Ничего не найдено. Попробуйте еще
- Встречи в один клик
- Антиспам
- Интеграция календарей
Корпоративная почта остаётся одним из основных рабочих инструментов. Но в большом потоке сообщений важное письмо легко пропустить, а нужную переписку — долго искать.
При этом рабочие процессы редко ограничиваются письмами: нужно назначить встречу, проверить расписание коллег, пригласить участников и продолжить обсуждение. Сотрудникам приходится постоянно переключаться между сервисами и терять время. В этом обзоре разберём, как устроена Почта от МТС Линк и какие рабочие задачи она помогает решать.
Что такое Почта от МТС Линк
Почта от МТС Линк — корпоративная электронная почта со встроенными календарём. Это полноценный почтовый сервис, который включает в себя почтовый клиент и почтовый сервер.
Сервис помогает:
- вести рабочую переписку с коллегами, клиентами и партнёрами
- обмениваться файлами и хранить историю общения
- быстро находить нужные письма и возвращаться к договорённостям
- планировать события и вести корпоративный календарь
- назначать встречи с коллегами без долгого согласования времени.
В отличие от личной электронной почты корпоративной почтой централизованно управляет компания. ИТ-служба настраивает её по своим требованиям, а рабочая переписка не привязывается к личным ящикам сотрудников. При этом сотрудники используют единый набор инструментов для общения и планирования.
На одном экране собраны папки с письмами, открытая переписка и кнопка для создания нового письма
Как устроена работа с письмами
В Почте от МТС Линк доступны привычные сценарии работы с корпоративной электронной почтой: создание писем, ответы одному или нескольким участникам, пересылка сообщений и работа с вложениями. Письма по одной теме объединяются в цепочки, поэтому история обсуждения остаётся перед глазами. Что позволяет сервис?
Написать письмо и выделить главное
При создании письма пользователь добавляет получателей в основную или скрытую копию, прикрепляет файлы и оформляет текст во встроенном редакторе. В нём доступны выделения, списки, таблицы и ссылки. Такой формат пригодится, когда в одном сообщении нужно зафиксировать несколько договорённостей или подробно описать задачу.
При вводе имени или первых букв почты сервис предлагает контакты из корпоративной адресной книги
Не терять важное во входящих
Когда писем становится много, их легко распределять по папкам, отмечать флагами и метками. Например, собрать переписку по отдельному проекту в одном месте, а сообщения, к которым нужно вернуться, вынести в избранное.
Повторяющиеся действия помогают автоматизировать правила обработки входящих. Например, письма от определённого отправителя сразу попадают в нужную папку.
Если письмо пришло не вовремя, его можно отложить на нужный срок. Например, сотрудник откладывает сообщение на 3 часа: оно исчезает из входящих, а затем возвращается туда в заданное время. Так письмо снова появляется в списке тогда, когда к нему удобно вернуться.
Новая папка помогает собрать связанные письма в одном месте и быстрее к ним возвращаться
Быстро вернуться к старой переписке
Если письмо пришло несколько недель или месяцев назад, искать его вручную по папкам не нужно. Поиск работает по всему ящику или отдельной папке, а результаты уточняются по отправителю, дате, важности и другим параметрам.
Например, чтобы найти старую договорённость с подрядчиком, достаточно указать его имя и примерный период переписки. Цепочки писем сразу показывают предыдущие сообщения по теме и помогают восстановить контекст обсуждения.
Фильтры помогают сузить поиск и быстрее найти нужное письмо
Предупредить об отсутствии
Перед отпуском или другим длительным отсутствием сотрудник настраивает автоматический ответ на входящие письма. В нём можно сообщить, когда он вернётся, и оставить контакт коллеги, к которому стоит обратиться по срочным вопросам.
Так отправитель сразу понимает, почему не получает ответ, и знает, к кому обратиться вместо отсутствующего сотрудника.
Автоответ предупредит об отсутствии сотрудника и подскажет, к кому обратиться
Переключиться между ящиками
Сотрудник может переключаться со своего ящика на делегированный. Например, бизнес-ассистент просматривает входящие письма руководителя и помогает разбирать поток корреспонденции.
По такому же принципу устроена работа с общими почтовыми ящиками. Сотрудники переключаются на общий ящик и работают с поступающими туда письмами вместе с коллегами.
Между личным, общим и делегированным ящиками можно переключаться в одном интерфейсе
Работать в привычном почтовом клиенте
Переход компании на Почту от МТС Линк не означает, что её сотрудникам обязательно менять привычный интерфейс. Если сотрудник привык работать в Outlook или другом почтовом клиенте, можно продолжать им пользоваться.
Для подключения внешнего почтового клиента пользователь генерирует разовый пароль и проходит авторизацию. После этого письма из Почты от МТС Линк доступны в привычном приложении.
Одноразовый пароль позволяет подключиться к привычному почтовому клиенту
Корпоративная почта на домене компании
В Почте от МТС Линк компания использует собственный корпоративный домен и создаёт на нём рабочие адреса сотрудников. Администратор подключает и настраивает домены организации.
Это помогает задать единый стандарт адресов для всей компании. Получателю проще понять, от имени какой организации ему пишут, а рабочая переписка не зависит от личных ящиков сотрудников.
Если компания уже использует другую почтовую систему, администратор может перенести в МТС Линк письма, папки и пользовательские настройки.
При необходимости организация может использовать несколько доменов в рамках одной почтовой системы — например, для разных брендов или направлений бизнеса.
От письма к встрече: как работает календарь
После переписки нередко нужно обсудить вопрос голосом, собрать коллег или запланировать регулярную встречу. В Почту от МТС Линк встроен календарь, поэтому для планирования не нужно переходить в отдельный сервис.
В календаре доступны привычные сценарии: создание событий, приглашение участников, настройка повторяющихся встреч, напоминания и просмотр расписания. Для разных задач предусмотрены разные режимы отображения. Например, в режиме «День» события видны в расписании на конкретную дату, а при сравнении нескольких календарей они располагаются рядом столбцами.
На календари коллег можно подписываться и при необходимости показывать их вместе со своим. Это пригодится, если сотруднику регулярно нужно сверяться с расписанием команды или быстро сравнивать занятость нескольких коллег.
Создать событие и пригласить участников
При создании события организатор указывает дату и время, добавляет участников и описание встречи. Приглашённые получают письмо и отвечают на него: принимают приглашение или отказываются. Организатор видит статусы ответов и понимает, кто планирует участвовать.
Все приглашения на события собираются в отдельном разделе. Так их не приходится искать среди остальных мероприятий в календаре.
Например, руководитель собирает коллег на обсуждение проекта. Он создаёт событие, добавляет нужных сотрудников и отслеживает ответы в календаре без отдельной переписки с каждым участником.
В карточке встречи сразу задаются время, участники и детали события
Запланировать регулярную встречу
Для повторяющихся событий не нужно каждый раз создавать новое приглашение. Например, еженедельную планёрку отдела достаточно настроить один раз и задать периодичность.
Если изменить нужно только одну встречу из серии, корпоративный календарь позволяет сделать исключение и не затрагивать остальные события. Это пригодится, если одну из регулярных планёрок нужно перенести из-за праздника или другого мероприятия.
Повторяющиеся встречи встают в календарь по заданному расписанию
Не пропускать запланированные события
Перед встречей участники получают напоминания с основной информацией о событии. Так расписание остаётся перед глазами, а риск пропустить мероприятие снижается.
При работе с коллегами из разных регионов организатор также может указать часовой пояс при создании события.
Календарь помогает не терять запланированные встречи в рабочем потоке
Как назначить встречу без долгих согласований
Чем больше участников нужно собрать, тем сложнее согласовать время в переписке. Один свободен утром, другой — после обеда, у третьего большая разница во времени с остальными, а четвёртый ушёл в отпуск.
Календарь показывает занятость коллег и помогает подобрать свободный интервал для всех участников. При этом содержание чужих событий остаётся скрытым: организатор видит только занятые и свободные промежутки.
Например, руководителю нужно собрать на встречу нескольких коллег из разных подразделений. Он сверяет их расписания в календаре, выбирает подходящее время и создаёт событие. Если обсуждение пройдёт онлайн, к нему сразу добавляется встреча МТС Линк со ссылкой для подключения.
Сопоставление календарей помогает быстрее найти свободное время для всех участников
Как забронировать переговорную для встречи
При планировании встречи иногда нужно не только учесть расписание участников, но и найти свободную переговорную. В календаре переговорную можно выбрать при создании события.
Например, часть коллег собирается в офисе, а остальные подключаются онлайн. Организатор выбирает свободную переговорную, и она закрепляется за событием в календаре.
Переговорная закрепляется за событием, поэтому отдельное бронирование не требуется
Как Почта дополняет рабочее пространство МТС Линк
Интеграция календаря с почтой — не единственная связка инструментов на платформе МТС Линк. Все сервисы для общения, обучения и совместной работы собраны в едином приложении.
Например, клиент присылает вопросы по проекту. Сотрудник понимает, что для ответа нужно подключить коллег, переходит в календарь, сверяет занятость и создаёт встречу. После встречи коллеги уточняют детали в корпоративном мессенджере, совместно дорабатывают материалы в документах и хранят нужные файлы на диске. Дальнейшие шаги он оформляет в задачи с фиксацией ответственных и сроков.
В результате весь рабочий процесс строится в МТС Линк. Сотрудникам не приходится переключаться между отдельными сервисами и тратить на это время.
Как ИТ-служба управляет Почтой от МТС Линк
ИТ-служба управляет защищённой корпоративной почтой и календарём через отдельную административную панель. В ней администраторы создают, редактируют, блокируют и удаляют почтовые ящики сотрудников, а также настраивают параметры организации.
Почта автоматически фильтрует нежелательные сообщения и проверяет вложения на вирусы до того, как они попадут к получателю. Данные передаются по зашифрованному каналу, чтобы защитить содержимое переписки от перехвата.
Система поддерживает резервное копирование без остановки работы, фиксирует действия администраторов для последующего аудита и позволяет задавать разные уровни доступа к управлению почтой. Также администраторы могут устанавливать квоты для ящиков и подключать внешние сервисы антиспама и антивирусной проверки.
В результате компания централизованно управляет почтовыми ящиками сотрудников и контролирует безопасность корпоративной переписки.
Кому подойдёт Почта от МТС Линк
Малому и среднему бизнесу, которому нужны корпоративная почта, календарь и другие рабочие сервисы в одном пространстве. Сотрудники смогут вести переписку, планировать встречи и переходить к другим рабочим задачам внутри МТС Линк.
Компаниям с большим объёмом рабочей переписки, где сотрудникам важно быстро разбирать входящие и возвращаться к нужной информации. Папки, метки, правила и поиск помогают организовать письма и не терять важные сообщения.
Крупным компаниям, которым важно централизованно управлять почтовым решением для бизнеса. ИТ-служба получает инструменты для работы с почтовыми ящиками, настройками доступа и защиты переписки.
Офисным и гибридным командам, которые регулярно планируют встречи с несколькими участниками. Календарь помогает сверить занятость коллег, выбрать время и забронировать переговорную.
Как начать пользоваться Почтой от МТС Линк
Знакомство с Почтой и календарём в едином приложении МТС Линк начинается с демонстрации сервиса. Специалисты покажут, как устроены корпоративная переписка и календарь, и расскажут, как подключить Почту в вашей компании.
Почта работает внутри платформы МТС Линк вместе с другими инструментами для общения и совместной работы. Сотрудники ведут переписку, планируют встречи и продолжают работу в сервисах платформы без постоянного переключения между разными решениями.
Другие статьи про корпоративные коммуникации
Как не пропустить утечку данных в корпоративном чате: инструменты защиты и аудита
Как выбрать платформу для ВКС с надёжной системой защиты и что проверить у вендора до её подключения
Как настроить мессенджер МТС Линк под свои задачи: 10 советов, чтобы сделать работу удобнее
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту