Основные функции — бесплатно и навсегда
Сервис для совещаний
и онлайн-встреч
- До 30 участников на встрече
- Видеозвонки до 60 минут
- Шумоподавление и замена фона
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как перейти с Zoom на МТС Линк: руководство для тех, кто отвечает за процесс
-
АвторАлексей ЕдакинИзучил маршрут переезда на новый сервис
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Любая миграция корпоративного сервиса для видеоконференций — это не просто смена ссылки в календарном приглашении, а перестройка привычных процессов для всей команды. Рассказываем, как организовать переход с минимальными рисками и без неожиданностей.
А чтобы вы ничего не упустили, в конце инструкции подготовили чек-лист для скачивания. Он поможет зафиксировать главное на каждом этапе и не забыть важные детали.
О чём это руководство
Практика клиентов МТС Линк показывает, что наиболее надёжная схема перехода на новый сервис начинается с оценки целей, масштабов и требований, а затем ведёт к пилотному тестированию и полноценному запуску. А чтобы вы ничего не упустили, в конце руководства подготовили чек-лист. Он поможет зафиксировать главное на каждом этапе и не забыть важные детали.
Этап 1. Определение цели и масштаба перехода
Прежде чем начинать переход на новую платформу для видеоконференций, стоит подготовить начальный план проекта: зачем вам нужен новый сервис и кто будет отвечать за миграцию.
Причина перехода
Зафиксируйте причину в 1–2 предложениях — это может быть ограничение доступа к Zoom, сложности с оплатой иностранной лицензии или высокая нагрузка на поддержку нескольких разрозненных сервисов. Компания Grass, например, использовала Skype, «Яндекс Телемост» и Zoom, что создавало неудобства — компания решила объединить коммуникации на одной платформе. А у страхового брокера Remind переход был связан с необходимостью заменить Zoom и Microsoft Teams после отключения зарубежных сервисов.
Границы проекта
Перенести можно только звонки или все рабочие коммуникации. Поэтому ответьте на несколько вопросов:
- Какие сервисы заменяются: только Zoom или требуется ещё корпоративный мессенджер, онлайн-доски, документы, календарь, облачный диск?
- Какие подразделения перейдут на МТС Линк: все или определённая часть?
- Нужно ли будет переводить внешних пользователей, клиентов или студентов?
Ответственное лицо
Назначьте руководителя миграции — человека, который будет принимать решения и отчитываться перед руководством. Отлично, если вместе с ним сразу появится рабочая группа: ИТ-отдел, специалисты по персоналу и обучению.
Критерии успеха
Договоритесь с руководителем и рабочей группой о том, каких измеримых результатов нужно достичь. Это может быть:
- не менее 90% участников пилотной группы провели хотя бы 1 видеоконференцию в МТС Линк
- все критичные интеграции работают без нареканий
- внешние участники подключаются без обращения в поддержку
- за первую неделю после запуска нет инцидентов, блокирующих работу
- доля встреч в Zoom после даты перехода снизилась до согласованного уровня.
Этап 2. Формулирование требований к МТС Линк
За годы работы в Zoom у каждой команды складываются свои конкретные сценарии и требования. Например, у Московского международного университета критичными требованиями были интеграция с Moodle, автоматическое создание ссылок по расписанию и простота интерфейса. А для Дальневосточного федерального университета были важны API-интеграция с личными кабинетами, контроль присутствия и круглосуточная техническая поддержка.
Сформируйте свой список требований для альтернативы Zoom в формате таблицы. Для этого определите основные сценарии использования вместе с рабочей группой или через опрос сотрудников, а затем дайте им оценку по шкале — от некритичных до важных. Эту таблицу можно передать менеджеру МТС Линк — он прокомментирует требования и ответит на вопросы.
Пример таблицы
Этап 3. Подготовка инфраструктуры к пилотному тестированию
Когда требования сформулированы, можно переходить к практическим шагам.
Тестовый доступ
Запросите у менеджера или поставщика МТС Линк демонстрацию или временный доступ для рабочей группы. Не ограничивайтесь презентацией: важно, чтобы ИТ-специалисты и команды попробовали сервис в деле.
Тариф и лицензии
На сайте МТС Линк тарифы разделены по направлениям: коммуникации и совместная работа, обучение и маркетинг, академические тарифы, курсы и смешанное обучение. Выбрать тариф можно как по сценарию, так и по общему количеству сотрудников.
Рассчитывайте потребность по фактической модели использования: сколько у вас администраторов, организаторов видеоконференций, преподавателей и ведущих. Определите число сотрудников, которым необходим постоянный доступ, и тех, кому нужен временный или редкий доступ.
На первое время можно приобрести лицензии только для пилотного запуска — так, например, сделали в Remind: сначала приобрели лицензию МТС Линк Встреч на 6 месяцев, а только затем продлили её на 1 год.
Системные требования
У МТС Линк есть приложения для Windows, macOS, Linux, Android и iOS. Проверьте, чтобы корпоративные и личные устройства сотрудников соответствовали минимальным техническим требованиям — запускать МТС Линк желательно на устройствах 2015 года и новее.
Техническая поддержка
Определите, кто в вашей команде будет принимать обращения от сотрудников, а в каких случаях будет подключаться поддержка МТС Линк. Наша поддержка работает 24/7 на сайте, в личном кабинете, в интерфейсе всех сервисов, а также по почте и телефону.
Этап 4. Пилотное тестирование
Пилотное тестирование поможет проверить российский аналог Zoom в ваших основных рабочих сценариях до того, как сервис будет полностью внедрён в рабочую инфраструктуру.
Для этого создайте пилотную группу из 1 или нескольких подразделений, которые активно пользуются видеосвязью, например, из команды разработки, технической поддержки, отдела маркетинга или отдела обучения. Развернуть сервис МТС Линк в облаке можно за 1 день, а на собственном сервере — за 3 дня, так что приступить к тесту можно будет быстро.
Что проверять во время пилотного тестирования? Используйте таблицу требований из первого этапа — передайте её рабочей группе, а затем соберите обратную связь.
Для небольшой команды достаточно 1–2 недель пилотного тестирования, если за этот период вы проверите все критичные сценарии. Для крупной организации пилотное тестирование лучше продлить до полного цикла: кроме ежедневных видеоконференций, нужно провести массовое мероприятие, презентации для клиентов, открытые или закрытые вебинары.
Во время пилотного тестирования команда МТС Линк остаётся на связи — вы сможете обращаться к нам с вопросами и предложениями, а также уточнять технические и организационные детали.
Этап 5. Настройка корпоративного пространства
После успешного пилотного тестирования начинается подготовка сервиса для видеовстреч к постоянной работе в вашей организации. Этот технический этап у каждой компании будет отличаться в зависимости от её инфраструктуры, требований и масштабов. Но есть задачи, которые обычно повторяются.
Роли и права
Определите, кто будет управлять пользователями, а кто создавать встречи, назначать модераторов, приглашать внешних участников и заниматься переносом контактов. Не выдавайте расширенные права всем организаторам: чем больше компания, тем важнее разделить функции администратора, организатора, модератора и обычного участника.
Команда и структура
Настройте структуру по подразделениям, проектам, филиалам, учебным программам и типам мероприятий. В мессенджере это могут быть команды и каналы, в сервисе для вебинаров — группы организаторов и шаблоны мероприятий, а на уровне всей платформы — подразделения и роли.
Интеграции
Подключите корпоративный календарь, чтобы встречи из МТС Линк автоматически появлялись в расписании сотрудников. Платформа поддерживает интеграции с календарями «Яндекса», Outlook, Google и другими. Также доступны API и вебхуки для подключения к другим сервисам.
Брендирование
Загрузите корпоративный логотип, настройте цвета и название организации в интерфейсе. Это поможет сотрудникам воспринимать новый сервис как часть корпоративной среды.
Этап 6. Перенос данных
Это организационный этап: он поможет команде начать работу в новом сервисе для видеовстреч быстрее.
Сохранение записей
Определите, какие записи представляют ценность: обучающие вебинары, стратегические сессии, встречи с клиентами, материалы для адаптации новых сотрудников. Не обязательно переносить всё, но важно не потерять то, что понадобится.
Обновление календарных событий
Разделите будущие события по приоритету: встречи на ближайшие 3–5 дней, мероприятия в течение месяца, повторяющиеся встречи и регулярные вебинары. Сначала создайте заново критичные мероприятия и регулярные события, а затем замените остальные ссылки. Отправьте обновлённые приглашения для старых событий, а также отдельно сообщите участникам, что прежняя ссылка больше не используется.
Обновление ссылок в других источниках
Обновите ссылки на других площадках и ресурсах, где могли остаться старые версии: в базе знаний, внутренних инструкциях, сайтах, шаблонах писем, чат-ботах и автоматических рассылках.
Создание резервного сценария
Договоритесь: если возникнут технические сложности или организатор не сможет запустить встречу, мероприятие проводится в альтернативном сервисе или по телефону. Это снизит тревожность у организаторов.
Этап 7. Презентация сотрудникам и переход
Даже самый удобный сервис вызывает сопротивление, если людей переносят в него без объяснений. Поэтому подготовке стоит уделить не меньше внимания, чем технической настройке инфраструктуры.
Презентация и знакомство
Интерфейс МТС Линк интуитивно понятен, и после Zoom в нём разобраться будет несложно. Многие интерфейсные элементы похожи, а некоторые привычные сценарии даже происходят быстрее, например, поделиться файлом или включить запись встречи.
Человек по природе консервативен и следует привычным сценариям. Так и при замене сервиса для быстрой адаптации инструменты должны быть максимально привычными. Интерфейс и возможности МТС Линк оказались схожи с иностранными решениями Teams и Zoom.
Для быстрого погружения используйте открытое обучение от МТС Линк, где описаны все базовые сценарии с иллюстрациями и видео. Для администраторов и тех, кто хочет погрузиться глубже, есть подробная база знаний. Также команда МТС Линк может провести вебинар или очную сессию для вашей команды, где покажет, как пользоваться сервисом, и ответит на вопросы.
Поэтапный переход
При поэтапном переходе исходите из установленных границ проекта и ваших задач. Обычно первыми в сервис переходит ИТ-отдел и рабочая группа, а за ними — подразделение с высокой частотой встреч: команды обучения, продаж, маркетинга. Далее переходят пользователи внешних мероприятий и все остальные сотрудники. Обычно Zoom отключают на последнем этапе.
У крупного образовательного проекта миграция может занять больше времени — Академия 5 PRISM постепенно переводила пользователей на МТС Линк в течение 9 месяцев. У РОСТЕСТ переход видеоконференций и вебинаров занял 1.5 месяца, а чтобы перевести сотрудников всех подразделений на новый сервис, холдингу «Мангазея» потребовалась всего 1 неделя.
Что в итоге
Переход — это не только техническая смена платформы, но и смена привычных сценариев работы. Поэтому важно дать команде опору и ощущение контроля: объяснить, почему вы меняете сервис, подключить активных сотрудников к пилотному тестированию и собрать обратную связь. Команда МТС Линк будет поддерживать процесс на всех этапах перехода: не только в начале запуска, но и после.
Не забудьте чек-лист
Чтобы ничего не упустить в процессе, мы подготовили краткий чек-лист, в котором собраны ключевые действия для каждого этапа. Сохраните чек-лист себе, поделитесь в чате с рабочей группой или распечатайте и повесьте рядом с рабочим местом.
Другие статьи про сервисы МТС Линк
Как настроить мессенджер МТС Линк под свои задачи: 10 советов, чтобы сделать работу удобнее
Обзор Документов и Диска от МТС Линк — сервиса для онлайн-редактирования и хранения файлов в облаке
Как использовать ИИ в МТС Линк: 8 сценариев для упрощения работы и экономии времени
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту