обратную связь их пользователей, собирать опросы удовлетворённости и на базе теста принимать решение по резервному сервису.
Критерии выбора и инструменты (на примере сервисов МТС Линк)
МТС Линк объединяет инструменты для бизнес-коммуникаций, совместной работы и обучения. Компания может оценить отдельный продукт как запасной канал либо рассмотреть набор сервисов для планового перехода.
Решение подойдёт любым компаниям, которые проводят внутренние встречи и обучение, онлайн-переговоры с заказчиками и партнёрами, масштабные конференции в удалённом или гибридном формате.
Все продукты МТС Линк включены в реестр отечественного ПО и интегрированы между собой, могут быть установлены в облачной версии или локально на серверах компании.
На платформе МТС Линк можно общаться в чатах, проводить опросы и интерактивы прямо во время онлайн-встреч, совместно работать с документами
Ниже собрали основные инструменты и критерии, на которые стоит обратить внимание, и рассмотрели их на примере сервисов МТС Линк.
ВКС-сервис
Критерии выбора
Стабильность соединения, качество связи, демонстрация экрана, возможность подключаться из браузера, допустимое количество участников, запись встреч, управление доступами, ИИ-функции, возможность бесплатного тестирования.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
МТС Линк Встречи — сервис для проведения онлайн-встреч с участием до 200 человек.
МТС Линк Вебинары — сервис для проведения обучающих и маркетинговых вебинаров, онлайн-конференций и тренингов, с возможностью участия до 5000 человек.
В сервисах пользователям доступна система единого входа (с англ. SSO, Single Sign-On), круглосуточная техподдержка, функции на основе искусственного интеллекта и ИИ-помощник. Он за несколько секунд составляет резюме встреч с ключевыми выводами, при необходимости может напомнить о приближающихся задачах и сроках. Есть функции демонстрации экрана, записи, текстовой расшифровки, автоматического перевода субтитров на 19 языков в режиме реального времени. Участники могут подключаться из браузера или приложения, для организаторов предусмотрены гибкие настройки прав и управление доступами.
Корпоративный мессенджер
Критерии выбора
Удобство коммуникации и администрирования, умный поиск информации в переписках, обмен файлами, возможность создавать каналы и треды.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
МТС Линк Чаты — корпоративный мессенджер, единое приложение для чатов и видеозвонков. Доступен на ПК, мобильных устройствах и в браузере. В нём можно создавать каналы, обмениваться файлами и общаться в тредах, чтобы разделять темы внутри чата и не перегружать общий поток. Доступны видеозвонки с поддержкой до 200 активных участников и ИИ-помощник, который подводит итоги созвонов и анализирует длинные переписки.
Облачное хранилище
Критерии выбора
Доступный объём, настройка прав доступа, история изменений, возможности резервного копирования и экспорта, массовая выгрузка файлов.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
Документы и Диск от МТС Линк — онлайн-редактор и хранилище для рабочих файлов. Одновременно над документом могут работать до 200 пользователей. В сервисе можно создавать командные пространства — папки и рабочие области для отделов и проектов со своими настройками доступа. Есть быстрый поиск файлов, аудит действий пользователей, централизованное управление доступом к корпоративным данным.
Онлайн-доска
Критерии выбора
Совместное редактирование, шаблоны и другие инструменты визуализации, перенос данных, настройка доступов — удобно, если созданные схемы и результаты обсуждений можно было сохранить и при необходимости перенести.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
МТС Линк Доски — бесконечное онлайн-пространство для совместной работы, планирования, мозговых штурмов и работы над проектами. В нём удобно рисовать таблицы и схемы, графики и интеллект-карты, карты пути клиента, можно использовать готовые шаблоны. Есть встроенный ИИ-помощник (в тарифе Pro), гибкие настройки доступа.
Таск-трекер
Критерии выбора
Создание задач из других сервисов (мессенджера, сервиса ВКС), связь с контекстом в исходном сообщении, назначение задач коллегам, сортировка по автору, исполнителю, дедлайну и приоритету, доступная работа с любого устройства через веб-версию или мобильное приложение.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
МТС Линк Задачи — инструмент для управления рабочими задачами, интегрированный в корпоративный мессенджер МТС Линк Чаты. В едином приложении удобно создавать, редактировать задачи, отслеживать прогресс выполнения. Можно сразу превращать сообщение из мессенджера или договорённости из резюме онлайн-встречи в задачу, ставить задачи себе или коллегам.
Почта и календарь
Критерии выбора
Поддержка всех основных сценариев: создание папок, цепочек писем, быстрый поиск, работа с вложениями и отложенная отправка, интеграция с календарём.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
Почта и Календарь от МТС Линк для общения и назначения встреч в едином пространстве. В Почте можно работать с архивами писем, управлять учётными записями сотрудников, создавать общие календари и видеть занятость коллег. Сотрудники могут настраивать повторяющиеся события и получать напоминания.
Конструкторы форм для проведения тестов и опросов
Критерии выбора
Возможность составлять разные типы вопросов, автоматическая проверка ответов ИИ, статистика, рейтинг участников, интеграция с сервисом ВКС для запуска тестов внутри онлайн-встреч.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
МТС Линк Формы — онлайн-конструктор для создания квизов, тестов, опросов и анкет. В сервисе есть проверка ответов ИИ, выбор разных типов вопросов (свободные ответы, выбор из списка, обязательные вопросы), составление рейтингов участников. Запускать формы можно по прямой ссылке либо во время онлайн-встреч и вебинаров на платформе МТС Линк. Результаты доступны в разделе статистики в формате XLSX.
Сервис для корпоративного обучения
Критерии выбора
Удобство загрузки уроков и прохождения, поддержка видео, тестов, домашних заданий и интерактивных форматов, возможности аналитики.
Сервисы МТС Линк, которые отвечают этим критериям
МТС Линк Курсы — сервис для создания онлайн-курсов и организации обучения. В нём можно составлять полноценные образовательные курсы в синхронном или асинхронном форматах с уроками, экзаменами и выдачей брендированных сертификатов по окончании.
Когда нужен не резервный канал, а полноценная миграция
Если компания полностью переходит на другую платформу, стоит придерживаться следующего плана:
- Составьте реестр: пользователи, файлы, записи встреч, история переписки, календари, права доступа, ссылки и интеграции с CRM, 1С и другими системами.
- Определите, что потребуется перенести, что можно сохранить в архиве и какие данные не получится выгрузить автоматически.
- Настройте тестовую среду, перенесите небольшой набор данных и проверьте доступ пользователей и корректность связей.
- Запустите пилот с одной командой, соберите замечания и обновите инструкции.
- Согласуйте окно окончательного переключения, подготовьте возможность отката и заранее сообщите сотрудникам, когда старая система перестанет использоваться.
- После перехода проверьте данные, права доступа, интеграции, резервное копирование и поддержку пользователей. Не отключайте старый сервис до завершения согласованных проверок, если договор и требования безопасности это позволяют.
Какие трудности могут возникнуть и сколько ресурсов потребуется на миграцию сервисов
По словам Константина Тютюнника, в любом переезде основное содержимое переносится проще всего. Трудности могут возникать с тем, что вокруг него: история чатов, записи встреч, права доступа к файлам, ссылки на старый сервис в документах и регламентах.
Например, в случае с переносом почты — календари и контакты, правила сортировки, подписи, автоответы пришлось переносить отдельно вручную, интеграции — перенастраивать на новый сервер, а почтовые программы и телефоны сотрудники самостоятельно переподключали по инструкции.
Трудностей будет меньше, если до старта составить опись, сделать пробный перенос и сверить результат. Также стоит учитывать, что при переносе решения на свой сервер все обновления, мониторинг и работа с резервными копиями становятся задачами компании или её подрядчика.
При переходе на новый сервис могут возникнуть такие сложности, как:
- резервная копия, из которой ни разу не восстанавливались данные, может не сработать в нужный момент
- пока идёт параллельная работа, компания платит за оба сервиса
- всё, что не попало в опись, обнаружится уже после переключения.
Компании придётся потратить время сотрудников на настройку системы, перенос данных, проверку интеграций и обучение команды. Чем больше рабочих процессов было завязано на привычный сервис, тем сложнее и дороже может оказаться миграция. Также сложность перехода зависит от нескольких критериев.
Лучше провести пробную миграцию на небольшой группе пользователей ещё до того, как возникнет срочная необходимость менять сервис. Так компания заранее увидит реальные объёмы работ, технические ограничения и сможет спланировать переход без спешки.
Чтобы оценить общие затраты, составьте список работ и оцените стоимость новых лицензий и трудозатраты сотрудников, в том числе администраторов. Отдельно предусмотрите время на тестирование и возможное снижение продуктивности в первые дни после перехода.
Не всегда нужно переносить абсолютно всё. Возможно, часть старых материалов достаточно сохранить в архиве, а на новую платформу перенести только актуальные документы и данные, необходимые для ежедневной работы.
Чек-лист: готова ли компания к сбою
Самостоятельно оценить готовность бизнеса к внезапным проблемам с цифровыми сервисами можно по чек-листу. Отметьте пункты, которые уже у вас реализованы — чем больше отрицательных ответов, тем выше риск остановки рабочих процессов при проблемах с цифровыми инструментами:
☐ Определены критичные сервисы и процессы, которые от них зависят.
☐ Назначены ответственные за инцидент, оповещение и переключение.
☐ Есть независимый канал связи с сотрудниками и внешними участниками.
☐ Резервные сервисы одобрены ИТ- и ИБ-командами и протестированы.
☐ Важные данные копируются, а восстановление из копий проверено.
☐ Известны способы экспорта файлов, переписки и других необходимых данных.
☐ Изучены договор, SLA, сроки хранения и удаления данных.
☐ Сотрудники знают, где найти инструкции и как получить помощь.
☐ Проведено учебное переключение, зафиксированы время и проблемы.
Если в списке есть незакрытые пункты, начните с одного критичного сценария — например, с клиентской видеовстречи — и проверьте его на практике. Для этого можно протестировать МТС Линк Встречи и оценить, вписывается ли сервис в требования компании к резервной коммуникации.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту