Когда все всё помнят по-разному: как онлайн-доска спасает команды в малом и среднем бизнесе

Форматы использования онлайн-досок командами малого и среднего бизнеса

Главное в работе с онлайн-досками — привлечь к ним всех членов команды. На старте это может быть сложно, так как люди часто привыкают к определённому порядку действий, а перестроиться уже трудно.

«Возьмите один реальный процесс и начните фиксировать только его. Например, после еженедельной встречи записывайте решения, ответственных и следующие действия на доске, а через неделю откройте её и сверьтесь с тем, о чём договаривались», — рекомендует Дмитрий Ирешев.

Также эксперт отмечает, что сотрудники часто действительно многое помнят, «просто каждый немного по-разному». Доски дают команде объективность.

Важно также упростить использование инструмента для каждого сотрудника. Если ему нужно заполнить 10 полей, выбирать 7 статусов и писать подробный отчёт — скорее всего, он будет избегать сервиса. 

На практике же Доски не только визуализируют рабочие процессы, но и улучшают командный настрой. Как поделились в компании «Атомстройкомплекс-IT», МТС Линк Доски помогли вовлечь в совместные проекты даже сомневающихся сотрудников. Во время онлайн-встречи можно предоставить доступ к доске, и каждый тогда каждый участник оставит свой стикер с идеей или комментарием, добавит эмодзи. Как отметил представитель компании, игровая механика помогает настроить на командную работу.

«И ещё важный принцип: доска должна использоваться в реальной работе. Если руководитель на встрече спрашивает статус устно, сотрудники будут отвечать устно. Если команда открывает доску и обсуждает работу непосредственно по ней, инструмент постепенно становится естественной частью планёрок», — подчёркивает Дмитрий Ирешев.

Если доски закрепились как привычный инструмент фиксации, Мария Шихова выделяет несколько сценариев их использования в командах малого и среднего бизнеса. Рассмотрим их на примере онлайн-доски для совместной работы МТС Линк Доски. 

1. Распределение задач и визуализация бизнес-процессов

Онлайн-доску удобно использовать как планировщик. Туда добавляют карточки с задачами и распределяют их между исполнителями, совсем как на канбан-доске. Это особенно удобно для небольших коллективов — все члены команды могут оперативно посмотреть, кто и чем занят, а также отследить статус задач. 

Также доски часто используют как полноценные карты проектов, куда вносят информацию по бизнес-процессам. Это даёт сотрудникам полную картину происходящего.

2. Проведение мозговых штурмов и фиксация идей

Предложить идеи на мозговом штурме и собрать их в одном месте удобнее всего в совместном онлайн-пространстве. В сервисе МТС Линк Доски можно выбрать специальный шаблон для онлайн-досок и установить таймер. 

В небольших командах немного участников, и поэтому каждый может поместить на доску стикеры со своими идеями, а затем сразу же их обсудить. А если понадобится помощь, все идеи после штурма проанализирует ИИ-помощник и соберёт в одну заметку. 

3. Стратегические и командные сессии

Пример командной сессии — установочная встреча, на которой обсуждают бизнес-процессы в будущем проекте. На стратсессиях формируют общее видение спринтов, распределяют роли и согласуют структуру компании.

Для командных сессий в МТС Линк есть готовые шаблоны для онлайн-досок. Например, в каталоге предложен шаблон «Ежедневное планирование», который достаточно адаптировать под себя.

4. Маркетинговая работа

Маркетологи в небольших командах часто совмещают несколько ролей и охватывают множество направлений: тестирование гипотез, запуски рекламы,анализ статистики и аналитики, лидогенерацию, работу с клиентскими программами. Иногда на один проект приходится десятки кампаний, и каждую из них нужно утвердить и протестировать.

Поэтому использование онлайн-доски возможно также как маркетинговой карты проекта. На неё заносят, например, несколько гипотез и результаты тестов по каждой из них. В МТС Линк Досках для этих целей есть специальный одноимённый шаблон. 

5. Работа с клиентами и подрядчиками

Доски помогают фиксировать договорённости с клиентами и подрядчиками, идеи по развитию совместных проектов, достигнутые результаты и многое другое. Главное — подобрать подходящий шаблон из каталога МТС Линк Досок.

6. Адаптация сотрудников и организация внутренней базы знаний

Также онлайн-доски используют для этапа адаптации сотрудников и первичного обучения в компании. В совместном онлайн-пространстве легко показать, кто и за что отвечает, какие задачи стоят перед сотрудником в первые недели, а также предложить ему внутреннюю базу знаний. 

7. Ретроспективы

Ещё один формат использования онлайн-досок — ретроспективы. В этом случае все данные за определённый период собирают на одной доске, а затем погружаются в ход завершённого спринта. Благодаря фиксации на онлайн-доске команде сразу видно, на каких этапах возникали сложности и почему это происходило.

Работа с доской также помогает команде улучшить будущие результаты. Это помогает регулярно вспоминать прошлый опыт и учитывать его в новых задачах. 

В МТС Линк Досках для ретроспектив есть несколько шаблонов. Выбирайте подходящий под свои цели.