Основные функции — бесплатно и навсегда
Единое приложение
для чатов и звонков
- 2 000 сообщений
- Видеозвонки до 60 минут
- Каналы, чаты и треды
- В реестре российского ПО
- Техподдержка 24/7
- ИИ-помощник
Ничего не найдено. Попробуйте еще
5 причин, по которым бизнесу не стоит вести рабочие переписки в Telegram и WhatsApp*
-
АвторАлёна ЧеркасоваОбщается с коллегами в МТС Линк Чатах -
ЭкспертСергей БарановПартнёр консалтинговой компании ScrumTrek в направлении ИТ-консалтинга
- Перенесите ваши файлы и переписки из Telegram в несколько кликов
Несмотря на ограничения в работе зарубежных мессенджеров, до 70% российского бизнеса до сих пор используют для работы Telegram и WhatsApp*. Однако использование публичных мессенджеров в рабочих целях имеет ряд особенностей, которые важно учитывать компаниям. Например, в таких сервисах сложно разграничить права доступа сотрудников и контролировать распространение конфиденциальной информации. Вместе с партнёром компании ScrumTrek в направлении ИТ-консалтинга Сергеем Барановым разобрали 5 основных рисков использования публичных мессенджеров для корпоративных коммуникаций.
Сергей Баранов — партнёр компании ScrumTrek, направление ИТ-консалтинга, основатель конференции ArchDays, автор телеграм-канала «Блог Сергея Баранова об ИТ-стратегии, архитектуре и организационном развитии»
Риск № 1. Работа компании зависит от чужого сервиса
Когда бизнес-процессы идут через публичный мессенджер, компания зависит от условий его работы, политики безопасности и стабильности интернет-соединения. Кроме того, архитектура такого сервиса не рассчитана на то, чтобы быть конфиденциальным хранилищем бизнес-информации. Это не значит, что Telegram или WhatsApp* специально собирают данные о компаниях и используют их в своих целях — однако в любом случае сторонняя платформа получает доступ к перепискам и файлам.
Представим, что все сотрудники компании пользуются одним публичным мессенджером и передают друг другу самые разные данные. Системе не составляет труда объединить отдельных пользователей в сотрудников одной организации и собрать из фрагментов полное досье. При этом мессенджер, скорее всего, будет знать о компании больше, чем любой её работник — ведь ему доступны не только официальные данные, но и личные сообщения, полные профили людей.
Корпоративный мессенджер можно развернуть на собственных серверах компании. Такой вариант размещения называется on-premise (с англ. «на месте», «серверное размещение»). В этом случае ИТ-команда компании контролирует настройки безопасности, устанавливает обновления и поддерживает ПО. При этом мессенджер может работать только по локальной сети и не зависеть от интернета.
On-premise-версия есть, например, у корпоративного мессенджера МТС Линк Чаты. Решение подходит для компаний с повышенными требованиями к безопасности, а также для команд, которым важно контролировать инфраструктуру инструментов для коммуникации. Данные из переписок будут храниться на собственном сервере компании и не попадут к третьим лицам, а сотрудники смогут общаться между собой даже без доступа к интернету.
Риск № 2. Сотрудник будет иметь доступ к рабочей информации после увольнения
В рабочих чатах в Telegram и WhatsApp* сотрудники обычно общаются через личные аккаунты. При увольнении человек может забрать с собой конфиденциальную информацию, а также получать доступ к рабочему чату ещё какое-то время, если администратор забудет удалить его из группы.
Главный риск для компании — неконтролируемый жизненный цикл аккаунта. Данные остаются в личных учётных записях сотрудников — при компрометации или увольнении физически невозможно мгновенно отозвать доступ. Но это может сделать сама публичная площадка — в этом случае компания дополнительно рискует потерять все данные.
У корпоративных платформ есть инструменты для централизованного управления, которые помогают решить эту проблему. Опция даёт возможность контролировать учётные записи и исключать случаи, когда у бывших сотрудников сохраняется доступ к корпоративному чату. Для этого в корпоративных инструментах для коммуникации могут использовать следующие технологии:
- Active Directory (активный каталог) — служба Microsoft, которая хранит данные обо всех сотрудниках, устройствах и правах доступа компании в одном месте и позволяет управлять ими централизованно
- LDAP (Lightweight Directory Access Protocol , упрощённый протокол доступа к каталогам) — протокол, по которому разные системы могут обращаться к базе данных о пользователях и правах доступа, чтобы получать из неё нужную информацию
- SSO (Single Sign-On, технология единого входа) — технология, которая позволяет сотруднику один раз войти под своим логином и паролем и после этого получить доступ сразу ко всем связанным корпоративным сервисам без повторного введения данных.
МТС Линк Чаты поддерживают вход по SSO, а также интеграцию с Active Directory и LDAP. Каждая учётная запись привязана к реальному сотруднику, его должности и корпоративной почте, а права настраивает администратор. Если работник увольняется, доступ к корпоративным перепискам отключается — при этом все чаты, файлы и история обсуждений остаются у организации. Также администратор может назначать модераторов для всего мессенджера и конкретных каналов, настраивать профили отделов и управлять ими.
Управление доступами участников в МТС Линк Чатах
Риск №3. Работники теряют договорённости из-за пересечения личных и рабочих чатов
Чем больше переписок разбросано по разным приложениям, тем сложнее вспомнить, кто и о чём договорился. Кроме того, сообщение клиента приходится искать среди большого количества личных чатов — сотрудники тратят дополнительное время. Всё это приводит к тому, что часть решений может затеряться.
В корпоративном мессенджере все рабочие переписки собраны в одном месте, а чтобы найти нужного коллегу, достаточно воспользоваться поиском — не обязательно знать его никнейм или логин.
Также на некоторых платформах есть возможность быстро найти сообщение или собрать резюме диалога с коллегами. Например, в МТС Линк Чатах для этого есть ИИ-помощник. С его помощью не нужно читать длинные переписки: можно быстро собрать резюме ветки обсуждений и получить список основных договорённостей.
ИИ-помощник в МТС Линк Чатах
Риск №4. Общение в нескольких сервисах снижает эффективность коммуникации
Когда в компании нет единого инструмента для общения, каждый отдел находит своё решение. Сотрудники одного подразделения ведут переписку в Telegram, их коллеги — в почте, а кто-то — в отдельном сервисе для звонков. В результате нужно использовать сразу несколько каналов для общения — это затрудняет коммуникацию между отделами.
Корпоративные платформы помогают перенести взаимодействие работников в единое пространство. Например, сервисы МТС Линк синхронизированы между собой. В одном окне можно вести переписку, позвонить другому сотруднику, проверить почту, работать с документами или на доске совместно с коллегами.
На платформе МТС Линк можно общаться в чатах, работать в документах и устраивать онлайн-встречи
Так, с помощью корпоративного мессенджера МТС Линк Чаты компания «Атомстройкомплекс-IT» оптимизировала коммуникацию между сотрудниками. Например, для организации работы над проектом создают сразу два канала: в первый добавляют заказчика и исполнителей, во втором команда оговаривает внутренние процессы. При необходимости работники могут быстро организовать онлайн-встречу в МТС Линк Встречах, а результаты обсуждения параллельно заносить на виртуальную доску в МТС Линк Досках.
Риск №5. Конфиденциальные данные могут попасть к третьим лицам
Если сотрудники используют публичный мессенджер для рабочих переписок, то всегда есть риск утечки данных. Компания не может контролировать инфраструктуру, через которую проходит вся информация, а также настраивать права участников.
По словам партнёра ScrumTrek в ИТ-консалтинге Сергея Баранова, в корпоративной платформе данные хранятся там, где решила архитектурная функция компании, а все действия над ними фиксируются в журнале. При проверке бизнес может показать, когда, куда, кому и какие данные передавал конкретный пользователь.
Также в корпоративных мессенджерах есть дополнительные инструменты для контроля утечки. Например, в МТС Линк Чатах можно подключить интеграцию с DLP- (Data Loss/Leakage Prevention, предотвращение утечек информации) и SIEM- системами (Security Information and Event Management, управление информацией и событиями). Такие сервисы помогают замечать и блокировать передачу конфиденциальных данных.
Настройка DLP-системы в МТС Линк
Кроме того, на платформе МТС Линк все данные хранятся на российских серверах и обрабатываются в соответствии с законодательством. Если же к рабочим чатам нужно подключить клиентов или подрядчиков, то защитить коммерческую информацию помогают гостевые аккаунты и клиентские чаты.
Где граница: что можно в публичном мессенджере, а что нет
Риски не означают, что сотрудникам нужно полностью отказаться от какого-либо общения в публичных сервисах. Важно понимать, в каких случаях допустимо переписываться в Telegram или WhatsApp*, а когда нужно обязательно использовать чаты в российских корпоративных мессенджерах.
Публичные мессенджеры хорошо справляются с тем, для чего созданы — быстрым личным общением. Когда же через них проходит весь рабочий процесс компании, она не может полноценно управлять доступом к данным и отслеживать договорённости, также нет возможности быстро подключать или отключать пользователей. Корпоративная платформа решает эти задачи за счёт функций, которых нет у публичных мессенджеров.
*Принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой на территории РФ.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту