Мир вокруг меняется постоянно, а потребность в эффективной организации работы в команде была и остаётся актуальной. Ещё в 1984 году Томас Кайзер разработал подход Mining Group Gold (дословно: «добывая золото из рабочей группы») — управление персоналом, построенное на принципах фасилитации.
10 правил работы с удалённой командой по книге «Фасилитация на практике» Томаса Кайзера
03 окт 2023
7 мин
-
Ирина Самаркина
Подход Mining Group Gold — своеобразная инструкция по эффективному ведению встреч и собраний для менеджеров компании «Xerox», где работал Том. Именно она впоследствии легла в основу книги, вышедшей в 1990 году и пережившей за прошедшие десятилетия несколько изданий.
Разберем в статье основные положения из книги, но сначала подробнее объясним суть предмета. Итак, фасилитация: что это такое, когда она необходима и как с ее помощью повысить эффективность вебинаров.
Что такое фасилитация простыми словами
Слово фасилитация произошло от английского термина facilitate, что в переводе означает «облегчать, упрощать». Изначально понятие применялось исключительно в педагогике и психологии. Но со временем фасилитация перешла в бизнес. Сегодня с ее помощью успешно проводят совещания, планерки, корпоративные мозговые штурмы в офлайне и онлайне.
Фасилитация заключается в том, чтобы извлечь максимум из каждой идеи с помощью специальных инструментов и методик. Например, один из сотрудников компании на рабочем совещании выразил какую-то мысль. Даже если она кажется простой и банальной, по ходу обсуждения ее можно так развить, что на ее основе будут сделаны по-настоящему ценные выводы. Другой пример: при проведении совещаний или обучающих вебинаров каждый раз активно высказываются одни и те же люди. А остальные остаются в тени в силу психологического дискомфорта. Даже если у участников есть хорошие идеи, они боятся озвучить их, так как не хотят оказаться в центре внимания или опасаются, что их слова поднимут на смех. Фасилитация встреч способна решить именно эти проблемы: дать возможность высказаться каждому и из любой идеи выжать максимум пользы. Фасилитация подходит для любых мероприятий, которые предполагают общее обсуждение в коллективе.
С феноменом фасилитации тесно связано понятие социальной ингибиции. Если в случае фасилитации пользователи начинают проявлять активность и генерировать идеи для решения проблемы, то ингибиция означает прямо противоположное действие. В присутствии посторонних людей активность участников снижается, продуктивность падает, эффективность стремится к нулю. Психологи рассматривают оба этих эффекта неотрывно друг от друга.
Получается, когда специалист-фасилитатор впервые организует групповое обсуждение, то можно ожидать, как положительного, так и отрицательного эффекта. Поэтому очень важно подойти к процессу обучения или к дискуссии в индивидуальном порядке. И выбрать такие методы работы и способы повышения вовлеченности, которые подойдут именно этому коллективу.
Кто такой фасилитатор
Групповой дискуссией управляет фасилитатор — профессионал, который специально обучался разным техникам, и имеет навыки проведения результативных сессий. Фасилитатор создает в команде благоприятные условия для продуктивной беседы. Он следит за ходом группового обсуждения и помогает участникам раскрыться. Задача специалиста — помочь группе провести встречу максимально эффективно.
Что именно делает фасилитатор:
- устанавливает правила общения;
- организует способы взаимодействия между участниками;
- решает, сколько времени дается каждому спикеру на высказывание;
- следит за взаимоотношениями внутри группы;
- предотвращает конфликты;
- поощряет предложение вариантов решения сложных задач;
- контролирует, чтобы каждый участник мог выступить.
Фасилитаторы помогают участникам быстрее освоиться на мероприятии, избавиться от внутренних страхов и почувствовать себя в комфортной обстановке. Специалисты используют в работе основы социальной психологии, применяют разные стратегические схемы и техники. Фасилитация группы предполагает, что тренер должен всегда сохранять нейтралитет и оставаться в безоценочной позиции ко всему, что говорят участники во время командной работы.
Не путайте фасилитатора с модератором. Предназначение первого — обеспечить групповое взаимодействие, повысить эффективность групповых мероприятий, помочь найти все возможные решения сложных и простых задач. В процессе обсуждения допускаются гибкость и выход за рамки намеченного плана. Цель модерации — строго контролировать ход обсуждения рабочих, учебных и других вопросов. Есть сценарий проведения мероприятия, и модератор старается четко ему следовать.
Виды фасилитации
Виды фасилитации отличаются друг от друга в зависимости от того, в какой области ее используют. Сферы применения фасилитации:
- Бизнес, а именно проведение рабочих совещаний. Для обсуждения вопросов собираются руководитель компании с подчиненными. С помощью эффективных инструментов и специально разработанных технологий групповой работы фасилитатор помогает группе обсудить тему и принять лучшее решение.
- Образование. Педагогическая фасилитация в классе или аудитории направлена на то, чтобы каждый ученик мог высказать свое мнение и тем самым лучше закрепить полученные знания. Фасилитационные стратегические сессии могут проводиться в школе и для учителей, чтобы все педагоги были вовлечены в процесс принятия решений.
- Тренинги. Фасилитатор ненавязчиво побуждает участников выступить, дать свою оценку проблеме и лучше проработать ситуацию.
Независимо от вида фасилитации, в работе должны применяться мягкие, ненавязчивые методы и приемы.
Технология фасилитации
Технология фасилитации — это выбор определенного метода работы в зависимости от особенностей группы и характера мероприятия. О каких приемах идет речь:
- карта групповой эффективности;
- ментальные модели;
- выделение приоритетов;
- истории о прошлом;
- упражнения на визуализацию;
- выход за рамки.
Рассмотрим для примера технику выхода за рамки. Ее применяют, когда нужно организовать групповое совещание. Цель встречи — поиск решения возникшей проблемы. После того, как участников посвящают в тему, начинается мозговой штурм. Пользователи предлагают различные варианты, причем в теории можно представить, что проблемная ситуация случилась совершенно в другой сфере. Участники разбирают, как бы решали вопрос в той обстановке. Постепенно выстраивают цепочку действий и приходят к подходящему решению.
Фасилитатор все это время им помогает: задает наводящие открытые вопросы, поддерживает зрительный контакт, проявляет заинтересованность. Правила фасилитации требуют, чтобы специалист четко понимал динамику беседы и поддерживал энергетику на одном уровне, не допуская ослабления дискуссии.
Разбор книги Томаса Кайзера «Фасилитация на практике»
Российская бизнес-литература пополнилась руководством Кайзера только в 2020 году: книга вышла на русском языке в издательстве «МИФ». На базе книги мы собрали для вас чек-лист из 10 основных правил по организации эффективных совещаний в условиях удаленной работы:
1. Обеспечьте личную заинтересованность
Эффективные совещания начинаются с планирования. Кайзер предупреждает: если потенциальный участник видеоконференции не может сформулировать свою заинтересованность в ее ожидаемых результатах, он просто не явится на встречу или будет присутствовать формально.
Поэтому очень важно грамотное управление коллективом:
- заранее пригласите на онлайн-совещание действительно заинтересованных лиц,
- разошлите повестку с целями и ожидаемыми результатами,
- распределите роли — назначьте ответственных за: тайминги — хронометриста, протокол совещания — протоколиста, а также своего помощника по включению участников в обсуждение — кофасилитатора и прочих.
2. Будьте гибки
В удаленном совещании могут возникнуть невозможные для очного формата помехи: технические сбои, кричащие на заднем плане дети и тому подобное. Поэтому смело вносите коррективы в график совещания, если это необходимо. В этом вам поможет хронометрист — всегда назначайте на эту роль ответственного человека.
3. Не забывайте о главном
На виртуальных конференциях отклониться от темы проще, чем на очных: намного больше внешних факторов, гораздо проще «выключиться» и начать заниматься своими делами. Поэтому, в случае необходимости, возвращайте дискуссию в нужно русло, напоминайте участникам об ожидаемых результатах встречи.
4. Задавайте вопросы и давайте обратную связь
Коммуникативное взаимодействие со зрителями повышает вовлеченность и усиливает интерес к мероприятию. Попросите поставить реакцию на то или иное высказывание или задайте вопрос, на который можно ответить односложно: «да» или «нет». Все ответы будут в общем чате. Увидели актуальный комментарий? Постарайтесь уделить ему внимание. Проявите неравнодушие к гостям, это один из главных секретов успешной встречи.
5. Выполняйте проверку групповой динамики
На виртуальных совещаниях участники не могут видеть реальную работу других членов группы, из-за чего у них может создаться впечатление, что они одиноки.
Вопросы формата:
<Имя>, вы с нами? Какие у вас есть замечания по поводу направления обсуждения данного вопроса?
— позволят отдельным участникам предложить свои комментарии, а также не потерять интерес к тематике встречи.
6. Поощряйте вербальное выражение эмоций
На видеоконференциях сложно считывать язык тела, а иногда невозможно вовсе. Установите хорошее правило: высказывать эмоции словами, а не копить их внутри. Только так можно обеспечить открытость и создать благоприятную атмосферу для дискуссии.
Фасилитатор должен периодически задавать участникам какие-либо вопросы про их чувства; хорошо для этого использовать «круговое» обсуждение: предложите участникам по очереди кратко описать эмоции по поводу предмета обсуждения, затем — разделить чувства на категории по основным темам. Результаты «кругового» обсуждения следует обязательно фиксировать.
7. Не допускайте одновременного разговора
Как главный фасилитатор вы можете прерывать перекрывающиеся монологи, а еще лучше — сразу закрепите в регламенте их недопустимость.
Причин здесь несколько: во-первых, в онлайн-формате это еще более непродуктивно и неприятно для остальных участников, чем на очных собраниях; во-вторых, в программах для совещаний такое «общение» нередко приводит к отключению звука одного из спикеров.
8. Составляйте исчерпывающие планы
В онлайне значительно сложнее вести разговоры об уступках убеждать и оспаривать, поэтому разрабатывайте и продумывайте ход действий уже заранее, например, с помощью специальной маленькой команды.
9. Используйте помощь кофасилитаторов
Не бойтесь привлекать себе в помощники людей, которые будут нести ответственность за включение в обсуждение более мелких групп участников: так вам будет значительно проще контролировать аудиторию.
10. Установите правила
Список правил следует продумать заранее и донести до участников. Включите в него то, что, на ваш взгляд, является наиболее полезным, важным и действенным с точки зрения работы вашей команды или обсуждения тех или иных вопросов.
Например, это может быть снижение фонового шума, выражение эмоций словами, подача обратной связи и т.п.
Возможности платформы Линк Вебинары для онлайн-совещания
Итак, теперь вы знаете, как сделать онлайн-совещания эффективными и продуктивными. А чтобы в процессе была возможность сосредоточиться только на контенте, используйте модуль совещаний на платформе Линк Вебинары (ранее платформа Webinar.ru), предоставляющий все технические возможности для продуктивных встреч с удаленными командами.
Площадка подходит для организации групповых мероприятий с использованием социальной фасилитации. У фасилитатора есть все инструменты, необходимые для того, чтобы вывести пользователей на продуктивную дискуссию. Можно разделить участников по вебинарным комнатам и дать задания. Или дать слово каждому гостю и выслушать его точку зрения (когда речь идет о не слишком масштабной встрече).
Фасилитация требует постоянного контроля. Площадка Линк Вебинары дает фасилитатору хорошую возможность занять позицию наблюдателя. Все участники будут у вас, как на ладони. А разнообразные инструменты помогут управлять встречей так, как вам нужно.
Блок FAQ
Что такое фасилитация простыми словами?
Фасилитация — это способ проведения мероприятий. Специально обученный сотрудник — фасилитатор или корпоративный тренер — выстраивает сценарий так, чтобы групповая дискуссия прошла максимально результативно: ни одна идея не останется незамеченной. Фасилитатор использует в работе разные инструменты и практики, направленные на повышение эффективности.
Когда нужна фасилитация?
Фасилитация нужна во всех случаях, когда планируется активная дискуссия. Это рабочие планерки, совещания, мозговые штурмы, практические семинары.
03 окт 2023
7 мин