Основные функции — бесплатно и навсегда
Сервис для вебинаров
и онлайн-обучения
- До 30 участников на вебинаре
- Мероприятия до 60 минут
- Зал ожидания
- Контроль вовлечённости
- Разделение на группы
- Тесты и опросы
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как выстроить онлайн-коммуникации в государственном секторе: специфика и инструменты
-
АвторАля НосоваДискутирует с библиотеками по МТС Линк -
ЭкспертНина ШевчукДоцент Президентской академии в Санкт-Петербурге, кандидат политических наук -
ЭкспертАлександр ЧернышёвДиректор по работе с органами государственного управления в МТС Линк
- Контроль вовлечённости
- Разделение на группы
- Тесты и опросы
Государственный сектор отличается от коммерческого задачами и культурой общения. Здесь больше формальности, строже субординация и выше требования к протоколу. Перенос встреч в онлайн не отменяет этих правил — наоборот, в цифровой среде они становятся ещё заметнее. А значит, и инструменты нужно подбирать с учётом этой специфики.
Вместе с директором по работе с органами государственного управления МТС Линк Александром Чернышёвым, а также доцентом Президентской академии в Санкт-Петербурге, кандидатом политических наук Ниной Шевчук разобрались, как и какими онлайн-сервисами пользуются в администрациях, музеях и научных учреждениях.
В чём специфика онлайн-коммуникаций в госсекторе
Доцент Президентской академии в Санкт-Петербурге, кандидат политических наук, автор канала «Pro деловой этикет и не только» Нина Шевчук рассказала об особенностях коммуникаций в госсекторе.
«В госсекторе сильна опора на протокол. Важно, кто первым приветствует собравшихся, кто берёт слово и задаёт вопросы. Незнание этикетно-протокольных тонкостей удлиняет дистанцию между участниками, иногда делает её непреодолимой и препятствует продолжению общения», — отметила эксперт.
По словам Нины Шевчук, иерархия остаётся стержнем коммуникации даже в цифровом формате. Соблюдение субординации, уважение к статусу участников и правильный порядок выступлений работают и в онлайне.
Эксперт выделяет несколько распространённых ошибок, которые снижают профессиональный имидж:
- выключенная камера — важно визуально подтверждать своё присутствие и вовлечённость в обсуждение
- неподходящий фон — неряшливый вид или беспорядок в кадре недопустимы в деловой среде
- нарушение порядка завершения встречи — организатор созвона должен отключаться последним, только после того, как выйдут все приглашённые.
Сценарии использования видеосвязи в госсекторе
Платформы видеосвязи и инструменты совместной работы закрывают сложные отраслевые задачи: от массового обучения госслужащих до дистанционного аудита и культурно-просветительских проектов.
Сценарий № 1. Онлайн-совещания
Базовый сценарий использования интернет-коммуникаций в государственных структурах — оперативная связь с населением и коллегами из других регионов.
Так, администрация Якутска проводит в сервисе МТС Линк Встречи регулярные и оперативные совещания. Для команды онлайн-формат стал необходимостью, в том числе из-за климатических условий. Зимой температура в регионе опускается ниже −48 °C — находиться на улице некомфортно и опасно для здоровья.
Онлайн-совещание в администрации Якутска
Переход в онлайн-формат дал администрации несколько преимуществ:
- экономия времени
- сокращение числа больничных
- отказ от лишних перелётов
- экономия средств на закупке бумаги.
Сценарий № 2: обучение
Государственные организации используют онлайн-платформы, чтобы обучать сотрудников. Например, Корпоративный университет Правительства Новосибирской области обучает чиновников региона. Конференции проводят на платформе МТС Линк. Каждую неделю проходит минимум 7 онлайн-занятий в группах от 30 до 100 участников. В год учреждение обучает более 4 000 человек.
МТС Линк также используют для образовательных проектов федерального уровня. Президентская платформа «Россия — страна возможностей» проводит с помощью платформы:
- занятия мастерской управления «Сенеж»
- просветительские проекты и конкурсы
- внутренние встречи и совещания.
К мероприятиям подключаются участники из 270 городов, поэтому принципиально важна бесперебойная связь по всей стране.
Вебинар в рамках образовательной программы мастерской «Сенеж»
Банк России тоже развивает федеральный просветительский проект с помощью сервисов МТС Линк. Проект помогает школьникам повысить уровень финансовой грамотности, узнать больше о планировании бюджета, инвестициях, страховании, банковских картах и защите от мошенников. Для этих целей используются вебинары с тестами, опросами и геймификацией.
Сценарий № 3: дистанционный аудит
Контрольные и ревизионные мероприятия в госсекторе традиционно требуют выезда на объект. Но с развитием платформ видеосвязи появился более эффективный подход — гибридный аудит.
Аудитор создаёт онлайн-комнату и размещает в ней опросник или чек-лист. Респонденты заполняют его до встречи, аудитор дистанционно проверяет данные, анализирует документы и только при необходимости (если остаются вопросы или появляются расхождения) выезжает на объект лично.
Так организации:
- сокращают командировочные расходы и затраты на логистику
- экономят время специалистов
- проверяют сразу несколько объектов в разных регионах.
Сценарий № 4: культурные мероприятия
Региональные учреждения культуры создают на базе сервисов для онлайн-курсов лектории и виртуальные туры. Например, библиотекарь из областного центра через платформу видеосвязи может проводить дискуссии с читателями из районных библиотек — так знания становятся доступны всем, независимо от места жительства.
Библиотеки создают обучающие мультимедийные курсы. Например, школьникам задали читать «Войну и мир». Библиотека делает в МТС Линк Курсах программу из 50 слайдов с кратким изложением сути и ключевыми моментами. Школьник быстро вникает в контекст, а при необходимости обращается к оригиналу.
Онлайн-коммуникации помогают государственным учреждениям расширять аудиторию и развивать новые форматы научной деятельности. Например, Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения РАН (ГПНТБ СО РАН) использует платформу МТС Линк для международных конференций, работы диссертационного совета и онлайн-защит аспирантов.
Международная конференция «Libway: Наука, технологии и информация в библиотеках»
Сценарий № 5: онлайн-эксперименты
Научным учреждениям и институтам платформы онлайн-коммуникаций позволяют проводить распределённые заседания учёных советов, предзащиты диссертаций и обсуждение научных статей без командировок.
Раньше исследователи тратили время и деньги на поездки. Теперь, например, процесс предзащиты выглядит иначе:
- в приглашении на встречу публикуется тема работы
- участники подключаются и обсуждают материал
- коллеги голосуют за или против присвоения степени через сервис для проведения тестов, опросов и исследований МТС Линк Формы
- при необходимости расходятся по отдельным переговорным комнатам для работы в малых группах
- в итоге — выносят решение.
Научные организации могут частично перенести в онлайн даже исследования. Как рассказал Александр Чернышёв, в некоторых научных учреждениях есть уникальные установки, очередь на которые расписана на месяцы вперёд. Чтобы учёные не тратили уже на месте время на изучение инструкций, они заранее проходят дистанционные тренинги по технике безопасности и методике исследований.
Такой подход позволяет научным учреждениям эффективно использовать дорогостоящее оборудование, сокращать расходы и ускорять проведение экспериментов.
Какие инструменты для связи используют в госсекторе
Юрист МТС Линк Алена Гоменок подчёркивает, что в госсекторе используют безопасные отечественные сервисы для онлайн-коммуникации.
«Согласно Федеральному закону от 26.07.2017 № 187-ФЗ государственные органы являются субъектами критической информационной инфраструктуры (КИИ). Обеспечение безопасности КИИ — одно из ключевых направлений законодателя в сфере импортозамещения. Так, ряд нормативных актов (например, указы Президента от 30.03.2022 № 166, от 01.05.2022 № 250, а также постановления Правительства от 22.08.2022 № 1478, от 16.11.2015 № 1236) устанавливает ряд мер по переходу государственных организаций на отечественный софт», — уточнила Алена Гоменок.
Также, как добавляет эксперт, в Минцифры РФ подчёркивали недопустимость использования органами власти иностранных платформ для видеоконференций: Zoom, Webex, Discord, Microsoft Teams и других иностранных сервисов из недружественных государств.
Для ряда структур переход на отечественные инструменты является обязательным условием онлайн-коммуникации. Использование зарубежного средства связи может быть тревожным маркером или стоп-сигналом в общении.
Директор по работе с органами государственного управления МТС Линк Александр Чернышёв подтверждает: тема безопасных мессенджеров в госсекторе очень актуальна. В отрасли понимают риски утечки, поэтому организациям нужен надёжный отечественный корпоративный мессенджер с возможностью переписываться в защищённом контуре и переносить чаты из Telegram.
Кроме того, команды госучреждений устраивают онлайн-совещания, проводят внутреннее обучение и общаются с гражданами. Разберём, какие инструменты для этого используют на примере платформы МТС Линк:
- сервис для онлайн-встреч и совещаний МТС Линк Встречи позволяет проводить созвоны с участием команд из разных регионов
- сервис для онлайн-обучения и вебинаров МТС Линк Вебинары используют для взаимодействия с населением, проведения обучающих мероприятий и публичных выступлений
- онлайн-доска для совместной работы МТС Линк Доски — это пространство, где можно визуализировать идеи
- сервис для создания онлайн-курсов и организации обучения МТС Линк Курсы позволяет создавать обучающие программы и отслеживать прогресс.
Все сервисы МТС Линк входят в Единый реестр российского ПО и соответствуют требованиям безопасности для работы с данными. Это позволяет госсектору использовать набор инструментов для коммуникации и совместной работы.
Для чего применяют ИИ в госсекторе
В госсекторе востребованы сервисы, которые автоматизируют рутину и ускоряют рабочие процессы. Для этого нужна интеграция с отечественным искусственным интеллектом, который не использует внешние и иностранные решения. Это вопрос и безопасности, и соответствия требованиям импортозамещения.
Сокращение сроков принятия решений
Александр Чернышёв подчёркивает, что для руководителей ключевой аргумент — сокращение сроков принятия управленческих решений.
ИИ уменьшает путь от разговора до фиксации решения в протоколе, постановки поручений на контроль, сквозного поиска по ним и возможности вернуться к конкретному видеофрагменту, где поручение давалось.
Подготовка протоколов
В сервисах МТС Линк ИИ делает транскрибацию и резюме встречи, а также готовит протокол строго под шаблон заказчика. Система заполняет ведомственную форму автоматически. Кроме того, протокол уходит в систему электронного документооборота (СЭД), а поручения автоматически ставятся на контроль исполнителям.
Дооснащение ВКС-платформ
Не все госструктуры сразу переходят на комплексное решение. Некоторым проще добавить ИИ-модуль к существующей инфраструктуре, чтобы получить транскрибацию встреч без замены всей системы.
«Пока в МТС Линк такая опция доступна только в составе собственной ВКС, но запрос на модуль-надстройку для сторонних платформ есть, и мы планируем его закрыть», — добавил Александр Чернышёв.
Как сервисы обеспечивают безопасность и удобство онлайн-коммуникаций
Безопасность — основное требование к онлайн-коммуникациям в государственных структурах. Архитектура решений зависит от уровня секретности информации, размера организации и доступных ресурсов.
Модели развёртывания
Для крупных федеральных и региональных органов власти сервисы разворачивают в закрытом контуре с соблюдением требований по защите информации, включая работу с документами уровня ДСП (для служебного пользования). Все данные остаются внутри инфраструктуры заказчика, доступ к ним контролируется, а каналы связи шифруются.
Для муниципалитетов, где нет собственных ИТ-специалистов и ограничен бюджет, подходит гибридная модель. В ней 60–70% системы (министерства, аппарат правительства) работают в закрытом контуре Центра обработки данных (ЦОД).
Облачные сервисы помогают муниципалитетам взаимодействовать с гражданами и внешними организациями, а закрытый контур — проводить закрытые совещания и работать со служебными документами. Все сервисы МТС Линк поддерживают любую из этих моделей: от полностью облачного развёртывания до размещения на серверах заказчика с полным контролем над данными.
Единая среда коммуникаций
Для крупных распределённых структур важно, чтобы все подразделения работали в едином коммуникационном пространстве — даже если в разных точках используются разные решения.
«Ключевое решение здесь — терминалы Vinteo, которые позволяют комбинировать платформы. Например, в одном офисе проходит встреча в сервисе МТС Линк Встречи. Коллеги из другого офиса, где установлен терминал Vinteo, смогут подключиться к нему. Более того, к этой же встрече можно подключить участников, которые работают в другом ВКС-сервисе, если там также установлен терминал Vinteo», — рассказал Александр Чернышёв.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту