Регламент и порядок организации и проведения видеоконференцсвязи
-
Ирина Самаркина
Когда речь идет о частной встрече в режиме онлайн, то участникам достаточно созвониться и обсудить накопившиеся вопросы. Начать и закончить сеанс связи разрешено в любой момент, а в ходе разговора можно обсуждать все, что угодно. В случае с официальным мероприятием, селекторным совещанием, судебным заседанием дело обстоит по-другому. Стороны утверждают регламент видеоконференцсвязи, а сама встреча проходит по четкому сценарию. Каким должен быть порядок проведения видеоконференцсвязи и какие требования предъявляют в каждому участнику видеоконференции, — расскажем в статье.
Порядок проведения видеоконференцсвязи
Сеансы ВКС проводят с использованием технического оборудования. Это видеокамеры, микрофоны, наушники. Важно, чтобы у всех сторон был доступ к стабильному сигналу сети Интернет. Для проведения совещания, конференции, судебного заседания понадобится специальная платформа. Самые популярные: Webinar, Skype, TrueConf, Яндекс.Телемост. Если регламент проведения видеоконференцсвязи не определяет конкретной продолжительности онлайн-мероприятия, то стоит отдать предпочтение той площадке и тому тарифу, где нет ограничения по длительности сеанса. Иначе в ходе заседания или совещания придется прерываться и заново организовывать звонок (к примеру, продолжительность бесплатного сеанса связи в Zoom ограничивается 40 минутами).
Каков порядок проведения видеоконференций:
- Стороны решают, кто займется организацией. Назначают ответственного.
- Участники обсуждают техническое обеспечение мероприятия. Выбирают платформу ВКС, согласовывают перечень оборудования. Важно, чтобы программа для проведения групповых дистанционных видеоконференций обеспечивала функциональность, устойчивость и высокое качество передачи изображений и звука. Обязательна возможность демонстрации информационных материалов (презентаций, таблиц, текстовых документов).
- Рабочая группа, которую определили стороны, проверяет режимы ВКС: необходимо убедиться в том, что система готова к началу видеоконференц-связи. На официальную электронную почту участников видеоконференции отправляют ссылку на онлайн-мероприятие (либо код доступа, необходимый для авторизации).
- Участники подключаются к сеансу. Судебное заседание, селекторное совещание, корпоративное собрание начинается.
Организационные требования к мероприятию, проводимому посредством видеоконференцсвязи:
- Оборудование включают заранее (обычно это час-полтора до начала сеанса).
- В помещении должно быть включено освещение.
- Участники должны быть обращены лицами к видеокамере.
- Недопустимо, чтобы видеокамера была направлена на источники яркого света.
- Докладчик должен говорить в микрофон, чтобы все стороны хорошо слышали его речь. Необходимо произносить слова четко и внятно, не издавая посторонних звуков.
- Во время сеанса ВКС активным должен быть только один микрофон — того, кто выступает. Микрофоны остальных участников включают по мере необходимости. Это помогает избежать лишних шумов.
Когда речь идет об официальном мероприятии, где требуется идентификация участников, важно, чтобы каждый мог предъявить в видеокамеру паспорт в развернутом виде. Каждую страницу необходимо показывать в течение 10-15 секунд. При этом лицо участника тоже должно попадать в объектив.
Порядок проведения видеоконференцсвязи для организаторов
Организаторы создают рабочую группу, которая занимается всеми вопросами, связанными с проведением видеоконференции. Рабочую группу возглавляет председатель. Он подписывает решения, дает указания, распределяет обязанности.
Рабочая группа выбирает платформу для ВКС, готовит оборудование, оповещает участников о дате и времени начала онлайн-мероприятия. По официальным электронным адресам рассылают повестки с темой встречи и порядком рассмотрения вопросов.
Перед групповым сеансом видеоконференцсвязи проводят тестирование. Протоколирование мероприятия — тоже в компетенции организаторов. По окончании онлайн-встречи составляют отчет и знакомят всех участников с результатами видеоконференции.
Порядок проведения видеоконференцсвязи для участников
Участники со своей стороны обязаны выполнять требования организаторов ВКС и не препятствовать проведению мероприятия в формате онлайн. Составляют список докладчиков. Документ отправляют по официальному адресу электронной почты, чтобы организатор определил очередность выступлений и ознакомил с графиком мероприятия в ответном письме.
Перед встречей проводят тестирование оборудования и площадки. При отсутствии технической возможности участия в видеоконференции необходимо заранее уведомить организаторов официальным письмом.
Выбирая платформу для конференцсвязи, нужно учесть, что у каждого сервиса свои требования к техническому оснащению. У участников видеоконференции тоже могут быть собственные предпочтения, поэтому важно, чтобы были соблюдены интересы всех сторон.
Как протоколировать видеоконференцию
Каждое официальное собрание, заседание или совещание необходимо протоколировать в письменной форме и с использованием средств аудио- или видеозаписи. При проведении мероприятия в формате онлайн правила те же.
Некоторые платформы видеоконференцсвязи оснащены функцией протоколирования мероприятия. В интерфейс программы встроен текстовый редактор, который позволяет вести протокол в той же вкладке, где проходит совещание или заседание. Каждый участник видит, что записывает секретарь или модератор, и может добавить свое замечание по делу. Если функционалом платформы предусмотрено, то готовый протокол экспортируют в Word, прикрепляют к материалам видеоконференции и отправляют участникам по электронной почте. На основании протокола обычно выносят решение или постановление.
Инструменты функции протоколирования
Подготовка повестки. Любой регламент организации видеоконференцсвязи подразумевает предварительную подготовку повестки. Организатор отправляет повестку участникам заранее, чтобы те могли ознакомиться с планом предстоящего мероприятия и подготовить вопросы по тому или иному пункту.
Текстовый редактор. При наличии такой функции на платформе модератор протоколирует ход мероприятия в отдельном окне. При необходимости можно сразу опубликовать запись, и тогда все участники получат к ней доступ.
Блок опросов и голосования. Такая опция — дополнительное преимущество. Модератор вводит вопрос, открывает голосование и ждет, пока каждый участник выразит свое мнение. После этого голосование закрывают и объявляют результаты.
Регламент проведения судебных заседаний с использованием системы веб-конференции
Всем сторонам судебного разбирательства закон дает право лично присутствовать на заседаниях. Однако в силу обстоятельств личное присутствие не всегда возможно. К примеру, участник живет в отдаленной местности, находится в длительной командировке, проходит лечение в стационаре, или его содержат под стражей. В таких ситуациях закон разрешает использовать видеоконференцсвязь с применением специальных средств передачи информации по определенным каналам связи. Отдельно отмечено: судебные заседания в дистанционном режиме могут быть организованы лишь в том случае, когда суд подключен к ведомственной сети ГАС «Правосудие» и оборудован программно-техническим комплексом ВКС.
Чтобы суды могли информационно взаимодействовать, на официальных сайтах всех судебных учреждений указывают следующие сведения:
- адрес;
- часовой пояс и разницу во времени между городом, где расположен суд, и Москвой;
- наличие программно-технической возможности видеоконференцсвязи;
- номера тех залов судебных заседаний, где установлены системы видеоконференцсвязи;
- номера телефонов ведомства, обеспечивающего ВКС;
- расписание работы залов судебных заседаний;
- контакты лиц, ответственных за организацию и техническое обеспечение ВКС (ФИО, должность, номер телефона). В суде за обеспечение работы системы ВКС обычно отвечают секретари или помощники судей — специалисты, которые прошли соответствующее обучение.
Видеоконференцсвязь в гражданском процессе
В судебном заседании, которое проводят путем применения видеоконференцсвязи, могут принять участие истцы, ответчики, заявители, их представители, заинтересованные и третьи лица, а также свидетели, переводчики, эксперты. ВКС разрешено использовать на любом этапе гражданского процесса, а именно:
- на предварительном заседании;
- при рассмотрении дела судом первой, апелляционной, кассационной или надзорной инстанций.
Единственный запрет на применение ВКС — закрытое судебное заседание (когда на процесс не допускают публику и прессу).
Видеоконференцсвязь в уголовном процессе
Когда речь идет об уголовном преступлении, то регламент и порядок проведения видеоконференцсвязи другой. Подсудимый обязан лично присутствовать на судебном заседании. И только в исключительных случаях закон разрешает лицу, находящемуся под стражей, участвовать в заседании дистанционно, с использованием средств видеоконференцсвязи. Такое допустимо, когда рассматривают дело о террористическом акте, захвате заложников, организации массовых беспорядков, государственной измене.
Свидетель и потерпевший, наоборот, беспрепятственно могут быть допрошены судом посредством системы ВКС. Для этого нужно подать ходатайство. Суд рассмотрит его и в течение 10 дней после получения даст официальный ответ об одобрении или отказе в проведении заседания в дистанционном формате.
Когда нужно провести заседание одновременно с участием нескольких ФСИН, организуют многоточечную видеоконференцию.
Видеоконференцсвязь в административном процессе
Участвовать в заседании, проводимом в дистанционном формате, могут следующие лица: административные истец и ответчик, свидетели, а также организации, защищающие интересы других лиц. Остальные участники, включая экспертов и специалистов, должны присутствовать лично.
Видеоконференцсвязь в арбитражном процессе
В арбитражном процессе разрешено применять ВКС на любом этапе рассмотрения дела. К заседанию в дистанционном формате допускают истца, ответчика, заявителя, третьих и заинтересованных лиц, свидетелей, переводчиков, экспертов, прокурора. Технологию видеоконференцсвязи запрещено использовать лишь в том случае, когда судебный процесс закрытый.
При использовании систем ВКС составляют протокол и записывают заседание на видеокамеру. При возникновении технических неполадок (вышла из строя аппаратура или пропал сигнал интернета) стороны пытаются устранить неисправность. При необходимости участники повторяют показания либо заново отвечают на вопросы. Если исправить неполадки не удалось, это может послужить основанием для переноса процедуры на другую дату.
Как организовать и провести видеоконференцсвязь в суде
Лицо, которое не может или не хочет присутствовать лично на заседании, подает ходатайство в судебный орган, где рассматривается дело. Суд изучает материалы, после чего согласовывает или отклоняет обращение. При положительном ответе заявителю направляют уведомление о дате и времени онлайн-заседания.
В назначенный час организатор проверяет явку участников, устанавливает их личность, просит заполнить подписку о разъяснении судом прав и обязанностей сторон. Этот документ в течение 1-2 дней отправляют в суд, который рассматривает дело, и приобщают к протоколу.
Заключение
Официальное мероприятие: корпоративное собрание, селекторное совещание, судебное заседание — необходимо проводить по утвержденному регламенту. Мероприятие, проводимое с применением средств ВКС, — не исключение. Организатор готовит повестку, знакомит с ней участников, сообщает о дате и времени проведения онлайн-встречи. Секретарь или модератор ведут протокол, и по окончании собрания знакомят с документом всех участников. В случае с судебными заседаниями использование ВКС допускается не всегда: в законе прописаны случаи, когда проводить рассмотрение дела в дистанционном режиме запрещено.